Làm th? nào đ? s? d?ng tính năng Mail Merge trong Word đ? t?o và in ch? m?u s? d?ng d? li?u t? m?t b?ng tính Excel

D?ch tiêu đ? D?ch tiêu đ?
ID c?a bài: 318118 - Xem s?n ph?m mà bài này áp d?ng vào.
Bung t?t c? | Thu g?n t?t c?

? Trang này

TÓM T?T

Bài này gi?i thích làm th? nào đ? s? d?ng tính năng Mail Merge trong Microsoft Word đ? t?o và in ch? m?u b?ng cách s? d?ng d? li?u t? m?t Microsoft B?ng tính Excel.

Khi b?n s? d?ng tính năng t? Mail Merge, Word nh?p vào m?t tài li?u chính v?i m?t danh sách ngư?i nh?n đ? t?o ra m?t t?p các đ?u ra văn b?n:
  • Tài li?u chính ch?a các văn b?n basic là gi?ng nhau trong t?t c? các tài li?u đ?u ra. Nó có th? ch?a m?t gi?y, văn b?n, và ch? d?n trong h?p nh?t các l?nh v?c đ? chèn văn b?n (ch?ng h?n như ngư?i nh?n tên và đ?a ch?) mà khác nhau t? m?t trong nh?ng đ?u ra tài li?u khác.
  • Danh sách ngư?i nh?n là m?t cơ s? d? li?u có ch?a d? li?u là đ? đư?c sáp nh?p vào các tài li?u đ?u ra. Ví d?, danh sách ngư?i nh?n là m?t Microsoft Access cơ s? d? li?u t?p tin ho?c m?t b?ng tính Excel.

    Cơ s? d? li?u này là đi?n h?nh là m?t danh sách các tên, đ?a ch?, s? đi?n tho?i và các lo?i khác c?a thông tin cá nhân.
  • Các tài li?u đ?u ra là k?t qu? c?a mail merge. Các văn b?n trong tài li?u s?n lư?ng có th? là như v?y trong t?t c? các đ?u ra văn b?n, nhưng b?n có th? áp d?ng đ?nh d?ng tài li?u c? th?.

Bư?c 1: Thi?t l?p các t?p tin d? li?u Excel

Trư?c khi b?n ti?n hành tr?nh wizard Mail Merge, h?y ch?c ch?n r?ng c?a b?n b?ng tính Excel t?t là c?u trúc cho m?c đích này. Lưu ? yêu c?u đ?i v?i b?ng d? li?u:
  • Hàng đ?u nên ch?a trư?ng tên cho m?i c?t-- Ví d?, tiêu đ?, Salutation, tên, tên đ?m, tên cu?i, Address1, và Address2.
  • M?i tên trư?ng nên đư?c duy nh?t.
  • M?i hàng nên cung c?p thông tin v? m?t c? th? kho?n m?c. Ví d?, trong danh sách g?i thư, m?i hàng có th? có thông tin v? m?t ngư?i nh?n c? th?.
  • B?ng nên ch?a không có hàng tr?ng.
T?o t?p tin d? li?u Excel c?a b?n, và sau đó s?p x?p nó b?ng cách s? d?ng các các l?nh v?c mà b?n mu?n s? d?ng cho thư c?a b?n, như th? hi?n trong các m?u sau đây t?p d? li?u.
Last Name First Name Title Address City Postal Code Country
Davolio Nancy Sales Representative 507 - 20th Ave. E. Apt. 2A Seattle 98122 USA
Fuller Andrew Vice President, Sales 908 W. Capital Way Tacoma 98401 USA
Leverling Janet Sales Representative 722 Moss Bay Blvd. Kirkland 98033 USA
Peacock Margaret Sales Representative 4110 Old Redmond Rd. Redmond 98052 USA
Buchanan Steven Sales Manager 14 Garrett Hill London SW1 8JR UK
Suyama Michael Sales Representative Coventry House Miner Rd. London EC2 7JR UK
King Robert Sales Representative Edgeham Hollow Winchester Way London RG1 9SP UK
Callahan Laura Inside Sales Coordinator 4726 - 11th Ave. N.E. Seattle 98105 USA
Dodsworth Anne Sales Representative 7 Houndstooth Rd. London WG2 7LT UK


Sau khi b?n t?o t?p tin d? li?u Excel c?a b?n, lưu nó, và sau đó đóng các d? li?u t?p tin.

