วิธีใช้ที่อยู่จากแผ่นงาน Excel เพื่อสร้างป้ายชื่อใน Word

การแปลบทความ การแปลบทความ
หมายเลขบทความ (Article ID): 318117 - ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องในบทความนี้
ขยายทั้งหมด | ยุบทั้งหมด

เนื้อหาบนหน้านี้

สรุป

คุณสามารถใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนใน Microsoft Word เพื่อสร้าง และพิมพ์ป้ายชื่อสำหรับการส่งเมล์ที่ขนาดใหญ่ โดยใช้ข้อมูลจาก Microsoft Excel แผ่นงานได้ บทความนี้ประกอบด้วยคำแนะนำที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างรายการเช่น

เมื่อคุณใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนของ Word, Word ผสาน "เอกสารหลัก" ด้วย "ผู้รับรายการ" เพื่อสร้างชุดของ "เอกสารขาออก":
  • เอกสารหลักประกอบด้วยข้อความพื้นฐานที่เหมือนกันในเอกสารขาออกทั้งหมด คุณอาจประกอบด้วยหัวจดหมาย ข้อความ และคำแนะนำใน "การผสานฟิลด์" สำหรับการแทรกข้อความ (เช่นชื่อผู้รับและที่อยู่) ที่แตกต่างกันไปจากเอกสารขาออกที่หนึ่งไปยังอีก
  • รายชื่อผู้รับมีฐานข้อมูล -ตัวอย่างเช่น แฟ้มฐานข้อมูล Microsoft Access 2002 หรือสมุดงาน Excel - ที่ประกอบด้วยข้อมูลถูกผสานเป็นเอกสารขาออก ฐานข้อมูลนี้มีรายการของชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์โดยทั่วไป
  • เอกสารขาออกเป็นผลลัพธ์ของจดหมายเวียน ข้อความในเอกสารขาออกสามารถเหมือนกันในเอกสารขาออกทั้งหมด แต่คุณสามารถนำไปใช้กับเอกสารที่มีการระบุการจัดรูปแบบ

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแฟ้มข้อมูลของ Excel

ก่อนที่คุณดำเนินการตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แผ่นงาน Excel ของคุณถูกจัดโครงสร้างด้วยเพื่อวัตถุประสงค์นี้ หมายเหตุข้อกำหนดต่อไปนี้ของตารางข้อมูล:
  • แถวแรกควรประกอบด้วยชื่อของฟิลด์สำหรับแต่ละคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น ชื่อ ทักทาย ชื่อ ชื่อกลาง นาม Address1 และ Address2
  • ชื่อของแต่ละเขตข้อมูลต้องไม่ซ้ำกัน
  • แต่ละแถวต้องให้ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าเฉพาะ ในรายชื่อส่งเมล์ ตัวอย่างเช่น แต่ละแถวอาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับเฉพาะ
  • ตารางต้องไม่มีแถวที่ว่างเปล่า
เมื่อต้องการจัดเรียงข้อมูลแฟ้ม Excel ดำเนินการดังต่อไปนี้:
  1. สร้างแฟ้มข้อมูลของ Excel ของคุณ และจัดเรียง โดยใช้ฟิลด์ที่คุณต้องการใช้สำหรับป้ายผนึกของคุณ ดังที่แสดงในแฟ้มข้อมูลตัวอย่างต่อไปนี้:

    Last Name First Name Title Address City Postal Code Country
    Davolio Nancy Sales Representative 1234 Main St. Apt. 2A Seattle 14222 USA
    Fuller Andrew Vice President, Sales 1235 Main St. Tacoma 14222 USA
    Leverling Janet Sales Representative 1235 Elm St. Kirkland 14222 USA
    Peacock Margaret Sales Representative 1236 Main St. Redmond 14222 USA
    Buchanan Steven Sales Manager 1237 Main St London SW2 8MR UK
    Suyama Michael Sales Representative 1238 Elm St. London EC3 7HR UK
    King Robert Sales Representative 1239 Main St. London RK2 9NP UK
    Callahan Laura Inside Sales Coordinator 1230 Elm St. Seattle 14222 USA
    Dodsworth Anne Sales Representative 1231 Elm St. London WG2 7LT UK


