如何在 Word 中使用邮件合并功能，以创建和打印使用从 Excel 工作表数据的窗体信函

本文解释如何在 Word 中使用邮件合并功能，创建，并使用从 Microsoft Excel 工作表中的数据打印套用信函。

当您使用 Word 邮件合并功能时，Word 合并 主文档 与生成的 输出文档 的一组 收件人列表:

• 主文档包含基本的文本中的所有输出文档相同的。 它可能包含信头、 文本，和中用于插入文本 （例如收件人姓名和地址） 的 合并域 到另一个输出文档之间变化的说明。
• 收件人列表是包含要合并到输出文档的数据的数据库。 渚嬪收件人列表是一个 Microsoft Access 数据库文件或 Excel 工作表。
  
  此数据库通常是名称、 地址、 电话号码和个人信息的其他类别的列表。
• 输出文档是邮件合并的结果。 输出文档中的文本可以是在所有的输出文档中相同，但您可以应用于特定的文档格式。

步骤 1： 设置 Excel 数据文件

使用邮件合并向导继续之前，请确保为此目的很好地结构化您的 Excel 工作表。 请注意对数据表以下要求：

• 第一行应该包含字段名称的每一列中--渚嬪标题、 称呼、 名字、 中间名、 姓、 地址 1 和地址 2。
• 每个字段的名称应是唯一的。
• 每行应提供有关特定项的信息。 渚嬪邮寄列表中的每一行可能包括有关特定收件人的信息。
• 表应包含没有空白的行。

创建您的 Excel 数据文件，然后通过使用要用于您的信函下面的示例数据文件中所示的字段排列它。

Last Name	First Name	Title	Address	City	Postal Code	Country
Davolio	Nancy	Sales Representative	507 - 20th Ave. E. Apt. 2A	Seattle	98122	USA
Fuller	Andrew	Vice President, Sales	908 W. Capital Way	Tacoma	98401	USA
Leverling	Janet	Sales Representative	722 Moss Bay Blvd.	Kirkland	98033	USA
Peacock	Margaret	Sales Representative	4110 Old Redmond Rd.	Redmond	98052	USA
Buchanan	Steven	Sales Manager	14 Garrett Hill	London	SW1 8JR	UK
Suyama	Michael	Sales Representative	Coventry House Miner Rd.	London	EC2 7JR	UK
King	Robert	Sales Representative	Edgeham Hollow Winchester Way	London	RG1 9SP	UK
Callahan	Laura	Inside Sales Coordinator	4726 - 11th Ave. N.E.	Seattle	98105	USA
Dodsworth	Anne	Sales Representative	7 Houndstooth Rd.	London	WG2 7LT	UK

创建您的 Excel 数据文件后，保存它，然后关闭数据文件。

有关如何创建邮件合并地址列表的详细信息请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：

步骤 2： 设置主文档

1. 在 word 2003 和早期版本的 Word 中，指向 工具 菜单上的 信函与邮件，然后单击 邮件合并向导。
   
   在 Microsoft Office Word 2007 年单击 邮件 选项卡上的 开始邮件合并 组中的 开始邮件合并，然后单击 邮件合并向导通过循序渐进。
2. 在 选择文档类型，单击 信函。
   
   活动文档将成为主文档。 主文档包含文本和图形都是相同的合并文档的每个版本。 渚嬪寄信人地址和称呼套用信函中的都是相同的每个版本。
3. 单击 下一步： 正在启动文档。
4. 使用下列方法之一：
   • 在文档窗口中当前显示的文档的开头。 要执行此操作单击 使用当前文档。
     
     您可以再在文档窗口中键入该字母或等到该向导会提示您在稍后的步骤中这样做。
   • 从模板开始。 若要执行此操作，请按照下列步骤操作：
     1. 单击 从模板开始。
     2. 单击 选择模板。
     3. 在 邮件合并 选项卡上选择所需 选择模板 对话框中的模板，然后单击 确定。
   • 从现有文档开始。 若要执行此操作，请按照下列步骤操作：
     1. 单击 从现有文档开始。
     2. 从现有的开始 框中选择所需的文档，然后单击 打开。
     3. 如果您看不到文档在单击 其他文件，然后单击 打开。 在 打开 对话框中定位所需的文档，然后单击 打开。
5. 单击 下一步： 选取收件人。