Cho bi?t thêm thông tin v? làm th? nào đ? t?o ra m?t Đ?a ch? thư h?p nh?t danh sách, b?m s? bài vi?t sau đây đ? xem bài vi?t trong cơ s? ki?n th?c Microsoft:
294688Cách thiết kế và tạo danh sách địa chỉ trộn thư trong Word 2002 và các phiên bản Word mới hơn

Bư?c 2: Thi?t l?p các tài li?u chính

  1. Trong Microsoft Office Word 2003 và trong phiên b?n trư?c c?a Word, đi?m đ?n Ch? cái và Thư trên các Công cụ tr?nh đơn, và sau đó nh?p vào Thu?t s? Mail Merge.

    Trong Microsoft Office Word 2007, nh?p vào B?t đ?u Mail Merge trong các B?t đ?u Mail Merge nhóm vào các Thư tab, và sau đó nh?p vào T?ng bư?c b?i thu?t s? Mail Merge.
  2. Dư?i Ch?n lo?i tài li?u, b?m Ch? cái.

    Tài li?u hi?n ho?t s? tr? thành tài li?u chính. Các tài li?u chính ch?a văn b?n và đ? h?a là như nhau cho m?i phiên b?n c?a tài li?u h?p nh?t. Ví d?, đ?a ch? tr? l?i và l?i chào trong m?t m?u thư là như nhau cho m?i phiên b?n.
  3. Nh?p vào Ti?p theo: B?t đ?u t? tài li?u.
  4. S? d?ng m?t trong nh?ng phương pháp sau đây:
    • B?t đ?u v?i tài li?u hi?n đang đư?c hi?n th? trong tài li?u c?a s?. Đ? làm đi?u này, b?m S? d?ng các tài li?u hi?n t?i.

      B?n có th? sau đó g? ch? trong c?a s? tài li?u ho?c ch? cho đ?n khi các thu?t s? s? nh?c b?n làm như v?y trong m?t bư?c sau này.
    • B?t đ?u v?i m?t b?n m?u. Để thực hiện việc này, hãy làm theo những bước sau:
      1. Nh?p vào B?t đ?u t? m?t m?u.
      2. Nh?p vào Ch?n m?u.
      3. Trên các Mail Merge tab, ch?n m?u mà b?n mu?n trong các Ch?n m?u h?p tho?i, và sau đó nh?p vào Ok.
    • B?t đ?u v?i m?t tài li?u hi?n có. Để thực hiện việc này, hãy làm theo những bước sau:
      1. Nh?p vào B?t đ?u t? hi?n t?i tài li?u.
      2. Trong các B?t đ?u t? hi?n t?i h?p, ch?n tài li?u mà b?n mu?n, và sau đó nh?p vào M?.
      3. N?u b?n không th?y các tài li?u, h?y nh?p vào Nhi?u t?p tin, sau đó b?m M?. Trong các M? h?p tho?i h?p, xác đ?nh v? trí tài li?u mà b?n mu?n, và sau đó nh?p vào M?.
  5. Nh?p vào Ti?p theo: Ch?n ngư?i nh?n.

Bư?c 3: Xác đ?nh các ngu?n d? li?u Excel

  1. Dư?i Ch?n ngư?i nh?n, b?m S? d?ng danh sách hi?n t?i.
  2. Nh?p vào Tr?nh duy?t.
  3. Trong các Ch?n ngu?n d? li?u h?p tho?i, xác đ?nh v? trí và sau đó nh?p vào b?ng tính Excel mà b?n mu?n s? d?ng.

    B?i m?c đ?nh, Word s? m? thư m?c "My ngu?n d? li?u".
  4. Nh?p vào M?.
  5. N?u c?a b?n b?ng tính Excel có ch?a thông tin v? nhi?u tab, ch?n tab có ch?a các thông tin mà b?n mu?n, và sau đó b?m Ok.
  6. T?t c? các m?c trong các ngu?n d? li?u xu?t hi?n trong các Ngư?i nh?n Mail Merge h?p tho?i. ? đây, b?n có th? tinh ch?nh các danh sách ngư?i nh?n ph?i bao g?m trong vi?c h?p nh?t.

