إدارة المعلومات التي تقوم بمشاركتها في الموقع الخاص بي لديك وملف التعريف

تصف مقالة التعليمات هذه الطرق التي يمكنك من خلالها مشاركة المعلومات عبر "الموقع الخاص بي" وملف التعريف، وتوفر بعض الخطوات لمساعدتك على إدارة كمية المعلومات التي تشاركها.

ماذا تريد أن تفعل؟

• نظرة عامة
• مشاركة الوصول إلى المحتوى على "الموقع الخاص بي" وإدارته
• فهم كيفية إضافة الأشخاص لزملاء ومتابعة الأنشطة
• استخدام العلامات والتصنيفات والملاحظات ورسائل الحالة
• فهم اقتراحات الزملاء والكلمات الأساسية
• إدارة الوصول إلى بعض المعلومات في ملف التعريف الخاص بك

نظرة عامة

يمكن أن تساعدك مشاركة المعلومات عن نفسك على التواصل مع الآخرين وبناء شبكتك المهنية. ومع ذلك، من المهم فهم أنواع المعلومات التي تشاركها وعلى نطاق واسع مشاركتها. على سبيل المثال، قد ترغب في مشاركة معلومات شخصية مثل رقم هاتفك الجوال مع مجموعة عملك أو مديرك فقط بدلا من جميع الأشخاص في المؤسسة.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تتحقق مما إذا كانت مؤسستك تتبع سياسات بشأن مشاركة المعلومات. على سبيل المثال، قد تكون لدى مؤسستك سياسات حول أنواع المعلومات التي يجب تخزينها عبر الإنترنت وعدم تخزينها، أو قد تتطلب عملية موافقة لبعض أنواع المحتوى.

إليك بعض الطرق الأساسية التي يتم من خلالها مشاركة المعلومات عبر "الموقع الخاص بي":

• المحتوى الموجود على "الموقع الخاص بي"، بما في ذلك المستندات والقوائم والمدونات
• العلامات والملاحظات التي قمت بتطبيقها على الصفحات والمستندات
• الكلمات الأساسية المقترحة والزملاء الذين وافقت عليهم، والتي يمكن استخدامها لتحديث "الموقع الخاص بي" سريعا حتى تتمكن من التفاعل مع الآخرين
• المعلومات الشخصية، مثل معلومات جهة الاتصال والاهتمامات والمسؤوليات والزملاء وعضويات قائمة البريد الإلكتروني في ملف تعريفك، وأي تحديثات تجريها على تفاصيل ملف تعريفك

تجدر الإشارة إلى أنه قد تقوم مؤسستك بتخصيص "الموقع الخاص بي"، مثلا عن طريق التحكم في أنواع المعلومات التي يمكنك إضافتها أو تخصيصها. قد تضيف مؤسستك أيضا معلومات إلى "الموقع الخاص بي" من مصادر بيانات أخرى، مثل قاعدة بيانات الموارد البشرية.

أعلى الصفحة

مشاركة الوصول إلى المحتوى على "الموقع الخاص بي" وإدارته

يتضمن "الموقع الخاص بي" ثلاثة خيارات موجودة بالفعل لمشاركة المستندات:

• المستندات المشتركة استخدم هذه المكتبة لتخزين المستندات التي تريد مشاركتها مع العديد من الأشخاص. استنادا إلى كيفية إعداد "الموقع الخاص بي"، يمكنك تحرير الأذونات التابعة للمكتبة، بالإضافة إلى مجلدات وعناصر معينة.
• مستندات خاصة استخدم هذه المكتبة للمستندات التي لا تريد مشاركتها مع أشخاص آخرين. قد يكون تخزين المستندات في هذه المكتبة مفيدا، على سبيل المثال، إذا كنت غالبا ما تحتاج إلى الوصول إلى مستند من أجهزة كمبيوتر مختلفة، ولكنك لا تنوي مشاركة المستند مع زملائك.

