Adressen in een Excel-werkblad gebruiken om etiketten te maken in Word

• Het hoofddocument bevat de basistekst die in alle uitvoerdocumenten hetzelfde is. Het kan een briefhoofd, tekst en instructies in 'samenvoegvelden' bevatten voor het invoegen van tekst (zoals namen en adressen van geadresseerden) die per uitvoerdocument verschilt.
• De adressenlijst is een database (bijvoorbeeld een Microsoft Access 2002-databasebestand of een Excel-werkmap) die de gegevens bevat die moeten worden samengevoegd met de uitvoerdocumenten. Deze database bestaat doorgaans uit een lijst met namen, adressen en telefoonnummers.
• De uitvoerdocumenten zijn het resultaat van de samenvoegbewerking. De tekst in een uitvoerdocument kan in alle uitvoerdocumenten hetzelfde zijn, maar u kunt opmaak op specifieke documenten toepassen.

Stap 1: Het Excel-gegevensbestand instellen

• De eerste rij moet veldnamen voor elke kolom bevatten, bijvoorbeeld Titel, Aanhef, Voornaam, Voorletters, Achternaam, Adres1 en Adres2.
• Elke veldnaam moet uniek zijn.
• Elke rij moet informatie over een bepaald item bevatten. In een mailinglijst kan elke rij bijvoorbeeld informatie over een bepaalde ontvanger bevatten.
• De tabel mag geen lege rijen bevatten.

1. Maak uw Excel-gegevensbestand en orden het bestand met behulp van de velden die u voor uw etiket wilt gebruiken, zoals in dit voorbeeldgegevensbestand:
   
   

   Achternaam	Voornaam	Titel	Adres	Plaats	Postcode	Land
   Davolio	Nancy	Vertegenwoordiger	1234 Main St. Apt. 2A	Seattle	14222	USA
   Fuller	Andrew	Vice-directeur afdeling Verkoop	1235 Main St.	Tacoma	14222	USA
   Leverling	Janet	Vertegenwoordiger	1235 Elm St.	Kirkland	14222	USA
   Peacock	Margaret	Vertegenwoordiger	1236 Main St.	Redmond	14222	USA
   Buchanan	Steven	Salesmanager	1237 Main St	Londen	SW2 8MR	UK
   Suyama	Michael	Vertegenwoordiger	1238 Elm St.	Londen	EC3 7HR	UK
   King	Robert	Vertegenwoordiger	1239 Main St.	Londen	RK2 9NP	UK
   Callahan	Laura	Inside Sales-coördinator	1230 Elm St.	Seattle	14222	USA
   Dodsworth	Anne	Vertegenwoordiger	1231 Elm St.	Londen	WG2 7LT	UK

   
   
   
2. Nadat u het Excel-gegevensbestand hebt gemaakt, slaat u het bestand op en sluit u het.

Stap 2: Het hoofddocument instellen

1. Start Microsoft Office Word 2003 of een eerdere versie van Word, wijs Brieven en verzendlijsten aan in het menu Extra en klik op Wizard Afdruk samenvoegen.
   
   Start Microsoft Office Word 2007, open het tabblad Mailings, klik op Afdruk samenvoegen starten in de groep Afdruk samenvoegen starten en klik op Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen.
2. Klik onder Documenttype selecteren op Etiketten.
   
   Het actieve document wordt het hoofddocument (het document met de tekst en afbeeldingen die voor elke versie van het samengevoegde document gelijk blijven, bijvoorbeeld de afzender en de aanhef in een standaardbrief).
3. Klik op Volgende: begindocument.
   
   Opmerking Als u bekend bent met de functie voor samenvoegen of liever niet met de wizard werkt, kunt u de werkbalk Afdruk samenvoegen gebruiken.
4. Voer een van de volgende bewerkingen uit:
   • Een nieuw vel etiketten maken:
     1. Klik op Documentindeling wijzigen.
     2. Klik op Labelopties.
     3. Selecteer in het dialoogvenster Labelopties de gewenste opties, zoals het etikettype en het formaat, en klik op OK.
        