Bư?c 4: Ch?n ngư?i nh?n

  1. Trong các Ngư?i nh?n Mail Merge h?p tho?i, ch?n ngư?i nh?n mà b?n mu?n bao g?m. Đ? làm vi?c s? d?ng này, m?t trong nh?ng phương pháp sau đây:
    • Dùng h?p ki?m đ? ch? ngư?i nh?n.

      Phương pháp này là h?u ích nh?t n?u danh sách là ng?n. Nh?n vào đây đ? ch?n ki?m tra h?p bên c?nh đ? ngư?i nh?n mà b?n mu?n bao g?m, và sau đó b?m Xóa các h?p ki?m bên c?nh cho ngư?i nh?n mà b?n mu?n lo?i tr?.

      Chú ý N?u b?n bi?t r?ng b?n mu?n bao g?m h?u h?t các danh sách theo c?a b?n sáp nh?p, nh?p vào Ch?n t?t c?, và sau đó b?m vào h? sơ r? ràng c? th?. Tương t?, n?u b?n mu?n bao g?m ch? m?t vài b?n ghi trong danh sách, b?m vào Xóa t?t c?, và sau đó ch?n các b?n ghi mà b?n mu?n.
    • S?p x?p kho?n m?c trong danh sách.

      Phương pháp này r?t h?u ích N?u b?n mu?n xem các kho?n m?c theo th? t? ch? cái ho?c s? th? t?. Nh?p vào c?t Nhóm nguyên t? mà b?n mu?n s?p x?p. Ví d?, n?u b?n mu?n hi?n th? danh sách theo th? t? abc theo h?, b?m vào các Tên cu?i cùng tiêu đ? c?t.
    • L?c kho?n m?c trong danh sách.

      Phương pháp này là h?u ích n?u danh sách có h? sơ mà b?n bi?t b?n không mu?n xem ho?c bao g?m trong vi?c h?p nh?t. Sau khi b?n đ? l?c danh sách, b?n có th? s? d?ng ki?m tra h?p đ? bao g?m và lo?i tr? các h? sơ, như đư?c mô t? trư?c đó. L?c danh sách, th?c hi?n theo các bư?c sau:
      1. Nh?p vào m?i tên bên c?nh tiêu đ? c?t c?a các y?u t? mà b?n mu?n l?c theo.
      2. Nh?p vào b?t k? sau đây:
        • (Kho?ng tr?ng): Tùy ch?n này s? hi?n th? t?t c? các h? sơ mà trong đó các l?nh v?c tương ?ng là tr?ng.
        • (Nonblanks): Tùy ch?n này s? hi?n th? t?t c? các b?n ghi trong đó các l?nh v?c tương ?ng ch?a thông tin.
        • N?u ngu?n d? li?u ch?a các h? sơ chia s? các thông tin tương t?, và n?u có 10 ho?c ít hơn giá tr? duy nh?t trong c?t, b?n có th? l?c theo thông tin c? th?. Ví d?, n?u có r?t nhi?u Đ?a ch? li?t kê Australia là nư?c, b?n có th? l?c theo Úc.
    • Các Ngư?i nh?n Mail Merge h?p tho?i s? hi?n th? ch? các h? sơ đư?c ch? đ?nh. Đ? hi?n th? t?t c? các h? sơ m?t l?n n?a, nh?n (T?t c?).
    Chú ý
    • Đ? nâng cao phân lo?i và l?c, nh?p vào m?i tên b?t k? c?t tên, và sau đó nh?p vào (Chuyên sâu). S? d?ng các B? l?c h? sơLo?i h? sơ Tab đ? thi?t l?p các phân lo?i ho?c l?c truy v?n mà b?n mu?n.
    • N?u b?n đ? cài đ?t ph?n m?m xác nh?n đ?a ch?, h?y nh?p vào Xác nh?n trong các Ngư?i nh?n Mail Merge h?p tho?i đ? xác nh?n đ?a ch? ngư?i nh?n c?a b?n.
  2. Nh?p vào Ok đ? quay l?i Mail Merge Wizard.

    T? s? d?ng các ngư?i nh?n b?n dành riêng cho vi?c h?p nh?t.
  3. Nh?p vào Ti?p theo: Vi?t b?c thư c?a b?n.

Bư?c 5: Hoàn t?t b?c thư và thêm các l?nh v?c Merge

N?u b?n không làm đi?u này, h?y g? các văn b?n mà b?n mu?n xu?t hi?n trong m?i lá thư m?u trong tài li?u chính.