  2. หลังจากที่คุณสร้างแฟ้มข้อมูลของ Excel ของคุณ บันทึก และแฟ้มข้อมูลที่ปิดแล้ว
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสร้างรายการที่อยู่ของจดหมายเวียน คลิกหมายเลขบทความต่อไปนี้เพื่อดูบทความในฐานความรู้ของ Microsoft:
294688วิธีการออกแบบ และตั้งค่ารายการที่อยู่จดหมายเวียนใน Word 2002

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าเอกสารหลัก

  1. เริ่มการทำงาน Microsoft Office Word 2003 หรือ Word รุ่นก่อนหน้า ชี้ไปที่ตัวอักษรและการส่งจดหมายในการเครื่องมือเมนู แล้วคลิกตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน.

    เริ่มการทำงาน Microsoft Office Word 2007 และ Microsoft Word 2010 คลิกการส่งเมล์แท็บ คลิกเริ่มการทำงานของจดหมายเวียนในการเริ่มการทำงานของจดหมายเวียนจัดกลุ่ม และจากนั้น คลิกตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนของขั้นตอนโดยขั้นตอน.
  2. ภายใต้เลือกชนิดเอกสารคลิกป้ายชื่อ.

    เอกสารที่ใช้งานกลายเป็น เอกสารหลัก (เอกสารที่ประกอบด้วยข้อความและกราฟิกที่เหมือนกันสำหรับแต่ละรุ่นของเอกสารที่ผสาน ตัวอย่างเช่น ที่อยู่ผู้ส่งหรือคำขึ้นต้นในฟอร์มจดหมาย)
  3. คลิกถัดไป: การเริ่มต้นเอกสาร.

    หมายเหตุ:: ถ้าคุณคุ้นเคยกับคุณลักษณะจดหมายเวียน หรือคุณต้องการทำงานโดยไม่ต้องการตัวช่วยสร้าง คุณสามารถใช้แถบเครื่องมือจดหมายเวียน
  4. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้::
    • สร้างแผ่นงานใหม่ของป้ายผนึก:
      1. คลิกเค้าโครงเอกสารเปลี่ยนแปลง.
      2. คลิกตัวเลือกป้ายชื่อ.
      3. ในการตัวเลือกป้ายชื่อกล่องโต้ตอบกล่อง เลือกตัวเลือก ที่คุณ ต้อง เช่นป้ายชื่อชนิดและขนาด แล้ว คลิกตกลง.

        For help with an option, click the question mark, and then click the option.
    • Start with an existing sheet of labels:
      1. คลิกStart from existing document.
      2. ในการStart from existingbox, select the document that you want, and then clickOPEN.
      3. If you do not see the document, clickMore filesแล้ว คลิกOPEN. ในการOPENdialog box, locate the document that you want, and then clickOPEN.

        Word displays the document in the document window. If you decide to use a different label document instead, Clickเริ่มการทำงานfrom existing document, and then select a different document. If you want to change the layout, clickเปลี่ยนแปลงdocument layout, and then clickLabel options.
  5. คลิกNext: Select recipients.

Step 3: Specify the Excel Data Source

  1. ภายใต้Select recipientsคลิกUse an existing list.
  2. คลิกเรียกดู.
  3. ในการSelect Data Sourcedialog box, locate and click the Excel worksheet that you want to use.

    By default, Word opens the My Data Sources folder.
  4. คลิกOPEN.
  5. If your Excel worksheet has information on multiple tabs, you have to select the tab that contains the information that you want, and then clickตกลง. All of the entries in the data source appear in theMail Merge Recipientsdialog box, where you can refine the list of recipients to include in the merge.

Step 4: Select the Recipients

  1. ในการMail Merge Recipientsdialog box, select the recipients that you want to include. To do this, do any of the following:
    • Use the check boxes to designate recipients.

      This method is most useful if your list is short. Select the check boxes next to the recipients that you want to include, and clear the ones next to the recipients that you want to exclude.

      หมายเหตุ:: If you know that you want to include most of the list in your merge, clickเลือกทั้งหมดand then clear particular records. Similarly, if you want to include only a few records in the list, clickClear All, and then select the records that you want.
    • Sort items in the list.

