Як розробляти та настроювання списку адрес злиття у Word

Переклади статей Переклади статей
Номер статті: 294688 - Показ продуктів, яких стосується ця стаття.
Для Microsoft Word 2000 версія цієї статті, Див. 212322.
Розгорнути все | Згорнути все

На цій сторінці

Підсумки

У цій статті описано прийнятних форматах для в злиття список адрес і включає в себе пропозиції та запитання, які є корисним Запитайте себе, як створення списку адрес.

Створення джерела даних

У Microsoft Word, можна створити новий список адрес у в злиття в один файл електронних повідомлень. Коли ви обираєте "Крок 3: вибір одержувачів" в майстрі, на Створення списку параметр доступний. Цей параметр будує свою адресу список.

Інший спосіб створення списку адрес — з таблиці Word. Ви можна також використовувати будь-яку базу даних, як формат, наприклад текстовий файл, в якому поля через кому або вкладки, і запис А бізнес-партнера розділюються знаками кінця абзацу позначки.

У списку адрес кожної категорії інформації, наприклад, прізвище, називається поле. Набір полів, які складають інформації близько однієї особи, називається запис А.

Що необхідно враховувати, коли ви дизайн джерела даних

Перш ніж створювати список адрес, вирішити, яку інформацію ви потрібно включити, і способу її сценарій виконання а потім створити з бази даних. Це дозволяє заощадити Вільний час і працювати пізніше.

У деяких записів є більше інформації, ніж інші?

Деякі з ваших записів даних, можливо, більше інформації, ніж інші запис А бізнес-партнера. Наприклад, деякі елементи можуть мати назву компанії, відділ Заголовок і до трьох ліній для адреси. Інші запис А бізнес-партнера, можливо тільки на ім'я, адресу вулиці одного рядка та третього рядка з міста, держава, та поштовий індекс.

У списку адрес кожного запису даних повинні мати той же Кількість полів даних. Створення списку адрес, так що він має достатньо даних поля відповідають рекорд з найбільш поля. Вам не потрібно заповнювати кожне поле у запису даних. Ви можете залишити деякі поля пустим. Слово автоматично забороняє пустих записів.

Чи плануєте ви, щоб відсортувати дані?

Якщо потрібно сортувати дані, ви повинні організувати так що ви можна сортувати дані, засновані на деякі критерії. Наприклад, міста, штату, і поштовий індекс зазвичай друкуються в тому ж рядку поштової етикетки, так що ви Можливо, захочете включити всю цю інформацію в тій же області. Якщо включити все, що ця інформація в тій же області, не можна сортувати запис А бізнес-партнера на основі держава або поштовий індекс. У цьому випадку, ви повинні розділити кожен шматок інформації в окремих полях.

Те ж саме, якщо ви хочете, щоб сортування даних за останній імена адресатів. У цьому випадку, ви повинні окремі прізвища та імена в окремі поля.

Ви будете використовувати інформацію у певному полі по-різному?

У формі листа перший рядок всередині адреси зазвичай містить ввічливе звертання та повне ім'я адресата. Привітання може містити тільки звернення та прізвище або лише імені. Якщо ви місце назва, ім'я та прізвище в окремі поля, можна використовувати в ж полі надрукувати прізвища, адреси та привітання. Крім того, можна використовувати одне поле для повний заголовок та ім'я в в всередині адреси а друге поле Назва і прізвище у в привітання.

Ви будете використовувати список адрес для кількох документів злиття?

Ви можете об'єднати одну адресу списку з будь-якого типу та кількості Основні документи. У створення списку адрес для друку форми літер, план поверху на інформацію адресат так, що ж джерела даних можна використовувати для друку на адреси на поштових етикетках і конвертах.

Як багато полів (частини інформації) у вас є для кожного запису (колекція інформацію)?

Якщо у вас є кілька штук інформації для кожного запису, ви можете за допомогою майстра злиття (на в Інструменти меню) у Microsoft Word. Це дозволяє отримати доступ до Одержувачі злиття діалоговому вікні Настроювання списку адрес.

Існує на обмеження на 255 полів у в Одержувачі злиття діалогове вікно. Якщо ваш номер поля перевищує це значення, не роблять використовувати помічника злиття. Замість цього, використовуйте один з таких:
  • Як джерело даних за допомогою Microsoft Excel. Максимальна кількість полів даних в Excel аркуші складає 256.
  • Використовувати базу даних Microsoft Access як дані джерело.
  • Скористайтеся табуляцією текстового файлу або текст, розділений комами файл як джерело даних.
Виконання злиття погіршує як кількість полів у в рядок заголовка збільшується. Конфігурація комп'ютера а також пам'яті також може обмежити кількість полів, які можна вставляти в даних документ.

