أنت غير متصل حاليًا، وفي انتظار الإنترنت الخاص بك ليقوم بإعادة الاتصال

إن المستعرض الذي تستخدمه غير معتمد

إنك تحتاج إلى تحديث المستعرض لاستخدام الموقع.

التحديث إلى أحدث إصدار من Internet Explorer

كيفية تصميم وإعداد قائمة عناوين دمج المراسلات في Word

انتهاء دعم Office 2003

لقد أنهت شركة Microsoft دعم Office 2003 في 8 أبريل، 2014. وقد أثر هذا التغيير على تحديثات البرامج لديك وخيارات الأمان الخاصة بك. تعرف على ما يعنيه ذلك فيما يتعلق بك وكيفية الحفاظ على حمايتك.

هام: تمت ترجمة هذه المقالة باستخدام برامج مايكروسوفت للترجمة الآلية ومن المحتمل ان يتم تحريرها او تدقيقها بعد ذلك من خلال تكنولوجيا منصة مجموعات الترجمة(CTF) او من خلال مترجم بشري. تقدم لك شركة مايكروسوفت هذه المقالات المترجمة بشكل آلي او بالترجمة البشرية او بعد تحريرها وتدقيقها من قبل مجموعات الترجمة حتى تمكنكم من الوصول إلى جميع المقالات الموجودة في قواعد المعرفة لديها بلغات مختلفة. إلا أن المقالات المترجمة قد تحتوي على أخطاء في المفردات او بناء الجمل او النحو. وعليه، فإن شركة مايكروسوفت ليست مسؤولة عن اية أخطاء او عدم دقة في الترجمة او أية أضرار قد تحدث نتيجة أخطاء في ترجمة محتويات النص او استخدامه من قبل العملاء.

اضغط هنا لرابط المقالة باللغة الانجليزية294688
للحصول على إصدار Microsoft Word 2000 من هذه المقالة، راجع 212322.
الموجز
هذه المقالة وصف التنسيقات المقبولة لقائمة عناوين دمج المراسلات وتضمين اقتراحات وأسئلة تفيد أن تسأل نفسك أثناء إنشاء قائمة عناوين.

تصميم مصدر بيانات

في Microsoft Word، يمكنك إنشاء قائمة عناوين جديدة داخل "معالج دمج المراسلات". عند اختيار "الخطوة 3: تحديد المستلمين" في المعالج، يتوفر الخيار كتابة "قائمة جديدة" . ينشئ هذا الخيار قائمة العناوين.

طريقة أخرى لإنشاء قائمة عناوين من جدول Word. يمكنك أيضا استخدام أي تنسيق مثل قاعدة البيانات، مثل ملف نصي حيث يتم الفصل بين الحقول بفاصلات أو علامات التبويب، وسجلات مفصولة بعلامات الفقرة.

يسمى كل فئة من المعلومات، مثل اسم العائلةوحقل في قائمة عناوين. المجموعة من الحقول التي تقوم بإنشاء معلومات حول شخص يسمى سجل.

ما يجب مراعاته عند تصميم مصدر البيانات

قبل إنشاء قائمة عناوين، تقرر ما هي المعلومات التي تريد تضمينها وكيفية استخدام هذه المعلومات، وبعد ذلك بتصميم قاعدة البيانات. وهذا يوفر عليك الوقت والجهد فيما بعد.

هل لدى بعض السجلات معلومات أكثر من الآخرين؟

قد يكون بعض من سجلات البيانات الخاصة بك معلومات أكثر من السجلات الأخرى. على سبيل المثال، قد يكون اسم المؤسسة، عنوان قسم، بعض الإدخالات ويصل إلى ثلاثة خطوط للعنوان. الإدخالات الأخرى قد يكون فقط اسم، عنوان شارع سطر واحد، وخط ثالث بالمدينة والدولة والرمز البريدي.