Chèn các l?nh v?c Merge

Chèn h?p nh?t các l?nh v?c nơi b?n mu?n đ? nh?p tên, đ?a ch?, và các thông tin khác t? các ngu?n d? li?u. Đ? chèn h?p nh?t các l?nh v?c, làm theo các bư?c sau:
  1. Trong tài li?u chi ti?t, b?m vào nơi b?n mu?n đ? chèn các l?nh v?c.
  2. Chèn b?t c? sau đây:
    • Đ?a ch? kh?i v?i tên, đ?a ch?, và khác thông tin:
      1. Nh?p vào Đ?a ch? kh?i.
      2. Trong các Chèn đ?a ch? kh?i h?p tho?i, ch?n các y?u t? đ?a ch? mà b?n mu?n bao g?m và các đ?nh d?ng mà b?n mu?n, và sau đó nh?p vào Ok. Đ? đư?c giúp đ? trên m?t l?a ch?n, b?m d?u h?i và sau đó b?m tùy ch?n.

      3. Đ? có tr? giúp v? m?t tùy ch?n, b?m d?u ch?m h?i, và sau đó b?m Tùy ch?n. Nếu Phù h?p v?i các l?nh v?c h?p tho?i xu?t hi?n, t? có th? không th? t?m th?y m?t s? các thông tin c?n thi?t cho kh?i đ?a ch?. Nh?p vào m?i tên bên c?nh (không có s?n), và sau đó ch?n trư?ng t? d? li?u c?a b?n ngu?n tương ?ng v?i các l?nh v?c c?n thi?t cho mail merge.
    • L?i chào dây:
      1. Nh?p vào L?i chào d?ng.
      2. L?a d?ng th?c d?ng l?i chào bao g?m các l?i chào, đ?nh d?ng tên và d?u ch?m câu sau đây.
      3. Ch?n văn b?n b?n mu?n xu?t hi?n trong các trư?ng h?p trong đó t? không th? gi?i thích tên c?a ngư?i nh?n. Ví d?, t? không th? gi?i thích tên khi d? li?u ngu?n ch?a không có tên đ?u tiên ho?c cu?i cùng cho m?t ngư?i nh?n, nhưng ch? là m?t tên công ty.
      4. Nh?p vào Ok.
      5. Nếu Phù h?p v?i các l?nh v?c h?p tho?i xu?t hi?n, t? có th? không th? t?m th?y m?t s? các thông tin c?n thi?t cho d?ng l?i chào. Nh?p vào m?i tên bên c?nh (không có s?n), và sau đó ch?n trư?ng t? các ngu?n d? li?u c?a b?n tương ?ng trong l?nh v?c c?n thi?t cho mail merge.
    • L?nh v?c khác c?a thông tin:
      1. Nh?p vào Nhi?u kho?n m?c.
      2. S? d?ng m?t trong nh?ng phương pháp sau đây:
        • Nh?p vào Trư?ng đ?a ch? ch?n t? các l?nh v?c đ?a ch? s? t? đ?ng ánh x? cho các l?nh v?c tương ?ng trong ngu?n d? li?u c?a b?n, ngay c? khi d? li?u m? ngu?n c?a các l?nh v?c không có cùng tên như các l?nh v?c c?a b?n.
        • Nh?p vào Các l?nh v?c cơ s? d? li?u ch?n t? các l?nh v?c mà luôn luôn m?t d? li?u tr?c ti?p t? m?t c?t trong cơ s? d? li?u.
      3. Trong các Các l?nh v?c h?p, b?m vào các l?nh v?c mà b?n mu?n.
      4. Nh?p vào Chèn, sau đó b?m Đóng.
      5. Nếu Phù h?p v?i các l?nh v?c h?p tho?i xu?t hi?n, t? có th? không th? t?m th?y m?t s? các thông tin c?n thi?t đ? đưa các l?nh v?c. Nh?p vào m?i tên bên c?nh (không ph?i có s?n), và sau đó ch?n trư?ng t? d? li?u ngu?n mà tương ?ng v?i các l?nh v?c c?n thi?t cho mail merge.

