如何在 Word 中使用邮件合并功能，以创建和打印使用 Excel 工作表中的数据的套用信函

本文说明如何在 Microsoft Word 中使用邮件合并功能，创建和使用 Microsoft Excel 工作表中的数据打印套用信函。

当您使用 Word 邮件合并功能时，Word 将合并 主文档 以生成的 输出文档 的一组 收件人列表 ：

• 主文档包含的所有输出文档中的基本文本。 它包含了信头、 文本和中 合并域 插入文本 （如收件人的姓名和地址） 到另一个输出文档中不同的说明。
• 收件人列表是数据库包含要合并到输出文档的数据。 是例如收件人列表中是了 Microsoft Access 数据库文件或者 Excel 工作表等。
  
  此数据库通常是名称、 地址、 电话号码和个人信息的其他类别的列表。
• 输出文档是邮件合并的结果。 输出文档中的文本可以在所有的输出文档中相同，但您可以应用于特定的文档格式设置。

步骤 1： 设置 Excel 数据文件

继续进行邮件合并向导之前，请确保您的 Excel 工作表和结构化为此目的。 请注意下列要求，为数据表：

• 第一行应包含字段名称的每一列是例如标题、 称呼、 名字、 中间名、 最后一个名称、 地址 1 和地址 2。
• 每个字段的名称应该是唯一的。
• 每一行应提供有关特定物料的信息。 例如，在邮件列表中每一行可能包括特定的收件人的信息。
• 在表应包含空白的行。

创建您的 Excel 数据文件，然后使用要用于您的信函，下面的示例数据文件中所示的该字段进行排列。

Last Name	First Name	Title	Address	City	Postal Code	Country
Davolio	Nancy	Sales Representative	507 - 20th Ave. E. Apt. 2A	Seattle	98122	USA
Fuller	Andrew	Vice President, Sales	908 W. Capital Way	Tacoma	98401	USA
Leverling	Janet	Sales Representative	722 Moss Bay Blvd.	Kirkland	98033	USA
Peacock	Margaret	Sales Representative	4110 Old Redmond Rd.	Redmond	98052	USA
Buchanan	Steven	Sales Manager	14 Garrett Hill	London	SW1 8JR	UK
Suyama	Michael	Sales Representative	Coventry House Miner Rd.	London	EC2 7JR	UK
King	Robert	Sales Representative	Edgeham Hollow Winchester Way	London	RG1 9SP	UK
Callahan	Laura	Inside Sales Coordinator	4726 - 11th Ave. N.E.	Seattle	98105	USA
Dodsworth	Anne	Sales Representative	7 Houndstooth Rd.	London	WG2 7LT	UK

创建 Excel 数据文件后，保存，并关闭该数据文件。

有关如何创建邮件合并地址列表的详细信息，单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中的文章：

步骤 2： 设置主文档

1. 在 Microsoft Office Word 2003 和早期版本的 Word 中，指向 信函与邮件 在 工具 菜单上，，然后单击 邮件合并向导 。
   
   在 Microsoft Office Word 2007，单击在 邮件 选项卡上 开始邮件合并 组中的 开始邮件合并 ，然后单击 Step by Step 由邮件合并向导 。
2. 在 选择文档类型 ，单击 信函 。
   
   活动文档将成为主文档。 主文档包含在文本和对于合并文档的每个版本都相同的图形。 是例如，返回的地址和称呼套用信函中的可为每个版本相同。
3. 单击 下一步: 正在启动文档 。
4. 请使用下列方法之一：
   • 开头的文档窗口中当前显示的文档。 为此，单击 使用当前的文档 。
     
     您可以然后文档窗口中键入字母或者等待向导会提示您为此，在后面的步骤。
   • 从模板开始。 要这样做，请按下列步骤操作：
     1. 单击 从模板开始 。
     2. 单击 选择模板 。
     3. 在 邮件合并 选项卡上选择要在 选择模板 对话框中的模板，然后单击 确定 。
   • 从现有文档开始。 要这样做，请按下列步骤操作：
     1. 单击 从现有文档开始 。
     2. 从现有启动 中，选择所需，文档，然后单击 打开 。
     3. 如果看不在文档请单击 更多的文件 ，然后单击 打开 。 在 打开 对话框找到所需，然后单击 打开 。
5. 单击 下一步： 选择收件人 。

