جربها بنفسك!
يوفر Access ستة عناصر لقواعد البيانات، وعند دمجها، ستساعدك على الاستفادة الكاملة من بياناتك. تعرف على الدور الذي يلعبه كل عنصر.
الجداول
ينظم Access المعلومات الخاصة بك في جداول: قوائم من الصفوف والأعمدة التي تشبه لوحة المحاسبة أو جدول البيانات. يخزن كل جدول معلومات حول موضوع معين، لذلك تتضمن معظم قواعد البيانات أكثر من جدول واحد.
يسمى كل صف في الجدول سجلا، ويسمى كل عمود حقلا. يحتوي السجل على كل المعلومات المحددة لكيان معين، مثل عميل أو طلب. بينما يعتبر الحقل عنصرا واحدا من المعلومات حول هذا الكيان. في جدول المنتجات، على سبيل المثال، يمكن أن يحتوي كل صف أو سجل على معلومات حول منتج واحد. يحتوي كل عمود أو حقل على نوع من المعلومات حول المنتج، مثل الاسم أو السعر. إذا لم تكن مألوفا بها، فتعرف على أساسيات قواعد البيانات.
الاستعلامات
في قاعدة بيانات مصممة بشكل صحيح، غالباً ما تتواجد البيانات التي تريد عرضها عبر نموذج أو تقرير في جداول متعددة. يمكنك استخدام استعلام لسحب تلك المعلومات من جداول متعددة وتجميعها لعرضها في نموذج أو تقرير.
قد يكون الاستعلام طلبا للحصول على نتائج بيانات من قاعدة بياناتك، أو يمكن استخدامه لتنفيذ إجراء على البيانات، أو قد يكون كليهما. استخدم الاستعلامات للحصول على إجابات للأسئلة البسيطة وإجراء العمليات الحسابية باستخدام البيانات ودمج البيانات من جداول مختلفة وإضافة بيانات أو تغييرها أو حذفها من قاعدة بيانات.
هناك أنواع عديدة من الاستعلامات، ولكن النوعان الأساسيان هما:
| أنواع الاستعلامات الأساسية | الاستخدام |
|---|---|
| تحديد | لاستعادة بيانات من جدول أو إجراء حسابات. |
| الإجراء | إضافة بيانات أو تغييرها أو حذفها. لكل مهمة نوع معين من الاستعلام الإجرائي. لا تتوفر الاستعلامات الإجرائية في تطبيقات Access على الويب. |
النماذج
تشبه النماذج صناديق العرض الموجودة في المتاجر — حيث تسهل عرض عناصر قاعدة البيانات التي تريدها أو الوصول إليها. مثل النماذج الورقية، تعد نماذج Access عناصر يمكنك من خلالها أنت أو المستخدمون الآخرون إضافة البيانات المخزنة في قاعدة بيانات سطح مكتب Access أو تحريرها أو عرضها. من المهم تصميم النموذج الخاص بك مع وضع الاستخدام في الاعتبار. على سبيل المثال، إذا كان النموذج مخصصا لعدة مستخدمين، فسيساعد النموذج المصمم جيدا على جعل إدخال البيانات دقيقا وسريعا وفعالا.
التقارير
توفر التقارير طريقة لعرض البيانات من قاعدة بيانات Access وتنسيقها وتلخيصها. على سبيل المثال، قم بإنشاء تقرير بسيط لأرقام الهواتف الخاصة بكل جهات الاتصال أو تقرير ملخص حول المبيعات الإجمالية عبر مناطق وفترات زمنية مختلفة.
تكون التقارير مفيدة عندما تريد تقديم المعلومات في قاعدة البيانات من أجل:
- عرض ملخّص بيانات أو توزيعه.
- أرشفة لقطات البيانات.
- توفير تفاصيل حول سجلات فردية.
- إنشاء تسميات.
وحدات الماكرو
الماكرو هو أداة تسمح لك بأتمتة المهام وإضافة وظائف إلى النماذج والتقارير وعناصر التحكم. على سبيل المثال، إذا قمت بإضافة زر أمر إلى نموذج وقمت بإقران حدث OnClick الخاص بالزر بماكرو، فسينفذ حينئذ أمرا في كل مرة يتم فيها النقر فوق الزر.
يوفر Access بيئة تصميم لمساعدتك على إنشاء وحدات الماكرو. بشكل أساسي، يمكنك استخدام لغة برمجة مبسطة لإنشاء قائمة بالإجراءات لتنفيذها. تتطلب بعض الإجراءات معلومات إضافية، مثل الحقل المراد عرض "التعبئة". تسهل بيئة التصميم إنشاء وحدات الماكرو، حيث تقوم بالتحديد من قوائم الإجراءات وتعبئة المعلومات.
يتم استخدام وحدات الماكرو لأتمتة سلسلة من الإجراءات وإجراء تغييرات على البيانات في قاعدة بيانات والمزيد. من خلال طريقة عرض "التصميم"، توفر وحدات الماكرو مجموعة فرعية من الأوامر المتوفرة في Visual Basic for Applications (VBA). يجد معظم الأشخاص أن إنشاء ماكرو لإضافة وظائف إلى النماذج والتقارير وعناصر التحكم يعد أسهل من كتابة تعليمات برمجية ل VBA، ولكن يمكنك دوما تحويل وحدات الماكرو إلى VBA من داخل طريقة عرض التصميم.
افترض أنك تريد فتح تقرير مباشرة من أحد نماذج إدخال البيانات. أضف زرا إلى النموذج ثم أنشئ ماكرو يفتح التقرير. يمكنك للماكرو إما أن يكون ماكرو مستقل (كائن منفصل في قاعدة البيانات)، الذي يكون مرتبطاً بعد ذلك إلى OnClick حدث الزر، أو يمكن تضمين الماكرو مباشرة إلى OnClick حدث الزر نفسه. في كل الأحوال، عندما تنقر فوق الزر، يتم تشغيل الماكرو ويتم فتح التقرير.
الوحدات النمطية
الوحدات النمطية هي التعليمات البرمجية ل VBA التي تكتبها لأتمتة المهام في تطبيقك ولتنفيذ وظائف متطورة تقوم بكتابة الوحدات النمطية بلغة برمجة VBA. الوحدة النمطية هي مجموعة من التعريفات والجمل والإجراءات المخزنة معا كوحدة واحدة.