في قائمة العناوين، يجب أن يحتوي كل سجل بيانات نفس العدد من حقول البيانات. تصميم قائمة العناوين الخاصة بك بحيث أنه يحتوي على حقول بيانات كافية لتتوافق مع السجل مع معظم الحقول. لا تحتاج إلى تعبئة كل حقل في سجل البيانات؛ يمكنك ترك بعض الحقول فارغة. منع Word تلقائياً السجلات الفارغة.

هل تخطط لفرز البيانات؟

إذا أردت فرز البيانات، يجب ترتيب حيث أنه يمكنك فرز البيانات استناداً إلى بعض المعايير. على سبيل المثال، المدينة والولاية والرمز البريدي تطبع عادة على نفس السطر من بطاقة عنونة بريدية، فقد ترغب في تضمين كافة هذه المعلومات في نفس الحقل. إذا قمت بتضمين كافة هذه المعلومات في نفس الحقل، لا يمكنك فرز السجلات استناداً إلى الحالة أو الرمز البريدي. في هذه الحالة، يجب فصل كل جزء من معلومات في حقل منفصل.

ونفس الشيء صحيح إذا أردت فرز البيانات حسب اسم العائلة للجهات المعنية. في هذه الحالة، يجب فصل الأسماء الأولى وأسماء العائلة في حقول منفصلة.

ستقوم باستخدام المعلومات الموجودة في حقل معين بطرق مختلفة؟

في رسالة نموذجية السطر الأول من الداخل عنوان عادة يحتوي على عنوان المجاملة والاسم الكامل للمرسل إليه. قد تحتوي على التحية فقط لقب المجاملة واسم العائلة أو الاسم الأول. إذا قمت بوضع العنوان والاسم الأول واسم العائلة في حقول منفصلة، يمكنك استخدام نفس الحقل لطباعة اسم العائلة في كل من العنوان والتحية. بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام حقل واحد للعنوان الكامل والاسم في الداخل عنوان وحقل ثاني للعنوان واسم العائلة في التحية.

سيتم استخدام قائمة العناوين لدمج العديد من المستندات؟

يمكنك دمج قائمة عنوان واحد مع أي نوع وعدد المستندات الأساسية. في إعداد قائمة عناوين لطباعة رسائل نموذجية، التخطيط معلومات المرسل إليه بحيث يمكنك استخدام نفس مصدر البيانات لطباعة العناوين على التسميات أو المغلفات البريدية.

عدد الحقول (أجزاء من المعلومات) التي لديك لكل سجل (مجموعة الأجزاء من المعلومات)؟

إذا كان لديك عدة أجزاء من المعلومات لكل سجل، يمكنك استخدام "معالج دمج المراسلات" (القائمة أدوات ) في Word. يسمح هذا الوصول إلى مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات لإعداد قائمة العناوين.

يوجد حد 255 حقل في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات . إذا تجاوز عدد الحقول هذه القيمة، لا تستخدم "مساعد دمج المراسلات". بدلاً من ذلك، استخدم أحد الإجراءات التالية:
  • استخدم Microsoft Excel كمصدر بيانات. الحد الأقصى الكلية حقول البيانات في ورقة عمل Excel هو 256.
  • استخدام قاعدة بيانات Microsoft Access كمصدر البيانات الخاص بك.
  • استخدام ملف نصي محدد بعلامات جدولة أو textfile فواصل كمصدر بيانات.
تبطئ أداء دمج المراسلات كعدد الحقول في زيادات صف الرأس. تكوين جهاز الكمبيوتر الخاص بك والذاكرة المتوفرة قد أيضا تحديد عدد الحقول التي تم إدراجها في المستند البيانات.

سجل الرأس (صف) لا تحتوي على أية مسافات. كل حقل رأس يقتصر على 40 حرفاً، ويجب أن تبدأ بحرف. يجب أن تكون الأحرف اللاحقة كل حرف أو رقم أو حرف تسطير أسفل السطر. يجب ملء كافة الحقول رأس. لاحظ القيود الموضحة هنا تختلف في بعض إصدارات Word اللغة.

