حساب البيانات باستخدام استعلام

توضح هذه المقالة كيفية حساب البيانات التي يرجعها الاستعلام في Access. على سبيل المثال، في نموذج أو تقرير، يمكنك حساب العناصر الموجودة في حقل جدول أو عنصر تحكم واحد أو أكثر. يمكنك أيضا حساب المتوسطات والعثور على أصغر القيم وأكبرها وأقدمها وأحدثها. يوفر Access أيضا ميزة تسمى صف الإجمالي، والتي تتيح لك حساب البيانات في ورقة بيانات دون تغيير تصميم الاستعلام.

ماذا تريد أن تفعل؟

• فهم طرق حساب البيانات
• حساب البيانات باستخدام صف الإجمالي
• حساب البيانات باستخدام استعلام الإجماليات
• مرجع الدالة التجميعية

فهم طرق حساب البيانات

يمكنك حساب عدد العناصر في حقل أو عمود من القيم باستخدام الدالة Count . Count تنتمي الدالة إلى مجموعة من الدالات تسمى الدوال التجميعية. يمكنك استخدام الدالات التجميعية لحساب عمود من البيانات وإرجاع قيمة واحدة. يوفر Access العديد من الدالات التجميعية بالإضافة إلى Count، مثل:

• Sum، لإضافة عمود من الأرقام.
• Average، لحساب متوسط عمود من الأرقام.
• Maximum، للعثور على أعلى قيمة في حقل.
• Minimum، للعثور على أقل قيمة في حقل.
• Standard Deviation، لقياس مدى انتشار القيم من قيمة متوسطة.
• Variance، لقياس التباين الإحصائي لجميع القيم في العمود.

يوفر Access طريقتين لإضافة Count دالات تجميعية أخرى إلى استعلام:

• فتح الاستعلام في طريقة عرض ورقة البيانات وإضافة صف إجمالي. يتيح لك صف الإجمالي استخدام دالة تجميعية في عمود واحد أو أكثر من مجموعة نتائج الاستعلام دون تغيير تصميم الاستعلام.
• إنشاء استعلام إجماليات. يحسب استعلام الإجماليات الإجماليات الفرعية عبر مجموعات السجلات. على سبيل المثال، إذا كنت تريد الإجمالي الفرعي لجميع المبيعات حسب المدينة أو ربع السنة، يمكنك استخدام استعلام الإجماليات لتجميع سجلاتك حسب الفئة التي تريدها ثم جمع أرقام المبيعات. في المقابل، يحسب صف الإجمالي الإجماليات الكلية لعمود واحد أو أكثر (حقول) من البيانات.

للحصول على مزيد من المعلومات حول طرق استخدام الدالات التجميعية الأخرى، راجع المقالة عرض إجماليات الأعمدة في ورقة بيانات.

تشرح الخطوات الواردة في الأقسام التالية كيفية إضافة صف الإجمالي واستخدام استعلام إجماليات لحساب البيانات. ضع في اعتبارك أن الدالة Count تعمل مع أنواع بيانات أكثر من الدوال التجميعية الأخرى. على سبيل المثال، يمكنك التشغيل Count مقابل أي نوع حقل باستثناء نوع يحتوي على بيانات عددية معقدة ومكررة، مثل حقل من القوائم متعددة القيم.

في المقابل، تعمل العديد من الدالات التجميعية فقط على الحقول التي تستخدم نوع بيانات معينا. على سبيل المثال، تعمل الدالة Sum فقط مع الحقول المعينة إلى أنواع البيانات رقم أو عشري أو عملة. لمزيد من المعلومات حول أنواع البيانات التي تتطلبها كل دالة، راجع مرجع دالة التجميع لاحقا في هذه المقالة.

للحصول على مزيد من المعلومات العامة حول أنواع البيانات، راجع المقالة تعديل نوع البيانات المعينة لحقل أو تغييره .

