Schließen des Geschäftsjahrs in Small Business Accounting 2006, in Accounting Express und in Accounting Professional

Schritt 1: Manuelles Ausführen einiger Jahresendaufgaben

Führen Sie vor dem Ende des Geschäftsjahrs die folgenden Aufgaben manuell aus:

• Löschen von vorab bezahlten Ausgaben

• Abstimmen von Bankkonten

• Abstimmen von Kreditkartenkonten

• Aufzeichnen von Abschreibungen

• Bestand anpassen

Schritt 2: Anpassen von Journaleinträgen

Nehmen Sie die folgenden Anpassungen an Journaleinträgen vor:

• Korrigieren Sie alle Fehler, die beim Aufzeichnen einer Transaktion aufgetreten sind.

• Ordnen Sie dem Zeitraum, in dem der Umsatz verdient wurde, einen Umsatz zu.

• Weisen Sie die Ausgaben dem Zeitraum zu, in dem die Ausgaben aufgetreten sind.

Um Anpassungen an Journaleinträgen vornehmen zu können, klicken Sie im Menü Unternehmen auf NeuerJournaleintrag.

Schritt 3: Überprüfen der Datenbank auf Fehler

HINWEISE

• Stellen Sie sicher, dass niemand die Unternehmensdatenbank geöffnet hat.

• Führen Sie diesen Schritt auf dem Computer aus, auf dem sich die Datenbank befindet.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Datenbank auf Fehler zu überprüfen:

1. Starten Sie Small Business Accounting 2006, Accounting Express oder Accounting Professional, und öffnen Sie dann eine beliebige Unternehmensdatenbank mit Ausnahme der Datenbank, die Sie untersuchen möchten.

2. Zeigen Sie im Menü Datei auf
   Dienstprogramme, und klicken Sie dann auf Daten dienstprogramme.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweiterte Tools und dann auf Reparieren.

4. Wählen Sie die Datenbank aus, die Sie auf Fehler überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf Reparieren.

5. Wenn Sie eine Meldung erhalten, die besagt, dass alle Verbindungen mit der Datenbank geschlossen werden, klicken Sie auf Ja.

6. Wenn keine Fehler gefunden werden, klicken Sie auf OK. Wenn Fehler gefunden werden, überprüfen Sie sie, und nehmen Sie dann alle erforderlichen Anpassungen vor.

7. Klicken Sie zweimal auf Schließen.

Schritt 4: Sichern der Unternehmensdatenbank vor dem Ende des Geschäftsjahrs

Hinweise

• Stellen Sie sicher, dass niemand die Unternehmensdatenbank geöffnet hat, außer auf dem Computer, auf dem sich die Datenbank befindet.

• Führen Sie diesen Schritt auf dem Computer aus, auf dem sich die Datenbank befindet.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Unternehmensdatenbank zu sichern:

1. Starten Sie Small Business Accounting 2006, Accounting Express oder Accounting Professional, und öffnen Sie dann die Unternehmensdatenbank, die Sie sichern möchten.

2. Zeigen Sie im Menü Datei auf
   Dienstprogramme, und klicken Sie dann auf Daten dienstprogramme.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Basistools auf
   Sicherung.

4. Klicken Sie auf Durchsuchen.

5. Geben Sie einen Namen für die Datei ein, und klicken Sie dann auf
   Speichern.
   
   Hinweis Der Standarddateityp ist komprimierte Sicherungsdatei (*.zip). Der Standardspeicherort für Dateien befindet sich unter dem folgenden Pfad:

   Eigene Dokumente\Small Business Accounting\Backups

6. Wenn Sie den Zugriff auf die Sicherung einschränken möchten, geben Sie ein Kennwort in das Feld Kennwort ein, und geben Sie dann das Kennwort erneut in das Feld Kennwort bestätigen ein.

7. Klicken Sie auf OK.

8. Wenn Sie die Meldung erhalten, dass die Sicherung erfolgreich abgeschlossen wurde, klicken Sie auf OK.

9. Klicken Sie auf Schließen.

Schritt 5: Drucken eines Berichts zum Testsaldo vor dem Ende des Geschäftsjahrs

Geben Sie alle Transaktionen für das Jahr ein, bevor Sie den Bericht "Zwischensumme" drucken. Wenn Sie später weitere Transaktionen eingeben, müssen Sie einen neuen Testsaldo drucken. In diesem Bericht werden alle Konten und Salden ab einem bestimmten Datum aufgeführt.

1. Zeigen Sie im Menü Berichte auf
   Firma und Finanzbericht,und klicken Sie dann auf Testversionssaldo.

2. Klicken Sie in der Liste Ab auf der Symbolleiste auf
   Benutzerdefiniert.

3. Geben Sie im Feld Datum das datum ein, das Sie verwenden möchten, oder wählen Sie das Datum im Kalender aus.

4. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Bericht aktualisieren.