      This is useful if you want to see items in alphabetical or numeric order. Click the column heading of the item that you want to sort by. For example, if you want to display the list alphabetically by last name, click theนามสกุลcolumn heading.
    • Filter items in the list.

      This is useful if the list contains records that you know that you do not want to see or include in the merge. After you have filtered the list, you can use the check boxes to include and exclude records as described in the previous section. To filter the list, follow these steps:
      1. Click the arrow next to the column heading of the item by which you want to filter.
      2. Click any of the following:
        • (Blanks)displays all the records in which the corresponding field is blank.
        • (Nonblanks)displays all the records in which the corresponding field contains information.
        • If your data source contains records that share the same information, and there are ten or fewer unique values in the column, you can filter by specific information. For example, if there are multiple addresses that list Australia as the country/region, you can filter on Australia.
    • The Mail Merge Recipients dialog box displays only the designated records. To display all the records again, click(All).
    หมายเหตุ:
    • สำหรับขั้นสูงการเรียงลำดับ และกรองข้อมูล คลิกลูกศรอยู่ถัดจากชื่อคอลัมน์ใด ๆ และจากนั้น คลิก(ขั้นสูง). ใช้แบบกรองระเบียนแท็บและเรียงลำดับระเบียนแท็บการตั้งค่าการเรียงลำดับหรือกรองข้อมูลแบบสอบถามที่คุณต้องการ
    • ถ้าคุณได้ติดตั้งซอฟต์แวร์ตรวจสอบที่อยู่ คุณคลิกตรวจสอบในการผู้รับจดหมายเวียนกล่องโต้ตอบเพื่อตรวจสอบที่อยู่ของผู้รับ
  2. : คลิกตกลงเมื่อต้องการกลับไปที่ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน

    word จะใช้ผู้รับที่คุณได้กำหนดสำหรับการผสาน
  3. : คลิกถัดไป: จัดเรียงป้ายผนึกของคุณ.

ขั้นตอนที่ 5: จัดเรียงเนื้อหาของป้ายผนึกของคุณ

เมื่อต้องการจัดเรียงเนื้อหาของป้ายผนึกของคุณ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

แทรกเขตข้อมูลผสาน

แทรกเขตข้อมูลผสานที่คุณต้องการผสานชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่นเช่นบาร์โค้ดไปรษณีย์ ตัวอย่างเช่น แทรกการผสานฟิลด์ "เมือง" เพื่อให้ Word แทรกชื่อเมือง เช่นแอตแลน "ต้า ที่จัดเก็บไว้ในฟิลด์ข้อมูลเมือง เมื่อต้องการแทรกเขตข้อมูลผสาน ดำเนินการดังต่อไปนี้:
  1. ในเอกสารหลัก คลิกที่คุณต้องการแทรกฟิลด์
  2. แทรกต่อไปนี้:
    • บล็อกที่อยู่ ด้วยชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่น ๆ
      1. คลิกบล็อกที่อยู่.
      2. ในการแทรกบล็อกที่อยู่กล่องโต้ตอบกล่อง เลือกองค์ประกอบที่อยู่ที่คุณต้องการรวมและรูปแบบ ที่คุณต้อง แล้ว คลิกตกลง. สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวเลือก คลิกเครื่องหมายคำถาม แล้วคลิกตัวเลือก