        Als u helpinformatie wilt over een bepaalde optie, klikt u op het vraagteken en daarna op de optie.
   • Starten met een bestaand vel etiketten:
     1. Klik op Bestaand document gebruiken.
     2. Selecteer in het dialoogvenster Bestaand document gebruiken het gewenste document en klik op Openen.
     3. Als het document niet wordt weergegeven, klikt u op Meer bestanden en vervolgens op Openen. Selecteer in het dialoogvenster Openen het gewenste document en klik op Openen.
        
        Het document wordt geopend in het documentvenster. Als u een ander etiketdocument wilt gebruiken, klikt u op Starten vanuit het bestaande document en selecteert u een ander document. Als u de indeling wilt wijzigen, klikt u op Documentindeling wijzigen en vervolgens op Labelopties.
5. Klik op Volgende: adressen selecteren.

Stap 3: De Excel-gegevensbron opgeven

1. Klik onder Adressen selecteren op Een bestaande lijst gebruiken.
2. Klik op Bladeren.
3. Selecteer in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren het Excel-werkblad dat u wilt gebruiken.
   
   Standaard opent Word de map Mijn gegevensbronnen.
4. Klik op Openen.
5. Als uw Excel-werkblad meerdere tabbladen met informatie bevat, moet u het tabblad met de gewenste gegevens selecteren. Klik op OK. Alle items uit de gegevensbron worden weergegeven in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen, waarin u de lijst met geadresseerden voor de samenvoegbewerking kunt verfijnen.

Stap 4: De geadresseerden selecteren

1. Selecteer de gewenste geadresseerden in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen. Hiertoe gaat u als volgt te werk:
   • Gebruik de selectievakjes om geadresseerden toe te wijzen.
     
     Deze methode is met name handig als uw lijst kort is. Schakel de selectievakjes in naast de geadresseerden die u wilt opnemen en schakel de selectievakjes uit naast de geadresseerden die u niet wilt opnemen.
     
     Opmerking Als u de meeste geadresseerden uit de lijst in de samenvoegbewerking wilt opnemen, klikt u op Alles selecteren en schakelt u de records die u niet wilt opnemen uit. Omgekeerd, als u de meeste geadresseerden uit de lijst niet in de samenvoegbewerking wilt opnemen, klikt u op Alles wissen en selecteert u de records die u wel wilt opnemen.
   • Sorteer de items in de lijst.
     
     Dit is handig als u de items in alfabetische of numerieke volgorde wilt weergeven. Klik op de kolomkop voor het item waarop u wilt sorteren. Als u bijvoorbeeld de lijst alfabetisch op achternaam wilt weergeven, klikt u op de kolomkop Achternaam.
   • Filter de items in de lijst.
     
     Dit is handig als de lijst records bevat die u niet wilt weergeven of opnemen in de samenvoegbewerking. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u de selectievakjes gebruiken om records op te nemen of uit te sluiten, zoals in de vorige sectie is beschreven. Ga als volgt te werk om de lijst te filteren:
     1. Klik op de pijl naast de kolomkop van het item waarop u wilt filteren.
     2. Klik op een van de volgende opties:
        • (Lege cellen) toont alle records waarin het overeenkomstige veld leeg is.
        • (Niet leeg) toont alle records waarin het overeenkomstige veld informatie bevat.
        • Als uw gegevensbron records bevat waarin dezelfde informatie voorkomt en de kolom tien of minder unieke waarden bevat, kunt u filteren op specifieke informatie. Als er bijvoorbeeld meerdere adressen zijn met Australië als land of regio, kunt u filteren op Australië.
   • Het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen toont alleen de toegewezen records. Als u alle records weer wilt weergeven, klikt u op (Alle).
   Opmerkingen
   • Klik op de pijl naast een kolomnaam en klik op (Geavanceerd) voor geavanceerde opties voor sorteren en filteren. Gebruik het tabblad Records filteren en het tabblad Records sorteren om de gewenste query voor sorteren of filteren in te stellen.
   • Als u software voor adresvalidatie hebt geïnstalleerd, kunt u klikken op Valideren in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen om de adressen van de geadresseerden te valideren.
2. Klik op OK om terug te keren naar de wizard Afdruk samenvoegen.
   