استنادا إلى كيفية إعداد "الموقع الخاص بي"، يمكنك أيضا إضافة محتوى آخر، مثل المكتبات والقوائم الأخرى، وموقع مدونة لمشاركة أفكارك.

يمكنك إدارة الأذونات لهذه العناصر، تماما كما يدير الأشخاص أذونات المحتوى على مواقع أخرى. يمكن تخصيص الأذونات على مستوى الموقع، وكذلك للقوائم والمكتبات والمجلدات والمستندات المحددة وعناصر القوائم.

على علامة تبويب " المحتوى " في ملف تعريفك، يمكن للأشخاص أيضا عرض المستندات العامة التي ألفتها على مواقع SharePoint الأخرى التي أنت عضو فيها، إذا توفر لديهم الإذن لعرض هذا المحتوى.

قد تكون لدى مؤسستك سياسات إضافية بشأن أنواع المستندات التي يمكنك تخزينها في "الموقع الخاص بي".

أعلى الصفحة

فهم كيفية إضافة الأشخاص لزملاء ومتابعة الأنشطة

يمكنك متابعة أنشطة زملائك لكي تتمكن من معرفة متى يقومون بوضع علامة على مقالة مثيرة للاهتمام أو نشر ملاحظة في لوحة ملاحظات أحد الأشخاص أو تغيير المسميات الوظيفية. تظهر أنشطتهم بترتيب زمني عكس ملف الأخبار. وعلى العكس من ذلك، قد يضيفك الأشخاص في مؤسستك كزميل ويتابعون نشاطاتك في ملفات الأخبار الخاصة بهم.

يمكن ل People إضافتك كزملاء ومتابعة أنشطتك، سواء قمت بإضافتهم كزملاء أم لا، والعكس صحيح. إذا كنت مهتما بأنشطة هذا الشخص، فقد ترغب في إضافته كزميل، بحيث يمكنك متابعة أنشطته أيضا. بإمكان بعض الأنشطة، مثل تطبيق كلمة أساسية أدرجها شخص آخر كاهتمام، أن تظهر في ملف الأخبار لأي شخص لديه الإذن بعرض "الموقع الخاص بي".

استنادا إلى كيفية إعداد المسؤول للموقع الخاص بي، يمكنك تغيير الأنشطة التي تراها في ملف الأخبار الخاص بك عن طريق تحرير المقطع "تفضيلات " في ملف التعريف الخاص بك. على سبيل المثال، يمكنك اختيار ما إذا كنت تريد تلقي إعلام في ملف أخبارك أم لا عندما يقوم زميل بتغيير الفريق أو كتابة ملاحظة على صفحة ملف التعريف الخاص بأحد الأشخاص. ولا تغير الإعدادات الأنشطة التي يقدمها الأشخاص والتي يمكن للأشخاص رؤيتها في ملفات الأخبار الخاصة بهم.

استنادا إلى كيفية إعداد "المواقع الخاصة بي"، قد تتلقى إعلاما بالبريد الإلكتروني عندما يضيفك أحد الأشخاص كزميل. تعلمك الرسالة بأن أحد الأشخاص أضافك كزميل ويتابع أنشطتك، ولكنها لا تتيح لك خيار رفض إضافتك كزميل أو عدم إضافتك لهذا الشخص.

إذا كنت لا تريد أن يتم إعلامك عندما يضيفك أحد الأشخاص كزميل، فاستخدم الإجراء التالي:

1. قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:

   • إذا كنت تعرض ملف التعريف الخاص بشخص ما أو صفحة على "الموقع الخاص بي"، فانقر فوق "ملف التعريف الخاص بي".
   • إذا كنت تعرض صفحة من نوع مختلف على موقع SharePoint، فانقر فوق اسمك في الزاوية العلوية ، ثم انقر فوق ملف التعريف الخاص بي.

2. انقر فوق تحرير ملف التعريف الخاص بي.

