如何最小化 Word 2003 的中繼資料

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結論

本文將告訴您可用於最小化 Word 文件中繼資料的各種方法。

在 Microsoft Office Word 2003 中建立、開啟或儲存文件時,如果以電子化的方式分送文件的話,文件可能會包含您不希望與他人共用的內容。這項資訊即所謂的中繼資料。中繼資料可用於各種目的,以加強 Office 文件的編輯、檢視、歸檔與擷取功能。

某些中繼資料可以透過 Word 使用者介面輕易地存取。其他中繼資料則只能透過特別的方式來存取,例如在低階二進位檔案編輯器中開啟文件。下列是一些可能儲存於文件的中繼資料範例:
  • 您的姓名
  • 您的姓名縮寫
  • 您的公司或組織名稱
  • 您的電腦名稱
  • 您儲存文件的網路伺服器或硬碟的名稱
  • 其他檔案內容和摘要資訊
  • 內嵌 OLE 物件的不可見部分
  • 文件修訂
  • 文件版本
  • 範本資訊
  • 隱藏文字
  • 註解
中繼資料是以各種方式在 Word 文件中建立起來的。因此沒有單一的方法可以從文件中移除所有這類內容。下列章節會說明 Word 文件中可能儲存中繼資料的區域。

本文將告訴您可用於最小化 Word 文件中繼資料的各種方法。

Microsoft 僅提供示範性的程式設計範例,不做任何明示或默示的保證。其中包括 (但不限) 其適售性與適合某特定用途之默示擔保。本文假設您對於示範所用的程式設計語言,以及用於建立和偵錯程序的工具相當熟悉。Microsoft 技術支援工程師可以協助說明特定程序的功能,但無法修改這些範例以提供附加功能或建構程序來滿足您的特定需求。 如需有關如何使用本文中範例程式碼的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
290140 How to run the sample code for the Office XP programs from Knowledge Base articles

如何在儲存時自動移除個人資訊

現在您可以在儲存 Word 文件時,從該文件自動移除個人資訊。如果要啟用這個選項,請依照下列步驟執行:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項]
  2. [安全性] 索引標籤上,按一下以選取 [隱私選項] 下的 [存檔時自檔案摘要資訊中移除個人資訊] 核取方塊,然後按一下 [確定]
注意這是儲存 Word 文件時,移除個人資訊的慣用方法。

如何從文件手動移除使用者名稱

如果要檢視或變更使用者名稱,請依照下列步驟執行:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項],然後按一下 [使用者資訊] 索引標籤。

    下列編輯方塊便會出現:
    姓名
    縮寫
    地址
  2. 如果您不要任何這些資訊出現在文件裡,請在適當的編輯方塊中輸入無法辨識的字串或空格,再按一下 [確定] 以接受變更。
注意您所建立的任何新文件都會包含這些資訊,而不是您安裝 Office 時輸入的預設值。不過,現有的文件可能已經包含這些資訊。

如何手動移除個人摘要資訊

在 Word 中建立或儲存文件時,摘要資訊可能會儲存在文件中。有數種方法可以用於存取這些資訊:
  • 開啟文件。在 [檔案] 功能表上,按一下 [摘要資訊][摘要資訊][統計資料][內容][自訂] 索引標籤可以包含各種屬性,像是您的姓名、您主管的姓名和公司名稱等。
  • 在 Microsoft Windows 檔案總管中,用滑鼠右鍵按一下文件,然後按一下 [內容][內容] 對話方塊中的索引標籤可能包含資訊。
  • 您可以使用 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 巨集或其他程式碼來讀取 [內容] 對話方塊裡顯示的內容。
如果要從現有的文件或範本清除摘要資訊,請依照下列步驟執行:
  1. 開啟文件或範本。
  2. [檔案] 功能表上,按一下 [摘要資訊]
  3. [摘要資訊] 索引標籤上,按一下以清除 [作者][主管][公司],以及您不想要散佈的任何其他編輯方塊。
  4. [自訂] 索引標籤上,刪除任何包含您不要散佈資訊的內容。
  5. 按一下 [確定]