تنظيم البيانات في جداول أو الفقرات

عند تنظيم البيانات في جدول، يجب أن يحتوي الجدول على عمود لكل اسم الحقل الذي تريد استخدامه. الصف الأول من الجدول هو صف الرأس؛ يحتوي كل صف متتابع على المعلومات الخاصة بسجل بيانات واحد.

على الرغم من أنه قد يتم التفاف النص في كل خلية، يتم طباعته بشكل صحيح. التالي قائمة بأخذها في الاعتبار عند استخدام قائمة عناوين موجودة كمصدر بيانات:
  • إلا إذا كنت تستخدم مصدر رأس منفصلة، تأكد من أن سجل ثيهيدير السجل الأول (صف من الخلايا) في قائمة العناوين. جعل سوريثات هناك لا مسافات أو نص الأسطر الفارغة قبل سجل الرأس. سجل ثيهيدير لا تحتوي على أية مسافات. كل حقل رأس يقتصر على 40characters ويجب أن تبدأ بحرف. يجب أن تكون الأحرف اللاحقة كل العتر أو رقم أو حرف تسطير أسفل السطر. يجب أن تكون كافة الحقول رأس فيلالدين.
  • تأكد من أن عدد حقول البيانات في كل داتاريكورد يساوي عدد أسماء الحقول في سجل العناوين. إذا كان دوسنوت سجل معلومات لحقل معين، اترك الخلية لذلك فيلدبلانك.
  • ترتيب المعلومات في سجلات البيانات في ساميوردير، من اليسار إلى اليمين، كأسماء حقول المطابقة في سجل الرأس. ترتيب الأعمدة في قائمة العناوين غير مهم، لأن يول التحكم في وضع البيانات في ميندوكومينت دمج المراسلات.

تصميم قائمة عناوين الذي يحتوي على العديد من الحقول

مربع الحوار دمج بريد المستلم بإنشاء قائمة عناوين (.mdb) لملف البيانات. في Microsoft Word، يكون الحد الأقصى لعدد الحقول في مربع الحوار دمج بريد المستلم 255. لإنشاء قاعدة بيانات جديدة من مربع الحوار مستلم دمج البريد ، اتبع الخطوات التالية:
  1. Microsoft Word 2002

    من القائمة أدوات ، انقر فوق رسائل ومراسلاتومن ثم انقر فوق معالج دمج المراسلات.

    Microsoft Office Word 2003

    من القائمة أدوات ، انقر فوق رسائل ومراسلاتومن ثم انقر فوق دمج المراسلات.

    Microsoft Office Word 2007 و Word 2010

    ضمن علامة التبويب مراسلات ، انقر فوق بدء دمج المراسلات، ومن ثم انقر فوق معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة.

    اتبع الخطوات في "معالج دمج المراسلات" إلى "الخطوة 3: سيليكتريسيبينتس." هذا من حيث إعداد قائمة العناوين.
  2. انقر فوق كتابة قائمة جديدة.
  3. انقر فوق إنشاء. يظهر مربع الحوار قائمة عناوين جديدة . في مربع الحوار هذا، اكتب أدريسينفورميشن لكل سجل. إذا كان هناك أية معلومات حقل معين، اترك المربع فارغاً. افتراضياً, يتجاوز Word حقول فارغة، حيث يتم الدمج نوتافيكتيد إذا كانت إدخالات فارغة في نموذج البيانات. يمثل مجموعة المعلومات في إيتشفورم سجل بيانات واحد.
  4. بعد كتابة المعلومات الخاصة بأحد السجلات، انقر فوق إدخال جديد للانتقال إلى السجل التالي. لحذف سجل، انقر فوق حذف الإدخال. للبحث عن سجل معين، انقر فوق بحث عن إدخال. لتصفية أو فرز السجلات الخاصة بك، انقر فوق تصفية وفرز.

