الهدف من إدارة المشاريع: تبادل معلومات عن المشروع

	غالبا ما يكون توصيل معلومات المشروع أمرا صعبا، سواء كان ذلك يتضمن الحصول على معلومات الحالة من فريقك، أو توصيل حالة المشروع إلى المديرين التنفيذيين. تعرف على وقت وكيفية توصيل معلومات المشروع والإبلاغ بها. وإلا سيعاني التعاون الفعال وقد يكون نجاح مشروعك في خطر. للاطلاع على المزيد من المقالات في هذه السلسلة من الدلائل الإرشادية حول إدارة المشاريع، راجع خريطة طريق إدارة المشروع.

تلميحات حول إدارة المشروع قبل البدء . . .

• سرد المساهمين قبل بدء المشروع، تعرف على أصحاب المصلحة. إحدى الطرق المؤكدة لإيقاف المشروع هي نسيان المساهم الهام الذي له تأثير على مشروعك.
• الحصول على خطة اتصال في وقت مبكر تصميم استراتيجيات وعمليات الاتصال في مشروعك قبل بدء المشروع. والأفضل من ذلك، أن تظهر عمليات الاتصال كمهمة في الخطوط الأولى من مشروعك بحيث يصبح هذا الجزء الهام من التعاون التزاما من الجميع.
• التواصل في كثير من الأحيان جمع معلومات حالة المهمة مرة واحدة في الأسبوع هو على حق تقريبا لإبعاد المشاكل قبل تصعيدها. إذا قمت بالاتصال بشكل متكرر أكثر من ذلك، فقد يتوقف أعضاء الفريق عن إرسال التحديثات بسبب الوقت الإضافي في إعدادها.
• البحث عن المشاكل إذا كان كل شيء يبدو على ما يرام لأنك لم تسمع أي شيء سلبي، فمن المحتمل أنك تتجه نحو المتاعب. حتى أفضل مشاريع التشغيل تواجه مشكلات. مهمتك هي أن تذهب للعثور عليها قبل أن تنمو إلى مشاكل أكبر.
• استخدام التكنولوجيا المناسبة فهم احتياجات الاتصال الخاصة بأعضاء الفريق والمساهمين. على سبيل المثال، قد يرغب أعضاء الفريق الذين يبلغون عن حالة المهمة في استخدام البريد الإلكتروني أو Project Online، بينما قد يفضل المسؤول التنفيذي مخططا معروضا جيدا أو PivotTable. فيما يلي قائمة بالبنامح التي يمكنك استخدامها للمساعدة في الاتصال.

