Использование параметров в запросах, формах и отчетах

В этой статье

• Обзор

• Использование параметров в запросах

• Указание типов данных для параметра

• Создание формы для ввода параметров

• Создание формы для ввода параметров для отчета

Обзор

С помощью условий в запросе с параметрами в Access можно ограничить набор записей, возвращаемых запросом. Функциональности диалоговых окон в запросе с параметрами может оказаться недостаточно. В этом случае можно создать форму, которая лучше подойдет для ввода параметров в вашей ситуации. В этой статье рассказывается, как настроить форму для ввода параметров запросов и отчетов. Здесь предполагается, что вы уже знакомы с принципами создания запросов и определения параметров в них. Прежде чем продолжать, ознакомьтесь как минимум с процедурой создания запроса на выборку.

В этой статье приведены примеры использования параметров в запросах. Она не содержит полной справочной информации о настройке условий.

• Дополнительные сведения о создании запроса на выборку см. в статье Создание простого запроса на выборку.

• Дополнительные сведения о запросах в целом см. в статье Знакомство с запросами.

• Дополнительные сведения о создании параметров в запросах см. в статье Использование параметров для ввода данных при выполнении запроса.

• Дополнительные сведения о настройке условий в запросах см. в статье Примеры условий запроса.

Использование параметров в запросах

Использовать в запросе параметр не сложнее, чем создать запрос на основе условий. Запрос можно настроить таким образом, чтобы предлагалось ввести определенное значение, такое как артикул товара, или несколько значений, например две даты. Для каждого параметра запрос выводит отдельное диалоговое окно, в котором предлагается ввести значение.

Указание типов данных для параметра

Вы также можете указать, данные какого типа разрешается вводить в качестве значения параметра. Тип данных можно настроить для любого параметра, но особенно важно сделать это для числовых и денежных данных, а также значений даты и времени. Когда для параметра указан тип данных, пользователи получают более осмысленные сообщения об ошибках в случае ввода значений неправильного типа (например, текста вместо денежных величин).

Чтобы задать тип данных для параметра в запросе, выполните указанные ниже действия.

1. Когда запрос открыт в конструкторе, на вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Параметры.

2. В диалоговом окне Параметры запроса в столбце Параметр введите текст запроса на ввод значения для каждого параметра, для которого требуется указать тип данных. Убедитесь, что каждый из параметров соответствует запросу, который используется в строке Условие отбора в бланке запроса.

3. В столбце Тип данных выберите тип данных для каждого параметра.

Создание формы для ввода параметров

Хотя в запросах с параметрами есть встроенные диалоговые окна для ввода значений, они предлагают лишь простейшие функции. В то же время форма для ввода параметров поддерживает перечисленные ниже дополнительные возможности.

• Использование элементов управления для ввода данных определенных типов, например календарей для дат.

• Сохранение введенных параметров для использования в других запросах.

• Списки и поля со списками для ввода параметров, позволяющие выбирать значения из заранее заданных наборов.

• Элементы управления для выполнения других функций, таких как открытие запроса или обновление данных в нем.

В приведенном ниже видео демонстрируется создание простой формы для ввода параметров запроса вместо стандартных диалоговых окон.

Создание формы для ввода параметров для отчета

Реализовать этот сценарий можно несколькими способами, но мы рассмотрим вариант, в котором активно используются макросы. Создать форму для сбора параметров отчета можно с помощью описанной ниже последовательности действий.

• Шаг 1. Создайте форму для ввода значений

• Шаг 2. Создайте блок кода, проверяющий, загружена ли форма параметров

• Шаг 3. Создайте макрос, управляющий работой формы и отчета

• Шаг 4. Добавьте на форму кнопки "ОК" и "Отмена"

• Шаг 5. Используйте значения из формы в качестве условий запроса

• Шаг 6. Добавьте макрокоманды в события отчета

• Шаг 7. Проверьте форму в действии

Шаг 1. Создайте форму для ввода значений

1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Конструктор форм.

2. В режиме конструктора нажмите F4, чтобы открыть страницу свойств, и задайте свойства формы, как показано в таблице ниже.

   Свойство	Значение
   Подпись	Введите имя, которое будет отображаться в строке заголовка формы.
   Режим по умолчанию	Простая форма
   Режим формы	Да
   Режим таблицы	Нет
   Режим сводной таблицы	Нет
   Режим сводной диаграммы	Нет
   Полосы прокрутки	Отсутствуют
   Область выделения	Нет
   Кнопки навигации	Нет
   Тип границы	Окно диалога

3. Для каждого параметра, который будет вводиться с помощью формы, на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Поле.

4. Задайте для полей свойства, как показано в таблице ниже.

   Свойство	Параметр
   Имя	Введите имя, описывающее параметр, например ДатаНачала.
   Формат	Выберите формат, который соответствует типу данных поля параметра. Например, для поля даты выберите вариант Полный формат даты.