Заголовок запис А (рядок) не може містити пробіли. Кожен поля заголовка обмежено 40 символами та має починатися з літери. Кожен Наступні Символ має бути лист, число або символ підкреслення. Всі поля повинні бути заповнені. Помітити, що описані тут різні на деяких мовних версіях Microsoft Word.

Впорядкування даних у таблиці або абзаців

Коли ви організувати дані в таблиці, Таблиця має містити стовпець для кожного імені поля, які потрібно використовувати. Перший рядок таблиці Це ваш рядок заголовка; кожний черговий рядок містить відомості про один даних запис А.

Хоча в кожній клітинці може обтікання текстом, буде надруковано правильно. Нижче наводиться перелік пунктів, щоб розглянути, коли ви використовуєте це наявний список адрес як джерело даних:
  • Якщо ви не використовуєте окремий заголовок джерела, переконайтеся, що на заголовок запису є першого запису (рядок клітинок) у списку адрес. Упевнитися що є немає заборонено, текст або пусті рядки перед заголовком. На запис А заголовка не може містити пробіли. Кожне поле заголовка обмежено 40 символів і починатися з літери. Кожного наступного символу має бути на букви, числа або символ підкреслення. Всі поля обов'язкові для заповнення в.
  • Переконайтеся, що кількість даних полів у кожному даних запис А дорівнює кількості імена полів у заголовку вибраного джерела даних. Якщо запис А не не мають інформацію для певного поля, залиште її для цього поля пустий.
  • Упорядкувати інформацію в даних записів в одній замовлення, зліва направо, як відповідні імена полів у заголовку вибраного джерела даних. Порядку стовпців у списку адрес не має значення, тому що ви буде контролювати розміщення даних в основному злиття документ.

Створення списку адрес, який містить багато полів

На злиття одержувача діалогове вікно Створення списку адрес (. mdb) для файлу даних. У Microsoft Word, Максимальна кількість полів для в злиття одержувача діалогове вікно є 255. для створення нової бази даних від на злиття одержувача діалогове вікно, виконайте такі дії:
  1. Microsoft Word 2002

    На в Інструменти меню, натисніть Листи й розсилкиа потім натисніть кнопку злиття в один файл.

    Microsoft Office Word 2003

    На в Інструменти меню, натисніть Листи й розсилкиа потім натисніть кнопку злиття.

    Microsoft Office Word 2007 і Word 2010

    На в Поштові розсилки вкладки, натисніть кнопку Розпочати злиттяа потім натисніть кнопку Крок за кроком злиття в один файл.

    Дотримуйтеся вказівок майстра злиття "крок 3: вибір. Одержувачі." Це де ви створили список адрес.
  2. Натисніть кнопку Створення списку.
  3. Натисніть кнопку Створити. На Новий список адрес з'явиться діалогове вікно. У цьому діалоговому вікні введіть адресу Інформація для кожного запису. Якщо немає інформації для певного поля, Залиште поле пустим. за промовчанням Microsoft Word пропускає пусті поля, так злиття не постраждалих, якщо пустих записів у формі даних. Набір даних у кожній форма складає один даних запису.
  4. Після того, як ввести відомості про запис А, натисніть кнопку Новий запис А Щоб перейти до наступного запису. Щоб видалити запис А, натисніть кнопку Видалити запис А. Щоб знайти певний запис А, натисніть кнопку Знайти запис А. Щоб добрати або відсортувати запис А бізнес-партнера, натисніть кнопку Фільтр і сортування.

    Примітка. Якщо ви хочете, Настроювання списку адрес, натисніть кнопку Настроювання. У в Настроювання списку адрес діалогове вікно, можна додати, видалення, перейменування та перевпорядкувати злиття поля.
  5. У в Новий список адрес діалогове вікно, натисніть кнопку Закрити.
  6. У в Збереження списку адрес діалогове вікно "", у в Ім'я файлу Введіть ім'я, яке ви хочете, щоб дати джерела даних і натисніть кнопку Зберегти.
  7. У в Одержувачі злиття діалогове вікно, вносити зміни та натисніть кнопку Гаразд.
Ви вже створили нову адресу і готова перейти до наступний крок майстра злиття. Цей крок, щоб написати ваш лист.

