Come utilizzare la funzionalità Stampa unione in Word per creare e stampare lettere tipo in cui utilizzare i dati di un foglio di lavoro di Excel

Inserisci campi unione

Inserire campi unione in cui si desidera unire nomi, indirizzi e altre informazioni dall'origine dati. Per inserire campi unione, attenersi alla seguente procedura:

1. Nel documento principale, fare clic su cui si desidera inserire il campo.

2. Inserire le seguenti:
   

   • Blocco di indirizzi con nome, indirizzo e altre informazioni:
     

     1. Fare clic su blocco di indirizzi.

     2. Nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi , selezionare gli elementi dell'indirizzo che si desidera includere e i formati desiderati e quindi fare clic su OK. Per informazioni su un'opzione, fare clic sul punto interrogativo e quindi fare clic sull'opzione.
        
        

     3. Per informazioni su un'opzione, fare clic sul punto interrogativo e quindi fare clic sull'opzione. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi , Word potrebbe essere Impossibile trovare alcune delle informazioni che necessarie per il blocco di indirizzi. Fare clic sulla freccia accanto a
        (non disponibile)e quindi selezionare il campo dell'origine dati che corrisponde al campo richiesto per la stampa unione.

   • Formula di apertura:
     

     1. Fare clic su esordio.

     2. Selezionare il formato che include il saluto, il formato del nome e la punteggiatura successiva.

     3. Selezionare il testo che si desidera visualizzare nei casi in cui Word non è in grado di interpretare il nome del destinatario. Ad esempio, Word non possono interpretare il nome quando l'origine dati non contiene alcun nome o il cognome di un destinatario, ma solo il nome di una società.
        

     4. Fare clic su OK.

     5. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi , Word potrebbe essere Impossibile trovare alcune delle informazioni che necessarie per la formula di apertura. Fare clic sulla freccia accanto a (non disponibile)e quindi selezionare il campo dell'origine dati che corrisponde al campo richiesto per la stampa unione.

   • Altri campi di informazioni:
     

     1. Fare clic su altro.

     2. Utilizzare uno dei seguenti metodi:
        

        • Fare clic su Campi indirizzo per selezionare campi indirizzo che verranno automaticamente associati ai campi corrispondenti nell'origine dati, anche se i campi dell'origine dati non hanno lo stesso nome dei campi.

        • Fare clic su Campi Database per selezionare i campi che ricavano sempre i dati direttamente da una colonna in un database.

     3. Nella casella campi , fare clic sul campo desiderato.

     4. Fare clic su Inseriscie quindi fare clic su Chiudi.

     5. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi , Word potrebbe non essere possibile trovare alcune delle informazioni necessarie per inserire il campo. Fare clic sulla freccia accanto a (non disponibile)e quindi selezionare il campo dell'origine dati che corrisponde al campo richiesto per la stampa unione.
        
        Nota: Se si inserisce un campo dall'elenco Campi di Database e se si passa in seguito a un'origine dati che non dispone di una colonna con lo stesso nome, Impossibile inserire le informazioni di campo nel documento unito.

   • Affrancatura elettronica:
     
     Per aggiungere un'affrancatura elettronica, è innanzitutto necessario installare un programma di affrancatura elettronica, come quello che è possibile acquistare da un provider di terze parti sul Web. Per utilizzare l'affrancatura elettronica, attenersi alla seguente procedura:

     1. Fare clic su un'affrancatura elettronica.
        
        Se non è installato un programma di affrancatura elettronica, Word viene richiesto di installarne uno e consentirà di connettersi al sito Web di Microsoft Office seguente:

        Affrancatura in linea
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. Inserire l'affrancatura in base alle istruzioni del programma.

   • Per aggiungere un'affrancatura elettronica, è innanzitutto necessario installare un programma di affrancatura elettronica, come quello che è possibile acquistare da un provider di terze parti sul Web. Per utilizzare l'affrancatura elettronica, attenersi alla seguente procedura: codice postale a barre: È necessario selezionare un tipo di lettera o busta che supporti il codice a barre POSTNET. Per utilizzare il codice postale a barre, attenersi alla seguente procedura:

     1. Fare clic su codice postale a barre.

     2. Nella finestra di dialogo Inserisci codice postale a barre , selezionare i campi indirizzo appropriati.
        
        Nota: L'opzione codice postale a barre viene visualizzata solo se si utilizza la versione di lingua negli Stati Uniti di Word.

     3. Ripetere i passaggi da una a e b per tutti i campi che si desidera inserire. Note:
        

        • Non è possibile digitare i caratteri del campo unione ("") o inserirli utilizzando il comando simbolo dal menu Inserisci .

        • Se i campi unione appaiono tra parentesi graffe, ad esempio {MERGEFIELD Città}, vengono visualizzati i codici di campo invece dei risultati. Ciò non influisce sull'unione, ma se si desidera visualizzare i risultati, destro del mouse sul codice di campo e quindi scegliere Attiva o disattiva codici di campo dal menu di scelta rapida.

     Ad esempio, utilizzando il database di esempio illustrato in precedenza, la lettera potrebbe contenere i campi AddressBlock e GreetingLine e pertanto la prima pagina è simile al seguente:

     26 febbraio 2002
     
     Blocco di indirizzi
     
     GreetingLine
     
     Digitare qui la lettera.
     
