如何設計及設定在 Word 中的 [合併列印通訊清單

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結論

本文說明的 [合併列印通訊清單可接受的格式,並提供一些建議和很有幫助您建立通訊清單時要自我詢問的問題。

設計資料來源

在 Microsoft Word 中,您可以建立新的通訊清單,在 [合併列印精靈。當您在精靈中選擇 [步驟 3: 選取收件者] 時,鍵入新清單]選項使用。此選項會建立地址清單。

若要建立通訊清單的另一個方法是從 Word 表格。您也可以使用任何資料庫格式,例如逗號或 tab 字元,來分隔欄位,並以段落標記分隔記錄的文字檔。

在地址清單中,每個類別的資訊,例如姓氏,稱為 「 欄位 」。大約一位人員組成資訊的欄位集稱為 「 記錄 」。

資料來源的設計時的考量事項

建立通訊清單之前,先決定您想要包含何種資訊與您要使用這項資訊,然後再設計資料庫的方式。這樣可以節省您的時間和工作稍後。

某些記錄有比其他的詳細資訊嗎??

有些資料記錄可能比其他記錄的詳細資訊。例如,某些項目可能會遇到公司名稱、 部門名稱及多達三行地址。其他項目可能只有一個名稱,一行的街道地址,與第三個行與城市、 狀態和郵遞區號。

在 [位址] 清單中,每個資料資料錄必須具有相同數目的資料欄位。設計您的地址清單,讓它有足夠的資料欄位,會對應到具有最多欄位的記錄。您不需要在每個欄位中的資料記錄 ; 填滿您可以將某些欄位保留為空白。Word 自動隱藏空白記錄。

您是否計劃排序資料??

如果您打算要排序您的資料,您必須加以安排,您可以排序根據一些準則的資料。例如,縣市、 狀態和郵遞區號通常列印在同一行的郵寄標籤,所以您可能想要在相同的欄位中包含所有的這項資訊。如果您在相同的欄位中包含所有的資訊,您無法排序您記錄是依據狀態或郵遞區號。在此情況下,您應該將每一種資訊放在個別欄位。

如果本屬性為 true,如果您想要依姓氏的收件者排序您的資料是一樣。在此情況下,您必須放在個別欄位分隔姓氏和名字。

將您使用的資訊在某特定欄位中不同的方式??

在套印信件中,第一行的內部位址通常包含尊稱和收件者的完整名稱。只有尊稱和姓氏或只有第一個名稱,可能會包含問候語。如果您將標題、 名字和姓氏放在不同欄位中,您可以使用相同的欄位,若要列印的地址和問候語中的最後一個名稱。或者,您可以使用一個欄位為完整的標題和名稱,在內部地址和問候語中的最後一個名稱與標題的第二個欄位。

您會使用數個合併文件地址清單??

您可以合併單一通訊清單與任何類型和數量的主文件。在設定通訊清單,以列印套印信件,規劃收件者資訊,以便您可以使用相同的資料來源郵寄標籤或信封上列印地址。

您有多少欄位 (資訊) 的每一筆記錄 (資訊項目集合)?

如果您有幾個部份的每一筆記錄的資訊,您可以在 Word 中使用合併列印精靈 (在 [工具] 功能表中)。這可讓您存取[合併列印收件者] 對話方塊來設定地址清單。

沒有在[合併列印收件者] 對話方塊的 255 個欄位的限制。如果您的欄位數目超過這個值,請勿使用 [合併列印。相反地,使用下列其中一項:
  • 使用 Microsoft Excel 為您的資料來源。在 Excel 工作表中的最大的 numberof 資料欄位為 256。
  • 使用 Microsoft Access 資料庫中做為您的資料來源。
  • 使用 tab 分隔的文字檔或逗號分隔的 textfile 做為資料來源。
[合併列印效能會降低為標頭資料列增加中的欄位數目。您的電腦和可用的記憶體的設定,也可能會限制您可以在資料文件中插入的欄位數目。