3. في قسم "التفضيلات"، إلى جانب "إعلامات البريد الإلكتروني"، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار "إعلامي عند قيام شخص بإضافتي كزميل".

أعلى الصفحة

استخدام العلامات والتصنيفات والملاحظات ورسائل الحالة

تعد العلامات والملاحظات ورسائل الحالة طرقا لاكتشاف المعلومات والتواصل مع أشخاص آخرين في مؤسستك.

العلامات

إذا قام المسؤول بتمكين وضع العلامات الاجتماعية، فيمكنك وضع علامة على المحتوى، بحيث يمكنك تذكره أو تصنيفه أو مشاركته مع الآخرين بسهولة. يمكنك وضع علامة على الصفحات والمستندات الموجودة على موقع SharePoint، بالإضافة إلى صفحات إنترنت وإنترانت أخرى. عند تطبيق علامة، يمكنك تحديد ما إذا كانت عامة أو خاصة.

لمساعدة الأشخاص على اكتشاف المحتوى الذي يهمك، توجد طرق مختلفة لمعرفة متى قام أحد الأشخاص بتطبيق علامة عامة على المحتوى، شريطة منح الأشخاص الإذن لعرض المحتوى:

• يمكنك تلقي التحديثات في ملف الأخبار عندما يطبق أحد زملائك علامة على محتوى تملك الإذن بعرضه. ويمكن أيضا لزملائك معرفة متى تقوم بتطبيق العلامات على المحتوى الذي يملكون الإذن بعرضه.
• إذا قمت بإضافة كلمات أساسية إلى قسم الاهتمامات في ملف التعريف الخاص بك، فيمكنك معرفة متى يستخدم الأشخاص هذه الكلمة الأساسية كعلامة، شريطة أن يتوفر لديك الإذن لعرض المحتوى الذي يقومون بوضع علامة عليه. على سبيل المثال، إذا كنت تتابع كلمة "photography" كاهتمام، واستخدم أحد الأشخاص مصطلح "photography" في علامة عامة، ستتلقى تحديثا في ملف الأخبار.
• وعلى العكس من ذلك، يستطيع الأشخاص الآخرون معرفة متى تستخدم كلمة أساسية أضافوها كاهتمام. عندما يتبع الأشخاص كلمة أساسية كاهتمام، لا يحتاجون إلى أن يكونوا زملاء للحصول على تحديث عندما يقوم شخص ما بوضع علامة على المحتوى باستخدام هذه الكلمة الرئيسية أو يشارك اهتماما عاما.
• يظهر مقطع "الأنشطة الأخيرة" في ملف التعريف الخاص بك الوقت الذي قمت فيه مؤخرا بوضع علامة على المحتوى، إذا كان المشاهد لديه الإذن لعرض المحتوى. إذا كان لدى الأشخاص الإذن لعرض ملف التعريف الخاص بك، فيمكنهم رؤية مقطع "الأنشطة الأخيرة "، سواء كانوا يتابعونك كزملاء أم لا.

تظهر علاماتك أيضا في مجموعة من العلامات، تعرف أحيانا باسم سحابة العلامات، والتي يمكن للأشخاص عرضها على ملف التعريف الخاص بك. يمكن ل People أيضا عرض مزيد من المعلومات حول علامة، بالإضافة إلى الأنشطة الأخيرة ذات الصلة بعلامة، على سبيل المثال، عندما يقوم أحد الأشخاص بتطبيق تلك العلامة. كما يمكن أن تتفاعل العلامات التي تقوم بتطبيقها مع الكلمات الأساسية للمؤسسة التي تتم إدارتها مركزيا بواسطة المؤسسة. لمزيد من المعلومات، راجع الشخص الذي يدير مجموعات المصطلحات والكلمات الأساسية للمؤسسة لمؤسستك.

