文章編號: 294688 - 上次校閱: 2007年3月19日 - 版次: 4.0

如何在 Word 中設計及設定合併列印通訊清單

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結論

本文將告訴您可接受的合併列印通訊清單格式，並提供一些建議和問題，以協助您建立通訊清單。
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設計資料來源

在 Microsoft Word 中，您可以在 [合併列印精靈] 中建立新的通訊清單。當您在精靈中選擇 [步驟 3: 選取收件者] 時，可使用 [鍵入新清單] 選項。此選項會建立通訊清單。

建立通訊清單的另一個方式，是從 Word 表格建立。您也可以使用任何資料庫格式，例如以逗號或 Tab 字元分隔欄位並以段落標記分隔記錄的文字檔案。

在通訊清單中，每一種資訊類別均稱為一個欄位，例如姓氏。構成一位人員的相關資訊之欄位集，則稱為記錄。
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設計資料來源時要考慮的事項

建立通訊清單之前，需要先決定要包括的資訊，要如何使用該資訊，然後才設計資料庫。這樣做可節省您後面的時間和工作。

有些記錄會包含比其他記錄更多的資訊嗎？

有些資料記錄可能會包含比其他記錄更多的資訊。例如，有些項目含有公司名稱、部門名稱和多達三行的地址。有些項目只會包含一行姓名、一行地址，以及一行縣市和郵遞區號資料。

在通訊清單中，每一筆資料記錄都必須有相同數量的資料欄位。設計通訊清單時，要有足夠的資料欄位以因應含有最多欄位的記錄。您不需要填寫資料記錄的每一個欄位；有些欄位可以保留空白。Word 會自動隱藏空白記錄。

您打算要排序資料嗎？

如果您打算要排序資料，則必須加以安排，才能根據一些準則來排序資料。例如，縣市和郵遞區號通常是列印在郵件標籤的同一行，因此，您可以將這些資訊包含在相同欄位中。但是，如果您把這些資訊都包含在相同欄位中，就無法根據縣市或郵遞區號來排序記錄。在此情況下，您應該將每一項資訊分別放在個別欄位中。

如果您想要依收件者的姓氏排序資料，也需要做相同的考量。在此情況下，您必須將姓氏和名字分別放在個別欄位中。

您要以不同方式使用特定欄位中的資訊嗎？

在套印信件中，第一行的地址資料通常會包含尊稱和收件者的全名。而問候語可能只會包含尊稱和姓氏或只包含名字。如果您把尊稱、名字和姓氏放在個別欄位中，即可使用相同欄位來列印地址和問候語中的姓氏。另外，您也可以選擇為地址的完整尊稱和名稱使用一個欄位，再為問候語中的尊稱和姓氏使用另一個欄位。

您會在數個合併文件中使用相同的通訊清單嗎？

您可以合併單一通訊清單與任何類型和數量的主文件。在設定通訊清單來列印套印信件時，要適當規劃收件者資訊，以便使用相同的資料來源在郵件標籤和信封上列印地址。

每一筆記錄 (資訊項目的集合) 會包含多少個欄位 (資訊項目)？

如果每一筆記錄都只有少數的資訊項目，您可以使用 Word 的 [合併列印精靈] (在 [工具] 功能表上)。這樣您就可以存取 [合併列印收件者] 對話方塊來設定通訊清單。

[合併列印收件者] 對話方塊有 255 個欄位的限制。如果您的欄位數目會超過此值，請勿使用 [合併列印助手]。相反地，請使用下列其中一項：
  • 使用 Microsoft Excel 做為資料來源。Excel 工作表的資料欄位數目上限為 256。
  • 使用 Microsoft Access 資料庫做為資料來源。
  • 使用 Tab 分隔文字檔或逗號分隔文字檔做為資料來源。
當標題列的欄位數目增加時，合併列印的效能相對就會降級低。電腦組態和可用記憶體也會限制資料文件中可插入的欄位數目。

欄位名稱記錄 (列) 不得包含空格。每一個標題欄位的長度限制為 40 個字元，且開頭必須是字母。每一個後續字元必須是字母、數字或底線字元。所有標題欄位中都必須填入資料。
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以表格或段落組織資料

以表格組織資料時，表格中必須針對您要使用的每一個欄位名稱各建立一欄。表格的第一列是標題列，後續的每一列則各包含一筆資料記錄的資訊。

雖然每一個儲存格中的文字可能會自動換行，但列印的結果仍會正確。以下是您在使用現有通訊清單做為資料來源時，需要考慮的項目清單：
  • 除非您使用個別欄位名稱來源，否則請確定欄位名稱記錄是通訊清單的第一筆記錄 (第一列的儲存格)。確定欄位名稱記錄的前面沒有空格、文字或空白行。欄位名稱記錄不得包含空格。每一個標題欄位的長度限制為 40 個字元，且開頭必須是字母。每一個後續字元必須是字母、數字或底線字元。所有標題欄位中都必須填入資料。
  • 確定每一筆資料記錄的資料欄位數目，等於欄位名稱記錄中的欄位名稱數目。如果記錄沒有特定欄位的資訊，請將該欄位的儲存格保留空白。
  • 請依欄位名稱記錄中對應的欄位名稱之相同順序，由左向右排列資料記錄中的資訊。通訊清單中的欄順序不重要，因為您可以隨意控制資料在合併列印主文件中的位置。
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設計包含許多欄位的通訊清單。

