如何在 Word 中设计和设置邮件合并地址列表

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本文内容

概要

本文介绍邮件合并地址列表可接受的格式,并提供了有助于创建地址列表的建议和问题。

设计数据源

可以在 Microsoft Word 中的“邮件合并向导”中创建新的地址列表。选择向导中的“步骤 3: 选择收件人”时,“键入新列表”选项变为可用。此选项可生成地址列表。

也可以使用 Word 表格创建地址列表。您也可以使用任何数据库类型的格式,例如用逗号或制表符分隔域的文本文件以及用段落标记分隔的记录。

在地址列表中,每个信息类别(如姓氏)称为一个域。组成某人相关信息的域集称为记录。

设计数据源时要考虑的事项

在创建地址列表之前,首先应确定要包含哪些信息以及想如何使用这些信息,然后再进行数据库设计。这样做可以为以后节省时间和精力。

是否有些记录比其他记录包含更多信息?

有些数据记录可能比其他记录包含更多信息。例如,有些条目可能包含公司名称、职位,并且地址信息有三行之多。而其他条目则可能只有姓名、一行街道地址信息,以及一行市/县、省/市/自治区和邮政编码信息。

在地址列表中,每条数据记录包含的数据域数目必须相同。应将地址列表设计为具有足够多的数据域,以便对应于包含大多数域的记录。并不是数据记录中的每个域都需要填写,可以将某些域留空。Word 会自动隐藏空白记录。

是否打算对数据进行排序?

如果打算对数据进行排序,则必须将其排列为能够根据某种标准进行排序。例如,市/县、省/市/自治区和邮政编码通常打印在邮件标签的同一行上,因此可能需要在同一个域中包含所有这些信息。如果在同一个域中包含所有这些信息,则将无法根据省/市/自治区或邮政编码对记录进行排序。在这种情况下,应将各信息片断划分到单独的域中。

如果要根据收件人的姓氏对数据进行排序,情况也是如此。在这种情况下,必须将姓氏和名字划分到单独的域中。

是否将以不同方式使用特定域中的信息?

在套用信函中,内部地址的第一行通常包含职务和收件人的完整姓名。称呼可能仅包含职务和姓氏或仅包含名字。如果将职务、名字和姓氏放入单独的域中,则可以在地址和称呼中使用同一个域打印姓氏。另外,也可以对内部地址中完整的职务信息和姓名使用一个域,对称呼中的职务和姓氏使用另外一个域。

是否将对多个合并文档使用地址列表?

可使用任何类型和任何数量的主文档合并单个地址列表。在设置地址列表以打印套用信函时,可设计收件人信息以便使用相同数据源在邮件标签或信封上打印地址。

每条记录(信息片断的集合)包含多少个域(信息片断)?

如果每条记录包含多个信息片断,则可以使用 Word 中的“邮件合并向导”(在“工具”菜单上)。通过该向导可以访问“邮件合并收件人”对话框以设置地址列表。

“邮件合并收件人”对话框中最多允许存在 255 个域。如果域数超过此值,请不要使用“邮件合并帮助器”。可改用以下方法之一:
  • 使用 Microsoft Excel 作为数据源。Excel 工作表中的最大数据域数为 256。
  • 使用 Microsoft Access 数据库作为数据源。
  • 使用制表符分隔的文本文件或逗号分隔的文本文件作为数据源。
邮件合并性能会随着域名行中域数的增加而降低。计算机配置和可用内存可能也会对可插入到数据文档中的域数有所限制。

域名记录(行)不能包含任何空格。每个域名域最多可包含 40 个字符,而且必须以字母开头。后面的每个字符都必须是字母、数字或下划线字符。所有的域名域都不允许为空。

在表格或段落中组织数据

在表格中组织数据时,表格应包含要使用的各域名组成的列。表格的第一行就是域名行;随后的每一行均包含一条数据记录的信息。

各单元格中的换行文本均能正确打印。使用现有的地址列表作为数据源时应考虑以下列表项:
  • 如果没有使用单独的域名源,则请确保域名记录是地址列表中的首条记录(单元格行)。请确保在域名记录之前没有空格、文本或空白行。域名记录中不能包含任何空格。每个域名域最多可包含 40 个字符,而且必须以字母开头。后面的每个字符都必须是字母、数字或下划线字符。所有的域名域都不允许为空。
  • 请确保各数据记录中的数据域数与域名记录中的域名数相同。如果某条记录中某个域不含任何信息,则请将该域的单元格留空。
  • 数据记录中的信息与域名记录中相应的域名均按从左到右的顺序排列。由于邮件合并主文档中的数据位置是可以控制的,因此地址列表中列的顺序事先不用刻意安排。