5. Сохраните форму и задайте для нее название, например frmCriteria.

Шаг 2. Создайте блок кода, проверяющий, загружена ли форма параметров

1. На вкладке Создание в группе Макросы и код нажмите кнопку Модуль. 

   В редакторе Visual Basic откроется новый модуль.

2. Вставьте в редакторе следующий код:

   Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Boolean
   Dim oAccessObject As AccessObject
   Set oAccessObject = CurrentProject.AllForms(strFormName)
   If oAccessObject.IsLoaded Then
     If oAccessObject.CurrentView <> acCurViewDesign Then
       IsLoaded = True
     End If
   End If
   End Function
   

3. Сохраните модуль под уникальным именем и закройте редактор Visual Basic.

Шаг 3. Создайте макрос, управляющий работой формы и отчета

С помощью функций вложенного макроса Access можно определить все необходимые шаги, которые необходимо выполнить в одном макросе. Для управления различными задачами, необходимыми для этой процедуры, мы создадим четыре подмакроса: "Открыть диалог", "Закрыть диалог", "ОК" и "Отмена". Используя приведенный ниже снимок экрана в качестве руководства, создайте макрос со следующими подмакросами и действиями. Обратите внимание, что в этом примере форма параметра называется frmCriteria. Настройте макрос в соответствии с именем формы, созданной ранее. Чтобы просмотреть все макрокоманды, необходимо также щелкнуть Показать все действия на вкладке Конструктор .

Сохраните и закройте макрос. Задайте для макроса имя, например Макрос диапазона дат.

Шаг 4. Добавьте на форму кнопки "ОК" и "Отмена"

1. Снова откройте форму параметров, которую создали в режиме конструктора.

2. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления отмените выбор параметра Использовать мастера.

3. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните Кнопка.

4. Расположите курсор под полями на форме и мышью создайте кнопку ОК.

5. Если окно свойств не отображается, откройте его, нажав клавишу F4.

6. Задайте для кнопки ОК свойства согласно приведенной ниже таблице.

   Свойство	Параметр
   Имя	ОК
   Подпись	ОК
   По умолчанию	Да
   Нажатие кнопки	Введите имя макроса, например Макрос диапазона дат.ОК.

7. Создайте кнопку Отмена и задайте для нее свойства, как показано в таблице ниже.

   Свойство	Параметр
   Имя	Отмена
   Подпись	Отмена
   Нажатие кнопки	Введите имя макроса, например Макрос диапазона данных.Отмена.

8. Сохраните и закройте форму.

Шаг 5. Используйте значения из формы в качестве условий запроса

1. Откройте запрос, который создали в режиме конструктора.

2. Введите условия для данных. Используйте объект Forms , имя формы и имя элемент управления:

   • Например, в базе данных Access (ACCDB или MDB) для формы frmCriteria можно задать следующее выражение, ссылающееся на элементы управления "Дата начала" и "Дата окончания" в запросе:

     Between [Формы]![frmCriteria]![Дата начала] And [Формы]![frmCriteria]![Дата окончания]

Шаг 6. Добавьте макрокоманды в события отчета

1. Откройте нужный отчет в режиме конструктора.

2. Если окно свойств не отображается, откройте его, нажав клавишу F4.

3. Убедитесь, что для свойства Источник записей в отчете используется запрос с параметрами, который мы создали.

4. Задайте два дополнительных свойства отчета, как показано в таблице ниже.

   Свойство	Значение
   Открытие	Введите имя макроса, например Макрос диапазона дат.Открыть диалоговое окно.
   Закрытие	Введите имя макроса, например Макрос диапазона дат.Закрыть диалоговое окно.

   При открытии отчета Access будет выполнять команды, содержащиеся во вложенном макросе "Открыть диалоговое окно" объекта "Макрос диапазона дат". И аналогично: при закрытии отчета Access будет выполнять команды, содержащиеся во вложенном макросе "Закрыть диалоговое окно" объекта "Макрос диапазона дат".

5. Сохраните и закройте отчет.

Шаг 7. Проверьте форму в действии

Теперь, когда все объекты Access созданы, можно проверить, как они работают. Откройте отчет в режиме отчета или представлении для печати и обратите внимание, что перед показом отчета Access отображает форму ввода параметров в диалоговом режиме. Введите необходимые условия в созданные вами текстовые поля и нажмите кнопку ОК на форме. После этого Access скроет форму (вывод на экран — "Нет") и отобразит отчет, содержащий только те данные, которые соответствуют вашим условиям. Это произойдет благодаря тому, что запрос с параметрами, на котором основан отчет, использует значения в элементах управления на скрытой форме. Когда вы закроете отчет, Access также закроет форму параметров.

К началу страницы