     Distinti saluti,
     
     Digitare il nome qui
     
     

   Nota: È anche possibile utilizzare la barra degli strumenti Stampa unione per inserire campi unione, lavorare con il documento principale di stampa unione o eseguire una stampa unione. Per visualizzare la barra degli strumenti Stampa unione , scegliere lettere e indirizzi dal menu Strumenti e quindi fare clic su Mostra barra degli strumenti Stampa unione.
   
   
   La barra degli strumenti Stampa unione fornisce ulteriori comandi non inclusi nei riquadri attività di creazione guidata stampa unione. Ad esempio, è possibile utilizzare il menu Inserisci campo Word sulla barra degli strumenti Stampa unione per inserire i campi di Word per controllare il processo di unione. Ad esempio, è possibile inserire un campo IF che inserisce il testo solo se un determinato campo unione presenta un valore specificato.
   
   In alternativa, è possibile scegliere Per errori di Word per eseguire la stampa unione e il rapporto degli errori che sono contenuti nel documento principale.

Modificare il formato dei dati uniti

Per formattare i dati uniti è necessario formattare i campi unione nel documento principale. Non formattare i dati nell'origine dati, in quanto la formattazione non viene mantenuta quando si uniscono i dati nel documento. Per modificare il formato dei dati uniti, attenersi alla seguente procedura:

1. Nel documento principale, selezionare il campo che contiene le informazioni che si desidera formattare, inclusi i caratteri del campo unione (<> <>) che lo contiene.

2. In Word 2003 e nelle versioni precedenti di Word, scegliere carattere dal menu formato e quindi selezionare le opzioni desiderate.
   
   In Word 2007, fare clic sull'opzione desiderata nella casella Tipi di carattere tema nel gruppo carattere della scheda Home .

Formattare tramite codici di campo

Per controllare altri aspetti della formattazione, premere ALT + F9 per visualizzare i codici di campo e quindi aggiungere i parametri ai campi unione. Quando utilizzano i campi, uno switch è un'istruzione speciale che fa sì che si verifichi una determinata azione. In genere, viene aggiunta un'opzione a un campo per modificarne il risultato.

Esempi di come utilizzare le opzioni sono le seguenti:

• Per visualizzare il numero 34987,89 come $34,987.89, aggiungere il parametro numerico (\ #).

• Per stampare i nomi dei clienti in lettere maiuscole, aggiungere il parametro di formato (\ *).

• Per assicurarsi che le informazioni unite abbiano stesso carattere e dimensione in punti che applica al campo unione, aggiungere il parametro formatocar (\ *).

Personalizzare le singole lettere

Per personalizzare singoli elementi, completare effettivamente l'unione e quindi modificare le informazioni desiderate nel documento unito risultante. A tale scopo, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic su Modifica singole lettere.

2. Nella finestra di dialogo Unisci in nuovo documento , selezionare i record che si desidera unire.

3. Fare clic su OK.
   
   Verrà creato e aperto un nuovo documento unito. Anche il documento principale rimarrà aperto ed è possibile tornarvi in qualunque momento se si desidera modificare tutti i documenti.

4. Selezionare le informazioni che si desidera modificare e quindi apportare le modifiche.

5. Stampare o salvare il documento, esattamente come qualsiasi altro documento.

Stampare le lettere

Per stampare le lettere, utilizzare uno dei seguenti metodi:

• Se è stata personalizzata gli elementi e il documento unito è attivo, procedere come segue:
  

  1. In Word 2003 e nelle versioni precedenti di Word, scegliere Stampa dal menu File .
     
     In Word 2007, fare clic sul Pulsante Microsoft Officee quindi fare clic su Stampa.

  2. Selezionare le opzioni desiderate.

• Se si desidera stampare direttamente dalla creazione guidata stampa unione, attenersi alla seguente procedura:
  

  1. Nel passaggio 6 della creazione guidata stampa unione (completamento unione), fare clic su Stampa.

  2. Nella finestra di dialogo Unisci alla stampante , utilizzare uno dei metodi seguenti e quindi fare clic su OK:
     

     • Per stampare tutti i documenti, fare clic su tutto.

     • Per stampare il documento visualizzato nella finestra del documento, fare clic su record corrente.

     • Per stampare un intervallo di documenti, fare clic sue quindi digitare i numeri dei record nelle caselle da e a .

  3. Nella finestra di dialogo Stampa , selezionare le opzioni desiderate.

Salvare le lettere unite per un uso successivo

Se si desidera modificare le lettere unite o salvarle per utilizzarle, è possibile raccoglierle in un unico documento. A tale scopo, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic su Modifica singole lettere.

2. Nella finestra di dialogo Unisci in un nuovo documento , utilizzare uno dei metodi seguenti e quindi fare clic su OK:
   

   • Per unire tutti i documenti, fare clic su tutto.

   • Per unire solo il documento visualizzato nella finestra del documento, fare clic su record corrente.

   • Per unire un intervallo di documenti, fare clic sue quindi digitare i numeri dei record nelle caselle da e a .

3. Verrà aperto un nuovo documento contenente tutte le singole lettere. È quindi possibile salvare il documento per uso successivo, esattamente come qualsiasi altro documento.