Щоб отримати додаткові відомості про створення листа клацніть номер статті в базі знань Microsoft Knowledge Base:
294683сценарій виконання злиття для створення форми літер, у Word 2002 та пізніших версіях Word
Якщо вам потрібно більше 255 полів даних у вашому список адрес, Word не вдалося організувати дані за до злиття одержувача діалогове вікно. Замість цього, ви можете налаштувати вашу інформацію, як окремі абзаців словом документ. запис А заголовка та кожного запису даних потрібно завершити з знак абзацу, який є розділювача записів даних. Ім'я кожного поля у запис А заголовка та кожного поля запису даних мають бути розділені вкладки символ або кому, яка є Роздільник полів даних. Якщо деякі дані поля є пустим, необхідно вказати Роздільник полів для ідентифікації очистити Поле.

Якщо використовується список адрес із бази даних або електронних таблиць, дані можна експортувати цей формат тексту ASCII, розділені комами або вкладки. Або, ви зможете підключити базу даних по за допомогою ODBC, DDE або конвертор. Якщо експортування даних до формату ASCII та Не вдається автоматично визначити поля і запису роздільники, слово запропонує вибрати роздільники, коли ви вперше використовуєте список адрес. Коли Настроювання списку адрес у Microsoft Word у форматі, вам слід використовувати абзацу Позначити як розділювача записів даних і символ табуляції або кома як дані Роздільник полів.

На додаток до загальних правил організації до список адрес, застосовуються такі правила також до списків адрес, які створили як звичайний текст:
  • Натисніть клавішу ENTER для завершення кожного запису даних зі знаком абзацу. Переконайтеся, що немає не додаткових абзацу між або наступні дані запис А бізнес-партнера. Слово інтерпретує будь-яких пустих абзаців (порожніх рядків) як порожній запис А бізнес-партнера.
  • сценарій виконання ж Роздільник полів в обох заголовку та запис А даних. Наприклад, не можна використовувати символи табуляції в заголовку запис А і коми в запис А бізнес-партнера даних. Оскільки тексту в полях даних може включати коми, бажано, щоб використовувати знаки табуляції.
  • Якщо запис А даних не містить відомості для в певні дані поля, вставити два символи табуляції або два коми вказує на пусте поле. Не вставте другий Роздільник полів, якщо поле даних на Останній в запису даних.
  • Візьміть поле даних в лапки, якщо поле даних містить один із таких символів:
    • символ табуляції або кома, якщо ви використовуєте той же символ для відокремлення полів
    • Розрив рядка або знак абзацу
    • Символ, указаний як роздільник списку символ у розділі міжнародногоПанелі керування Microsoft Windows
  • Якщо відомості в поле даних містить лапки (" "), двічі введіть символи («" "»). Коли дані з поля даних є Об'єднані, тільки одна пара лапки буде надруковано.

Рішення, коли слід використовувати окремий заголовок джерела

У більшості випадків це зручно, укажіть ім'я поля для кожного поле даних у перший рядок або запис А, списку адрес. Однак, ви можете Щоб список імен полів у окремий заголовок джерела для таких причини:
  • злиття за допомогою же заголовок рядка та поля імен дані з різних джерел, без того, щоб повторити або змінити рядок заголовка в Кожен список адрес або змінити поле злиття імен в основному документ.
  • Іноді не робить списку адрес з іншої програми містити запису заголовка, або імена полів у заголовку вибраного джерела даних не збігаються з злиття імен полів у основному документі. Якщо не вдалося змінити чи додати заголовок запис А у списку адрес (наприклад, оскільки список адрес для читання) Ви можете використовувати окрему джерело заголовка, який містить поле імена, які ви Укажіть.

запит на додавання кнопка "Відкрити джерело заголовків"

Якщо використовується окремий заголовок джерела, потрібно вказати обидва на Джерело заголовка та списку адрес, перш ніж ви можете об'єднати головний документ з у списку адрес.

Щоб використати джерело заголовків під Вільний час злиття Word, ви необхідно додати до Відкрити джерело заголовків кнопку, щоб ваш злиття панель інструментів. Для цього виконайте інтерактивні елементи відповідно до версії Microsoft Word, яка використовується.
Word 2002 або Word 2003
  1. На в подання елементів меню виберіть точку Панелі інструментіва потім натисніть кнопку злиття. На злиття З'явиться панель інструментів.
  2. На в Інструменти меню, натисніть Настроювання.
  3. На в Команди Відкрийте вкладку, виберіть Усі команди у в Категорія список.
  4. У в Команди список, виберіть і перетягніть MailMergeOpenHeaderSource щоб ваш злиття панель інструментів.
  5. Натисніть кнопку Закрити Щоб закрити на Настроювання діалогове вікно.
Word 2007
Щоб використати джерело заголовків у Word злиття у Word 2007, потрібно додати до Відкрити джерело заголовків кнопка на панелі швидкого доступу.
  1. У Microsoft Word, натисніть на кнопка Office.
  2. Натисніть кнопку Параметри Word.
  3. Натисніть кнопку Настроювання.
  4. У в Виберіть команди з діалогове вікно, натисніть кнопку Усі команди.
  5. Натисніть кнопку Відкрити джерело заголовківа потім натисніть кнопку Додати.
  6. Натисніть кнопку Гаразд.
Word 2010


Щоб використати джерело заголовка словом злиття у Word 2007, додати кнопку Відкрити джерело заголовків до панелі швидкого доступу.