    [檔案] 功能表上,按一下 [儲存檔案],再按一下 [關閉檔案]
在您完成這些步驟之後,文件就不會包含摘要內容。

如何在連線至網路時手動移除個人摘要資訊

如果您登入網路,在儲存文件時,您的網路使用者名稱可能會出現在 [摘要資訊] 索引標籤上的 [作者] 方塊中,以及 [統計資料] 索引標籤上的 [上次存檔者] 欄位中。即使您已經從電腦移除所有其他個人資訊,這個問題仍然會發生。

當您與網路連線時,如果要從文件移除摘要資訊,請依照下列步驟執行:
  1. 如果文件儲存在網路伺服器上,請將它複製到本機硬碟。
  2. 啟動您的電腦,但是不要登入網路。當您看到網路登入對話方塊時,按一下 [取消],或按 ESC 鍵。

    注意如果您無法按下 ESC 鍵以啟動 Windows (例如,電腦正在執行 Microsoft Windows NT),您就無法繼續執行下列步驟。
  3. 開啟文件。
  4. [檔案] 功能表上,按一下 [摘要資訊]
  5. [摘要資訊] 索引標籤上,按一下以清除 [作者][主管][公司],以及任何其他包含您不要散佈資訊的編輯方塊。
  6. [自訂] 索引標籤上,刪除任何包含您不要散佈資訊的內容。
  7. 按一下 [確定]

    [檔案] 功能表上,按一下 [儲存檔案],再按一下 [關閉檔案]
當您登入網路時,不要開啟檔案。如果開啟的話,您的網路使用者名稱就可能寫入檔案。不過,您可以使用 Windows 檔案總管,將檔案複製到網路伺服器或磁碟片。

如何手動移除文件中的註解

Word 提供在文件中加入註解的功能。註解通常會包含建立者的名稱,因此您可以分辨是誰寫下這些註解。

註解通常以文字反白顯示的部分出現;您可以用滑鼠右鍵按一下註解,然後按一下 [刪除註解]

您建立的任何新註解將不會包含使用者名稱,因為如本文<如何從文件手動移除使用者名稱>一節所述,您已經從 [選項] 對話方塊中將其移除。

如何從文件手動移除頁首和頁尾

文件中的頁首和頁尾可能會包含識別資訊。如果要從頁首和頁尾移除資訊,請依照下列步驟執行:
  1. 按一下 [檢視] 功能表的 [頁首/頁尾]
  2. 頁首和頁尾會出現在文件中每一頁的頂端和底部。

    請依照您想要的方式進行變更。
  3. 按一下 [頁首/頁尾] 工具列上的 [關閉]

如何手動移除修訂標記

文件可以包含修訂標記。透過修訂標記,您可以看出是誰對文件做了特定的變更。當您接受或拒絕修訂標記時,修訂的文字便會儲存在文件裡,而修訂標記則會遭到移除。

如果要接受或拒絕修訂,請依照下列步驟執行:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [追蹤修訂] 以啟用。
  2. [檢閱] 工具列上,按一下 [前一個][下一個] 以尋找並選取特定的修訂。然後按一下 [接受變更][拒絕變更/刪除註解] 以接受或拒絕所選取的修訂。
  3. 完成時,請按一下 [關閉檔案]
注意如果變更 [檢閱] 工具列上的「顯示」設定,便不會移除修訂資訊。

如何關閉快速儲存

「快速儲存」功能只會儲存對文件所做的變更,以加速處理文件的儲存。

由於「快速儲存」功能的設計,即使在文件儲存過後,從文件刪除的文字仍然可能保留在文件裡。如果您擔心刪除的文字會保留在文件中,請依照下列步驟執行:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項]
  2. 選取 [儲存] 索引標籤。
  3. 按一下以清除 [允許快速儲存] 核取方塊,然後按一下 [確定]
如需有關「快取儲存」功能的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
291181 WD2002:「允許快速儲存」的常見問題集

