如何在 Word 2003 中使元数据减到最少

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概要

本文介绍用于最大程度地减少 Word 文档中的元数据的各种方法。

每当在 Microsoft Office Word 2003 中创建、打开或保存文档时,文档都可能包含某些内容,而您可能不希望在以电子方式分发此文档时与其他人共享这些内容。这种信息称为元数据。元数据用于多种用途以增强 Office 文档的编辑、查看、归档和检索功能。

一些元数据可以容易地通过 Word 用户界面进行访问。而其他元数据只能通过特别的方式才能访问,例如通过在低级二进制文件编辑器中打开文档。下面是可能存储在您文档中的元数据的一些示例:
  • 您的姓名
  • 姓名缩写
  • 公司或组织名称
  • 计算机名称
  • 保存文档的网络服务器或硬盘的名称
  • 其他文件属性和摘要信息
  • 嵌入式 OLE 对象的不可见部分
  • 文档修订
  • 文档版本
  • 模板信息
  • 隐藏文字
  • 批注
元数据是以多种方式在 Word 文档中创建的。因此,没有一种方法能从文档中删除所有这些内容。下列各部分介绍了 Word 文档中可能保存元数据的区域。

本文介绍用于最大程度地减少 Word 文档中的元数据的各种方法。

Microsoft 提供的编程示例只用于说明目的,不附带任何明示或默示的保证。这包括但不限于对适销性或特定用途适用性的默示保证。本文假定您熟悉所演示的编程语言和用于创建和调试过程的工具。Microsoft 的支持工程师可以帮助解释某个特定过程的功能,但是他们不会修改这些示例以提供额外的功能或构建过程以满足您的特殊需求。 有关如何使用本文中示例代码的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
290140 如何运行知识库文章中 Office XP 程序的示例代码

如何在保存时自动删除个人信息

现在,您可以在保存文档时从 Word 文档中自动删除个人信息。若要打开此选项,请按照下列步骤操作:
  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”。
  2. 在“安全性”选项卡上,单击以选中“隐私选项”下面的“保存时从文件属性中删除个人信息”复选框,然后单击“确定”。
注意:这是保存 Word 文档时删除个人信息的首选方法。

如何从文档中手动删除用户名

若要检查或更改用户名,请按照下列步骤操作:
  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“用户信息”选项卡。

    会出现以下编辑框:
    姓名
    缩写
    通讯地址
  2. 如果不希望这些信息中的任何内容出现在您的文档中,请在相应的编辑框中输入非识别性的字符串或空格,然后单击“确定”接受这些更改。
注意:您创建的任何新文档都将包含此信息,而不包含您在安装 Office 时输入的默认值。但是,现有文档可能已经包含了此信息。

如何手动删除个人摘要信息

在 Word 中创建或保存一个文档时,摘要信息可能会保存在此文档中。您可以使用几种方法来访问此信息:
  • 打开文档。在“文件”菜单上,单击“属性”。“摘要”、“统计”、“内容”和“自定义”选项卡可能包含各种属性,例如您的姓名、您经理的姓名和您公司的名称。
  • 在 Microsoft Windows 资源管理器中,右键单击文档,然后单击“属性”。“属性”对话框中的选项卡可能包含信息。
  • 您可以使用 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 宏或其他程序代码来读取“属性”对话框中显示的属性。
若要从现有文档或模板中清除摘要信息,请按照下列步骤操作:
  1. 打开文档或模板。
  2. 在“文件”菜单上,单击“属性”。
  3. 在“摘要”选项卡上,单击以清除“作者”、“经理”、“单位”和所有其他您不希望分发的编辑框。
  4. 在“自定义”选项卡上,删除所有包含您不希望分发的信息的属性。
  5. 单击“确定”。

    在“文件”菜单上,单击“保存”,然后单击“关闭”。
完成这些步骤之后,此文档就不包含摘要属性了。

如何在连接到网络时手动删除个人摘要信息

如果已登录到了网络,则在保存文档时,您的网络用户名可能会出现在“摘要”选项卡上的“作者”框和“统计”选项卡上的“上次保存者”字段中。即使您已经从计算机中删除了所有其他个人信息,仍然可能出现此问题。

当您在网络上时,若要从文档中删除摘要信息,请按照下列步骤操作:
  1. 如果文档存储在网络服务器上,请将它复制到本地硬盘上。
  2. 启动计算机,但不要 登录到网络上。在看到网络登录对话框时,请单击“取消”或按 ESCAPE 键。

