بالإضافة إلى التعاون في العمل على البريد الإلكتروني، قد ترغب أيضا في التعاون في العمل على المستندات باستخدام علبة بريد الموقع. تتمثل ميزة استخدام علب بريد الموقع للتعاون في المستند في قدرتك على الوصول إلى المستندات المخزنة على موقع SharePoint أو من داخل Outlook. يمكنك أيضا مشاركة المستندات بسهولة مع الآخرين. راجع إضافة تطبيق علبة بريد الموقع للإبقاء على البريد الإلكتروني في سياق موقع لمزيد من المعلومات حول إمكانية علبة بريد الموقع على المساعدة.
هام
يتم إهمال ميزة علبة بريد الموقع في SharePoint بدءا من مارس 2017. ستتم إزالة هذه الميزة بالكامل في إصدار مستقبلي. لم يعد لدى مؤسسات SharePoint الجديدة حق الوصول إلى ميزة علبة بريد الموقع. لم تعد مؤسسات SharePoint الحالية قادرة على إنشاء علب بريد موقع جديدة. ستستمر أي علبة بريد موقع تم إعدادها ونشرها قبل مارس 2017 في العمل.
سنوفر عملية للمساعدة في نقل مواقع علب بريد الموقع الحالية إلى مجموعة Microsoft 365 في سبتمبر 2017. إذا كنت تستخدم حاليا ميزة علبة بريد الموقع في SharePoint، فيجب أن تفكر في التغيير إلى مجموعات Microsoft 365 بدلا من ذلك لدعم سيناريوهات البريد الإلكتروني التعاونية. لمزيد من المعلومات، راجع استخدام مجموعات Office 365 بدلا من علب بريد الموقع.
ملاحظة
ستظل ميزة علبة بريد الموقع مدعومة، ولكنها مهملة في منتجات SharePoint Server 2019 وSharePoint Server 2016 وSharePoint 2013 وSharePoint 2010. يوصى العملاء باستكشاف علب البريد المشتركة كبديل لعلب بريد الموقع.
هام
عندما يعرض المستخدمون علبة بريد الموقع في Outlook، سيرون قائمة تتضمّن كل المستندات الموجودة في مكتبات المستندات في ذلك الموقع. تقدّم علب بريد الموقع قائمة المستندات نفسها لكل المستخدمين، وبالتالي قد يرى بعضهم مستندات لا يملكون حق الوصول إليها لفتحها.
لإضافة مستندات باستخدام علبة بريد الموقع، ما عليك سوى سحب المستندات إلى رسالة بريد إلكتروني وإضافتها إلى مكتبة المستندات على موقع SharePoint.
تلميح
هل تعلم أنه يمكنك أيضا استخدام علبة بريد الموقع لتنسيق البريد الإلكتروني للفريق؟
إعادة توجيه المستندات من علبة بريد الموقع
بمجرد تخزين المستندات على موقع SharePoint، من المهم أن تحدث أي تغييرات مستقبلية على المستند في الإصدار المخزن على الموقع. للمساعدة في توجيه الأشخاص إلى الإصدار الصحيح من المستند، يمكنك بسهولة إعادة توجيه المستند في Outlook بالنقر بزر الماوس الأيمن فوقه ثم النقر فوق إعادة توجيه.
إذا كان لديك مستندات متعددة تريد مشاركتها، فيمكنك ببساطة سحبها وإفلاتها في رسالة بريد إلكتروني لتضمين ارتباطات إلى كل مستند من المستندات تلقائيا.
إضافة مجلد المستندات إلى المفضلة في Outlook
إذا كنت تستخدم قائمة المفضلة في Outlook، فقد تجد أنه من المفيد أيضا تضمين مجلدات المستندات من علبة بريد الموقع في قائمة المفضلة. يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلد المستندات ، ثم النقر فوق إظهار في المفضلة.
إذا كان لديك مجلدان "مستندات" في قائمة "المفضلة" بالاسم نفسه، يضيف Outlook تلقائيا اسم علبة البريد إلى اسم المجلد (على سبيل المثال، "المستندات – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") بحيث يمكنك بسهولة معرفة المجلد الذي يوجد فيه.
اقرأ المزيد حول «المفضلة في Outlook» في الاحتفاظ بمجلدات البريد شائعة الاستخدام في المفضلة.