        Chú ý N?u b?n chèn m?t trư?ng t? các Các l?nh v?c cơ s? d? li?u danh sách, và n?u b?n sau này chuy?n sang m?t ngu?n d? li?u mà không có m?t c?t có cùng tên, Word không th? chèn r?ng l?nh v?c thông tin vào các tài li?u h?p nh?t.
    • Bưu đi?n t?:

      Đ? thêm tem bưu đi?n t?, b?n ph?i trư?c tiên cài đ?t m?t chương tr?nh tem bưu đi?n t?, ch?ng h?n như m?t trong đó b?n có th? mua t? m?t nhà cung c?p bên th? ba trên Web. Đ? s? d?ng tem bưu đi?n t?, làm theo các bư?c sau:
      1. Nh?p vào Bưu đi?n t?.

        N?u b?n không có m?t chương tr?nh tem bưu đi?n t? cài đ?t, Word s? nh?c b?n cài đ?t m?t trong, và cung c?p đ? k?t n?i v?i các Microsoft Office Web site sau:
        In tr?c tuy?n bưu
        http://Office.Microsoft.com/Services/Service.aspx?Sid=2.4
      2. Chèn các bưu theo đi?u c?a chương tr?nh hư?ng d?n.
    • Đ? thêm tem bưu đi?n t?, b?n trư?c tiên ph?i cài đ?t m?t chương tr?nh tem bưu đi?n t?, ch?ng h?n như m?t trong đó b?n có th? mua t? m?t nhà cung c?p bên th? ba trên Web. Đ? s? d?ng tem bưu đi?n t?, làm theo các bư?c: thanh m? bưu đi?n: b?n ph?i ch?n m?t lo?i lá thư ho?c phong b? h? tr? m? v?ch POSTNET. S? d?ng m? v?ch bưu chính, h?y làm theo các bư?c sau:
      1. Nh?p vào M? bưu chính.
      2. Trong các Chèn m? bưu chínhh?p tho?i, ch?n các l?nh v?c đ?a ch? thích h?p.

        Chú ý Các M? bưu chính tùy ch?n s? xu?t hi?n ch? n?u b?n đang s? d?ng phiên b?n ngôn ng? M? c?a Word.
      3. L?p l?i bư?c a và b cho t?t c? các l?nh v?c mà b?n b?n mu?n chèn. GHI CHÚ:
        • B?n không th? nh?p k? t? trư?ng h?p nh?t ("") ho?c chèn chúng b?ng cách s? d?ng các Bi?u tư?ng l?nh trên các Chèn tr?nh đơn.
        • N?u các trư?ng h?p nh?t xu?t hi?n bên trong ni?ng răng, như v?y {MERGEFIELD ph?}, Word là hi?n th? trư?ng m? thay v? c?a trư?ng k?t qu?. Đi?u này không ?nh hư?ng đ?n vi?c h?p nh?t, nhưng n?u b?n mu?n hi?n th? các k?t qu? Thay vào đó, nh?p chu?t ph?i vào các l?nh v?c m?, và sau đó nh?p vào B?t t?t l?nh v?c m? trên menu phím t?t.
      Ví d?, b?ng cách s? d?ng cơ s? d? li?u m?u hi?n th? trư?c đó, b?c thư c?a b?n có th? ch?a các l?nh v?c AddressBlock và GreetingLine, và do đó trang đ?u tiên c?a b?n xu?t hi?n tương t? như sau:
      Ngày 26 tháng 2 năm 2002

      AddressBlock

      GreetingLine

      Nh?p thư c?a b?n ? đây.

      Trân tr?ng

      G? tên c?a b?n ? đây

    Chú ý B?n c?ng có th? s? d?ng các Mail Merge thanh công c? đ? chèn h?p nh?t các l?nh v?c, làm vi?c v?i chính thư h?p nh?t c?a b?n tài li?u, ho?c ch?y m?t mail merge. Đ? hi?n th? các Mail Merge thanh công c?, đi?m đ?n Ch? cái và các thư trên các Công cụ tr?nh đơn, và sau đó nh?p vào Hi?n th? thanh công c? c?a Mail Merge.

    Các Mail Merge thanh công c? cung c?p l?nh b? sung mà không đư?c bao g?m trong thư H?p nh?t Wizard nhi?m v? ngăn. Ví d?, b?n có th? s? d?ng các Chèn ch? Field Menu trên các Mail Merge thanh công c? đ? chèn các l?nh v?c t? cho vi?c ki?m soát quá tr?nh h?p nh?t. Ví d?, b?n có th? chèn m?t trư?ng n?u chèn văn b?n ch? khi m?t l?nh v?c c? th? ph?i có m?t giá tr? đư?c ch? đ?nh.