    注意:如果您不能通过按 ESCAPE 键来启动 Windows(例如,您的计算机运行 Microsoft Windows NT),则不能继续执行这些步骤。
  3. 打开文档。
  4. 在“文件”菜单上,单击“属性”。
  5. 在“摘要”选项卡上,单击以清除“作者”、“经理”、“单位”和所有其他包含您不希望分发的信息的编辑框。
  6. 在“自定义”选项卡上,删除所有包含您不希望分发的信息的属性。
  7. 单击“确定”。

    在“文件”菜单上,单击“保存”,然后单击“关闭”。
在登录到网络时,请不要 打开该文件。如果打开了此文件,则您的网络用户名可能会写入到此文件中。但是,您可以使用 Windows 资源管理器将此文件复制到网络服务器或软盘上。

如何从文档中手动删除批注

Word 提供向文档中添加批注的功能。通常,批注包含创建者的姓名,所以您可以知道是谁编写了这些批注。

批注通常显示为文本的突出显示部分,您可以右键单击批注,然后单击“删除批注”。

由于已经按照本文“如何从文档中手动删除用户名”部分中所述将用户名从“选项”对话框中删除,因此,您创建的任何新批注都不会包含您的用户名。

如何从文档中手动删除页眉和页脚

文档中的页眉和页脚可能包含识别信息。若要删除页眉和页脚中的信息,请按照下列步骤操作:
  1. 在“视图”菜单上,单击“页眉和页脚”。
  2. 页眉和页脚出现在文档中每页的顶部和底部。

    根据需要进行更改。
  3. 单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”。

如何手动删除修订标记

文档可能包含修订标记。使用修订标记,您可以确定谁对文档进行了特定修改。当您接受或拒绝修订标记时,修订后的文本将保存在文档中,而修订标记将被删除。

若要接受或拒绝修订,请按照下列步骤操作:
  1. 在“工具”菜单上单击“修订”以将其启用。
  2. 在“审阅”工具栏上,单击“前一处”或“后一处”以查找并选择特定修订。然后,单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注”接受或拒绝所选的修订。
  3. 完成后,单击“关闭”。
注意:如果您更改了“审阅”工具栏上的“显示”设置,则不能删除修订信息。

如何关闭快速保存

通过仅保存对文档所做的更改,快速保存功能可以加速保存文档的进程。

因为快速保存功能的设计,即使在保存文档之后,从文档中删除的文本可能仍然保留在文档中。如果您担心已删除的文本仍保留在文档中,请按照下列步骤操作:
  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”。
  2. 选择“保存”选项卡。
  3. 单击以清除“允许快速保存”复选框,然后单击“确定”。
有关快速保存功能的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
291181 Word 2002 中有关“允许快速保存”的常见问题

如何搜索和删除隐藏格式的文本

在 Word 文档中,可以将文本格式设置为隐藏。因为隐藏文字可以包含您可能不想分发的信息,所以您可能想取消隐藏并将其删除。若要删除文档中所有隐藏格式的文本,请按照下列步骤操作:
  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“视图”选项卡。
  2. 单击以选中“隐藏文字”复选框,然后单击“确定”。
  3. 在“编辑”菜单上,单击“替换”。
  4. 单击“高级”以展开对话框。
  5. 在“查找内容”旁边的框中的任意位置单击。
  6. 单击“格式”按钮,然后单击“字体”。

    单击以选中“隐藏文字”复选框,然后单击“确定”。
  7. 单击“全部替换”。
所有隐藏文字都将从该文档中删除。若要关闭隐藏文字的显示,请按照下列步骤操作:
  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“视图”选项卡。
  2. 单击以清除“隐藏文字”复选框,然后单击“确定”。

如何从文档中删除超链接

文档可以包含到其他文档或 Intranet 或 Internet 上的网页的超链接。超链接通常显示为蓝色带下划线的文本字符串。

若要从文档中手动删除一个超链接,请右键单击该超链接,指向“超链接”,然后单击“删除超链接”。

如果要删除文档中的所有超链接,可以使用 VBA 宏来完成。下面的示例 VBA 宏会删除文档中的所有超链接。

注意:在下面的示例宏中,仅删除链接。超链接的文本仍保留在文档中。

重要说明:在使用下面的宏示例之前,请阅读本文前面的免责声明。
	Sub RemoveHyperlinks()
	
	   Dim oDoc As Document
	   Dim oStory As Range
	   Dim oHlink As Hyperlink
	
	   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
	      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
	         oHlink.Delete
	      Next
	   Next
	
	End Sub
若要从文档中删除所有超链接和超链接文本的内容,可以使用下面的示例宏。
	Sub RemoveAllHyperlinks()
	
	   Dim oDoc As Document
	   Dim oStory As Range
	   Dim oHlink As Hyperlink
	
	   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
	      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
	         oHlink.Range.Delete
	      Next
	   Next
	