    ملاحظة: إذا أردت تخصيص قائمة العناوين الخاصة بك، انقر فوق تخصيص. في مربع الحوار تخصيص قائمة العناوين ، يمكنك إضافة، حذف، إعادة تسمية، وإعادة ترتيب mergefields.
  5. في مربع الحوار قائمة عناوين جديدة ، انقر فوق إغلاق.
  6. في مربع الحوار حفظ قائمة العناوين في المربع اسم الملف ، اكتب الاسم الذي تريد إعطاؤه لمصدر البيانات، أندثين انقر فوق حفظ.
  7. في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات ، إجراء التغييرات التي تريدها، ومن ثم انقر فوق موافق.
يمكنك الآن إنشاء عنوان جديد وعلى استعداد للانتقال إلى الخطوة التالية في "معالج دمج المراسلات". هذه الخطوة كتابة الرسالة.

لمزيد من المعلومات حول كيفية إنشاء نموذج رسالة، انقر فوق رقم المقالة التالي لعرضها في "قاعدة المعارف ل Microsoft":
294683 كيفية استخدام دمج المراسلات لإنشاء نماذج رسائل في Word 2002 وفي الإصدارات الأحدث من Word
إذا كنت تحتاج أكثر من 255 حقلاً البيانات في قائمة العناوين الخاصة بك، لا يمكن تنظيم Word البيانات من مربع الحوار دمج بريد المستلم . بدلاً من ذلك، يمكنك إعداد المعلومات الخاصة بك كفقرات منفصلة في Word المستند. يجب أن ينتهي كل سجل بيانات وسجل الرأس بعلامة فقرة، وهو محدد سجل البيانات. يجب فصل كل اسم حقل في سجل الرأس وكل حقل في سجل البيانات بحرف جدولة أو فاصلة كمحدد حقل البيانات. إذا كانت أي من حقول البيانات فارغة، يجب عليك تضمين محدد حقل لتحديد حقل فارغ.

إذا كنت تستخدم قائمة عناوين من برنامج قاعدة بيانات أو جدول بيانات، يمكنك تصدير هذه البيانات إلى تنسيق نص ASCII، مفصولة بفواصل أو بعلامات التبويب. أو، قد تتمكن من إرفاق قاعدة البيانات باستخدام ODBC DDE أو محول. إذا كان تصدير البيانات إلى تنسيق ASCII و Word تلقائياً التعرف على حقل ومحددات السجل، يطالبك Word بتحديد المحددات عند أول استخدام قائمة العناوين. عند إعداد قائمة عناوين في هذا التنسيق في Word، يجب عليك استخدام علامة فقرة محدد سجل البيانات وحرف جدولة أو فاصلة كمحدد حقل البيانات.

بالإضافة إلى القواعد العامة لتنظيم قائمة عناوين، تنطبق القواعد التالية أيضا إلى قوائم عناوين التي تم إعدادها كنص عادي:
  • اضغط ENTER لإنهاء كل سجل بيانات مع علامة فقرة. تأكد من وجود لا علامات الفقرات الإضافية بين أو بعدها في داتاريكوردس. يفسر Word أي فقرات فارغة (أسطر فارغة) امبتيريكوردس.
  • استخدم محدد الحقل نفسه في كل سجل الرأس وسجل البيانات. على سبيل المثال، لا يمكنك استخدام أحرف علامات الجدولة في هيديريكورد والفواصل في سجلات البيانات. لأن النص في حقل بيانات قد إينكلوديكوماس، من الأفضل استخدام أحرف الجدولة.
  • إذا لم يتضمن سجل بيانات معلومات لحقل البيانات أسبيسيفيك، إدراج اثنين من أحرف جدولة أو فواصل اثنين للإشارة إلى حقل ثيمبتي. لا تدرج محدد حقل ثاني، إذا كان حقل البيانات thelast أحد في سجل البيانات.
  • وضع حقل بيانات ضمن علامات اقتباس إذا فيلدكونتينس البيانات أي حرف من الأحرف التالية:
    • حرف جدولة أو فاصلة أو إذا كنت تستخدم نفس الحرف لفصل الحقول
    • فاصل أسطر أو علامة الفقرة
    • حرف الذي قمت بتحديده كحرف فاصل القائمة في القسم الدولي من لوحة التحكم في Microsoft Windows
  • إذا كانت المعلومات في حقل بيانات تحتوي على علامات اقتباس ("")، اكتب الأحرف مرتين ("" ""). عند طباعة معلومات من حقل البيانات إيسميرجيد، زوج واحد فقط من علامات الاقتباس.