步骤 3： 指定 Excel 数据源

1. 在 选择收件人 ，单击 使用现有列表 。
2. 单击 浏览 。
3. 在 选择数据源 对话框定位，然后单击您要使用的 Excel 工作表。
   
   默认，Word 打开在"我的数据源"文件夹。
4. 单击 打开 。
5. 如果在 Excel 工作表包含有关多个选项卡的信息，请选择包含所需，信息选项卡，然后单击 确定 。
6. 数据源中的所有条目将都显示在该 邮件合并收件人 对话框中。 此处，您可以在完善要包含在合并中的收件人列表。

第 4 步: 选择收件人

1. 在 邮件合并收件人 对话框选中的收件人要包括。 为此，请使用下列方法之一：
   • 使用复选框指定收件人。
     
     此方法是非常有用，如果列表很短。 单击以选中要包括的收件人旁边的复选框，，然后单击以清除要排除的收件人旁边复选框。
     
     请注意 如果您知道要包含在合并中的列表的大多数，请单击 全选 ，然后单击清除特定记录。 同样，如果您想要在列表中包含只有几个记录，单击 全部清除 ，然后选择所需的记录。
   • 排序列表中的项目。
     
     此方法非常有用如果要按字母或数字顺序查看项目。 单击要作为排序依据的元素的该列标题。 是例如如果要按姓氏按字母顺序显示列表，则单击在 姓氏 列标题。
   • 筛选列表中的项目。
     
     此方法非常有用如果列表包含您知道不想查看，或在合并中包括的记录。 已筛选列表后，可以使用复选框来包含和排除记录，如前文所述。 若要筛选列表请按照下列步骤操作：
     1. 单击要作为筛选依据的元素的该列标题旁边箭头。
     2. 单击以下任一选项：
        • (空白) ： 此选项显示的对应字段为空的所有记录。
        • (非空白) ： 此选项显示其中的相应域包含信息的所有记录。
        • 如果数据源包含共享相同的信息的记录，并且列中有 10 个或更少的唯一值，可以按特定信息进行筛选。 是例如如果有多个地址将澳大利亚列为国家，可以筛选的 澳大利亚 。
   • 在 邮件合并收件人 对话框显示指定的记录。 要再次显示所有记录，请单击 (全部) 。
   说明
   • 进行高级排序和筛选，单击任何列名称旁边箭头，然后单击 (高级) 。 使用 筛选记录 和 排序记录 选项卡设置排序或筛选所需的查询。
   • 如果您已安装地址验证软件，单击 验证 在 邮件合并收件人 对话框来验证收件人的地址。
2. 单击 确定 返回到邮件合并向导。
   
   Word 合并的使用您指定的收件人。
3. 单击 下一步: 撰写信函 。

步骤 5： 完成该字母，并添加合并域

您还没有这样做，键入您想要显示在主文档中每个套用信函中的文本。

插入合并域

插入合并域要合并名称、 地址，以及数据源中的其他信息。 若要将合并域请按照下列步骤操作：

1. 在主的文档中单击要插入域。
2. 插入下列任一操作：
   • 包含姓名、 地址和其他信息的地址块：
     1. 单击 地址块 。
     2. 在 插入地址块 对话框选择要包括的地址元素和所需的格式，然后单击 确定 。 有关某个选项的帮助单击在问题标记，然后单击选项。
        