如何搜尋及移除隱藏格式文字

在 Word 文件中,可以將文字格式化為隱藏格式。因為隱藏文字可能包含您不希望散佈的資訊,所以您最好取消隱藏並加以移除。如果要移除文件中所有具隱藏格式的文字,請依照下列步驟執行:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項],然後按一下 [檢視] 索引標籤。
  2. 按一下以選取 [隱藏文字] 核取方塊,然後按一下 [確定]
  3. [編輯] 功能表上,按一下 [取代]
  4. 按一下 [更多] 以展開對話方塊。
  5. 按一下 [尋找目標] 旁邊方塊裡的任何位置。
  6. 按一下 [格式] 按鈕,再按一下 [字型]

    按一下以選取 [隱藏] 核取方塊,然後按一下 [確定]
  7. 按一下 [全部取代]
所有的隱藏文字便會從文件中移除。如果要關閉隱藏文字的顯示,請依照下列步驟執行:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項],然後按一下 [檢視] 索引標籤。
  2. 按一下以清除 [隱藏文字] 核取方塊,然後按一下 [確定]

如何從文件移除超連結

文件可能會含有連往內部網路或網際網路上的其他文件或網頁的超連結。超連結通常顯示為有底線的藍色文字字串。

如果要從文件手動刪除單一超連結,請用滑鼠右鍵按一下超連結,再指向 [超連結],然後按一下 [移除超連結]

如果您想要刪除文件中所有的超連結,則可以使用 VBA 巨集來執行這項操作。下列範例 VBA 巨集會移除文件中所有的超連結。

注意下列範例巨集僅移除連結,超連結的文字則留在文件裡。

重要在使用下列範例巨集之前,請檢視本文件稍早的免責聲明。
	Sub RemoveHyperlinks()
	
	   Dim oDoc As Document
	   Dim oStory As Range
	   Dim oHlink As Hyperlink
	
	   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
	      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
	         oHlink.Delete
	      Next
	   Next
	
	End Sub
如果要從文件移除超連結和超連結文字的所有追蹤,可以使用下列範例巨集來代替。
	Sub RemoveAllHyperlinks()
	
	   Dim oDoc As Document
	   Dim oStory As Range
	   Dim oHlink As Hyperlink
	
	   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
	      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
	         oHlink.Range.Delete
	      Next
	   Next
	
	End Sub

如何從文件移除樣式

文件可能會包含具有中繼資料的樣式。您可以移除或重新命名這些樣式。如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
  1. 開啟包含樣式的文件。
  2. [格式] 功能表上,按一下 [樣式與格式]
  3. 選取您想要刪除或重新命名的樣式。

    按一下 [刪除] 以刪除樣式,或按一下 [修改] 以重新命名。

如何從文件移除舊的檔案版本

Word 包含檔案版本功能,可讓您在相同檔案中儲存相同文件的多個版本。與其他人共用文件之前,您可能需要刪除文件的舊版本。

如果要刪除文件中的一個或多個版本,請依照下列步驟執行:
  1. [檔案] 功能表上,按一下 [版本]
  2. 選取您想要刪除的文件版本。

    您在選取版本的同時按住 CTRL 鍵,即可選取一個以上的版本。
  3. 按一下 [刪除]
  4. 完成文件舊有版本的刪除時,按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存檔案]

如何從功能變數代碼移除連結

Word 文件中的連結影像和其他物件可能會包含連結資訊,例如連結圖像或物件的路徑。您可以編輯功能變數代碼,從文件移除連結資訊。

如果要顯示功能變數代碼,請依照下列步驟執行:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項],然後按一下 [檢視] 索引標籤。
  2. 按一下以選取 [功能變數代碼] 核取方塊,再按一下 [確定]
看得到功能變數代碼之後,您就可以檢查其中是否包含識別資訊。

如果要從連結圖像或其他物件移除連結資訊,請依照下列步驟執行:
  1. 選取連結圖像或物件,或者在看得見功能變數代碼時,選取圖像或物件的功能變數代碼。
  2. 按 CTRL+SHIFT+F9。
圖像或物件現在會解除連結。當圖像或物件解除連結時,您將無法加以編輯。

