تقوم ميزة الدليل في Word بدمج البيانات في مستند واحد، مثل دليل العضوية أو الكتالوج أو قائمة الأجزاء. نظرا لأنه يمكنك دمج عدد من أنواع مصادر البيانات، يمكنك إنشاء تقارير من قواعد بيانات مثل Access باستخدام جميع ميزات التنسيق Word.
بدء تشغيل المستند
- افتح مستندا فارغا.
- انتقل إلى دليل>بدء دمج المراسلات بدء دمج>>المراسلات.
تحديد المستلمين
- انتقل إلى مراسلات>بدء دمج> المراسلاتحدد المستلمين.
- حدد مصدر بيانات. لمزيد من المعلومات، انتقل إلى مصادر البيانات التي يمكنك استخدامها لدمج البريد.
- حدد حفظ الملف>.
إذا كنت بحاجة إلى تحرير القائمة البريدية، فانتقل إلى دمج البريد: تحرير المستلمين.
إدراج رموز الحقول
في هذه المرحلة، لا تقم بتضمين النص الذي تريد طباعته مرة واحدة فقط في مستند الدليل الناتج.
اكتب النص الذي تريد تكراره لكل عنصر في الدليل، مثل الاسم: أو العنوان: تسميات للسجلات الفردية.
انقر أو اضغط على المكان الذي تريد وضع حقل دمج فيه في المستند وإدراج حقل دمج. لمزيد من المعلومات، انتقل إلى حقول دمج المراسلات
تلميح
- لإنشاء جدول بتسمية واحدة أو صف عنوان واحد، قم بإنشاء رأس مستند. ضع صف التسمية للجدول داخل العنوان. بعد ذلك، ضع حقول الدمج في النص الأساسي للمستند.
-
- يعمل هذا بشكل جيد مع الدلائل الطويلة التي تمتد عبر صفحات متعددة، لأنه ينشئ رأسا لكل صفحة.
لا يمكنك كتابة أحرف حقل الدمج (« ») يدويا. يجب استخدام جزء المهام دمج المراسلات بالانتقال إلى مراسلات>الكتابة & إدراج حقول>إدراج حقل دمج.
إذا ظهرت حقول الدمج داخل أقواس، مثل { MERGEFIELD City }، فإن Word تعرض رموز الحقول بدلا من نتائج الحقول. لا يؤثر هذا على الدمج، ولكن من الصعب تنسيقه. انقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز الحقل، وحدد تبديل رموز الحقول في القائمة المختصرة.
إذا كان أي جزء من عنوانك مفقودا، فشاهد دمج البريد: مطابقة الحقول لإصلاحه.كرر الخطوة 2 حسب الحاجة.
بعد إكمال المستند الرئيسي وإدراج كافة حقول الدمج، انتقل إلى حفظ الملف>باسم.
معاينة الدليل
- انتقل إلى Mailings>Preview Results>Preview Results.
- استخدم الزرين "الخلف " و" إعادة التوجيه " للتنقل عبر بياناتك، أو استخدم "البحث عن مستلم" للبحث عن سجلات محددة
- إذا كنت بحاجة إلى التحرير، فحدد معاينة النتائج للعودة إلى طريقة عرض حقل الدمج.
إكمال الدمج
حدد إنهاء المراسلات>>& دمج وحدد تحرير المستندات الفردية. سترى خيارين آخرين، ولكن لا يمكنك استخدامها مع دليل.
حدد واحدًا مما يلي:
- لدمج جميع السجلات، حدد الكل.
- لدمج السجل الذي تراه فقط في نافذة المستند، حدد السجل الحالي.
- لدمج نطاق من السجلات، اكتب أرقام السجلات في المربعين منوإلى .
حدّد موافق.
في المستند الجديد، أضف نصا تريد طباعته مرة واحدة فقط، مثل الرؤوس أو التذييلات أو عناوين الأعمدة أو أي نص آخر.
احفظ الدليل أو اطبعه تماما كما تفعل مع أي مستند عادي.