      3. สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวเลือก คลิเครื่องหมายคำถาม และคลิก option.If นั้นเขตข้อมูลที่ตรงกันกล่องโต้ตอบปรากฏ Word อาจไม่ได้รับสามารถค้นหาบางอย่างของข้อมูลที่มีความจำสำหรับบล็อกที่อยู่ คลิกลูกศรอยู่ถัดจาก(ไม่พร้อมใช้งาน)แล้ว เลือกฟิลด์จากแหล่งข้อมูลของคุณที่ตรงกับฟิลด์จำเป็นสำหรับจดหมายเวียน
    • บรรทัดแสดงคำทักทาย
      1. คลิกบรรทัดแสดงคำทักทาย.
      2. เลือกรูปแบบ บรรทัดคำทักทายซึ่งรวมถึงคำขึ้นต้นจดหมาย การจัดรูปแบบชื่อ และเครื่องหมายวรรคตอนต่อไปนี้
      3. เลือกข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในกรณีที่ Word ไม่สามารถแปลชื่อของผู้รับ ตัวอย่างเช่น เมื่อประกอบด้วยแหล่งข้อมูลไม่มีชื่อแรก หรือครั้งล่าสุดสำหรับผู้รับ แต่เฉพาะชื่อบริษัท
      4. คลิกตกลง.
      5. ถ้าการเขตข้อมูลที่ตรงกันกล่องโต้ตอบปรากฏ Word อาจไม่ได้รับสามารถค้นหาข้อมูลที่มีความจำสำหรับบรรทัดคำทักทายบางส่วน คลิกลูกศรถัดไป (ไม่พร้อมใช้งาน), และจากนั้น เลือกฟิลด์จากแหล่งข้อมูลของคุณที่ตรงกับฟิลด์จำเป็นสำหรับจดหมายเวียน
    • เขตข้อมูลอื่น ๆ ของข้อมูล
      1. คลิกรายการเพิ่มเติม.
      2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้::
        • เมื่อต้องการเลือกจากฟิลด์ที่อยู่ที่จะแมปโดยอัตโนมัติไปยังฟิลด์ที่สอดคล้องกันในแหล่งข้อมูลของคุณ ถึงแม้ว่าเขตข้อมูลของแหล่งข้อมูลไม่มีชื่อเดียวกันเป็นเขตข้อมูลของคุณ คลิกเขตข้อมูลที่อยู่
        • เมื่อต้องเลือกจากเขตข้อมูลเสมอมีข้อมูลโดยตรงจากคอลัมน์ในฐานข้อมูล คลิกเขตข้อมูลของฐานข้อมูล.
      3. ในการฟิลด์กล่อง คลิกฟิลด์ที่คุณต้องการ
      4. คลิกแทรกแล้ว คลิกปิด.
      5. ถ้าการเขตข้อมูลที่ตรงกันกล่องโต้ตอบปรากฏ Word อาจไม่ได้รับสามารถค้นหาบางอย่างของข้อมูลที่ต้องการแทรกฟิลด์ คลิกลูกศรอยู่ถัดจาก(ไม่พร้อมใช้งาน)แล้ว เลือกฟิลด์จากแหล่งข้อมูลของคุณที่ตรงกับฟิลด์จำเป็นสำหรับจดหมายเวียน

        หมายเหตุ:: ถ้าคุณแทรกเขตข้อมูลจากนั้นเขตข้อมูลของฐานข้อมูลรายการ และรุ่นที่ใหม่กว่าแล้วสลับไปยังแหล่งข้อมูลที่ไม่มีคอลัมน์ที่ มีชื่อเดียวกัน Word จะไม่สามารถแทรกข้อมูลฟิลด์นั้นลงในเอกสารที่ผสาน
    • ไปรษณีย์จากเว็บ

      เมื่อต้องการเพิ่มไปรษณีย์จากเว็บ คุณต้องติดตั้งโปรแกรมไปรษณีย์จากเว็บ เช่นที่คุณซื้อจากบริการบนเวิลด์ไวด์เว็บเป็นอันดับแรก เมื่อต้องการใช้ไปรษณีย์ ดำเนินการดังต่อไปนี้:
      1. คลิกไปรษณีย์จากเว็บ.

        ถ้าคุณไม่มีการติดตั้งโปรแกรมไปรษณีย์ Word พร้อมท์ให้คุณติดตั้ง และข้อเสนอการเชื่อมต่อกับเว็บไซต์ต่อไปนี้ของ Microsoft:
        เว็บของ Microsoft Office
      2. แทรกไปรษณีย์ตามที่แนะนำของโปรแกรม
    • เมื่อต้องการเพิ่มไปรษณีย์จากเว็บ คุณต้องติดตั้งโปรแกรมไปรษณีย์จากเว็บ เช่นที่คุณซื้อจากบริการบนเวิลด์ไวด์เว็บเป็นอันดับแรก