如何移除範本名稱及位置

Word 中建立的所有文件都是以範本為基礎。根據預設值,這就是位於 Templates 資料夾的 Normal.dot 範本檔案。不過,您也可以根據其他位置的不同範本來建立文件。這個範本的路徑和名稱會儲存在文件的摘要資訊中。

如果要檢視範本名稱及位置,請按一下 [檔案] 功能表上的 [摘要資訊],然後按一下 [摘要資訊] 索引標籤。

即使您沒有連同文件傳送範本,文件仍會保留範本的名稱及位置。如果要將範本名稱及位置變更為無法識別的值,請依照下列步驟執行:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [範本與增益集]
  2. 按一下 [附加]
  3. 選取既非機密、也非專用之名稱及位置的範本。

    例如,因為每一台安裝 Word 的電腦都包含 Normal.dot,您可能需要選取 Normal.dot。
  4. 按一下 [開啟],然後按一下 [確定]
注意範本可能包含巨集、自動圖文集項目、自訂樣式和自訂工具列。範本經過變更後,您可能會讓其中一些項目無法在文件中使用。

如何移除傳閱名單資訊

如果您使用傳閱名單,透過電子郵件來傳送文件,可能會在文件中附加傳閱名單資訊。如果要從文件移除這些資訊,就必須將文件儲存為不保留傳閱名單資訊的格式。

請在 Word 中,以 RTF 格式 (Rich Text Format) 或 HTML 格式儲存文件。關閉文件,然後重新開啟新檔案。由於傳閱名單資訊已經不存在,您現在可以將文件儲存為 Word 格式。

您也可以依照下列步驟執行:
  1. 依照本文前述說明,關閉 [允許快速儲存]
  2. [檔案] 功能表上,指向 [傳送到],然後按一下 [傳閱名單收件者]
  3. 按一下 [清除] 以移除傳閱名單,然後按一下 [確定]
  4. [檔案] 功能表上,按一下 [儲存檔案]
文件現在已經儲存,而且不包含任何傳閱名單資訊。

如何從 Visual Basic 程式碼移除您的姓名

重要在使用下列範例巨集之前,請檢視本文件稍早的免責聲明。

在 Word 中錄製 VBA 巨集時,該巨集的標題開頭會類似以下:
	' Macro1 Macro
	' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>
如果要從已錄製的巨集移除您的姓名,請依照下列步驟執行:
  1. 開啟包含巨集的文件。
  2. [工具] 功能表上,指向 [巨集],再按一下 [Visual Basic 編輯器]。或者按 ALT+F11。
  3. 在專案視窗中,按兩下包含巨集的模組。
  4. 從錄製的巨集程式碼移除您的姓名。
移除您的姓名之後,按 ALT+Q 以返回程式,然後按一下 [檔案] 功能表的 [儲存檔案]

如何移除 Visual Basic 對其他檔案的參照

在「Visual Basic 編輯器」中,您可以建立另一個檔案的參照。如果使用者開啟包含其他檔案參照的文件,使用者可能會看到參照檔案的名稱。

如果要移除這些參照,請依照下列步驟執行:
  1. 開啟包含參照的文件。
  2. [工具] 功能表中,指向 [巨集],然後按一下 [Visual Basic 編輯器],或者按 ALT+F11。
  3. [工具] 功能表上,按一下 [參考資料]
  4. 按一下以清除參照檔案旁邊的核取方塊。

    完成時,請按一下 [確定]
  5. 按 ALT+Q。
  6. [檔案] 功能表上,按一下 [儲存檔案]
注意如果您移除了其他檔案的參照,則可能對文件巨集的功能造成負面影響,使其無法正常運作。

如何移除網路或硬碟資訊

當您將文件儲存至本機硬碟或網路伺服器上時,可能會將識別本機硬碟或網路伺服器的資訊寫入文件中。

如果要從文件移除這些資訊,請依照下列步驟執行:
  1. 開啟文件。
  2. [檔案] 功能表上,按一下 [另存新檔]