步骤 3： 指定 Excel 数据源

1. 在 选择收件人，单击 使用现有列表。
2. 单击 浏览。
3. 在 选取数据源 对话框中找到并单击您要使用的 Excel 工作表。
   
   榛樿鎯呭喌涓嬶，Word 将打开"我的数据源"文件夹。
4. 单击 打开。
5. 如果您的 Excel 工作表中包含多个选项卡有关的信息选择包含所需的信息选项卡，然后单击 确定。
6. 在 邮件合并收件人 对话框中显示数据源中的所有条目。 此处，您可以优化要包含在合并中的收件人列表。

第 4 步： 选择该收件人

1. 在 邮件合并收件人 对话框中选择要包括的收件人。 若要执行此操作使用下列方法之一：
   • 使用复选框指定收件人。
     
     此方法是最有用，如果列表很短。 单击以选中要包括的收件人旁边的复选框，然后单击以清除要排除的收件人旁边的复选框。
     
     注意 如果您知道您要在合并中包括列表中的大多数，请单击 全选，然后单击清除特定记录。 同样，如果要包含在列表中只有几个记录，请单击 全部清除，然后选择所需的记录。
   • 在列表中的项进行排序。
     
     如果要按字母顺序或数字顺序查看项目，便可以使用此方法。 单击要作为排序依据的元素的列标题。 渚嬪如果希望按姓氏的字母顺序显示列表，请单击 姓氏 列标题。
   • 筛选列表中的项目。
     
     如果该列表包含您知道您不希望看到或包含在合并中的记录，便可以使用此方法。 筛选列表后，您可以包括和排除记录，使用复选框，如上文所述。 若要对列表进行筛选，请按照下列步骤操作：
     1. 单击要作为筛选依据的元素的列标题旁边的箭头。
     2. 单击下列任一操作：
        • (空白)： 此选项显示对应字段为空的所有记录。
        • (非空白)： 此选项显示相应的字段中包含信息的所有记录。
        • 如果数据源包含共享相同信息的记录，并在列中有 10 个或更少的唯一值您可以按特定信息进行筛选。 渚嬪如果有多个地址将澳大利亚列为国家/地区，您可以筛选由 澳大利亚。
   • 邮件合并收件人 对话框中显示指定的记录。 若要再次显示所有记录，请单击 （全部）。
   备注
   • 对于高级排序和筛选，单击任何列名称旁边的箭头，然后单击 (高级)。 使用 筛选记录 和 排序记录 选项卡设置该排序或筛选所需的查询。
   • 如果安装地址验证软件单击 验证 中的 邮件合并收件人 对话框来验证收件人的地址。
2. 单击 确定 返回到邮件合并向导。
   
   Word 使用您指定的收件人为合并。
3. 单击 下一步: 撰写信函。

步骤 5： 完成该字母，并添加合并域

如果尚未执行此这，键入想要在每封套用信函主文档中显示的文本。

插入合并域

插入您要合并姓名、 地址，或数据源中的其他信息的合并域。 若要将合并域，请按照下列步骤操作：

1. 在主文档中单击要插入域的位置。
2. 插入下列任意操作：
   • 具有名称、 地址，和其他信息的地址块：
     1. 单击 地址块。
     2. 在 插入地址块 对话框中选择要包括的地址元素和所需的格式，然后单击 确定。 有关某个选项的帮助请单击问号按钮，然后单击选项。
        