يمكنك وضع علامة على علامة كعامة أو خاصة. وإذا قمت بإنشاء علامة كعلامة عامة، ثم قمت بوضع علامة عليها كعلامة خاصة أو حذفتها لاحقا، فلن يؤثر ذلك على التحديث الذي يتلقاه الأشخاص في ملفات الأخبار عند إنشاء العلامة للمرة الأولى. سيظل التحديث الأولي للعلامة في ملفات أخبار الأشخاص. عند وضع علامة على علامة كخاصة، لن يتمكن المستخدمون من الوصول إلى عنوان URL أو المستند الذي تشير إليه بعد الآن. على الرغم من ذلك، سيظل بإمكان المستخدمين رؤية نص العلامة التي قمت بوضع علامة عليها على أنها خاصة.

تصنيفات

إذا تم تمكين ميزة التصنيفات في مكتبة، فيمكن للأشخاص الذين لديهم إذن للوصول إلى المحتوى تصنيفها بواسطة نظام نجمة. استنادا إلى كيفية إعداد المكتبة، سيرى الكاتب والأشخاص الذين لديهم الإذن بعرض المحتوى العدد الإجمالي للتصنيفات للمستند، وليس التفاصيل المتعلقة بمن قام بتطبيق التصنيف (على سبيل المثال، لا يتم عرض أسماء المستخدمين إلى جانب التصنيفات). ومع ذلك، يخزن Microsoft SharePoint Server أسماء المستخدمين، ويمكن الوصول إلى أسماء المستخدمين بواسطة البرامج والحلول المتوافقة مع SharePoint.

إذا أضافك أشخاص كزميل، فسوف يتلقون تحديثا في ملف الأخبار الخاص بهم عند تصنيف المحتوى، شريطة أن يتوفر لديهم الإذن لعرض المحتوى. يمكنه رؤية ارتباط إلى المحتوى الذي قمت بتصنيفه والتصنيف الذي قمت بتطبيقه عليه. يظهر تحديث أيضا في قسم "الأنشطة الأخيرة" في ملف التعريف الخاص بك، والذي يمكن عرضه من قبل أي شخص لديه الإذن لعرض "الموقع الخاص بي" والمحتوى الذي قمت بتصنيفه.

ملاحظات

يمكنك كتابة ملاحظات حول المستندات والصفحات، والتي يمكن للأشخاص رؤيتها عند زيارة المستندات والصفحات التي تم تطبيق الملاحظات فيها. يمكنك أيضا كتابة ملاحظات في ملفات تعريف الأشخاص الآخرين، بالإضافة إلى ملف التعريف الخاص بك.

سيتلقى People الذين يتابعون أنشطتك كزملاء تحديثا في ملف أخبارهم حول الملاحظات التي تكتبها. يعرض مقطع "الأنشطة الأخيرة" في ملف التعريف الخاص بك الملاحظات التي كتبتها مؤخرا على أجزاء مختلفة من المحتوى، إذا كان المشاهد يمتلك حق الوصول إلى المحتوى.

ستكون الملاحظات التي تنشرها مرئية للجميع. يمكنك تحرير ملاحظة أو حذفها بعد إنشائها، ولكن ذلك لن يؤثر على التحديث الذي يتلقاه الأشخاص في ملفات الأخبار الخاصة بهم أو الذي يظهر في "الأنشطة الأخيرة " عند إنشاء الملاحظة للمرة الأولى.

رسائل الحالة

يمكنك مشاركة أفكارك من خلال رسالة حالة قصيرة، تظهر إلى جانب اسمك وصورتك عندما يزور الأشخاص ملف التعريف الخاص بك.

سيتلقى People الذين يتابعون أنشطتك كزملاء تحديثا في ملف الأخبار الخاص بهم عندما تقوم بتغيير رسالة الحالة. تظهر التحديثات لرسالة الحالة الخاصة بك أيضا في قسم "الأنشطة الأخيرة" في ملف التعريف الخاص بك. يمكنك تحرير رسالة حالة أو حذفها، ولكن ذلك لن يؤثر على التحديث الأصلي الذي يتلقاه الأشخاص في ملفات الأخبار الخاصة بهم أو الذي يظهر في الأنشطة الأخيرة.