5. Klicken Sie im Menü Datei auf
   Drucken.

Schritt 6: Drucken erforderlicher Jahresabschlusses

Die häufigsten Finanzauszüge sind die folgenden:

• Saldotabelle

• Gewinn und Verlust

• Barauszug Flow Barauszug

Um diese Berichte zu finden, zeigen Sie im Menü Berichte auf Firma und Finanzen, und klicken Sie dann auf den Bericht, den Sie suchen.

• Drucken Sie den Bericht "Saldo" für den letzten Tag des Geschäftsjahrs. Wählen Sie zum Festlegen des Datums die richtigen Werte aus der Liste Ab und in der Liste
  Datum auf der Symbolleiste aus. Wählen Sie in der Liste Berichtsbasis entweder Bar oder
  Accrualaus, je nach buchführungsbezogener Methode, die das Unternehmen verwendet.

• Wählen Sie im Bericht Gewinn und Verlust einen Datumsbereich aus, der dem ersten und letzten Tag des Geschäftsjahrs entspricht. Wählen Sie dazu die richtigen Werte in der Liste Datumsbereich, in der Liste Von und in der
  Liste
  Bis auf der Symbolleiste aus. Wählen Sie in der Liste Berichtsbasis je nach buchführungsbezogener Methode, die das Unternehmen verwendet, Bar oder
  Accrualaus.

• Wählen Sie für Flow Bericht Kontoauszug einen Datumsbereich aus, der dem ersten und letzten Tag des Geschäftsjahrs entspricht. Wählen Sie dazu die richtigen Werte in der Liste Datumsbereich, in der Liste Von und in der Liste Bis auf der Symbolleiste aus.

Schritt 7: Einrichten eines neuen Geschäftsjahrs

Sie müssen ein neues Geschäftsjahr einrichten, damit Sie bereit sind, Transaktionen für das nächste Jahr eingeben zu können.

1. Klicken Sie im Menü Unternehmen auf Geschäftsjahr verwalten.

2. Klicken Sie auf Neues Geschäftsjahr. Mit einem Standarddatum wird das Feld Geschäftsjahranfang auffüllt. Dieses Datum basiert auf dem letzten Datum des vorherigen Geschäftsjahrs. Sie können dieses Datum nicht ändern.

3. Geben Sie im Feld Geschäftsjahr schließen den letzten Tag des nächsten Geschäftsjahrs ein, oder wählen Sie das Datum im Kalender aus.

4. Klicken Sie auf OK.

Schritt 8: Schließen des Geschäftsjahrs

Sie können eine unbegrenzte Anzahl von offenen Geschäftsjahren haben. Wenn Sie Geschäftsjahre schließen, müssen Sie sie in chronologischer Reihenfolge schließen. Wenn Sie ein Geschäftsjahr schließen, treten die folgenden Aktivitäten auf:

• Die Saldenkonten werden summen, und der Saldo wird als Anfangssaldo für das nächste Jahr weitergeleitet.

• Journaleinträge werden erstellt, um alle Einkünfte und Ausgabenkonten zu 0 (null) zu löschen. Die Differenz wird im Konto "Retained Earnings" gepostet.

• Der Status des Geschäftsjahrs ist auf Geschlossen festgelegt.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Geschäftsjahr zu schließen:

1. Klicken Sie im Menü Unternehmen auf Geschäftsjahr verwalten.

2. Wählen Sie in der Liste Periodenliste das Jahr aus, das Sie schließen möchten, und klicken Sie dann auf Geschäftsjahr schließen.

3. Wenn Sie aufgefordert werden, die Nettoeinnahmen in das Konto "Beibehaltene Einnahmen" zu verschieben, klicken Sie auf Ja.

Schritt 9: Drucken eines Berichts zum Testsaldo nach dem Ende des Geschäftsjahrs

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Bericht zum Testsaldo zu drucken:

1. Zeigen Sie im Menü Berichte auf
   Firma und Finanzbericht,und klicken Sie dann auf Testversionssaldo.

2. Klicken Sie im Feld Ab auf
   Benutzerdefiniert.

3. Geben Sie im Feld Datum den ersten Tag des nächsten Geschäftsjahrs ein, oder wählen Sie das Datum im Kalender aus.

4. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Bericht aktualisieren.

5. Klicken Sie im Menü Datei auf
   Drucken.

6. Vergleichen Sie diesen Bericht mit dem Bericht zum Testsaldo, den Sie im Abschnitt "Drucken eines Berichts zum Testsaldo vor dem Schließen des Geschäftsjahrs" erstellt haben. Überprüfen Sie Folgendes:
   

   • Der Saldo wird auf das nächste Jahr weitergeleitet.

   • Die Salden auf den Konten für Einkünfte und Ausgaben sind null, und die Differenz wird auf das Konto "Einbehaltene Einnahmen" gepostet.

   • Die Gesamtzahl der Lastschriften und die gesamten Gutschriften im Bericht "Testversionssaldo", die Sie nach dem Ende des Geschäftsjahrs gedruckt haben, stimmen mit den gesamten Lastschriften und den gesamten Gutschriften im Bericht "Testversionssaldo" ab, die Sie vor dem Schließen des Geschäftsjahrs gedruckt haben.