    Ngoài ra, b?n có th? nh?p vào Ki?m tra l?i đ? làm cho ch? ch?y mail merge và báo cáo b?t k? l?i nào đư?c ch?a trong tài li?u chính.

Thay đ?i đ?nh d?ng d? li?u h?p nh?t

Đ?nh d?ng d? li?u h?p nh?t, b?n ph?i đ?nh d?ng các trư?ng h?p nh?t trong các tài li?u chính. Không đ?nh d?ng d? li?u trong ngu?n d? li?u, v? c?a nó đ?nh d?ng không đư?c gi? l?i khi b?n nh?p d? li?u vào tài li?u. Đ? thay đ?i các đ?nh d?ng d? li?u h?p nh?t, h?y làm theo các bư?c sau:
  1. Trong các tài li?u chính, ch?n các l?nh v?c có ch?a các thông tin mà b?n mu?n đ?nh d?ng, trong đó có trư?ng h?p nh?t l?p k? t? (<>>).
  2. Trong Word 2003 và trong phiên b?n trư?c c?a Word, nh?p vào Phông ch? trên các Định dạng tr?nh đơn, và sau đó ch?n tùy ch?n b?n mu?n.

    Trong Word 2007, b?m vào tùy ch?n mà b?n mu?n trong các Ch? đ? Fonts h?p trong các Phông ch? nhóm vào các Trang ch? tab.

Đ?nh d?ng b?ng cách s? d?ng m? s? l?nh v?c

Đ? ki?m soát các khía c?nh khác c?a đ?nh d?ng, nh?n ALT + F9 đ? hi?n th? trư?ng m?, và sau đó thêm các thi?t b? chuy?n m?ch cho các trư?ng h?p nh?t. Khi b?n làm vi?c v?i các l?nh v?c, m?t chuy?n đ?i là m?t hư?ng d?n đ?c bi?t gây ra m?t hành đ?ng c? th? đ? x?y ra. Nói chung, m?t chuy?n đ?i s? đư?c thêm vào m?t l?nh v?c đ? s?a đ?i k?t qu?.

Ví d? v? cách s? d?ng thi?t b? chuy?n m?ch là như sau:
  • Đ? hi?n th? s? 34987.89 như $34,987.89, thêm các chuy?n đ?i h?nh ?nh s? (đư?c vi?t b?i admin #).
  • In khách hàng tên trong thöôøng, thêm các đ?nh d?ng chuy?n đ?i (đư?c vi?t b?i admin *).
  • Đ? đ?m b?o r?ng thông tin h?p nh?t có phông ch? gi?ng nhau và kích thư?c đi?m b?n áp d?ng cho trư?ng h?p nh?t, thêm các chuy?n đ?i Charformat (\*).

Bư?c 6: Lưu tài li?u

Sau khi b?n đ? hoàn thành các tài li?u chính và đưa vào t?t c? các trư?ng h?p nh?t, h?y ch?c ch?n r?ng b?n lưu tài li?u trư?c khi ti?p t?c. Để thực hiện việc này, hãy làm theo những bước sau:
  1. Trong Word 2003 và trong phiên b?n trư?c c?a Word, nh?p vào Löu laøm trên các Tệp tr?nh đơn.

    Trong Word 2007, b?m các Microsoft Office Button, sau đó b?m Löu laøm.
  2. Tên tài li?u, và sau đó b?m vào Lưu.
  3. Nh?p vào Ti?p theo: Xem trư?c c?a b?n ch? cái.

Bư?c 7: Xem trư?c các ch? cái và tinh ch?nh danh sách ngư?i nh?n

Khi thu?t s? hi?n th? "Bư?c 5 Mail Merge" nhi?m v? ngăn, thu?t s? thay th? m?i ngư?i trong s? các trư?ng h?p nh?t trong tài li?u chính có văn b?n th?c t? t? m?c nh?p đ?u tiên c?a danh sách ngư?i nh?n.V? v?y, b?n có th? xem như th? nào c?a b?n tài li?u s?n lư?ng đ?u tiên s? xem xét.

