مقدمة حول المكتبات

يتم إنشاء مكتبة "المستندات المشتركة" من أجلك عندما تنشئ Microsoft Windows SharePoint Services موقعًا جديدًا. يمكنك بدء استخدام هذه المكتبة مباشرًة أو تخصيصها أو إنشاء مكتبات أخرى.

فيما يلي بعض الطرق الخاصة بالعمل مع المكتبات وجعلها أكثر فائدة لمجموعة العمل:

• إنشاء طرق العرض وإدارتها     يمكنك استخدام عرض لمشاهدة العناصر التي لها أهمية كبيرة بالنسبة لك أو التي تتناسب مع حاجتك بشكل أفضل في مكتبة. لا تتغير محتويات المكتبة الأصلية، ولكن يتم تنظيم الملفات أو تصفيتها لتيسير البحث فيها ولاستعراضها بطريقة ذات معنى.

• طلب قبول المستند     يمكنك تحديد أن يكون قبول المستند مطلوبًا. تظل المستندات في حالة معلقة إلى أن يتم قبولها أو رفضها بواسطة شخص يمتلك الإذن لتنفيذ ذلك. يمكنك التحكم في مجموعة المستخدمين الذين يمكنهم عرض المستند قبل قبوله.

• تعقب الإصدارات    إذا أردت الاحتفاظ بالإصدارات السابقة من الملفات، يمكن أن تساعدك المكتبات لتعقب الملفات وتخزينها واستعادتها. يمكنك اختيار تعقب كافة الإصدارات بنفس الطريقة. أو يمكنك اختيار تعيين بعض الإصدارات كإصدارات رئيسية، مثل إضافة فصل جديد إلى دليل، وتعيين بعض الإصدارات كإصدارات ثانوية، كتصحيح خطأ إملائي. وللتحكم في مساحة التخزين، يمكنك بشكل اختياري اختيار رقم كل نوع إصدار تريد تخزينه.

  على سبيل المثال، ربما تستخدم وكالة سفر مكتبة مستندات لإدارة ملفاتها. فبينما يطور أعضاء الفريق عروض المبيعات الجديدة، يمكنهم تعقب إصدارات الملف الثانوية. كما أنهم إذا أخطأوا في أحد الإصدارات، يمكنهم استعادة الإصدار السابق. وعندما ينتهون من العرض، يمكنهم إنشاء إصدار أساسي ثم نشره ليتم قبوله من قبل القسم القانوني والمدير. عندما يتم قبول الملف، سيتمكن الموظفون الآخرون في الشركة من عرض الملف.

• طلب سحب الملفات    عندما تطلب سحب أحد الملفات، فإنك بذلك تضمن أن يقوم شخص واحد فقط بتحرير الملف إلى أن يتم إيداعه مرة أخرى. يمنع طلب سحب المستندات أن يقوم مستخدمون متعددون بإجراء تغييرات على الملفات في نفس الوقت، الأمر الذي يؤدي إلى حدوث تعارض وتداخل في التحرير. كما يساعد هذا الأمر أيضاً على تذكير أعضاء الفريق بإضافة تعليق عندما يقومون بإيداع الملف، بحيث يمكنك تعقب التغيير في كل إصدار بسهولة أكثر.

• متابعة التغييرات     تدعم المكتبات في Windows SharePoint Services 3.0 تقنية RSS، بحيث يتلقى أعضاء مجموعة العمل التحديثات بشكل تلقائي. تمكن تقنية RSS الأشخاص من تلقي التحديثات أو التغذيات الخاصة بالأخبار والمعلومات الموجودة في موقع مدمج وعرضها. كما يمكنك إنشاء تنبيهات بريد إلكتروني، بحيث يتم إعلامك عندما تتغير الملفات.

• تحرير الملفات بدون اتصال     إذا كنت تفضل العمل على الملفات وهي على القرص الثابت، يمكنك سحبها والعمل عليها بدون اتصال، إذا كنت تستخدم تطبيقًا متوافقًا مع Windows SharePoint Services 3.0، مثل نظام ‎2007 Microsoft Office.

• العمل مع المكتبة من برنامج بريد إلكتروني     باستخدام برنامج بريد إلكتروني متوافق مع Windows SharePoint Services 3.0، مثل Microsoft Office Outlook 2007، يمكنك الحصول على المعلومات الهامة لتتعامل معها بدون اتصال. فيمكنك قراءة الملفات وتحريرها والبحث فيها بدون اتصال من برنامج البريد الإلكتروني.