[合併列印收件者] 對話方塊會建立資料檔案的通訊清單 (.mdb)。在 Microsoft Word 中，[合併列印收件者] 對話方塊的欄位數目上限為 255。如果要從 [合併列印收件者] 對話方塊建立新資料庫，請依照下列步驟執行：
  1. Microsoft Word 2002

    按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件]，然後按一下 [合併列印精靈]。

    Microsoft Office Word 2003

    按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件]，然後按一下 [合併列印]。

    Microsoft Office Word 2007

    按一下 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印]，然後按一下 [逐步合併列印精靈]。

    請遵循 [合併列印精靈] 中的步驟，執行到 [步驟 3: 選取收件者]。這是您設定通訊清單之處。
  2. 按一下 [鍵入新清單]。
  3. 按一下 [建立]。[新增通訊清單] 對話方塊隨即出現。在此對話方塊中，輸入每一筆記錄的地址資訊。如果某特定欄位沒有資訊，請將該方塊保留空白。根據預設，Word 會略過空白欄位，因此，如果資料表單含有空白項目，合併也不會受到影響。每一個表單中的資訊集合，會構成一筆資料記錄。
  4. 在鍵入記錄的資訊之後，按一下 [新增項目] 以移到下一筆記錄。如果要刪除記錄，請按一下 [刪除項目]。如果要搜尋特定記錄，請按一下 [尋找項目]。如果要篩選或排序記錄，請按一下 [篩選與排序]。

    請注意 如果您想要自訂通訊清單，請按一下 [自訂]。在 [自訂通訊清單] 對話方塊中，您可以新增、刪除、重新命名和重新排序合併欄位。
  5. 按一下 [新增通訊清單] 對話方塊中的 [關閉]。
  6. 在 [儲存通訊清單] 對話方塊的 [檔案名稱] 方塊中，鍵入您要提供給資料來源的名稱，然後按一下 [儲存]。
  7. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中，您可以進行需要的變更，然後按一下 [確定]。
現在您已建立新地址，可開始進行 [合併列印精靈] 的下一步。此步驟是要撰寫信件。

如需有關如何建立套印信件的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
294683? (http://support.microsoft.com/kb/294683/ ) 如何使用合併列印功能在 Word 中建立套印信件
如果您的通訊清單需要超過 255 個資料欄位，Word 將無法辨識 [合併列印收件者] 對話方塊中的資料。您可以改成在 Word 文件中，以個別段落設定您的資訊。欄位名稱記錄和每一筆資料記錄都必須以段落標記結尾，這是資料記錄的分隔符號。欄位名稱記錄中的每一個欄位名稱以及資料記錄中的每一個欄位，都必須以 Tab 字元或逗號分隔，這是資料欄位的分隔符號。如果有任何資料欄位是空白，您必須包含欄位分隔符號來識別空白欄位。

如果您使用來自資料庫或試算表程式的通訊清單，即可將資料匯出成以逗號或 Tab 分隔的 ASCII 文字格式檔案。或者，您可以使用 ODBC、DDE 或轉換程式來附加資料庫。如果您將資料匯出成 ASCII 格式的檔案，但 Word 不能自動辨識欄位和記錄的分隔符號，則當您第一次使用此通訊清單時，Word 會提示您選取分隔符號。當您在 Word 設定此格式的通訊清單時，應該使用段落標記做為資料記錄的分隔符號，並使用 Tab 字元或逗號做為資料欄位的分隔符號。

除了組織通訊清單的一般規則之外，下列規則亦適用於已設定為一般文字的通訊清單：
  • 按 ENTER，以段落標記做為每一筆資料記錄的結尾。確定資料記錄之間或結尾沒有額外的段落標記。Word 會將空白段落 (空白行) 當成一筆空白記錄。
  • 在欄位名稱記錄和資料記錄中，都使用相同的欄位分隔符號。例如，您不能在欄位名稱記錄中使用 Tab 字元，然後在資料記錄中使用逗號。由於資料欄位中的文字可能包含逗號，所以最好使用 Tab 字元。
  • 如果資料記錄不包含特定資料欄位的資訊，請插入兩個 Tab 字元或兩個逗號，以表示空白欄位。如果資料欄位是資料記錄的最後一個欄位，請勿插入第二個欄位分隔符號。
  • 如果資料欄位包含下列任一字元，請以引號括住資料欄位：
    • Tab 字元或逗號 (如果您使用相同的字元做為欄位的分隔符號)
    • 空白行或段落標記
    • 您在 Microsoft Windows 的 [控制台] 的 [地區及語言選項] 區段中指定為清單分隔字元的字元
  • 如果資料欄位的資訊包含引號 (" ")，請鍵入引號字元兩次 ("" "")。在合併該資料欄位的資訊時，只會列印一對引號。
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決定何時使用個別欄位名稱來源