        
     3. 有关某个选项的帮助请单击问号按钮，然后单击选项。 匹配域 对话框是否 Word 可能无法找到某些地址块需要的信息。 单击 (不可用)，旁边的箭头，然后选择所需的邮件合并域相对应的数据源中的字段。
   • 问候行：
     1. 单击 问候语。
     2. 选择问候语格式，其中包括称呼、 姓名格式和以下拼接边框。
     3. 选择您希望在 Word 不能解释收件人姓名的情况中出现的文本。 渚嬪 Word 不能解释名称时数据源中包含的某个收件人没有第一个或最后一个名称，但只有一个公司名称。
     4. 单击 确定。
     5. 匹配域 对话框是否 Word 可能无法找到某些问候语所需的信息。 单击 (不可用)，旁边的箭头，然后选择所需的邮件合并域相对应的数据源中的字段。
   • 其他字段的信息：
     1. 单击 其他项目。
     2. 使用下列方法之一：
        • 单击要选择将自动映射到您的数据源中的对应字段的地址字段中，即使数据源的字段不具有相同的名称与您的域名的 地址字段。
        • 单击要从始终需要一个数据库中的直接从某一列的数据的字段中选择 数据库域。
     3. 在 域 框中单击所需的字段。
     4. 单击 插入，然后单击 关闭。
     5. 匹配域 对话框是否 Word 可能无法找到某些插入域所需的信息。 单击 (不可用)，旁边的箭头，然后选择所需的邮件合并域相对应的数据源中的字段。
        
        注意 如果从 数据库域 列表插入一个域，并稍后切换到数据源没有列具有相同名称的 Word 无法将该域信息插入到合并文档。
   • 电子邮政：
     
     若要将电子邮政必须首先安装一个电子邮政程序如您可以从 Web 上一个第三方提供商购买。 若要用于电子邮政，请按照下列步骤操作：
     1. 单击 电子邮政。
        
        如果您没有安装了电子邮政程序，Word 将提示您安装一个，并提供连接到下面的 Microsoft Office Web 站点：
        打印联机邮政
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4 (http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4)
     2. 插入邮政根据到程序的说明。
   • 若要将电子邮政必须首先安装一个电子邮政程序如您可以从 Web 上一个第三方提供商购买。 若要用于电子邮政，请按照下列步骤: 邮政条码： 您必须选择一个字母或信封的类型，支持 POSTNET 条码。 若要用于邮政条码，请按照下列步骤操作：
     1. 单击 邮政条码。
     2. 在 插入邮政条码 对话框框中，选择适当的地址字段。
        
        注意 只有使用美国语言版本的 Word，则会出现 邮政条码 选项。
     3. 重复步骤一和 b 为您要插入的所有字段。 NOTES：
        • 您不能键入合并域字符 ("")，或者通过使用 插入 菜单上的 符号 命令插入它们。
        • 如果合并字段出现在大括号 {MERGEFIELD 城市} 如内部 Word 正在显示域代码而不是域结果。 这不会影响合并但如果要显示结果，用鼠标右键单击域代码，然后单击快捷菜单上的 切换域代码。
     渚嬪通过上文所示的示例数据库的信函可能包含问候语和字段，因此您第一页将显示类似以下内容：
     2002 骞? 2 鏈? 26
     
     AddressBlock
     
     GreetingLine
     
     键入您的信函。
     
     商，
     
     在此处键入您的姓名
     
     
   注意 您还可以使用 邮件合并 工具栏插入合并域、 处理邮件合并主文档，或运行邮件合并。 若要显示 邮件合并 工具栏，指向 工具 菜单上的 信函与邮件，然后单击 显示邮件合并工具栏。
   
   邮件合并 工具栏提供了不包括在邮件合并向导任务窗格中的其他命令。 渚嬪您可以使用 邮件合并 工具栏上 插入 Word 域 菜单插入 Word 域，用于控制合并进程。 渚嬪可以插入 IF 域插入文本，仅当特定合并域具有指定的值的。
   
   或者，您可以单击要使 Word 运行邮件合并和报告任何错误都包含在主文档中 检查错误。

更改合并数据的格式

若要设置合并的数据的格式必须设置在主文档中的合并域的格式。 不要格式化数据源中数据，因为它不保留格式时将数据合并到文档中。 若要将合并的数据的格式，请按照下列步骤操作：

1. 在主文档中选择包含要设置其格式，该信息的字段包括封闭的合并域字符 (< >)。
2. 在 Word 2003 和早期版本的 Word 中，单击 格式 菜单上的 字体，然后选择所需的选项。
   