7. Wenn Sie Einträge anpassen müssen, klicken Sie im Menü Unternehmen auf Neuer Journaleintrag.

Schritt 10: Sichern der Unternehmensdatenbank nach dem Ende des Geschäftsjahrs

Hinweise

• Stellen Sie sicher, dass niemand die Unternehmensdatenbank geöffnet hat.

• Führen Sie diesen Schritt auf dem Computer aus, auf dem sich die Datenbank befindet.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Unternehmensdatenbank zu sichern:

1. Starten Sie Small Business Accounting 2006, Accounting Express oder Accounting Professional, und öffnen Sie dann die Unternehmensdatenbank, die Sie sichern möchten.

2. Zeigen Sie im Menü Datei auf
   Dienstprogramme, und klicken Sie dann auf Daten dienstprogramme.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Basistools auf
   Sicherung.

4. Klicken Sie auf Durchsuchen.

5. Geben Sie einen Namen für die Datei ein, und klicken Sie dann auf
   Speichern.
   
   Hinweis Verwenden Sie einen anderen Dateinamen als den, den Sie beim Erstellen der Sicherungsdatei vor dem Schließen des Geschäftsjahrs verwendet haben. Der Standarddateityp ist "Compressed Backup File (*.zip)". Der Standardspeicherort für Dateien befindet sich unter dem folgenden Pfad:

   Eigene Dokumente\Small Business Accounting\Backups

6. Wenn Sie den Zugriff auf die Sicherung einschränken möchten, geben Sie ein Kennwort in das Feld Kennwort ein, und geben Sie dann das Kennwort erneut in das Feld Kennwort bestätigen ein.

7. Klicken Sie auf OK.

8. Wenn Sie die Meldung erhalten, dass die Sicherung erfolgreich abgeschlossen wurde, klicken Sie auf OK.

9. Klicken Sie auf Schließen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

F1:Kann ich eine Transaktion speichern, wenn ich das Geschäftsjahr beendet habe? Können Transaktionen in einem abgeschlossenen Jahr gespeichert werden?

A1: Sie können eine Transaktion nach dem Ende des Jahres nicht speichern. Sie können das Jahr jedoch erneut öffnen und dann eine Transaktion speichern. Wenn Sie ein Jahr repositoryten, das nicht das aktuelle Jahr ist, müssen Sie dieses Jahr und alle dazwischenliegenden geschlossenen Jahre in umgekehrter chronologischer Reihenfolge erneut öffnen, indem Sie mit dem letzten Jahr beginnen und rückwärts arbeiten. Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie alle offenen Jahre in chronologischer Reihenfolge schließen, indem Sie mit dem ältesten Jahr beginnen und weiter arbeiten.

Um ein geschlossenes Jahr erneut zu öffnen, müssen Sie einer der folgenden Rollen zugewiesen oder angemeldet sein:

• Besitzer in Small Business Accounting 2006, in Accounting Express oder in Accounting Professional

• Buchhalter in Small Business Accounting 2006, In Accounting Express oder Buchhaltung Professional

• Administrator auf dem Computer, auf dem Small Business Accounting 2006, Accounting Express oder Accounting ausgeführt Professional

F2: Wie viele Geschäftsjahre kann ich offen lassen?

A2: Die Anzahl der Geschäftsjahre, die geöffnet bleiben können, ist nicht begrenzt.

F3:Muss ich ein Geschäftsjahr vor dem ersten Tag des nächsten Geschäftsjahrs schließen?

A3: Sie können ein Geschäftsjahr jederzeit nach dem letzten Tag des Jahres schließen. Bis Sie jedoch ein Geschäftsjahr schließen, wird der Eröffnungssaldo für die Konten aus der Saldotabelle nicht auf das neue Jahr weitergeleitet. Darüber hinaus werden Ausgabenkonten nicht nulliert, und die Differenz wird nicht auf das Konto "Einbehaltene Einnahmen" angewendet.

F4:Was geschieht mit einem inaktiven Konto, wenn ich ein Geschäftsjahr geschlossen habe?

A4: Wenn Sie beim Schließen des Geschäftsjahrs ein inaktives Konto haben, ändert sich der Kontostatus nicht. Dies gilt unabhängig davon, ob das inaktive Konto über einen Saldo verfügt.

F5:Wie kann ich den Journaleintrag anzeigen, der die Konten für Einkünfte und Ausgaben darstellt, die nulliert und dann im Konto für beibehaltene Einnahmen veröffentlicht wurden?

A5: Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Journaleintrag zu sehen:

1. Zeigen Sie im Menü Unternehmen auf
   Unternehmenslisten, und klicken Sie dann auf Firmendiagramm.

2. Doppelklicken Sie in der Liste Kontendiagramm auf das Konto für einbehaltene Einkünfte, um das
   Kontoregister zu öffnen.

3. Doppelklicken Sie auf die Linie, die die folgenden Kriterien erfüllt:
   

   • Das Datum ist der letzte Tag des abgeschlossenen Geschäftsjahrs.

   • Die Beschreibung des Felds "Memo" ist
     "Geschäftsjahr wird geschlossen".