      คุณต้องเลือกชนิดป้ายชื่อหรือซองจดหมายที่สนับสนุนบาร์โค้ด POSTNET เมื่อต้องการใช้บาร์โค้ด Postal ดำเนินการดังต่อไปนี้:
      1. คลิกบาร์โค้ดไปรษณีย์.
      2. ในการแทรกบาร์โค้ดไปรษณีย์กล่องโต้ตอบกล่อง เลือกฟิลด์อยู่ที่เหมาะสม

        หมายเหตุ:: แบบบาร์โค้ดไปรษณีย์ตัวเลือกปรากฏเฉพาะเมื่อคุณใช้รุ่นภาษาของสหรัฐอเมริกาของ Word
      3. ทำซ้ำขั้นตอนการ และ b สำหรับเขตข้อมูลที่คุณต้องการแทรกทั้งหมด

        หมายเหตุ:
        • ใน Word 2003 และ Word รุ่นก่อนหน้า คุณไม่สามารถพิมพ์อักขระฟิลด์เวียน ("") หรือแทรก โดยใช้การSymbolคำสั่งในการแทรกเมนู

          ใน Word 2007 และ Word 2010 คุณไม่สามารถพิมพ์อักขระฟิลด์เวียน ("") หรือแทรก โดยใช้การSymbolคำสั่งในการสัญลักษณ์จัดกลุ่มในการแทรกแท็บ
        • ถ้าเขตข้อมูลผสานปรากฏอยู่ภายในวงเล็บปีกกา เช่น {เมืองเขตข้อมูลผสาน}, แล้ว Word จะแสดงโค้ดเขตข้อมูลแทนการฟิลด์ผลลัพธ์ ซึ่งไม่มีผลต่อเวียน แต่ถ้าคุณต้อง การแสดงผลลัพธ์แทน คลิกขวาที่ฟิลด์รหัส แล้ว คลิกโค้ดเขตสลับบนเมนูทางลัด
    หมายเหตุ:ใน Word 2003 และ Word รุ่นก่อนหน้า คุณสามารถใช้แถบเครื่องมือจดหมายเวียนแทรกเขตข้อมูลผสาน การทำงานกับเอกสารหลักจดหมายเวียนของคุณ หรือเรียกใช้จดหมายเวียน เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือจดหมายเวียน ชี้ไปที่จดหมายและเมลในการเครื่องมือเมนู แล้วคลิกแสดงแถบเครื่องมือจดหมายเวียน. แถบเครื่องมือจดหมายเวียนมีคำสั่งเพิ่มเติมที่ไม่รวมอยู่ในบานหน้าต่างงานตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เมนูแบบหล่นลงของฟิลด์คำที่แทรกบนแถบเครื่องมือจดหมายเวียนแทรกเขตข้อมูล Word สำหรับการควบคุมกระบวนการผสาน (ตัวอย่างเช่น การ IF ฟิลด์ที่แทรกข้อความถ้าเขตข้อมูลผสานเฉพาะมีค่าที่ระบุเท่านั้น) หรือ คุณคลิกตรวจสอบหาข้อผิดพลาดเมื่อต้องการให้ Word เรียกใช้จดหมายเวียน และรายงานข้อผิดพลาดใด ๆ ที่มีอยู่ในเอกสารหลัก

เปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลที่ผสาน

การจัดรูปแบบข้อมูลที่ผสาน คุณต้องจัดรูปแบบเขตข้อมูลผสานในเอกสารหลัก ไม่ฟอร์แมตข้อมูลในแหล่งข้อมูล เนื่องจากการจัดรูปแบบจะไม่รักษาเมื่อคุณผสานข้อมูลลงในเอกสาร เมื่อต้องการเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลที่ผสาน ดำเนินการดังต่อไปนี้:
  1. ในเอกสารหลัก เลือกฟิลด์นี้ประกอบด้วยข้อมูลที่คุณต้องการจัดรูปแบบ รวมทั้งอักขระฟิลด์ผสาน ("" "") ที่ใส่ไว้
  2. ใน Word 2003 และ ใน Word หรือรุ่นก่อนหน้า คลิกFontในการรูปแบบ:เมนู แล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

    ใน Word 2007 ในการโฮมเพจแท็บ คลิกFontในการFontกลุ่มที่จะเปิดในFontกล่องโต้ตอบ แล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