تحديد متى يمكنك استخدام مصدر رأس منفصل

في معظم الحالات، أنها ملائمة لسرد اسم الحقل لكل حقل بيانات في الصف الأول أو السجل من قائمة العناوين. ومع ذلك، قد ترغب في سرد أسماء الحقول في مصدر رأس منفصلة للأسباب التالية:
  • يمكنك استخدام نفس رأس صف والحقل الأسماء ميرجيداتا من مصادر مختلفة دون الحاجة إلى تكرار أو تغيير صف الرأس إينيتش قائمة العناوين أو تغيير أسماء الحقول الدمج في ميندوكومينت.
  • في بعض الأحيان قائمة عناوين من برنامج آخر لا نوتينكلودي سجل رأس، أو لا تطابق أسماء الحقول في سجل العناوين ثيميرجي أسماء الحقول في المستند الرئيسي. إذا كان لا يمكنك تعديل أو إضافة هيديريكورد في قائمة العناوين (على سبيل المثال، لأن قائمة العناوين للقراءة فقط) يمكنك استخدام مصدر رأس منفصل يحتوي على أسماء الحقول التي يوسبيسيفي.

إضافة الزر "المراسلات فتح مصدر رأس دمج"

إذا كنت تستخدم مصدر رأس منفصلة، يجب تحديد كل من مصدر الرأس وقائمة العناوين قبل أن يمكنك دمج المستند الرئيسي مع قائمة العناوين.

لاستخدام مصدر رأس دمج مراسلات Word، يجب إضافة الزر دمج المراسلات فتح مصدر رأس إلى شريط أدوات دمج المراسلات الخاص بك. للقيام بذلك، اتبع الخطوات، بما يتناسب مع إصدار Word الذي تستخدمه.
Word 2002 أو Word 2003
  1. من القائمة عرض ، أشر إلى أشرطة الأدوات، ومن ثم انقر فوق دمج المراسلات. يظهر شريط أدوات دمج المراسلات .
  2. من القائمة أدوات ، انقر فوق تخصيص.
  3. ضمن علامة التبويب الأوامر ، حدد كافة الأوامر في قائمة الفئات .
  4. في القائمة الأوامر ، حدد واسحب مايلميرجيوبينهيديرسورسي إلى شريط أدوات دمج المراسلات الخاص بك.
  5. انقر فوق إغلاق لإغلاق مربع الحوار تخصيص .
Word 2007
لاستخدام مصدر رأس في Word دمج المراسلات في Word 2007، يجب إضافة الزر دمج المراسلات فتح مصدر رأس إلى "شريط أدوات الوصول السريع".
  1. في Word، انقر فوق "زر Microsoft Office".
  2. انقر فوق خيارات Word.
  3. انقر فوق تخصيص.
  4. في مربع الحوار اختيار الأوامر من ، انقر فوق كافة الأوامر.
  5. انقر فوق دمج المراسلات فتح مصدر الرأسومن ثم انقر فوق إضافة.
  6. انقر فوق موافق.
Word 2010


لاستخدام مصدر رأس في Word دمج المراسلات في Word 2007، إضافة زر "دمج المراسلات فتح مصدر رأس" إلى "شريط أدوات الوصول السريع".