التطبيق	المزايا	المساوئ
Project	لديك أدوات عرض مضمنة لجميع مستويات المساهمين. لقد فهم بسهولة طرق عرض المخطط الزمني ومخطط الفريق. تصدير البيانات إلى Excel وVisio للاتصال بالبيانات المعقدة.	قد لا تستخدم شركتك Project. قد تكون المشاريع التي تعمل عليها شركتك صغيرة جدا للاستفادة من برامج الجدولة القوية.
Project Online	الأفضل للاتصال المتقدم والإبلاغ عن معلومات المشروع عبر المؤسسة. يمكن مقارنة حالة مشاريع متعددة أو لمجموعة من المشاريع.	قد تحتاج الشركات الأصغر إلى مساعدة المستشارين لتثبيت واستخدام Project Online.
Excel	يمكن ل Project تصدير البيانات إلى Excel للتحليل المتقدم، مثل ANOVA وتحليل القيمة المكتسبة. مثالي للتخطيط المبكر للمشاريع أو للتسليمات عالية المستوى التي يمكن إضافتها لاحقا إلى Project.	يفتقر Excel إلى ميزات الجدولة التلقائية للمشاريع الأكثر تعقيدا.
Word	مثالي أثناء مرحلة البدء عندما تحتاج إلى مشاركة مستندات التخطيط مثل الميزانيات والتسليمات.	غير مثالي للعروض التقديمية المرئية لأصحاب المصلحة التنفيذيين. استخدم وظيفة التقرير الخاصة ب Excel أو Visio أو PowerPoint أو Project بدلا من ذلك.
SharePoint	يوفر ميزات المزامنة بدون Project Server. سينعكس تغيير في قائمة مهام واحدة في الأخرى.	مكلف للنشر في جميع أنحاء الشركة. إذا لم يكن لديك موارد الشركة لتثبيت SharePoint، فيمكنك استخدام Microsoft 365 مع SharePoint عبر الإنترنت.
PowerPoint	مثالي للعروض التقديمية المؤثرة للمساهمين التنفيذيين.	قد يرغب المحللون والمهندسون في مخططات أكثر تفصيلا لتحليل الموازنة المعقد.
Visio	مثالي أثناء المراحل الأولية للمشروع حيث تحتاج إلى توصيل عمليات الأعمال والتصنيع باستخدام المخططات التدفقية أو الرسومات التخطيطية الأخرى.	قد يقدم الكثير من المعلومات للجمهور التنفيذي. استخدم ميزات إعداد التقارير الخاصة ب Project بدلا من ذلك.
Microsoft Teams	مثالي للفرق في مواقع مختلفة. يمكنك مشاركة معلومات المشروع مع المراسلة الفورية أو الصوت أو الفيديو أو أثناء الاجتماعات عبر الإنترنت.	قد يتطلب قسم تكنولوجيا المعلومات للنشر.

توصيل معلومات المشروع

التحقق من تحديثات الحالة من Project Online	إذا كان فريقك يستخدم Project Online، فقم بتنزيل تحديثات حالة المهمة من الخادم قبل التواصل مع فريقك حول تقدم المشروع.
تعقب تقدم جدولك الزمني، من بسيط إلى خبير	هناك طرق بسيطة لتتبع التقدم، وهناك طرق أكثر تعقيدا. ابحث عن الطريقة التي تناسب مشروعك وفريقك بشكل أفضل.
توصيل معلومات القيمة المكتسبة	يعد التقاط معلومات القيمة المكتسبة خطوة أكثر تقدما، ولكنها قوية جدا، نحو اكتشاف الأداء الجيد والسئ للمشروع. الحقائق عالية المستوى التي تحصل عليها من هذا هو ما يريد أصحاب المصلحة رؤيته.
إنشاء تقرير مشروع	باستخدام Project، يمكنك إنشاء تقارير رسومية مذهلة وتخصيصها لأي بيانات مشروع تريدها، دون استخدام أي برنامج آخر. أثناء العمل على المشروع، تتغير التقارير لتعكس أحدث المعلومات - لا توجد تحديثات يدوية مطلوبة!
المزامنة مع قائمة مهام SharePoint	يمكن لأعضاء الفريق عرض الجدول وتحديث عملهم في SharePoint، وسترى التغييرات في Project. والعكس صحيح.
استخدام Microsoft 365	توصيل معلومات المشروع باستخدام Microsoft 365. طالما أنك تعمل على كمبيوتر شخصي متصل بالإنترنت، يمكنك العمل على مستنداتك باستخدام الإصدارات الكاملة من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote- عند الطلب، في أي مكان.
نشر تغييرات المهام إلى الخادم	عند إجراء تغييرات على المهام، انشر هذه التغييرات على Project Online بحيث يكون لدى الجميع المعلومات المناسبة لمتابعة عملهم.
التواصل مع Microsoft Teams	إذا تعذر على الأشخاص الحضور إلى اجتماع، فاستخدم Teams لمشاركة معلومات المشروع. مشاركة شرائح PowerPoint أو أوراق Excel أو دفتر ملاحظات OneNote لمشاركة خطط المشاريع. يمكن People المشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت في مكتبهم أو في المنزل أو باستخدام أجهزتهم المحمولة.

العودة إلى خريطة طريق إدارة المشروع