รูปแบบ โดยใช้รหัสเขตข้อมูล

เพื่อที่ควบคุมลักษณะด้านอื่นของการจัดรูปแบบ กด ALT + F9 เพื่อแสดงฟิลด์รหัส และจากนั้น เพิ่มสวิตช์เขตข้อมูลผสาน เมื่อคุณทำงานกับเขตข้อมูล สวิตช์มีคำสั่งพิเศษที่ทำให้การดำเนินการที่เจาะจงจะเกิดขึ้น โดยทั่วไป คุณเพิ่มสวิตช์เขตข้อมูลการปรับเปลี่ยนผลลัพธ์

ตัวอย่าง::
  1. เมื่อต้องการแสดงจำนวน "34987.89" เป็น "$ 34,987.89" เพิ่มสวิตช์รูปภาพตัวเลข (\ #)
  2. เมื่อต้องการพิมพ์ชื่อของไคลเอ็นต์ในตัวพิมพ์ใหญ่ เพิ่มการจัดรูปแบบสวิตช์ (\ *)
  3. เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่า ข้อมูลที่ถูกผสานมีแบบอักษรเดียวกันและขนาดของจุดที่คุณนำไปใช้กับเขตข้อมูลผสาน เพิ่ม \ * สวิตช์ Charformat
เมื่อต้องการคัดลอกรูปแบบและเค้าโครงของป้ายผนึกแรกไปทั้งหมดอื่น ๆ ป้ายบนหน้า คลิกการปรับปรุงป้ายผนึกทั้งหมด.

ตัวอย่างเช่น ในฐานข้อมูลตัวอย่างที่แสดงก่อนหน้าในบทความนี้ ถ้าคุณแทรกเฉพาะเขต AddressBlock และคลิกการปรับปรุงป้ายผนึกทั้งหมดหน้าควรปรากฏคล้ายกับต่อไปนี้:

<<AddressBlock>><<Next Record>><<AddressBlock>>

<<Next Record>><<AddressBlock>><<Next Record>><<AddressBlock>>

ขั้นตอนที่ 6: บันทึกเอกสาร

หลังจากที่คุณได้กรอกเอกสารหลัก และแทรกเขตข้อมูลผสานทั้งหมด บันทึกเอกสารก่อนที่คุณดำเนินการ
  1. ใน Word 2003 และ Word รุ่นก่อนหน้า คลิกบันทึกเป็นในการแฟ้ม:เมนู

    ใน Word 2007 คลิกการปุ่ม Microsoft Officeแล้ว คลิกบันทึกเป็น.

    ใน Word 2010 คลิกแฟ้ม:แล้ว คลิกบันทึกเป็น.
  2. ชื่อเอกสาร และจากนั้น คลิกบันทึก.
  3. คลิกถัดไป: แสดงตัวอย่างป้ายผนึกของคุณ.

ขั้นตอนที่ 7: แสดงตัวอย่างป้ายชื่อ และ Fine-Tune รายการผู้รับ

เมื่อตัวช่วยสร้างแสดงบานหน้าต่างงานจดหมายเวียน 5 ขั้นตอน นั้นแทนแต่ละเขตข้อมูลผสานในเอกสารหลัก ด้วยข้อความที่ถูกต้องแท้จริงจากรายการแรกของรายการผู้รับ ดังนั้นคุณสามารถดูวิธีเอกสารขาออกของคุณแรกจะค้นหา

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณยังคงใช้ฐานข้อมูลตัวอย่างที่แสดงไว้ก่อนหน้านี้ หลังจากคุณคลิกถัดไป: แสดงตัวอย่างป้ายผนึกของคุณหน้าแรกที่ควรปรากฏคล้ายกับต่อไปนี้:
Vice President, Sales Andrew Fuller     Sales Representative Anne Dodsworth
1235 Main St                            1231 Elm St.
Tacoma                                  London
	
	
Sales Representative Janet Leverling     Inside Sales Coordinator Laura Callahan
1235 Elm St.                             1230 Elm St.
Kirkland                                 Seattle
				
เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างรายการเพิ่มเติม เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
  • เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างสินค้าในใบสั่ง คลิกปุ่มลูกศรซ้าย หรือขวา