   Word gebruikt de geadresseerden die u voor de samenvoegbewerking hebt toegewezen.
3. Klik op Volgende: labels schikken.

Stap 5: De inhoud van uw etiketten rangschikken

Samenvoegvelden invoegen

1. Klik in het hoofddocument op de plaats waar u het veld wilt invoegen.
2. Voeg een van de volgende items in:
   • Adresblok met naam, adres en andere gegevens
     1. Klik op Adresblok.
     2. Selecteer in het dialoogvenster Adresblok invoegen de gewenste adresgegevens en de gewenste opmaak en klik op OK. Als u helpinformatie wilt over een bepaalde optie, klikt u op het vraagteken en vervolgens op de optie.
        
        
     3. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt geopend, heeft Word mogelijk niet alle benodigde informatie voor het adresblok kunnen vinden. Klik op de pijl naast (niet beschikbaar) en selecteer het veld in uw gegevensbron dat overeenkomt met het vereiste veld voor de samenvoegbewerking.
   • Begroetingsregel
     1. Klik op Begroetingsregel.
     2. Selecteer de indeling voor de begroetingsregel, waartoe de aanhef, de opmaak van de naam en de interpunctie aan het eind behoort.
     3. Selecteer de tekst die moet verschijnen wanneer Word de naam van de geadresseerde niet kan interpreteren, bijvoorbeeld wanneer een gegevensbron geen voornaam of achternaam voor een geadresseerde bevat, maar alleen een bedrijfsnaam.
     4. Klik op OK.
     5. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt geopend, heeft Word mogelijk niet alle benodigde informatie voor de begroetingsregel kunnen vinden. Klik op de pijl naast (niet beschikbaar) en selecteer het veld in uw gegevensbron dat overeenkomt met het vereiste veld voor de samenvoegbewerking.
   • Overige gegevensvelden
     1. Klik op Meer items.
     2. Voer een van de volgende bewerkingen uit:
        • Klik op Adresvelden als u adresvelden wilt selecteren die automatisch worden toegewezen aan de overeenkomstige velden in uw gegevensbron, zelfs als de velden in de gegevensbron niet dezelfde naam hebben als uw velden.
        • Klik op Databasevelden als u velden wilt selecteren die gegevens altijd rechtstreeks uit een kolom in een database overnemen.
     3. Klik op het gewenste veld in het vak Velden.
     4. Klik op Invoegen en klik op Sluiten.
     5. Als het dialoogvenster Velden vergelijken wordt geopend, heeft Word mogelijk niet alle benodigde gegevens kunnen vinden om het veld in te voegen. Klik op de pijl naast (niet beschikbaar) en selecteer het veld in uw gegevensbron dat overeenkomt met het vereiste veld voor de samenvoegbewerking.
        
        Opmerking Als u een veld invoegt vanuit de lijst Databasevelden en later overschakelt naar een gegevensbron die geen kolom met dezelfde naam bevat, kunnen de gegevens uit dit veld niet worden ingevoegd in het samengevoegde document.
   • Elektronische postzegel
     
     Als u een elektronische postzegel wilt toevoegen, moet u eerst een programma voor het toevoegen van elektronische postzegels installeren, bijvoorbeeld een programma dat u via een service op internet hebt aangeschaft. Ga als volgt te werk om elektronische postzegels te gebruiken:
     1. Klik op Elektronische postzegel.
        
