أرشفة العناصر القديمة تلقائياً

عند تشغيل Outlook للمرة الأولى، يتم تشغيل الأرشفة التلقائية بشكل افتراضي ويتم بدء تشغيلها كل 14 يوماً. يمكنك تغيير عدد مرات تشغيل الأرشفة التلقائية، حدد ملف بيانات Outlook (.pst) المستخدم لتخزين العناصر المؤرشفة، وقم بتحديد وقت خضوع العناصر الموجودة في مجلدات Outlook إلى الأرشفة.

1. حدد أدوات > خيارات، ثم حدد علامة التبويب أخرى.

2. حدد أرشفة تلقائية.

   

3. حدد خانة الاختيار تشغيل الأرشفة التلقائية كل n يوم/أيام، ثم حدد مدى تكرار تشغيل الأرشفة التلقائية.

4. حدد الخيارات التي تريدها.

   • تشغيل أرشفة تلقائية كل   اختر عدد المرات التي تريد تشغيل الأرشفة التلقائية فيها. قد تؤدي أرشفة العديد من العناصر في نفس الوقت إلى إبطاء أداء الكمبيوتر. وبالتالي، يستحسن أن تختار فترة زمنية تقصّر من عملية الأرشفة التلقائية. ضع في اعتبارك عدد العناصر التي تتلقاها عادةً أثناء وقت معيّن، واضبط الإطار الزمني وفقاً لذلك. موجه قبل تشغيل الأرشفة التلقائية    اختر هذا الخيار إذا كنت تريد أن يقوم Outlook بعرض رسالة تذكير قبل أن تقوم الأرشفة التلقائية بمعالجة عناصر Outlook. عندما ترى الرسالة، يمكنك النقر فوق لا لإلغاء جلسة عمل الأرشفة التلقائية هذه.

   • حذف العناصر منتهية الصلاحية (مجلدات البريد الإلكتروني فقط)   لا يتم تحديد هذا الخيار بشكل افتراضي. يمكنك الاختيار لحذف رسائل البريد الإلكتروني عند انتهاء فترة التقادم الخاصة بها. الفترة الافتراضية لعناصر علبة الوارد والمسودة تكون ستة أشهر، وثلاثة أشهر لـ "العناصر المرسلة"، ولكن يمكنك تغيير هذه الفترات الزمنية باستخدام الخيار مسح العناصر الأقدم من.

   • أرشفة العناصر القديمة أو حذفها   يجب تحديد هذا الخيار إذا كنت تريد أن تقوم الأرشفة التلقائية بحذف بعض العناصر أو كلها عند انتهاء صلاحيتها. يقوم هذا الخيار بتنشيط الخيارات الأخرى التي تمكنك من تحديد أي العناصر يتم أرشفته وأيها يتم حذفه عند الوصول إلى نهاية فترة التقادم. بعد ذلك، اختر إعدادات إضافية ليتم تطبيقها على كل من الأرشفة والحذف.

     ملاحظة: في مربع الحوار أرشفة تلقائية، تشير "المجلدات" إلى مساحات ميزات Outlook الرئيسية، مثل مجلد التقويم ومجلد المهام ومجلدات البريد الإلكتروني الفردية. وذلك لأنه يتم تخزين عناصر التقويم والمهام في مجلدات التقويم والمهام الخاصة بهم.

   • إظهار أرشفة المجلد في قائمة المجلدات   اختر لإدراج مجلد الأرشيف مع مجلدات العمل الأخرى في "جزء التنقل". في مجلد الأرشيف الرئيسي، يمكنك فتح المجلدات الفرعية وعرض العناصر المؤرشفة. عند عرض العناصر المؤرشفة، يمكنك التحقق من أن العناصر الصحيحة تمت أرشفتها، ويمكنك أيضاً سحب أي عناصر تحتاجها إلى مجلد عمل.

   • التخلص من العناصر الأقدم من    اختر الإعداد الافتراضي للوقت الذي تريد أن تتم أرشفة العناصر فيه؛ سواء أيام أو أسابيع أو أشهر. يمكنك تعيين فترة بدءاً من يومٍ واحد وحتى 60 شهراً. يقصد بـ "التنظيف" أرشفة — تخزين — العناصر. ولا يعني ذلك "الحذف"؛ ما لم تقم بتحديد هذا الإعداد للمجلدات الموجودة في مكان آخر.

   • نقل العناصر القديمة إلى    يختلف الإعداد الافتراضي لهذا الموقع بالنسبة لأجهزة الكمبيوتر التي تعمل بأنظمة التشغيل Microsoft Windows Vista وWindows XP.

     Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

     Windows XP: C:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

     إذا كنت تريد تعيين وجهة أخرى للعناصر المؤرشفة، يمكنك الاستعراض وصولاً إلى موقع آخر وتعيينه. سيتم نقل العناصر إلى هذا الموقع بعد فترة التقادم الخاصة بهم.

     ملاحظة: لن يتم حذف العناصر التي تمت أرشفتها في موقع مخصص إلا إذا قمت بفتح المجلدات وحذفها يدوياً.

   • حذف العناصر بشكل دائم   يقوم هذا الخيار مباشرةً بحذف العناصر منتهية الصلاحية بدلاً من نقلها إلى الموقع الافتراضي أو مجلد آخر تم تعيينه أو مجلد "العناصر المحذوفة".

   • تطبيق هذه الإعدادات على جميع المجلدات الآن    يطبق هذا الخيار إعدادات "الأرشفة التلقائية" على جميع المجلدات، بما في ذلك التغييرات التي قمت بإجرائها. لتحديد إعدادات مختلفة لمجلد واحد أو أكثر، لا تقم بتحديد هذا الخيار. بدلاً من ذلك، استخدم الإرشادات الموضحة أدنى الزر والتي تشرح كيفية تحديد الإعدادات للمجلدات الفردية. تم أيضاً تضمين هذه الإرشادات في القسم التالي، "تغيير إعدادات الأرشفة التلقائية لمجلد فردي". تنطبق التغييرات التي تم إجراؤها على مجلدات محددة على هذه المجلدات فقط.

   • معلومات نهج الاستبقاء    في مؤسستك، قد يقوم مسؤول النظام بتعيين نُهج الاستبقاء التي تحدد متى وكيف تتم الأرشفة التلقائية لعناصر صندوق البريد. يمكنك عرض النُهج هنا، ولكن لا يمكنك تغييرها بدون الأذونات المناسبة.

5. انقر فوق موافق.