    แต่ละระเบียนจะแสดงตัวอย่างในป้ายผนึกแรกบนแผ่นงาน
  • เมื่อต้องการค้นหา และแสดงตัวอย่างสินค้าหนึ่ง ๆ คลิกค้นหาผู้รับจากนั้น ป้อนเกณฑ์การค้นหาในค้นหารายการกล่องโต้ตอบ
เมื่อต้อง การปรับรายการผู้รับ ตัวอย่างเช่น การรวมผู้รับ:
  1. คลิกแก้ไขรายการผู้รับจากนั้น ทำการเปลี่ยนแปลงของคุณในการผู้รับจดหมายเวียนกล่องโต้ตอบ
  2. คลิกถัดไป: การผสานสมบูรณ์.

ขั้นตอนที่ 8: ดำเนินการผสานให้เสร็จสมบูรณ์

เมื่อต้องการผสานเสร็จสมบูรณ์ ทำอย่างใดอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

การตั้งค่าส่วนบุคคลแต่ละป้าย

การตั้งค่าส่วนบุคคลของแต่ละป้าย ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ และแก้ไขข้อมูลที่คุณต้องการในเอกสารที่ผสานได้แล้ว
  1. คลิกแก้ไขแต่ละป้าย.
  2. ในการผสานไปยังเอกสารใหม่กล่องโต้ตอบกล่อง เลือกเรกคอร์ดที่คุณต้องการผสาน
  3. คลิกตกลง.

    word สร้าง และเปิดเอกสารที่ผสานใหม่ เอกสารหลักของคุณจะยังคงเปิด และคุณสามารถสลับกลับไปได้ถ้าคุณต้องการที่ทำการเปลี่ยนแปลงรายการทั้งหมด
  4. เลื่อนไปที่ข้อมูลที่คุณต้องการแก้ไข และทำการเปลี่ยนแปลงของคุณ
  5. พิมพ์ หรือบันทึกเอกสารเช่นเดียวกับที่คุณต้องการให้เอกสารใด ๆ ปกติ

พิมพ์แผ่นของป้ายชื่อ

เมื่อต้องการพิมพ์แผ่นของป้ายผนึก เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
  • ถ้าคุณ personalized สินค้า และเอกสารที่ผสานที่ทำงานอยู่:
    1. ใน Word 2003 และ Word รุ่นก่อนหน้า คลิกการพิมพ์ในการแฟ้ม:เมนู

      ใน Word 2007 คลิกการปุ่ม Microsoft Officeชี้ไปที่การพิมพ์แล้ว คลิกการพิมพ์.

      ใน Word 2010 คลิกแฟ้ม:คลิกการพิมพ์แล้ว คลิกการพิมพ์,
    2. เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ
  • ถ้าคุณต้องการพิมพ์โดยตรงจากตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน:
    1. ในขั้นที่ 6 จาก(ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์), คลิกการพิมพ์.
    2. ในการผสานไปยังเครื่องพิมพ์กล่องโต้ตอบ ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ และจากนั้น คลิกตกลง:
      • เมื่อต้องพิมพ์เอกสารทั้งหมด คลิกทั้งหมด.
      • เมื่อต้องพิมพ์เอกสารที่คุณเห็นในหน้าต่างเอกสาร คลิกระเบียนปัจจุบัน.
      • เมื่อต้องพิมพ์ช่วงของเอกสาร คลิกจากแล้ว พิมพ์หมายเลขเร็กคอร์ดในแบบจากและเมื่อต้องการกล่อง
    3. ในการการพิมพ์กล่องโต้ตอบกล่อง เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