欄位名稱記錄 (列) 不能包含任何空格。每個標頭欄位限制為 40 個字元,而且必須以字母開頭。每個後續字元必須是字母、 數字或底線字元。必須填寫所有標頭欄位。請注意此處所述的限制有某些語言的 Word 版本不同。

組織在表格或段落中的資料

當您組織您的資料表格中時,資料表應包含您想要使用的每個欄位名稱的資料行。資料表的第一列是標題列。每個後續列包含一個資料記錄的資訊。

雖然每個儲存格中,文字可能會換行,它將會正確列印。下列是要考慮當您使用現有的通訊清單做為資料來源的項目清單:
  • 除非您使用個別欄位名稱來源,確定 theheader 記錄是第一筆記錄 (列的儲存格),在 [位址] 清單中。沒有空格、 文字或空白行標頭資料錄之前,請讓有的 surethat。Theheader 記錄不能包含任何空格。每個標頭欄位限制為 40characters,而且必須以字母開頭。每個後續字元必須是 aletter、 數字或底線字元。所有的標頭欄位必須是 filledin。
  • 請確定每個 datarecord 中的資料欄位數目等於欄位名稱記錄中的欄位名稱數目。如果記錄的微處理器特定欄位的資訊,請離開該 fieldblank 的儲存格。
  • 排列在 sameorder,從左到右,為對應的欄位名稱,在 [欄位名稱記錄中的資料記錄中的資訊。您在 [位址] 清單中的資料行的順序並不重要,因為 run-time 控制您的資料,在 [合併列印 maindocument 中的位置。

設計包含許多欄位的地址清單

[合併列印收件者] 對話方塊會建立資料檔案的通訊清單 (.mdb)。在 Microsoft Word 中的[合併列印收件者] 對話方塊中的欄位的最大數目是 255.,從[合併列印收件者] 對話方塊建立新的資料庫,請依照下列步驟執行:
  1. Microsoft Word 2002

    在 [工具] 功能表中,按一下 [信件與郵件],然後按一下[合併列印精靈

    Microsoft Office Word 2003

    在 [工具] 功能表中,按一下 [信件與郵件],然後按一下[合併列印

    Microsoft Office Word 2007 和 Word 2010

    在 [郵件] 索引標籤上按一下啟動 [合併列印,,然後按一下 [逐步合併列印精靈 」

    [合併列印精靈的指示,請依照 「 步驟 3: SelectRecipients。"這是您設定您的地址清單。
  2. 按一下 [鍵入新清單]。
  3. 按一下 [建立]。新增通訊清單] 對話方塊隨即出現。在此對話方塊中,鍵入每一筆記錄 addressinformation。如果沒有特定欄位的資訊,請將方塊保留空白。根據預設,Word 會略過空白欄位,因此合併是 notaffected,如果是在資料表單的空白項目。Eachform 中的資訊集合構成了一個資料記錄。
  4. 您輸入一筆記錄的資訊後,按一下新的項目移至下一筆記錄。若要刪除一筆記錄,按一下 [刪除項目]。若要搜尋特定的記錄,請按一下 [尋找項目。若要篩選或排序記錄,按一下 [篩選和排序]。

    附註如果您想要自訂通訊清單,按一下 [自訂]。在 [自訂通訊清單] 對話方塊中,您可以新增、 刪除、 重新命名和重新排列 mergefields。
  5. [新增通訊清單] 對話方塊中,按一下 [關閉]。
  6. 在 [儲存通訊清單] 對話方塊中,在 [檔案名稱] 方塊中,輸入您想要授予您的資料來源的名稱,然後按一下 [儲存]。
  7. [合併列印收件者] 對話方塊中,進行任何您要的變更,然後按一下[確定]
您現在已經建立新的地址,並準備好要移至 [合併列印精靈的下一個步驟。這個步驟是撰寫信件。