在大部分情況下，在通訊清單的第一列 (亦即第一筆記錄) 中列出每一個資料欄位的欄位名稱，較為方便。不過，基於下列原因，您或許需要在另一個欄位名稱來源中列出欄位名稱：
  • 您可以使用相同的標題列和欄位名稱來合併不同來源的資料，不必重複或變更每一個通訊清單的標題列，或變更主文件的合併欄位名稱。
  • 有時候，另一個程式的通訊清單不包括欄位名稱記錄，或欄位名稱記錄的欄位名稱不符合主文件的合併欄位名稱。如果您無法修改或新增通訊清單中的欄位名稱記錄 (例如，因為通訊清單為唯讀)，您可以使用另一個欄位名稱來源，在其中指定要使用的欄位名稱。

新增 [合併列印開啟欄位名稱來源] 按鈕

如果您使用另一個欄位名稱來源，在合併主文件與通訊清單之前，您必須先指定欄位名稱來源和通訊清單。

如果要在 Word 合併列印中使用欄位名稱來源，您必須將 [合併列印開啟欄位名稱來源] 按鈕新增至 [合併列印] 工具列。如果要執行這項操作，請根據您使用的 Word 版本執行下列步驟。
Word 2002 或 Word 2003
  1. 指向 [檢視] 功能表上的 [工具列]，然後按一下 [合併列印]。[合併列印] 工具列隨即出現。
  2. 在 [工具] 功能表上，按一下 [自訂]。
  3. 在 [指令] 索引標籤上，選取 [類別] 清單中的 [所有指令]。
  4. 在 [指令] 清單中，選取 [MailMergeOpenHeaderSource] 並將它拖曳到 [合併列印] 工具列。
  5. 按一下 [關閉] 關閉 [自訂] 對話方塊。
Word 2007
如果要在 Word 2007 的 Word 合併列印中使用欄位名稱來源，您必須將 [合併列印開啟欄位名稱來源] 按鈕新增至 [快速存取工具列]。
  1. 按一下 Word 的 [Microsoft Office 按鈕]。
  2. 按一下 [Word 選項]。
  3. 按一下 [自訂]。
  4. 按一下 [由此選擇命令] 對話方塊中的 [所有命令]。
  5. 按一下 [合併列印開啟欄位名稱來源]，然後按一下 [新增]。
  6. 按一下 [確定]。
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設計欄位名稱來源

指定欄位名稱來源時，請牢記下列規則：
  • 欄位名稱來源中的欄位名稱數目，必須等於通訊清單中的資料欄位數目。
  • 欄位名稱來源中的欄位名稱順序，必須與通訊清單中所對應的資訊相同。
  • 欄位名稱來源和通訊清單，都要使用相同的欄位分隔符號 (Tab 字元或逗號)。
  • 如果主文件已包含合併欄位，請在欄位名稱來源中使用相同的合併欄位。如果您沒有這麼做，就必須取代主文件中的合併欄位，以符合欄位名稱來源中的欄位名稱。指定欄位名稱來源之後，您就可以使用編輯通訊清單的方法來編輯欄位名稱來源。
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使用另一個通訊清單的欄位名稱記錄

如果您有包含欄位名稱記錄的通訊清單，可使用它做為欄位名稱來源。例如，如果您將通訊清單分成數個文件，您可以在第一個通訊清單的欄位名稱記錄中指定欄位名稱。當您與沒有欄位名稱記錄的其他通訊清單合併時，請指定第一個通訊清單做為欄位名稱來源。然後輪流指定其餘每一個通訊清單。

Word 會忽略第一個通訊清單的資料記錄，只使用欄位名稱記錄。
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您可以在合併列印中使用的資料類型

您可以從合併列印資料來源合併幾乎任何類型的資訊，包括下列各項：
  • 任何文字或數字
  • 已安裝圖形篩選器的圖形


    請注意 如果圖形所屬的通訊清單是來自 Word 以外的程式，就必須使用檔案格式轉換程式來轉換該檔案。
  • 在支援物件連結與內嵌 (OLE) 的程式中建立的物件，例如 Equation Editor
  • 顯示結果的文字功能變數，例如 {=} (公式) 功能變數
如果要將文字或數字以外的資訊新增至您在 Word 建立的通訊清單中，您必須使用 [檔案] 功能表上的 [開啟舊檔] 命令，在文件視窗中顯示通訊清單。或者，在建立該文件的原始程式中開啟通訊清單。然後，在通訊清單表格的適當欄與列中插入資訊。
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無法使用的資料類型

您無法在通訊清單中合併圖文框所包含的文字或圖形。不過，您可以在圖文框內放置合併欄位。當您合併文件時，通訊清單中的文字和圖形會定位在圖文框內。
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這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
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