        
     3. 有关某个选项的帮助单击在问题标记，然后单击选项。 如果将出现 匹配域 对话框，Word 可能无法找到的某些地址块需要的信息。 单击 (不可用) ，旁边箭头，然后选择从对应于邮件合并所需的字段的数据源的字段。
   • 问候语:
     1. 单击 问候语行 。
     2. 选择问候语行格式包括称呼、 姓名格式和以下拼接边框。
     3. 选择您想要显示的 Word 不能解释收件人姓名的情况中的文本。 是例如 Word 不能解释名称当数据源包含一个的收件人没有第一个或最后一个名称，但公司名称。
     4. 单击 确定 。
     5. 如果将出现 匹配域 对话框，Word 可能无法找到某些问候行的所需的信息。 单击 (不可用) ，旁边箭头，然后选择从对应于邮件合并所需的字段的数据源的字段。
   • 信息的其他字段:
     1. 单击 更多的项目 。
     2. 请使用下列方法之一：
        • 单击要即使数据源的字段与您的域名没有相同的名称，请选择将自动映射到您的数据源中的相应字段的地址字段中的 地址字段 。
        • 单击要从始终获取数据库中的数据直接从一列的域中选择的 数据库域 。
     3. 在 域 框中单击您希望在字段。
     4. 单击 插入 ，然后单击 关闭 。
     5. 如果将出现 匹配域 对话框，Word 可能无法找到的某些需要插入域的信息。 单击 (不可用) ，旁边箭头，然后选择从对应于邮件合并所需的字段的数据源的字段。
        
        请注意 如果从 数据库域 列表中插入域，并且您稍后切换到没有具有相同名称的列的数据源，Word 无法插入该域信息插入合并文档中。
   • 电子邮政：
     
     若要将电子邮政必须首先安装一个电子邮政程序如不是您可以从 Web 上的第三方提供商购买的。 若要将电子邮政请按照下列步骤操作：
     1. 单击 电子邮政 。
        
        如果您没有安装了电子邮政程序，Word 将提示您安装一个，并提供连接到下面的 Microsoft Office Web 站点：
        打印联机邮政
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4 (http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4)
     2. 插入邮政根据为该程序的说明进行操作。
   • 若要将电子邮政必须首先安装一个电子邮政程序如不是您可以从 Web 上的第三方提供商购买的。 若要使用电子邮政，请按照下列步骤： 邮政条码： 您必须选择支持 POSTNET 条码一个字母或信封类型。 若要将邮政条码请按照下列步骤操作：
     1. 单击 栏的邮政编码 。
     2. 在 插入栏邮政编码 中对话框，选择适当的地址字段。
        
        请注意 在 条形图邮政编码 选项在您使用美国英语语言版本，Word 的时才显示。
     3. 重复步骤一和 b 的要插入的所有字段。 NOTES :
        • 您无法键入合并域字符 ("")，或者通过使用 插入 菜单上的 符号 命令中插入它们。
        • 如果合并域出现大括号如 {MERGEFIELD City} 内则 Word 显示域代码，而不是域结果显示。 这不会影响合并，但如果想要显示结果右键单击该字段代码，在快捷菜单上单击 切换域代码 。
     例如，根据前面所示的示例数据库，信件可能包含 AddressBlock 和 GreetingLine 字段而且会因此您的第一个页面显示与以下内容类似：
     2002 年 2 月 26
     
     AddressBlock
     
     GreetingLine
     
     键入您的信件。
     
     谢谢，
     
     在此处键入您的姓名
     
     
   请注意 还可以用于插入合并域、 使用在主邮件合并宏文档或运行邮件合并 邮件合并 工具栏。 要显示 邮件合并 工具栏， 工具 菜单上指向 信函和邮件 ，然后再单击 显示邮件合并工具栏 。
   
   在 邮件合并 工具栏提供未包含邮件合并向导任务窗格中的其他命令。 是例如可以在 邮件合并 工具栏上使用 插入 Word 域 菜单插入 Word 域，用于控制合并进程。 是例如可以插入只有特定合并域指定的值插入文本的 IF 域。
   
   此外，您可以单击对 Word 主文档中运行邮件合并和报告所包含的任何错误 检查错误 。

更改合并数据的格式

设置要合并的数据设置格式，您必须合并域的格式将主文档中。 设置不数据格式在数据源中由于数据合并到文档时的格式不保留。 要更改合并数据的格式，请按下列步骤操作：

1. 在主的文档中选择包含要设置格式，信息该字段包括封闭的合并域字符 (< >)。
2. 在 Word 2003 和早期版本的 Word 中，单击 格式 菜单上的 字体 ，，然后选择所需的选项。
   