الرجوع لأعلى

حساب البيانات باستخدام صف الإجمالي

يمكنك إضافة صف إجمالي إلى استعلام عن طريق فتح الاستعلام في طريقة عرض ورقة البيانات، وإضافة الصف، ثم تحديد الدالة Count أو دالة تجميعية أخرى، مثل Sumأو MinimumMaximumAverage. تشرح الخطوات الموجودة في هذا القسم كيفية إنشاء استعلام تحديد أساسي وإضافة صف إجمالي.

إنشاء استعلام تحديد أساسي

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.
2. انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول أو الجداول التي تريد استخدامها في الاستعلام، ثم انقر فوق إغلاق. يظهر الجدول أو الجداول المحددة كنوافذ في الجزء العلوي من مصمم الاستعلام. يعرض هذا الشكل جدولا نموذجيا في مصمم الاستعلام:
3. انقر نقراً مزدوجاً فوق حقول الجدول الذي تريد استخدامها في الاستعلام. يمكنك تضمين الحقول التي تحتوي على بيانات وصفية، مثل الأسماء والأوصاف، ولكن يجب تضمين الحقل الذي يحتوي على القيم التي تريد حسابها. يظهر كل حقل في عمود في شبكة تصميم الاستعلام.
4. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نتائج ، انقر فوق تشغيل. يتم عرض نتائج الاستعلام في عرض ورقة البيانات.
5. اختياريا، ارجع إلى طريقة عرض التصميم واضبط الاستعلام. للقيام بذلك، انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب المستند للاستعلام وحدد طريقة عرض التصميم. يمكنك بعد ذلك إضافة حقول الجدول أو إزالتها حسب الحاجة. لإزالة حقل، حدد العمود في شبكة التصميم واضغط على Delete.
6. اختياريا، احفظ الاستعلام الخاص بك.

إضافة صف إجمالي

1. افتح الاستعلام في طريقة عرض ورقة البيانات. انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب المستند للاستعلام وانقر فوق طريقة عرض ورقة البيانات. -أو- في جزء التنقل، انقر نقرا مزدوجا فوق الاستعلام. يؤدي القيام بذلك إلى تشغيل الاستعلام وتحميل النتائج في ورقة بيانات.
2. من علامة تبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة سجلات، انقر فوق إجماليات. يظهر صف إجمالي جديد أسفل الصف الأخير من البيانات في ورقة البيانات.
3. في الصف الإجمالي ، انقر فوق الحقل الذي تريد جمعه، ثم حدد عدد من القائمة.

إخفاء صف الإجمالي

• من علامة تبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة سجلات، انقر فوق إجماليات.

للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام صف الإجمالي، راجع المقالة عرض إجماليات الأعمدة في ورقة بيانات.

الرجوع لأعلى

حساب البيانات باستخدام استعلام الإجماليات

يمكنك حساب البيانات باستخدام استعلام الإجماليات بدلا من صف الإجمالي عندما تحتاج إلى حساب بعض السجلات التي تم إرجاعها بواسطة استعلام أو كلها. على سبيل المثال، يمكنك حساب عدد حركات المبيعات أو عدد المعاملات في مدينة واحدة.

عادة ما تستخدم استعلام الإجماليات بدلا من صف الإجمالي عندما تحتاج إلى استخدام القيمة الناتجة في جزء آخر من قاعدة البيانات، مثل التقرير.

حساب جميع السجلات في استعلام

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.
2. انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول الذي تريد استخدامه في الاستعلام، ثم انقر فوق إغلاق. يظهر الجدول في نافذة في الجزء العلوي من مصمم الاستعلام.
3. انقر نقرا مزدوجا فوق الحقول التي تريد استخدامها في الاستعلام، وتأكد من تضمين الحقل الذي تريد حسابه. يمكنك حساب حقول معظم أنواع البيانات، والاستثناء هو الحقول التي تحتوي على بيانات عددية معقدة ومتكررة، مثل حقل من القوائم متعددة القيم.
4. على علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة إظهار/إخفاء ، انقر فوق الإجماليات. يظهر صف الإجمالي في شبكة التصميم ويظهر Group By في الصف لكل حقل في الاستعلام.
5. في الصف الإجمالي ، انقر فوق الحقل الذي تريد حسابه وحدد عدد من القائمة الناتجة.
6. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نتائج ، انقر فوق تشغيل. يتم عرض نتائج الاستعلام في عرض ورقة البيانات.
7. اختياريا، احفظ الاستعلام.