Ví d?, n?u b?n đ? ti?p t?c s? d?ng cơ s? d? li?u m?u đư?c hi?n th? trư?c đó, trang đ?u tiên nên gi?ng v?i các trang sau đây sau khi b?n nh?p Ti?p theo: Xem trư?c các thư c?a b?n:
Ngày 26 tháng 2 năm 2002

Andrew Fuller
908 W. v?n cách
Tacoma 98401

Kính g?i Andrew Fuller,

Nh?p thư c?a b?n ? đây.

Trân tr?ng

G? tên c?a b?n ? đây
Đ? xem trư?c m?c b? sung, h?y s? d?ng m?t trong các phương pháp sau đây:
  • Đ? xem trư?c các kho?n m?c theo th? t?, b?m trái ho?c ph?i các nút m?i tên.
  • Đ? xác đ?nh v? trí và xem trư?c m?t m?c c? th?, h?y nh?p vào T?m m?t ngư?i nh?n, và sau đó nh?p các tiêu chí t?m ki?m trong các T?m th?y m?c nh?p h?p tho?i.
Tinh ch?nh danh sách ngư?i nh?n n?u b?n mu?n. Đ? th?c hi?n vi?c này, s? d?ng m?t các phương pháp sau đây:
  • Đ? lo?i tr? m?t ngư?i nh?n c? th? t? các ho?t đ?ng h?p nh?t, Nh?p vào Lo?i tr? các ngư?i nh?n này.
  • Đ? thay đ?i danh sách ngư?i nh?n, b?m Ch?nh s?a danh sách ngư?i nh?n, và sau đó th?c hi?n các thay đ?i trong các Mail Merge Ngư?i nh?n h?p tho?i.

Bư?c 8: Hoàn thành vi?c h?p nh?t

Đ? hoàn t?t vi?c h?p nh?t, s? d?ng b?t k? phương pháp sau đây.

Cá nhân hóa cá nhân thư

Đ? cá nhân hoá các m?c riêng l?, b?n th?c s? hoàn thành vi?c h?p nh?t, và s?a các thông tin mà b?n mu?n trong các tài li?u h?p nh?t k?t qu?. Để thực hiện việc này, hãy làm theo những bước sau:
  1. Nh?p vào Ch?nh s?a các ch? cái riêng l?.
  2. Trong các H?p nh?t đ? tài li?u m?i h?p tho?i, ch?n h? sơ mà b?n mu?n k?t h?p.
  3. Nh?p vào Ok.

    Word t?o và m? m?t tài li?u m?i sáp nh?p. C?a b?n tài li?u chính c?ng v?n c?n m?, và b?n có th? chuy?n tr? l?i nó n?u b?n mu?n thay đ?i t?t c? các tài li?u.
  4. Di chuy?n đ?n các thông tin mà b?n mu?n ch?nh s?a, và sau đó thay đ?i c?a b?n.
  5. In ho?c lưu các tài li?u c?ng gi?ng như b?n s? thư?ng xuyên b?t k? tài li?u.

In các ch? cái

Đ? in các ch? cái, s? d?ng m?t trong nh?ng phương pháp sau đây:
  • N?u b?n cá nhân hoá các kho?n m?c và n?u các tài li?u h?p nh?t ho?t đ?ng, h?y làm theo các bư?c sau:
    1. Trong Word 2003 và trong phiên b?n trư?c c?a Word, nh?p vào In ?n trên các Tệp tr?nh đơn.

      Trong Word 2007, b?m các Microsoft Office Button, sau đó b?m In ?n.
    2. Ch?n các tùy ch?n mà b?n mu?n.
  • N?u b?n mu?n in tr?c ti?p t? thu?t s? Mail Merge, h?y làm theo các bư?c sau:
    1. Trong bư?c 6 c?a h? Mail Merge Wizard ()Hoàn t?t vi?c h?p nh?t), nh?p vào In ?n.
    2. Trong các H?p nh?t t?i máy in h?p tho?i, s? d?ng m?t trong nh?ng phương pháp sau đây và b?m Ok:
      • In t?t c? các tài li?u, b?m T?t c? các.
      • In tài li?u mà b?n nh?n th?y trong tài li?u c?a s?, b?m Hi?n nay k? l?c.
      • Đ? in m?t lo?t các văn b?n, b?m vào T?, r?i g? nh?ng con s? k? l?c trong các T?Đ? h?p.
    3. Trong các In ?n h?p tho?i, ch?n tùy ch?n b?n mu?n.