    將文件儲存到軟碟機 (通常是磁碟機 A)。
  3. 按一下 [檔案] 功能表的 [關閉檔案]
  4. 從軟碟機移除磁碟片。
您現在可以使用 Windows 檔案總管,將文件從磁碟片複製到任何硬碟或網路伺服器。

注意因為磁片的空間限制 (通常是 1.44 MB),如果文件檔案大小超過磁碟片的可用空間,就無法使用這個方法。

文件中的內嵌物件可能包含中繼資料

如果在文件中內嵌物件,不管您對文件做任何動作,該物件仍然會保留它自己的內容。例如,如果在 Word 文件中嵌入 Microsoft Excel 活頁簿,則文件和活頁簿都會有各自的內容。

如果要從內嵌物件移除中繼資料,請啟動該物件,按照前面章節的說明移除任何中繼資料,然後重新啟動容器文件,再儲存容器文件。

注意當您在文件中啟動內嵌物件時,只有內嵌物件的部分內容會在文件中出現;物件可能還包含其他未顯示的資訊。如果您只是要在文件中呈現內嵌物件,而不需要其實際內容,請使用 [編輯] 功能表的 [剪下] 命令來刪除物件,然後使用 [選擇性貼上] 命令,以中繼檔 (Metafile) 格式將物件貼在文件裡。執行這項操作以後,您就再也無法編輯此內嵌物件;不過其中也不會包含任何中繼資料。

文件變數可能包含中繼資料

重要在使用下列範例巨集之前,請檢視本文件稍早的免責聲明。

如果要刪除 Word 文件中包含的文件變數,請使用下列範例巨集:
	Sub DeleteDocVars()
	
	   Dim Response
	   Dim myVar As Variable
	
	   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
	      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
	         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
	         "Do you want to delete the variable from this document?", vbYesNo)
	            
	      If Response = "6" Then
	         ' Delete the variable.
	         myVar.Delete
	      Else
	         End
	      End If
	   Next myVar
	            
	   MsgBox "There are no variables in the document."
	   
	End Sub
如需有關變數的詳細資訊,請在「Visual Basic 編輯器」中按一下 [說明] 功能表上的 [Microsoft Visual Basic 說明],在「Office 小幫手」或「解答精靈」中輸入 Variables 屬性,再按一下 [搜尋] 以檢視主題。

關於安全性的一般建議

以下是一些有助於提升電腦環境安全性等級的一般建議:
  • 無論何時,只要不在電腦旁邊,請使用密碼保護的螢幕保護程式、開機密碼以及 Windows NT 鎖定功能來維護安全性。
  • 如果電腦有任何共用資料夾,請確定您已經在上面套用了密碼,限制只有經過授權的使用者才能存取這些共用資源。如需更高的安全性,請使用使用者層級的存取控制,如此就能確實管制存取電腦共用資源的人員。
  • 在刪除檔案之後,請立即清理「資源回收筒」。您最好考慮採用能在刪除檔案時完全移除或覆寫的公用程式。
  • 當您備份資料時,請將備份儲存在安全的位置,例如保險箱、貴重物品保管箱或上鎖的檔案櫃。
  • 請確定重要文件受到密碼保護,這樣就唯有經過授權的使用者才能開啟它們。將密碼存放在另一處安全的位置。如果您無法想起密碼,就沒有任何方法可以復原密碼保護的文件內容。
  • 不要以電子形式散佈文件。反之,要將它們列印出來。除非有必要 (例如,為了簡報),請不要使用可供辨識的項目,例如有特色的字型、浮水印、標誌或特殊紙張。
  • 電子郵件不是匿名的。如果您擔心自己的身分資訊會經由任何方式附加到文件上,就不要以電子郵件傳送文件。
  • 不要使用 HTTP 或「檔案傳輸通訊協定」(FTP) 通訊協定,在網際網路上傳送文件。透過這些通訊協定傳送的資訊都是以「純文字」傳送,這就表示資訊在技術上有遭到攔截的可能性 (雖然不大可能)。

屬性

文章編號: 825576 - 上次校閱: 2006年7月24日 - 版次: 5.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Office Word 2003
關鍵字:?
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