   在 Word 2007 中单击 开始 选项卡上 字体 组中 主题字体 框中所需的选项。

通过使用域代码的格式

若要控制其他格式，请按 ALT + F9 以显示字段代码，然后将开关添加到合并域。 时可使用域开关是导致发生特定操作的一个特殊指令。 通常，开关添加到字段，以修改结果。

如何使用开关的示例如下所示：

• 若要显示数字 34987.89$ 34,987.89 作为，添加数字图片开关 (\ #）。
• 若要打印大写字母的客户端名称，添加格式开关 (\ *)。
• 若要确保合并的信息具有相同的字体和应用于合并域的点大小，添加 Charformat 开关 （\ *)。

步骤 6： 保存文档

完成主文档并插入所有合并域后请确保您保存文档才能继续。 若要执行此操作，请按照下列步骤操作：

1. 在 Word 2003 和早期版本的 Word 中，请单击 文件 菜单上的 另存为。
   
   在 Word 2007 中单击 Microsoft Office 按钮，然后单击 另存为。
2. 该文档命名，然后单击 保存。
3. 单击 下一步： 预览信函。

第 7 步： 预览该信函并微调收件人列表

当向导将显示"步骤 5 邮件合并"任务窗格中时，向导将替换的每个合并域在主文档中包含实际文本从第一项的收件人 list.Therefore 中时，可以查看您的第一个输出文档的外观。

渚嬪如果您要继续使用上文所示的示例数据库，第一页应类似于下面的页单击后 下一步： 预览信函： 若要预览其他条目，使用下列方法之一：

• 若要预览项目进行排序，请单击向左或向右箭头按钮。
• 定位，并预览指定的项单击 查找收件人，然后在 查找条目 对话框中输入搜索条件。

如果需要，请仔细调整收件人列表。 若要执行此操作使用下列方法之一：

• 若要从合并操作中排除特定的收件人单击 排除此收件人。
• 若要更改收件人列表，单击 编辑收件人列表，然后在 邮件合并收件人 对话框中进行更改。

步骤 8： 完成合并

若要完成合并，使用下列方法之一。

对个别信函进行个性化设置

若要对个别项进行个性化设置，完成该合并，然后编辑结果合并文档中所需的信息。 若要执行此操作，请按照下列步骤操作：

1. 单击 编辑单个信函。
2. 在 合并到新文档 对话框中选择要合并的记录。
3. 单击 确定。
   
   Word 创建并打开一个新的合并的文档。 您的主文档也依然处于打开状态，如果您想要更改所有文档可以切换到它。
4. 滚动到要编辑，然后进行更改的信息。
5. 打印或保存文档，就像您对任何常规文档一样。

打印该信函

若要打印这些信函，使用下列方法之一：

• 如果对项目进行个性化设置，并合并的文档处于活动状态请按照下列步骤操作：
  1. 在 Word 2003 和早期版本的 Word 中，请单击 文件 菜单上的 打印。
     
     在 Word 2007 中单击 Microsoft Office 按钮，然后单击 打印。
  2. 选择所需的选项。
• 如果要从邮件合并向导直接打印，请按照下列步骤操作：
  1. 在第 6 步的邮件合并向导 （完成合并） 中单击 打印。
  2. 合并到打印机 对话框中使用下列方法之一，然后单击 确定：
     • 若要打印所有文档，请单击 全部。
     • 若要打印在文档窗口中看到该文档，请单击 当前记录。
     • 若要打印某范围内的文档，单击 来自，然后在 开始 和 框中键入记录号。
  3. 在 打印 对话框中选择所需的选项。

将合并的信函保存供以后使用

如果您想编辑合并的信函，或将其保存起来以备以后使用，可以将它们收集到一个单独的文档。 若要执行此操作，请按照下列步骤操作：

1. 单击 编辑单个信函。
2. 合并到新文档 对话框中使用下列方法之一，然后单击 确定：
   • 若要合并所有文档，请单击 全部。
   • 若要合并仅在文档窗口中看到该文档，请单击 当前记录。
   • 若要合并某范围内的文档，单击 来自，然后在 开始 和 框中键入记录号。
3. Word 会打开一个单一的新文档，其中包含所有单个字母。 就像任何常规文档一样，然后可以保存该文档以供以后使用。

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