Ti?t ki?m các ch? cái h?p nh?t cho s? d?ng sau này

N?u b?n mu?n ch?nh s?a các ch? cái h?p nh?t ho?c ti?t ki?m cho h? đ? s? d?ng sau này, b?n có th? thu th?p chúng vào m?t tài li?u duy nh?t. Để thực hiện việc này, hãy làm theo những bước sau:
  1. Nh?p vào Ch?nh s?a các ch? cái riêng l?.
  2. Trong các Nh?p vào m?t tài li?u m?i h?p tho?i, s? d?ng m?t trong nh?ng phương pháp sau đây và b?m Ok:
    • Đ? k?t h?p t?t c? các tài li?u, h?y nh?p vào T?t c? các.
    • Đ? nh?p ch? tài li?u mà b?n nh?n th?y trong tài li?u c?a s?, b?m Hi?n nay k? l?c.
    • Đ? nh?p m?t lo?t các văn b?n, b?m vào T?, r?i g? nh?ng con s? k? l?c trong các T?Đ? h?p.
  3. Word m? m?t tài li?u m?i duy nh?t có ch?a t?t c? các thư cá nhân. B?n có th? sau đó lưu tài li?u đ? s? d?ng sau này, c?ng gi?ng như b?n s? b?t k? tài li?u thư?ng xuyên.

THAM KH?O

Đ? bi?t thêm chi ti?t, nh?p vào s? bài vi?t sau đ? xem các bài vi?t trong cơ s? ki?n th?c Microsoft:
318117Làm th? nào đ? s? d?ng đ?a ch? t? m?t b?ng tính Excel đ? t?o nh?n trong Word
318115 Làm th? nào đ? t?o ra m?t b?c thư m?u b?ng cách s? d?ng thông tin t? m?t cơ s? d? li?u Access trong Word 2002
318112 Làm th? nào đ? s? d?ng đ?a ch? t? m?t cơ s? d? li?u Access 2002 đ? t?o nh?n trong Word 2002
294686 Làm th? nào đ? s? d?ng mail merge đ? t?o ra m?t danh sách đư?c s?p x?p theo th? lo?i trong Word 2002 và các phiên b?n sau c?a t?
290408 Những câu hỏi thường gặp về trộn thư trong Word 2002
294688 Cách thiết kế và tạo danh sách địa chỉ trộn thư trong Word 2002 và các phiên bản Word mới hơn
294693 Làm th? nào đ? s? d?ng mail merge t?o m?t thư m?c trong Word 2002 và các phiên b?n sau c?a t?
294683 Làm th? nào đ? s? d?ng mail merge t?o ch? m?u trong Word 2002 và các phiên b?n sau c?a t?

Thu?c tính

ID c?a bài: 318118 - L?n xem xét sau cùng: 18 Tháng Chín 2011 - Xem xét l?i: 3.0
Áp d?ng
  • Microsoft Office Excel 2007
  • Microsoft Excel 2002 Standard Edition
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
T? khóa: 
kbexpertisebeginner kbforms kbprint kbhowtomaster kbmerge kbmt KB318118 KbMtvi
Máy d?ch
QUAN TRỌNG: Bài vi?t này đư?c d?ch b?ng ph?n m?m d?ch máy c?a Microsoft ch? không ph?i do con ngư?i d?ch. Microsoft cung c?p các bài vi?t do con ngư?i d?ch và c? các bài vi?t do máy d?ch đ? b?n có th? truy c?p vào t?t c? các bài vi?t trong Cơ s? Ki?n th?c c?a chúng tôi b?ng ngôn ng? c?a b?n. Tuy nhiên, bài vi?t do máy d?ch không ph?i lúc nào c?ng hoàn h?o. Lo?i bài vi?t này có th? ch?a các sai sót v? t? v?ng, cú pháp ho?c ng? pháp, gi?ng như m?t ngư?i nư?c ngoài có th? m?c sai sót khi nói ngôn ng? c?a b?n. Microsoft không ch?u trách nhi?m v? b?t k? s? thi?u chính xác, sai sót ho?c thi?t h?i nào do vi?c d?ch sai n?i dung ho?c do ho?t đ?ng s? d?ng c?a khách hàng gây ra. Microsoft c?ng thư?ng xuyên c?p nh?t ph?n m?m d?ch máy này.
Nh?p chu?t vào đây đ? xem b?n ti?ng Anh c?a bài vi?t này:318118

Cung cấp Phản hồi

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com