  1. На вкладці файл , виберіть опції .
  2. Виберіть Настроїти стрічку.
  3. У списку вибрати команди ззамінити Всі командиПопулярних команд .
  4. Натисніть кнопку Відкрити джерело заголовківі натисніть кнопку Додати.
    Примітка: можливо, потрібно буде додати нову вкладку, щоб додати команду на стрічці.
  5. Натисніть кнопку ОК.


Створення джерела заголовка

Коли ви вказати джерело заголовка, пам'ятайте такі правила:
  • Має дорівнювати кількості імен полів у джерелі заголовка Кількість полів даних у списку адрес.
  • Імена полів у джерелі заголовка, повинні бути перераховані в тому ж порядку, як відповідної інформації у списку адрес.
  • сценарій виконання ж Роздільник полів (або символ табуляції або на кома) як джерело заголовка, так і у списку адрес.
  • Якщо основний маркер документ уже містить поля злиття, використовувати ж поля злиття у джерелі заголовка. Якщо ви не зробите це, ви повинні заповнити поля злиття в основний маркер документ для зіставлення імен полів у в Джерело заголовка. Після того, як ви вказати джерело заголовка, редагування як ви змінення списку адрес.

За допомогою заголовка запис А від іншого списку адрес

Якщо у вас є список адрес, що містить заголовок запису, ви можна використовувати як джерело заголовка. Наприклад, якщо ви розлучилися списку адрес на декілька документів можна вказати імена полів у заголовку першим список адрес. Коли ви об'єднуєте за інші списки адрес, які не треба є записом заголовка, вказати першим список адрес як джерело заголовка. Потім Укажіть кожного з інших списків адрес у свою чергу.

Word ігнорує на даних записів із першим список адрес і використовує лише заголовок запис А.

Типи даних, які можна використовувати з злиття

Ви можете об'єднати практично будь-який тип інформації від злиття пошти джерело даних, у тому числі такі:
  • Будь-який текст або числа
  • Графіка, для яких у вас є графічний фільтр інстальовано


    Примітка. Якщо малюнки містяться в списку адрес із програми Крім Word слід перетворити файл, використовуючи формат файлу Конвертор валют.
  • Об'єкти, створені у програмах, які підтримують зв'язування об'єктів і вбудовування (OLE), такі як редактор формул
  • Слово полів, які відображають результат, наприклад, поле {=} (Формула)
Щоб додати текст або числа до адреси список, що створений у Word, у документ потрібно відобразити список адрес за допомогою вікна на Відкрити команди на в Файл меню. Або відкрити оригінал, список адрес програми, які створений документ. Вставте дані у відповідний стовпець і рядок таблиці списку адрес.

Типи даних, які не можна використовувати

Не вдається об'єднати текст або графіку, які містяться у кадрі у списку адрес. Однак, можна розташувати поля злиття всередині рамки. Коли об'єднувати документи, текст і графіку із списку адрес розташовані у кадрі.

Властивості

Номер статті: 294688 - Востаннє переглянуто: 7 січня 2013 р. - Редакція: 1.0
Застосовується до:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 - стандартний випуск
Ключові слова: 
kbhowtomaster kbmerge kbmt KB294688 KbMtuk
Машинний переклад
УВАГА! Цю статтю переклала програма машинного перекладу Microsoft, а не людина. Корпорація Microsoft пропонує вам як машинні переклади, так і переклади фахівців, щоб Ви мали доступ до всіх статей бази знань рідною мовою. Проте стаття, яку переклав комп’ютер, не завжди бездоганна. Вона може містити лексичні, синтаксичні або граматичні помилки. Так само помиляється іноземець, спілкуючись вашою рідною мовою. Корпорація Microsoft не несе відповідальність за жодні неточності, помилки або шкоду, завдану неправильним перекладом змісту або його використанням з боку користувачів. Крім того, корпорація Microsoft часто оновлює програму машинного перекладу.
Клацніть тут, щоб переглянути цю статтю англійською мовою: 294688

Надіслати відгук

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com