	End Sub

如何从文档中删除样式

文档可能有一些包含元数据的样式。您可以删除这些样式或者将它们重命名。为此,请按照下列步骤操作:
  1. 打开包含样式的文档。
  2. 在“格式”菜单上,单击“样式和格式”。
  3. 选择您想要删除或重命名的样式。

    单击“删除”以删除该样式,或单击“修改”以重命名该样式。

如何从文档中删除旧文件版本

Word 包括一个文件版本功能,使您能在同一文件内保存同一文档的多个版本。在与其他人共享文档之前,您可能想删除文档的较早版本。

若要删除文档的一个或多个版本,请按照下列步骤操作:
  1. 在“文件”菜单上,单击“版本”。
  2. 选择要删除的文档版本。

    选择版本时,可以通过按住 CTRL 键选择多个版本。
  3. 单击“删除”。
  4. 完成删除文档的旧版本后,单击“文件”菜单上的“保存”。

如何从域代码中删除链接

Word 文档中的链接图像和其他对象可能包含链接信息,如链接图像或对象的路径。您可以通过编辑域代码从文档中删除链接信息。

若要显示域代码,请按照下列步骤操作:
  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“视图”选项卡。
  2. 单击以选中“域代码”复选框,然后单击“确定”。
显示域代码之后,您可以检查这些域代码是否包含识别信息。

若要从链接图像或其他对象中删除链接信息,请按照下列步骤操作:
  1. 选择链接图像或对象,或如果域代码可见,选择图像或对象的域代码。
  2. 按 CTRL+SHIFT+F9。
现在,图像或对象已经取消链接。图像或对象取消链接时,您不能对其进行编辑。

如何删除模板名称和位置

在 Word 中创建的所有文档都基于一个模板。默认情况下,这是位于 Templates 文件夹中的 Normal.dot 模板文件。但是,您可以创建基于其他位置的不同模板的文档。此模板的路径和名称将存储在文档的属性中。

若要查看模板名称和位置,请单击“文件”菜单上的“属性”,然后单击“摘要”选项卡。

即使您没有将模板随文档一起发送,文档仍保留着模板的名称和位置。若要将模板的名称和位置更改为非识别性的值,请按照下列步骤操作:
  1. 在“工具”菜单上,单击“模板和加载项”。
  2. 单击“添加”。
  3. 选择一个具有不敏感或不唯一的名称和位置的模板。

    例如,因为每台安装 Word 的计算机都包含 Normal.dot,所以您可以选择 Normal.dot。
  4. 单击“打开”,然后单击“确定”。
注意:模板可能包含宏、自动图文集词条、自定义样式和自定义工具栏。更改模板可能使这些项目中的某些项目对您的文档不可用。

如何删除传送名单信息

如果您使用传送名单通过电子邮件发送一个文档,则传送信息可能会附加到此文档中。若要从文档中删除这一信息,您必须以一种不保留传送名单信息的格式来保存此文档。

在 Word 中,将文档保存为丰富文本格式 (RTF) 或 HTML 格式。关闭此文档,然后重新打开新文件。因为传送名单信息不再出现,所以您现在可以将文档保存为 Word 格式。

您也可以按照下列步骤操作:
  1. 通过使用本文中前面的说明,关闭“允许快速保存”。
  2. 在“文件”菜单上,指向“发送”,然后单击“传送收件人”。
  3. 单击“清除”以删除传送名单,然后单击“确定”。
  4. 在“文件”菜单上,单击“保存”。
现在,此文档不会保存任何传送名单信息。

如何从 Visual Basic 代码中删除您的姓名

重要说明:在使用下面的宏示例之前,请阅读本文前面的免责声明。

当您在 Word 中记录 VBA 宏时,所记录的宏将以类似于以下内容的标题开头:
	' Macro1 Macro
	' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>
若要从已经记录的任何宏中删除您的姓名,请按照下列步骤操作:
  1. 打开包含宏的文档。
  2. 在“工具”菜单上,指向“宏”,然后单击“Visual Basic 编辑器”。或者按 ALT+F11 键。
  3. 在项目窗口中,双击包含宏的模块。
  4. 从所记录的宏代码中删除您的姓名。
完成删除您的姓名后,按 ALT+Q 键返回程序,然后单击“文件”菜单上的“保存”。

如何删除对其他文件的 Visual Basic 引用

在 Visual Basic 编辑器中,可以创建对另一个文件的引用。如果用户打开一个包含对其他文件的引用的文档,则此用户可以看到所引用文件的名称。

若要删除这些引用,请按照下列步骤操作:
  1. 打开包含引用的文档。
  2. 在“工具”菜单上,指向“宏”,然后单击“Visual Basic 编辑器”或按 Alt+F11 键。
  3. 在“工具”菜单上,单击“引用”。
  4. 单击以清除所引用的一个或多个文件旁边的复选框。