设计包含多个域的地址列表

“邮件合并收件人”对话框可为数据文件创建地址列表 (.mdb)。在 Microsoft Word 中,“邮件合并收件人”对话框中的最大域数为 255。要从“邮件合并收件人”对话框中创建新的数据库,请按照下列步骤操作:
  1. Microsoft Word 2002

    在“工具”菜单上,单击“信函与邮件”,然后单击“邮件合并向导”。

    Microsoft Office Word 2003

    在“工具”菜单上,单击“信函与邮件”,然后单击“邮件合并”。

    Microsoft Office Word 2007

    在“邮件”选项卡上,单击“开始邮件合并”,然后单击“邮件合并分步向导”。

    执行“邮件合并向导”中的步骤到“步骤 3: 选择收件人”。这样可以设置地址列表。
  2. 单击“键入新列表”。
  3. 单击“创建”。将显示“新建地址列表”对话框。在此对话框中,键入每条记录的地址信息。如果某个特定域没有信息,请将该框保留为空。默认情况下,Word 会跳过空白域,因此即使数据表单中存在空白条目,合并也不会受到影响。每个表单中的信息集将构成一条数据记录。
  4. 在为一条记录键入信息后,单击“新建条目”可移动到下一条记录。要删除记录,请单击“删除条目”。要搜索特定的记录,请单击“查找条目”。要对记录进行筛选或排序,请单击“筛选和排序”。

    注意:如果要对地址列表进行自定义,请单击“自定义”。在“自定义地址列表”对话框中,可以添加、删除、重命名合并域,也可以对合并域重新排序。
  5. 在“新建地址列表”对话框中,单击“关闭”。
  6. 在“保存地址列表”对话框中的“文件名”框中,键入要让数据源使用的名称,然后单击“保存”。
  7. 在“邮件合并收件人”对话框中,进行所需的全部更改,然后单击“确定”。
现在已创建了一个新的地址,接下来准备转至“邮件合并向导”中的下一步。此步骤是编写您的信函。

有关如何创建套用信函的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
294683 如何在 Word 中使用邮件合并功能创建套用信函
如果需要地址列表中有 255 个以上的数据域,则 Word 无法通过“邮件合并收件人”对话框组织数据。但是可以在 Word 文档中将信息设置为单独段落。域名记录以及各条数据记录必须以段落标记(即数据记录分隔符)作为结尾。域名记录中的各域名和数据记录中的各域必须由制表符或逗号(即数据域分隔符)分隔。如果任何数据域为空,则必须用域分隔符标识空域。

如果正在数据库或电子表格程序中使用地址列表,则可以将此数据导出为 ASCII 文本格式,用逗号或制表符分隔。也可以通过使用 ODBC、DDE 或转换器附加数据库。如果将数据导出为 ASCII 格式,并且 Word 不能自动识别域和记录分隔符,则首次使用地址列表时 Word 会提示您选择分隔符。在 Word 中以此格式设置地址列表时,应使用段落标记作为数据记录分隔符,而使用制表符或逗号作为数据域分隔符。

除了组织地址列表的一般规则之外,设置为常规文本的地址列表还应遵守以下规则:
  • 按 Enter,以段落标记结束各条数据记录。请确保数据记录之间或之后没有多余的段落标记。Word 会将任何空段落(空白行)解释为空记录。
  • 在域名记录和数据记录中使用相同的域分隔符。例如,不能在域名记录中使用制表符而在数据记录中使用逗号。由于数据域中的文本可能包含逗号,因此最好使用制表符。
  • 如果数据记录不包含特定数据域的信息,则应插入两个制表符或两个逗号,以指示空域。对于数据记录中的最后一个数据域,请勿插入另一个域分隔符。
  • 如果数据域包含以下任意一个字符,则应将数据域包含在引号中:
    • 制表符或逗号(如果正在使用同一字符分隔域)
    • 换行符或段落标记
    • 在 Microsoft Windows“控制面板”的“区域和语言选项”部分中指定为列表分隔符的字符。
  • 如果数据域中的信息包含引号 (" "),则应键入该字符两次 ("" "")。合并数据域中的信息时,将仅打印一对引号。