   在 Word 2007 中单击 开始 选项卡上 字体 组中 主题字体 框中该选项。

使用域代码的格式

若要控制格式的其他方面，按 Alt+F 9 以显示域代码，然后添加将合并域的开关。 使用字段时, 开关是一个特殊指令会导致发生特定操作。 通常，开关添加到一个字段以修改结果。

如何使用开关的示例如下所示：

• 要显示数字 34987.89 $34,987.89 ，添加数字图片开关 (\ #)。
• 要打印大写字母的客户端名称，添加格式开关 (\ *）。
• 要确保合并的信息具有相同的字体和磅值应用于合并域的添加 Charformat 开关 (\ *）。

步骤 6： 保存文档

您已完成主文档，并插入所有合并域之后，请确保您保存该文档继续操作之前。 要这样做，请按下列步骤操作：

1. 在 Word 2003 和早期版本的 Word 中中，单击 另存为 在 文件 菜单上。
   
   在 Word 2007 中单击 Microsoft Office 按钮 ，，然后单击 另存为 。
2. 命名在的文档，然后单击 保存 。
3. 单击 下一步： 预览信函 。

步骤 7 中： 预览该字母，并微调收件人列表

当该向导显示"第 5 步邮件合并"任务窗格时，向导将替换每个有实际的文本从收件人 list.therefore 的第一项的主文档中合并域，可以看到外观第一个输出文档。

是例如如果您要继续使用前面所示的示例数据库，第一页应类似于以下页单击后 下一步： 预览信函 ： 若要预览其他条目，使用下面的方法：

• 要预览顺序中的项，单击左右箭头按钮。
• 若要查找并预览特定项目，单击 查找收件人 ，然后在 查找条目 对话框中输入搜索条件。

如果您希望做细微调整收件人列表。 为此，请使用下列方法之一：

• 要从合并操作中排除特定的收件人，单击 排除此收件人的邮件 。
• 若要更改收件人列表，请单击 编辑收件人列表 ，，然后在 邮件合并收件人 对话框中进行更改。

第 8 步: 完成合并

要完成合并，使用下列方法之一。

个性化单个信函

个性化各项，您实际完成该的合并，然后再编辑要在所产生的合并文档中信息中。 要这样做，请按下列步骤操作：

1. 单击 编辑单个信函 。
2. 在 合并到新文档 对话框选择要合并在记录。
3. 单击 确定 。
   
   Word 将创建并打开一个新的合并的文档。 主文档也保持打开，然后您可以切换回它如果要更改所有文档。
4. 滚动到要编辑，然后进行所做的更改该信息。
5. 打印或保存文档，就像任何常规文档一样。

打印该字母

若要打印信函，请使用以下方法之一：

• 如果个性化设置项目，并且在合并的文档处于活动状态，按照步骤：
  1. 在 Word 2003 和早期版本的 Word 中，单击在 文件 菜单上的 打印 。
     
     在 Word 2007 中单击 Microsoft Office 按钮 ，然后单击 打印 。
  2. 选择所需的选项。
• 如果想要直接从邮件合并向导打印，请按照下列步骤：
  1. 在邮件合并向导 ( 完成合并 ） 的步骤 6，单击 打印 。
  2. 在 合并到打印机 对话框使用下面的方法的，然后单击 确定 ：
     • 要打印所有文档，单击 全部 。
     • 要打印在文档窗口中看到的文档，单击 当前记录 。
     • 若要打印一定范围的文档，请单击 从 ，然后 从 和 到 框中键入记录号。
  3. 在 打印 对话框中选择所需的选项。

为更高版本的使用保存合并的信函

如果要编辑合并的信函或将其保存以供将来使用，您可以收集其到单个文档。 要这样做，请按下列步骤操作：

1. 单击 编辑单个信函 。
2. 在 合并到新文档 对话框使用下面的方法的，然后单击 确定 ：
   • 若要合并所有文档，单击 全部 。
   • 若要合并文档窗口中显示的文档，单击 当前记录 。
   • 若要合并一定范围的文档，单击 从 ，然后在 发件人 和 收件人 框中键入记录号。
3. Word 中打开一个单一的新文档，包含所有单个字母。 可以将然后保存文档以便以后使用，一样任何常规文档。

有关详细信息，单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中的相应：