• نسخ المستندات بسهولة إلى موقع آخر     يمكنك بسهولة إرسال ملف إلى موقع آخر على موقع Windows SharePoint Services 3.0. عندما تقوم بتحديث المستند الأصلي، يمكنك تعيين أن تتم مطالبتك بتحديث الملف في المواقع الأخرى.

• تعريف أنواع المحتويات    إذا كانت المجموعة لديك تعمل باستخدام أنواع متعددة من الملفات، مثل أوراق العمل والعروض التقديمية والمستندات، يمكنك توسيع وظيفة المكتبة عن طريق تمكين أنواع المحتويات المتعددة وتعريفها. تعمل أنواع المحتويات على تزويد المكتبات المتعددة بالمرونة والتوافق. كما يمكن لكل نوع محتوى تحديد قالب معيّن وعمليات سير العمل.

  على سبيل المثال، يمكن أن يمتلك قسم المبيعات قوالب لتقارير المبيعات والمستندات القياسية والميزانيات والعروض التقديمية. يحتوي كل قالب على شعار الشركة وبيان المهام. عندما ينشئ الأشخاص ملفًا جديدًا من مكتبة المستندات، يمكنهم تحديد القالب الذي يريدون استخدامه.

• تحديد إذن فريد     يمكنك تحديد إذن فريد للمكتبة أو حتى لملف داخل المكتبة.

• إنشاء مهام سير العمل     يمكن أن تستخدم مكتبة المستندات أو نوع المحتوى مهام سير العمل التي قامت المؤسسة بتعريفها للعمليات التجارية، مثل إدارة قبول المستندات أو مراجعتها.

يعتمد نوع المكتبة التي تستخدمها على نوع الملفات التي تشاركها:

• مكتبة المستندات     استخدم مكتبة مستندات لأنواع الملفات الكثيرة بما في ذلك المستندات وجداول البيانات. يمكنك تخزين أنواع أخرى من الملفات في مكتبة المستندات بالرغم من حظر تخزين بعضها نظراً لأسباب تتعلق بالأمان. يمكنك أثناء العمل مع برامج تتوافق مع Windows SharePoint Services إنشاء هذه الملفات من المكتبة. على سبيل المثال، قد يكون لفريق التسويق مكتبة خاصة به لتخطيط المواد والإصدارات الصحفية والمنشورات.

• مكتبة الصور    استخدم مكتبة صور لمشاركة مجموعة من الصور أو الرسومات الرقمية. بالرغم من إمكانية تخزين الصور في أنواع أخرى من مكتبات SharePoint، تحتوي مكتبات الصور على العديد من المزايا. على سبيل المثال، يمكنك عرض صور من مكتبة صور في عرض شرائح أو تنزيل الصور إلى الكمبيوتر وتحرير الصور باستخدام برامج رسومات تتوافق مع Windows SharePoint Services. ضع في الاعتبار إنشاء مكتبة صور إذا كان الفريق الخاص بك يستخدم العديد من الرسومات أكثر من مرة مثل الشعارات وصور الشركات أو إذا كنت ترغب في تخزين صور فريق أو طرح أحد المنتجات.

• مكتبة صفحات Wiki    لإنشاء مجموعة من صفحات wiki المتصلة، استخدم مكتبة صفحات wiki. يقوم wiki بتمكين العديد من الأفراد من جمع المعلومات الروتينية في تنسيق يسهل إنشاؤه وتعديله. يمكنك إضافة صفحات wiki إلى المكتبة الخاصة بك تحتوي على الصور والجداول والارتباطات التشعبية والارتباطات الداخلية. على سبيل المثال، إذا قام الفريق بإنشاء موقع wiki لمشروع، فيمكن للموقع تخزين التلميحات والمهارات في سلسلة من الصفحات المتصلة ببعضها البعض.

• مكتبة النماذج    استخدم مكتبة نماذج إذا كنت تحتاج إلى إدارة مجموعة من نماذج مهنية تستند إلى XML. على سبيل المثال قد ترغب المؤسسة في استخدام مكتبة نماذج لتقارير المصاريف. يتطلب إنشاء مكتبة نماذج وجود محرر XML أو برنامج تصميم XML يتوافق مع Windows SharePoint Services، مثل Microsoft Office InfoPath.

أعلى الصفحة