        Als u geen programma voor elektronische postzegels hebt geïnstalleerd, wordt u gevraagd een programma te installeren en wordt aangeboden om verbinding te maken met de volgende website van Microsoft:
        Microsoft Office Web

        (http://office.microsoft.com/en-us/marketplace/)
     2. Voeg de postzegel in volgens de aanwijzingen van het programma.
   • Om een elektronische postzegel te kunnen toevoegen, moet u eerst een programma voor het toevoegen van elektronische postzegels installeren, bijvoorbeeld een programma dat u via een service op internet hebt aangeschaft.
     
     U moet een etiket- of enveloptype selecteren dat de streepjescode POSTNET ondersteunt. Ga als volgt te werk om de streepjescode voor het postadres te gebruiken:
     1. Klik op Postal bar code.
     2. Selecteer de juiste adresvelden in het dialoogvenster Insert Postal Bar Code.
        
        Opmerking De optie Postal bar code wordt alleen weergegeven als u de Amerikaanse versie van Word gebruikt.
     3. Herhaal stap a en b voor alle velden die u wilt invoegen.
        
        Opmerkingen
        • In Word 2003 en eerdere versies van Word kunt u geen tekens voor samenvoegvelden (" ") typen of deze tekens invoegen met de opdracht Symbool in het menu Invoegen.
          
          In Word 2007 kunt u geen tekens voor samenvoegvelden (" ") typen of deze tekens invoegen met de opdracht Symbool in de groep Symbolen op het tabblad Invoegen.
        • Als de samenvoegvelden tussen accolades staan, bijvoorbeeld { MERGEFIELD Plaats }, worden veldcodes in plaats van de veldresultaten weergegeven. Dit heeft geen invloed op de samenvoegbewerking. Als u echter de resultaten wilt weergeven, klikt u met de rechtermuisknop op de veldcode en klikt u op Andere veldweergave in het snelmenu.
   Opmerking In Word 2003 en eerdere versies van Word kunt u ook de werkbalk Afdruk samenvoegen gebruiken om samenvoegvelden in te voegen, te werken met uw hoofddocument voor samenvoegen of een samenvoegbewerking uit te voeren. U opent de werkbalk Afdruk samenvoegen door het menu Extra te openen, Brieven en verzendlijsten aan te wijzen en op Werkbalk Afdruk samenvoegen weergeven te klikken. De werkbalk Afdruk samenvoegen bevat aanvullende opdrachten die niet zijn opgenomen in de taakvensters van de wizard Afdruk samenvoegen. U kunt bijvoorbeeld met het vervolgkeuzemenu Word-veld invoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen Word-velden invoegen voor het beheren van de samenvoegprocedure (bijvoorbeeld een IF-veld waarmee alleen tekst wordt ingevoegd als een bepaald samenvoegveld een specifieke waarde bevat). U kunt ook klikken op Controle om de samenvoegbewerking uit te voeren en eventuele fouten in het hoofddocument te rapporteren.

De opmaak van de samenvoeggegevens wijzigen

1. Selecteer in het hoofddocument het veld met de gegevens die u wilt opmaken, inclusief de tekens voor het samenvoegveld (" ") rond het veld.
2. In Word 2003 en eerdere versies van Word klikt u op Lettertype in het menu Opmaak en selecteert u de gewenste opties.
   
   In Word 2007 opent u het tabblad Home, klikt u op Lettertype in de groep Lettertype om het dialoogvenster Lettertype te openen en selecteert u de gewenste opties.

Opmaak via veldcodes

1. Als u het getal '34987,89' wilt weergeven als '?34.987,89', voegt u de schakeloptie voor getalnotatie (\#) toe.
2. Als u de namen van klanten in hoofdletters wilt afdrukken, voegt u de schakeloptie voor opmaak (\*) toe.
3. Als u ervoor wilt zorgen dat de samengevoegde gegevens hetzelfde lettertype en dezelfde puntgrootte hebben als het samenvoegveld, voegt u de schakeloptie voor tekenopmaak (\*) toe.

