تخطيط كيفية تجميع السجلات

إنشاء السجلات يدويا

إذا تم تمكين إدارة السجلات في مكانها لمكتبة مستندات، يمكن للمستخدمين الإعلان صراحة عن مستند في المكتبة كسجل من خلال تحرير تفاصيل التوافق الخاصة بالمستند. عندما يقوم مسؤول مجموعة المواقع الموقعة بتمكين إدارة السجلات في مكانها، يحدد مسؤول مجموعة المواقع الموقع من يجب أن يكون قادرا على إعلان السجلات أو إلغاء إعلانها، وما إذا كان يجب أن يتمكن المستخدمون من تحرير المستندات أو حذفها بعد أن تصبح سجلات.

إذا تم إنشاء اتصال لموقع مركز السجلات، يمكن للمستخدمين إرسال المستندات يدويا إلى موقع مركز السجلات باستخدام الأمر إرسال إلى. عندما يقوم مسؤول المزرعة بتكوين اتصال لموقع "مركز السجلات"، يصبح هذا الأمر متوفرا على كل المستندات النشطة. استنادا إلى كيفية تكوين الاتصال، يمكن نسخ المستندات إلى موقع "مركز السجلات"، أو نقلها إلى موقع "مركز السجلات"، أو نقلها إلى موقع "مركز السجلات" مع ارتباط إلى المستند الذي تم الاحتفاظ به.

على الرغم من أن إرسال السجلات يدويا إلى موقع "مركز السجلات" ليس حلا عمليا على نطاق واسع، إلا أنه يمكنك استخدامه لتكملة أساليب أخرى لإنشاء السجلات.

تحديد نهج

يحدد نهج الاستبقاء الإجراءات التي يجب اتخاذها على المستندات في وقت معين. تحدث إجراءات النهج تلقائيا. لا يحتاج المستخدمون إلى بدء الإجراء.

يرتبط أحد إجراءات النهج بشكل خاص بإدارة السجلات: نقل مستند إلى موقع آخر، وتعلن أن المستند سجل. إذا كان هناك اتصال لموقع مركز السجلات، يمكنك إنشاء نهج يرسل المستندات إلى موقع مركز السجلات. يحدد النهج أيضا ما إذا كنت تريد نسخ المستند إلى موقع "مركز السجلات" أو نقله أو نقله وترك ارتباط في مكتبة المستندات. إذا تم تمكين إدارة السجلات في الموقع، يمكنك إنشاء نهج يعلن عن مستند كسجل. يمكنك أيضا استخدام نموذج SharePoint لإنشاء إجراء مخصص.

يمكن أن يكون لن نهج الاستبقاء مراحل متعددة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نهج استبقاء يحذف كل الإصدارات السابقة من المستند بعد مرور سنة واحدة على آخر تغيير تم فيه تغيير المستند، وينقل المستند إلى موقع مركز السجلات بعد خمس سنوات من آخر تغيير تم فيه المستند.

إذا تم تمكين إدارة السجلات في الموقع، يمكن أن يحتوي الموقع على كل من المستندات النشطة والسجلات. في هذه الحالة، يمكنك تحديد سياسات استبقاء مختلفة للمستندات والسجلات النشطة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نهج يعلن عن مستند نشط كسجل بعد سنتين من إنشاء المستند، وإنشاء نهج ثان يحذف سجلا بعد سبع سنوات من إعلانه كسجل.

إنشاء سير عمل

عند إنشاء سير عمل، يمكنك إضافة إجراء لإرسال عنصر إلى مستودع. باستخدام هذا الإجراء، يمكنك إنشاء مهام سير العمل التي ترسل المستندات إلى موقع مركز السجلات. يمكنك أيضا تضمين إجراءات أخرى في سير العمل. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء سير عمل يرسل رسالة بريد إلكتروني إلى كاتب مستند يطلب الموافقة، ثم يرسل المستند إلى موقع مركز السجلات. يمكنك دمج النهج ومسيرات العمل عن طريق إنشاء نهج استبقاء يقوم بتشغيل سير العمل الجديد بعد سنة واحدة من إنشاء مستند.

يمكنك أيضا استخدام نموذج SharePoint لإنشاء سير عمل مخصص ينسخ الملفات إلى موقع مركز السجلات. يمكن دمج سير العمل الذي يرسل الملفات إلى موقع "مركز السجلات" في نظام إدارة المستندات كجزء من سير عمل يرشد المستند خلال دورة حياته. بالنسبة لأنواع المستندات التي لها دورة حياة متوقعة، مثل تقارير المصاريف، يمكنك تنفيذ سير عمل يرشد المستند عبر مراحله المختلفة، وكخطوة نهائية، يرسل نسخة من المستند إلى موقع "مركز السجلات". يمكن تشغيل سير العمل عن طريق إنشاء مستند جديد.

استخدام حل مخصص

يمكنك تطوير حلول مخصصة تستخدم الكائنات في مساحة Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy لإرسال محتوى من مصادر بيانات أخرى إلى موقع مركز السجلات. لمزيد من المعلومات حول كيفية تنفيذ حلول مخصصة باستخدام نموذج SharePoint ، راجع SharePointأدوات تطوير البرامج (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).