บันทึกแผ่นของป้ายชื่อสำหรับปลายใช้

ถ้าคุณต้องการแก้ไขป้ายชื่อที่ถูกผสาน หรือบันทึกสำหรับใช้ในภายหลัง คุณสามารถรวบรวมแฟ้มเหล่านั้นลงในเอกสารเดียว
  1. คลิกแก้ไขแต่ละป้าย.
  2. ในการผสานไปยังเอกสารใหม่กล่องโต้ตอบ ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ และจากนั้น คลิกตกลง:
    • เมื่อต้องผสานเอกสารทั้งหมด คลิกทั้งหมด.
    • เมื่อต้องผสานเฉพาะเอกสารที่คุณเห็นในหน้าต่างเอกสาร คลิกระเบียนปัจจุบัน.
    • เมื่อต้องผสานช่วงของเอกสาร คลิกจากแล้ว พิมพ์หมายเลขเร็กคอร์ดในแบบจากและเมื่อต้องการกล่อง
  3. word เปิดเอกสารใหม่ครั้งเดียวที่ประกอบด้วยป้ายชื่อที่แต่ละทั้งหมด คุณสามารถบันทึกเอกสารที่ใช้ในภายหลัง จากนั้นเช่นเดียวกับที่คุณต้องการให้เอกสารใด ๆ ปกติ

อ้างอิง:

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟิลด์ IF กด F1 เพื่อเปิดวิธีใช้ Word พิมพ์รหัสฟิลด์: ฟิลด์ IFในกล่องค้นหา แล้วคลิกค้นหาเมื่อต้องการดูหัวข้อที่ส่งคืน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟิลด์ MERGESEQ กด F1 เพื่อเปิดวิธีใช้ Word พิมพ์ฟิลด์รหัส: MERGESEQ ฟิลด์ในกล่องค้นหา แล้วคลิกค้นหาเมื่อต้องการดูหัวข้อที่ส่งคืน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟิลด์ SET กด F1 เพื่อเปิดวิธีใช้ Word พิมพ์ฟิลด์รหัส: SETฟิลด์ในกล่องค้นหา และจากนั้น คลิกค้นหาเมื่อต้องการดูหัวข้อที่ส่งคืน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟิลด์ทั่วไปที่การจัดรูปแบบสวิตช์ กด F1 เพื่อเปิดวิธีใช้ Word พิมพ์สวิตช์ทั่วไปในกล่องค้นหา แล้วคลิกค้นหาเมื่อต้องการดูหัวข้อนั้น
294686วิธีการใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างรายการเรียงลำดับตามประเภทใน Word 2002
290408คำถามที่ถามบ่อยเกี่ยวกับจดหมายเวียนใน Word 2002
294688วิธีการออกแบบ และตั้งค่ารายการที่อยู่จดหมายเวียนใน Word 2002
294693วิธีการใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างไดเรกทอรีใน Word 2002
294683วิธีการใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างฟอร์มจดหมายใน Word 2002

คุณสมบัติ

หมายเลขบทความ (Article ID): 318117 - รีวิวครั้งสุดท้าย: 30 มีนาคม 2555 - Revision: 8.0
ใช้กับ
  • Microsoft Office Excel 2007
  • Microsoft Excel 2002 Standard Edition
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
  • Microsoft Excel 2010
Keywords: 
kbhowtomaster kbmerge kbmt KB318117 KbMtth
แปลโดยคอมพิวเตอร์
ข้อมูลสำคัญ: บทความนี้แปลโดยซอฟต์แวร์การแปลด้วยคอมพิวเตอร์ของ Microsoft แทนที่จะเป็นนักแปลที่เป็นบุคคล Microsoft มีบทความที่แปลโดยนักแปลและบทความที่แปลด้วยคอมพิวเตอร์ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงบทความทั้งหมดในฐานความรู้ของเรา ในภาษาของคุณเอง อย่างไรก็ตาม บทความที่แปลด้วยคอมพิวเตอร์นั้นอาจมีข้อบกพร่อง โดยอาจมีข้อผิดพลาดในคำศัพท์ รูปแบบการใช้ภาษาและไวยากรณ์ เช่นเดียวกับกรณีที่ชาวต่างชาติพูดผิดเมื่อพูดภาษาของคุณ Microsoft ไม่มีส่วนรับผิดชอบต่อความคลาดเคลื่อน ความผิดพลาดหรือความเสียหายที่เกิดจากการแปลเนื้อหาผิดพลาด หรือการใช้บทแปลของลูกค้า และ Microsoft มีการปรับปรุงซอฟต์แวร์การแปลด้วยคอมพิวเตอร์อยู่เป็นประจำ
ต่อไปนี้เป็นฉบับภาษาอังกฤษของบทความนี้:318117

ให้ข้อเสนอแนะ

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com