1. In Word 2003 en eerdere versies van Word klikt u op Opslaan als in het menu Bestand.
   
   In Word 2007 klikt u op de Microsoft Office-knop en klikt u op Opslaan als.
2. Geef een naam op voor het document en klik op Opslaan.
3. Klik op Volgende: labelvoorbeeld.

Stap 7: Een voorbeeld van de etiketten weergeven en de adressenlijst verfijnen

Vice-directeur afdeling Verkoop Andrew Fuller     Vertegenwoordiger Anne Dodsworth
1235 Main St                            1231 Elm St.
Tacoma                                  Londen
	
	
Vertegenwoordiger Janet Leverling     Inside Sales-coördinator Laura Callahan
1235 Elm St.                             1230 Elm St.
Kirkland                                 Seattle
				

• Als u de items in volgorde wilt weergeven, klikt u op de pijl-links of pijl-rechts.
  
  Elke record wordt als voorbeeld in het eerste etiket op het vel weergegeven.
• Als u een specifiek item wilt zoeken om als voorbeeld weer te geven, klikt u op Een geadresseerde zoeken en geeft u de zoekcriteria op in het dialoogvenster Item zoeken.

1. Klik op Adressenlijst bewerken en breng de gewenste wijzigingen aan in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen.
2. Klik op Volgende: samenvoeging voltooien.

Stap 8: De samenvoegbewerking voltooien

Afzonderlijke etiketten aanpassen

1. Klik op Afzonderlijke labels bewerken.
2. Selecteer de records die u wilt samenvoegen in het dialoogvenster Samenvoegen naar nieuw document.
3. Klik op OK.
   
   In Word wordt een nieuw samengevoegd document gemaakt en geopend. Uw hoofddocument blijft eveneens geopend, zodat u naar dit document kunt overschakelen als u wijzigingen wilt aanbrengen in alle items.
4. Ga naar de gegevens die u wilt bewerken en breng de gewenste wijzigingen aan.
5. Druk het document af of sla het op, net zoals een gewoon document.

Het vel met etiketten afdrukken

• Als u de items hebt aangepast en het samengevoegde document actief is:
  1. In Word 2003 en eerdere versies van Word klikt u op Afdrukken in het menu Bestand.
     
     In Word 2007 klikt u op de Microsoft Office-knop, wijst u Afdrukken aan en klikt u op Afdrukken.
  2. Selecteer de gewenste opties.
• Als u rechtstreeks vanuit de wizard Afdruk samenvoegen wilt afdrukken:
  1. Klik op Afdrukken in stap 6 van de wizard Afdruk samenvoegen (Samenvoeging voltooien).
  2. Voer een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster Samenvoegen naar printer en klik op OK:
     • Klik op Alle om alle documenten af te drukken.
     • Als u het document in het documentvenster wilt afdrukken, klikt u op Huidige record.
     • Als u een reeks documenten wilt afdrukken, klikt u op Vanaf en typt u de recordnummers in de vakken Vanaf en T/m.
  3. Selecteer de gewenste opties in het dialoogvenster Afdrukken.

Het vel met etiketten opslaan voor later gebruik

1. Klik op Afzonderlijke labels bewerken.
2. Voer een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster Samenvoegen naar nieuw document en klik op OK:
   • Klik op Alle om alle documenten samen te voegen.
   • Als u alleen het document in het documentvenster wilt samenvoegen, klikt u op Huidige record.
   • Als u een reeks documenten wilt samenvoegen, klikt u op Vanaf en typt u de recordnummers in de vakken Vanaf en T/m.
3. In Word wordt een nieuw document geopend waarin alle afzonderlijke etiketten zijn opgenomen. U kunt het document vervolgens opslaan voor later gebruik, net zoals een gewoon document.

Verwijzingen

Naar boven | Geef ons feedback