如需有關如何建立套印信件的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:
294683 如何使用合併列印功能在 Word 2002 和更新版本的 Word 中建立套印信件
如果您在 [地址清單需要超過 255 個資料欄位,Word 將無法辨識的資料,從[合併列印收件者] 對話方塊。相反地,您可以設定您的資訊為分開的段落在 Word 文件。欄位名稱記錄和每個資料記錄,必須結束以段落標記,也就是資料記錄的分隔符號。在 [欄位名稱記錄中的每個欄位名稱] 和 [資料記錄中的每個欄位都必須以 tab 字元或逗號,它是資料欄位的分隔符號分隔。如果任何資料欄位是空的您必須包含欄位分隔符號來識別空白欄位。

如果您正在使用資料庫或試算表程式的通訊清單,您可以將資料匯出成 ASCII 文字格式,並以逗號或 tab 字元分隔。或者,您可以藉由使用 ODBC,DDE] 或轉換附加資料庫。如果您將資料匯出成 ASCII 格式,Word 無法自動辨識欄位和記錄的分隔符號,Word 會提示您選取分隔符號,當您第一次使用的通訊清單。當您設定這種格式在 Word 中的通訊清單時,您應該為資料記錄的分隔符號和 tab 字元或逗號使用段落標記,作為資料欄位的分隔符號項目。

除了組織通訊清單的一般規則,下列規則也適用於已設定為一般文字的通訊清單:
  • 按下 ENTER 以結束每個資料記錄,以段落標記。確定下列 datarecords 或之間沒有多餘的段落標記。Word 會將任何空白段落 (空白行) 解譯為 emptyrecords。
  • 使用相同的欄位分隔符號,欄位名稱記錄和資料記錄中。例如,您無法使用 headerrecord 中的定位字元,並在資料錄中的逗點。因為資料欄位中的文字可能會 includecommas,最好使用 tab 字元。
  • 如果一筆資料記錄不包括 aspecific 資料欄位的資訊,請將兩個 tab 字元或兩個逗號,以表示 theempty 欄位。如果資料欄位是資料記錄中的其中一個 thelast,請勿插入第二個欄位分隔符號。
  • 以引號括住資料欄位,如果資料 fieldcontains 任何一種下列字元:
    • 定位字元或逗點,如果您使用相同的字元來分隔欄位
    • 自動換行] 或 [段落標記
    • 您指定為清單分隔字元,在 Windows控制台中[國際] 部分中的字元
  • 如果資料欄位中的資訊包含引號 (""),兩次鍵入的字元 ("""")。當將列印的資料欄位的 ismerged,僅有一組引號內的資訊。

決定何時使用個別欄位名稱來源

在大部分的情況下,很方便地列出在第一列或記錄,通訊清單的每個資料欄位的欄位名稱。不過,您可能想要列出個別欄位名稱來源中的欄位名稱,原因如下:
  • 您可以使用相同的標頭資料列和欄位名稱以 mergedata 從各種來源不必重複或變更標題列 ineach 通訊清單或變更在 maindocument 中的合併欄位名稱。
  • 有時候從另一個程式的通訊清單會不 notinclude 欄位名稱記錄,或欄位名稱記錄中的欄位名稱不符合您的主文件中的 themerge 欄位名稱。如果您無法修改或新增通訊清單中的 headerrecord,(例如,因為通訊清單是唯讀的),您可以使用包含欄位名稱,依照您指定的個別欄位名稱來源。