حساب السجلات في مجموعة أو فئة

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.
2. انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول أو الجداول التي تريد استخدامها في الاستعلام، ثم انقر فوق إغلاق. يظهر الجدول أو الجداول في نافذة في القسم العلوي من مصمم الاستعلام.
3. انقر نقرا مزدوجا فوق الحقل الذي يحتوي على بيانات الفئة، وكذلك الحقل الذي يحتوي على القيم التي تريد حسابها. لا يمكن أن يحتوي الاستعلام على حقول وصفية أخرى.
4. على علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة إظهار/إخفاء ، انقر فوق الإجماليات. يظهر صف الإجمالي في شبكة التصميم ويظهر Group By في الصف لكل حقل في الاستعلام.
5. في الصف الإجمالي ، انقر فوق الحقل الذي تريد حسابه وحدد عدد من القائمة الناتجة.
6. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نتائج ، انقر فوق تشغيل. يتم عرض نتائج الاستعلام في عرض ورقة البيانات.
7. اختياريا، احفظ الاستعلام.

الرجوع لأعلى

مرجع الدالة التجميعية

يسرد الجدول التالي الوظائف التجميعية التي يوفرها Access للاستخدام في صف الإجمالي وفي الاستعلامات. يوفر Access وظائف تجميعية للاستعلامات أكثر مما يوفره للصف الإجمالي.

الدالة	الوصف	استخدام مع نوع (أنواع) البيانات
Sum	تجمع العناصر الموجودة في عمود. تعمل فقط على البيانات الرقمية والعملة.	رقم، عشري، عملة
Average	تحسب متوسط قيمة عمود. يجب أن يحتوي العمود يجب على بيانات رقمية أو عملة أو تاريخ/وقت. تتجاهل الدالة القيم الفارغة.	رقم، عشري، عملة، تاريخ/وقت
Count	تحسب عدد العناصر الموجودة في عمود.	جميع أنواع البيانات باستثناء تلك التي تحتوي على بيانات عددية مكررة معقدة، مثل عمود من القوائم متعددة القيم. لمزيد من المعلومات حول القوائم متعددة القيم، راجع إنشاء حقل متعدد القيم أو حذفه.
Maximum	تعرض العنصر الذي به أعلى قيمة. بالنسبة للبيانات النصية، تكون القيمة الأعلى هي القيمة الأبجدية الأخيرة، ويتجاهل Access الحالة. تتجاهل الدالة القيم الفارغة.	رقم، عشري، عملة، تاريخ/وقت
Minimum	تعرض العنصر الذي به أقل قيمة. بالنسبة للبيانات النصية، تكون القيمة الأدنى هي القيمة الأبجدية الأولى، ويتجاهل Access الحالة. تتجاهل الدالة القيم الفارغة.	رقم، عشري، عملة، تاريخ/وقت
Standard Deviation	يقيس مدى انتشار القيم من قيمة متوسطة. لمزيد من المعلومات حول استخدام هذه الدالة، راجع عرض إجماليات الأعمدة في ورقة بيانات.	رقم، عشري، عملة
Variance	تقيس الفرق الإحصائي لكل القيم في العمود. يمكنك استخدام هذه الدالة فقط على البيانات الرقمية والعملة. إذا كان الجدول يحتوي على أقل من صفين، فسيرجع Access قيمة خالية. لمزيد من المعلومات حول دالات التباين، راجع عرض إجماليات الأعمدة في ورقة بيانات.	رقم، عشري، عملة

الرجوع لأعلى