    完成后,单击“确定”。
  5. 按 ALT+Q 键。
  6. 在“文件”菜单上,单击“保存”。
注意:如果您删除了对其他文件的引用,会对文档中宏的正确运行产生不良影响。

如何删除网络信息或硬盘信息

当您将文档保存到本地硬盘或网络服务器时,可能会将标识本地硬盘或网络服务器的信息写入到此文档中。

若要从文档中删除此信息,请按照下列步骤操作:
  1. 打开文档。
  2. 在“文件”菜单上,单击“另存为”。

    将文档保存到软盘驱动器(通常为驱动器 A)上。
  3. 在“文件”菜单上,单击“关闭”。
  4. 从软盘驱动器中取出该软盘。
您现在可以使用 Windows 资源管理器将文档从软盘复制到任何硬盘或网络服务器。

注意:由于软盘空间的限制(通常为 1.44 兆字节 [MB]),如果文档文件大小超出了软盘的可用空间,则不能使用此方法。

文档中的嵌入对象可能包含元数据

如果您将一个对象嵌入到文档中,则无论您对此文档进行什么操作,此对象仍然保留自己的属性。例如,如果您将一个 Microsoft Excel 工作簿嵌入到 Word 文档中,则此文档和此工作簿将分别拥有其自身的属性。

若要从嵌入的对象中删除元数据,请激活此对象,按照前面部分所述删除所有元数据,重新激活容器文档,然后保存容器文档。

注意:当您激活文档中的嵌入对象时,文档内仅显示该嵌入对象的一部分;该对象可能还包含没有显示的其他信息。如果您希望文档只包含嵌入对象的呈现内容而非实际内容,请使用图元文件格式利用“编辑”菜单上的“剪切”命令删除该对象,然后使用“选择性粘贴”命令将该对象粘贴到文档中。完成之后,您将无法再编辑该嵌入对象;但是,它将不包含任何元数据。

文档变量可能包含元数据

重要说明:在使用下面的示例宏之前,请阅读本文前面的免责声明。

若要删除 Word 文档中包含的文档变量,请使用下面的示例宏:
	Sub DeleteDocVars()
	
	   Dim Response
	   Dim myVar As Variable
	
	   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
	      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
	         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
	         "Do you want to delete the variable from this document?", vbYesNo)
	            
	      If Response = "6" Then
	         ' Delete the variable.
	         myVar.Delete
	      Else
	         End
	      End If
	   Next myVar
	            
	   MsgBox "There are no variables in the document."
	   
	End Sub
有关变量的更多信息,请在 Visual Basic 编辑器中,单击“帮助”菜单上的“Microsoft Visual Basic 帮助”,在 Office 助手或应答向导中键入变量属性,然后单击“搜索”以查看相关主题。

有关安全性的一般建议

下面是一些一般性建议,您可以用来提高数据处理环境的安全级别:
  • 每当您不在计算机旁边时,请使用采用密码保护的屏幕保护程序、开机密码或 Windows NT 锁定功能来保护计算机。
  • 如果您的计算机含有任何共享文件夹,请确保对这些文件夹应用密码,以便只有授权用户才可以访问您的共享资源。要获得更好的安全性,请使用用户级访问控制,这样您就可以准确控制谁可以访问您计算机的共享资源。
  • 当您删除文件时,请立即清空“回收站”。您可能会考虑使用一个实用工具,以便在删除文件时彻底清除或覆盖这些文件。
  • 当您备份数据时,请将备份文件存放在一个安全的位置,如保险箱、安全的储物箱或上锁的柜子中。
  • 请确保重要的文档应有密码保护,以便只有授权的用户才能打开这些文档。将您的密码存放在一个安全的独立的位置。如果您无法回想起密码,则无法恢复受密码保护的文档的内容。
  • 请不要以电子方式分发文档。而应将它们打印出来。不要使用识别性元素(如独特的字体、水印、徽标或特殊纸张),除非有必要(例如,用于演示文稿)。
  • 电子邮件不是 匿名的。如果您担心自己的身份会以某种方式附加到文档,请不要通过电子邮件发送文档。
  • 不要使用 HTTP 或文件传输协议(FTP)通过 Internet 发送文档。通过这些协议发送的信息将以“明文”发送,这意味着可以通过技术手段(但不太可能)截取文档。

属性

文章编号: 825576 - 最后修改: 2006年7月20日 - 修订: 5.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Office Word 2003
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