新增 「 合併列印開啟欄位名稱來源] 按鈕

如果您使用個別欄位名稱來源,您必須指定欄位名稱來源和通訊清單之前,您可以合併主文件與通訊清單。

若要使用 Word 合併列印欄位名稱來源,您必須新增至[合併列印] 工具列的[合併列印開啟欄位名稱來源] 按鈕。要執行這項操作,請依照下列步驟中,視您正在執行的 Word 版本。
Word 2002 或 Word 2003
  1. 在 [檢視] 功能表中,指向 [工具列],然後按一下[合併列印[合併列印工具列會出現。
  2. 按一下 [工具] 功能表的 [自訂]。
  3. 在 [指令] 索引標籤上選取 [類別] 清單中的 [所有指令]。
  4. 在 [指令] 清單中,選取並拖曳至[合併列印] 工具列的MailMergeOpenHeaderSource
  5. 按一下 [關閉] 以關閉 [自訂] 對話方塊。
Word 2007
若要使用 Word 2007 中的 Word 合併列印中的欄位名稱來源,您必須新增至您快速存取工具列的[合併列印開啟欄位名稱來源] 按鈕。
  1. 在 Word 中,按一下Microsoft Office] 按鈕
  2. 按一下 [ Word 選項]。
  3. 按一下 [自訂]。
  4. 在 [由此選擇命令] 對話方塊中,按一下 [所有指令
  5. 按一下[合併列印開啟欄位名稱來源],然後按一下 [新增]
  6. 按一下[確定]
Word 2010


若要使用欄位名稱來源在 Word 合併列印的 Word 2007 中,加入 [合併列印開啟欄位名稱來源] 按鈕快速存取工具列。

  1. 從 [檔案] 索引標籤中選擇 [選項]。
  2. 選擇 [自訂功能區]。
  3. 在 [由此選擇命令,取代所有命令中的常用命令
  4. 按一下[合併列印開啟欄位名稱來源],然後按一下 [新增]
    附註: 您可能需要將命令加入至功能區之前新增新的索引標籤。
  5. 按一下[確定]


設計欄位名稱來源

當您指定欄位名稱來源時,請記住下列規則:
  • 來源中的欄位名稱的數目必須 equalthe 地址] 清單中的資料欄位數目。
  • 欄位名稱來源中的欄位名稱必須列於 sameorder,為在 [位址] 清單相對應的資訊。
  • 使用相同的欄位分隔符號 (tab 字元或 acomma) 的欄位名稱來源和通訊清單。
  • 如果您的主文件已經包含合併欄位,使用 「 相同中的合併欄位名稱來源。如果您不要這樣做,您 mustreplace 主文件,以符合 theheader 來源中的欄位名稱中的合併欄位。指定欄位名稱來源之後,您可以如同 youedit 地址清單來進行編輯。

使用另一個通訊清單的欄位名稱記錄

如果您有包含欄位名稱記錄的地址清單,您可將它作為欄位名稱來源。例如,如果您將通訊清單分成數個文件,您可以指定欄位名稱的第一個通訊清單的欄位名稱記錄中。當您合併時並沒有檔頭記錄其他通訊清單中,指定第一個通訊清單做為欄位名稱來源。然後輪流指定每個剩餘的通訊清單。

Word 會忽略第一個通訊清單的資料記錄,並使用欄位名稱記錄。

您可以使用 [合併列印的資料型別

您可以合併幾乎任何類型的資訊來自 [合併列印資料來源,包括下列:
  • 任何文字或數字
  • 圖形對圖形 filterinstalled


    附註如果圖形包含從 Word 比 programother 的地址] 清單中,您必須使用檔案 formatconverter 來轉換檔案。
  • 在支援物件連結 andembedding (OLE),例如 [方程式編輯器] 中的程式中建立物件
  • 顯示結果,例如, {=} (公式)功能變數的文字欄位
若要將文字或數字以外的資訊新增至您在 Word 中建立的地址清單,您必須使用 [檔案] 功能表上的 [開啟] 命令的文件視窗中顯示通訊清單。或者,在建立文件的原始程式中開啟通訊清單。然後插入適當的資料行及地址清單資料表的資料列中的資訊。

您不能使用的資料型別

您不能合併文字或包含在 [位址] 清單中的框架中的圖形。不過,您可以放置在圖文框內的合併欄位。當您合併文件時,文字和圖形從地址清單位於框架中。

屬性

文章編號: 294688 - 上次校閱: 2014年2月9日 - 版次: 2.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
關鍵字:?
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