确定何时使用单独的域名源

在大多数情况下,列出地址列表的第一行(或第一条记录)中各个数据域的域名会比较方便。但是,由于以下原因,您可能希望在单独的域名源中列出域名:
  • 您可以使用相同的域名行和域名来合并来自不同源的数据,而无需重复或更改各地址列表中的域名行或更改主文档中的合并域名。
  • 有时,其他程序的地址列表并不包含域名记录,或是域名记录中的域名与主文档中的合并域名不匹配。如果不能在地址列表中修改或添加域名记录(例如,由于地址列表为只读状态),则可以使用包含您所指定的域名的单独域名源。

添加“邮件合并打开域名源”按钮

如果使用单独的域名源,则必须在使用地址列表合并主文档之前指定域名源和地址列表。

若要在 Word 邮件合并中使用域名源,则必须向“邮件合并”工具栏中添加“邮件合并打开域名源”按钮。为此,请按照下列与您所运行的 Word 版本相对应的步骤操作。
Word 2002 或 Word 2003
  1. 在“视图”菜单上,指向“工具栏”,然后单击“邮件合并”。将出现“邮件合并”工具栏。
  2. 在“工具”菜单上,单击“自定义”。
  3. 在“命令”选项卡上,选择“类别”列表中的“所有命令”。
  4. 在“命令”列表中,选择“MailMergeOpenHeaderSource”并将其拖至“邮件合并”工具栏中。
  5. 单击“关闭”以关闭“自定义”对话框。
Word 2007
要在 Word 2007 中的 Word 邮件合并中使用域名源,则必须将“邮件合并打开域名源”按钮添加到快速访问工具栏中。
  1. 在 Word 中,单击“Office 按钮”。
  2. 单击“Word 选项”。
  3. 单击“自定义”。
  4. 在“从下列位置选择命令”对话框中,单击“所有命令”。
  5. 单击“邮件合并打开域名源”,然后单击“添加”。
  6. 单击“确定”。

设计域名源

在指定域名源时,请谨记以下规则:
  • 域名源中的域名数必须与地址列表中的数据域数相同。
  • 域名源中域名的排列顺序必须与地址列表中相应信息的排列顺序相同。
  • 域名源和地址列表应使用相同的域分隔符(制表符或逗号)。
  • 如果主文档已包含合并域,则应在域名源中使用相同的合并域。否则,就必须替换主文档中的合并域,以便与域名源中的域名相匹配。指定了域名源后,可以像编辑地址列表一样对其进行编辑。

使用其他地址列表中的域名记录

如果地址列表包含域名记录,则可以将其用作域名源。例如,如果将地址列表分到若干个文档中,则可以指定首个地址列表的域名记录中的域名。从不含域名记录的其他地址列表进行合并时,应将首个地址列表指定为域名源。然后依次指定其余各个地址列表。

Word 将忽略首个地址列表中的数据记录,并仅使用域名记录。

可用于邮件合并的数据类型

几乎任何类型的邮件合并数据源信息都可以合并,其中包括:
  • 任何文本或数字
  • 为其安装了图形过滤器的图形


    注意:如果除 Word 之外的其他程序中的地址列表中包含图形,则必须使用文件格式转换器对文件进行转换。
  • 在支持对象链接和嵌入 (OLE) 的程序中创建的对象,如公式编辑器
  • 显示结果的 Word 域,如 {=} (Formula)
若要向在 Word 中创建的地址列表添加除文本或数字之外的其他信息,则必须使用“文件”菜单上的“打开”命令在文档窗口中显示该地址列表。或者,在创建该文档的原始程序中打开该地址列表。然后在地址列表的适当行列位置中插入信息。

不能使用的数据类型

不能合并地址列表的框架中包含的文本或图形。但是,可以定位框架内的合并域。在合并文档时,地址列表中的文本和图形将定位在框架中。

属性

文章编号: 294688 - 最后修改: 2011年1月5日 - 修订: 2.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 标准版
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