  1. اختر الخيارات من التبويب " ملف ".
  2. اختر تخصيص الشريط.
  3. ضمن اختيار الأوامر من، استبدل الأوامر الشائعة كافة الأوامر.
  4. انقر فوق دمج المراسلات فتح مصدر الرأسومن ثم انقر فوق إضافة.
    ملاحظة: قد تحتاج إلى إضافة علامة تبويب جديدة قبل إضافة الأمر إلى "الشريط".
  5. انقر فوق موافق.


تصميم مصدر الرأس

عند تحديد مصدر رأس، تذكر القواعد التالية:
  • يجب أن يكون عدد أسماء الحقول في مصدر الرأس اكوالثي عدد حقول البيانات في قائمة العناوين.
  • يجب سرد أسماء الحقول في مصدر الرأس في ساميوردير المعلومات المطابقة في قائمة العناوين.
  • استخدام نفس محدد الحقل (حرف علامة جدولة أو أكوما) لكل مصدر الرأس وقائمة العناوين.
  • إذا كان المستند الرئيسي يتضمن حقول الدمج، يوست نفس دمج الحقول في مصدر رأس. في حالة عدم القيام بذلك، يمكنك موستريبليس حقول الدمج في المستند الرئيسي لتتطابق مع أسماء الحقول في مصدر ثيهيدير. بعد تحديد مصدر رأس، يمكنك تحرير مثلما يويديت قائمة العناوين.

استخدام سجل رأس من قائمة عناوين أخرى

إذا كان لديك قائمة عناوين يحتوي على سجل رأس، يمكنك استخدامه كمصدر رأس. على سبيل المثال، إذا فضت قائمة العناوين في عدة وثائق، يمكنك تحديد أسماء الحقول في سجل العناوين من قائمة العناوين الأول. عند دمج من قوائم العناوين الأخرى التي ليس لها سجل رأس، حدد قائمة العناوين الأولى كمصدر رأس. قم بتحديد كل من قوائم عناوين المتبقية بدوره.

Word يتجاهل سجلات البيانات من قائمة العناوين الأول ويستخدم سجل الرأس.

أنواع البيانات التي يمكنك استخدامها مع دمج المراسلات

يمكنك دمج تقريبا أي نوع من المعلومات من مصدر بيانات دمج المراسلات، بما في ذلك ما يلي:
  • أي نص أو أرقام
  • لديك فيلتيرينستاليد رسومات رسومات


    ملاحظة: إذا كانت الرسومات موجودة في قائمة عناوين من بروجراموثير من Word، يجب تحويل الملف باستخدام فورماتكونفيرتير ملف.
  • الكائنات التي تم إنشاؤها في البرامج التي تعتمد كائن ربط أنديمبيدينج (OLE)، مثل محرر المعادلات
  • حقول Word عرض نتائج، مثل حقل (Formula) {=}
لإضافة معلومات استثناء النص أو الأرقام إلى قائمة عناوين التي قمت بإنشائها في Word، يجب عرض قائمة العناوين في إطار مستند باستخدام الأمر فتح في القائمة ملف . أو افتح قائمة العناوين في البرنامج الأصلي الذي قام بإنشاء الوثيقة. قم بإدراج المعلومات الموجودة في العمود المناسب والصف في الجدول قائمة العناوين.

أنواع البيانات التي لا تستخدمها

لا يمكنك دمج النص أو الرسومات الموجودة في إطار في قائمة العناوين. ومع ذلك، يمكنك وضع حقول الدمج داخل الإطارات. عندما تقوم بدمج المستندات، يتم وضع النص والرسومات من قائمة العناوين في الإطار.
مصدر بيانات الملف inf أوفيسيكبهووتو WD2003 WD2007 دمج المراسلات

تحذير: تمت ترجمة هذه المقالة تلقائيًا

خصائص

رقم الموضوع: 294688 - آخر مراجعة: 10/04/2015 14:12:00 - المراجعة: 2.0

  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
  • kbhowtomaster kbmerge kbmt KB294688 KbMtar
تعليقات
0&did=1&t=">