أعلى الصفحة

فهم اقتراحات الزملاء والكلمات الأساسية

استنادا إلى كيفية إعداد "الموقع الخاص بي" والبرامج التي تم تثبيتها، قد تتلقى اقتراحات للزملاء وكلمات أساسية لمساعدتك على التواصل بسرعة أكبر مع الأشخاص والمعلومات.

يمكن أن تستند هذه الاقتراحات إلى كيفية استخدام البرامج المتوافقة مع SharePoint، مثل Microsoft Outlook 2010.

على سبيل المثال، تقوم ميزة الوظيفة الإضافية زميل في SharePoint Server في Outlook 2010 بفحص مجلد البريد الإلكتروني المرسل للبحث عن أسماء وكلمات أساسية معينة ومدى تكرار تلك الأسماء والكلمات الأساسية. يتم تحديث القائمة بشكل دوري وتخزينها على القرص الثابت للكمبيوتر.

يمكنك الاطلاع على قائمة الزملاء المحتملين في الصفحة "إضافة زملاء في ملف التعريف الخاص بك"، حيث يمكنك الموافقة على الزملاء أو رفضهم.

يمكنك الاطلاع على قائمة بالكلمات الأساسية المقترحة عند تحرير ملف التعريف الخاص بك، ويمكنك الموافقة على الكلمات الأساسية أو رفضها. تتم إضافة الكلمات الرئيسية الموافق عليها إلى قسمي "اسألني عن" أو "الاهتمامات " في ملف التعريف الخاص بك.

إدارة ما إذا كان يتم تحليل رسائل البريد المرسلة بحثا عن اقتراحات الزملاء والكلمات الأساسية أم لا

يمكنك رفض تحليل البريد الإلكتروني عن طريق إدارة الإعدادات في بعض برامج البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، يمكنك استخدام الإجراء التالي في Outlook 2010 لإيقاف تشغيل تحليل البريد الإلكتروني. إذا كنت تستخدم برنامجا آخر يمكنه تحليل البريد الإلكتروني المرسل للزملاء واقتراحات الكلمات الأساسية، فراجع "تعليمات" في البرنامج.

1. في Outlook 2010، انقر فوق القائمة "ملف "، ثم انقر فوق "خيارات".
2. انقر فوق خيارات متقدمة، وقم بالتمرير إلى المقطع "أخرى ".
3. قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار "السماح بتحليل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة" لتحديد الأشخاص الذين تراسلهم عادة والأشخاص الذين تناقشهم بشكل متكرر، وقم بتحميل هذه المعلومات إلى خانة الاختيار الافتراضية في SharePoint Server .
4. انقر فوق موافق.

إدارة ما إذا كان SharePoint Server يرسل اقتراحات للزملاء والكلمات الأساسية في البريد الإلكتروني أم لا

استنادا إلى كيفية إعداد "الموقع الخاص بي"، قد تتلقى اقتراحات في البريد الإلكتروني للزملاء وكلمات أساسية لإضافتها. يمكنك رفض تلقي رسائل البريد الإلكتروني هذه باستخدام الإجراء التالي في SharePoint Server.

1. قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:

   • إذا كنت تعرض ملف التعريف الخاص بشخص ما أو صفحة على "الموقع الخاص بي"، فانقر فوق "ملف التعريف الخاص بي".
   • إذا كنت تعرض صفحة من نوع مختلف على موقع SharePoint، فانقر فوق اسمك في الزاوية العلوية ، ثم انقر فوق ملف التعريف الخاص بي.

2. انقر فوق تحرير ملف التعريف الخاص بي.

3. قم بالتمرير إلى مقطع "التفضيلات "، وبجانب "إعلامات البريد الإلكتروني"، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار "إرسال اقتراحات لي للزملاء الجدد والكلمات الأساسية ".

أعلى الصفحة

إدارة الوصول إلى بعض المعلومات في ملف التعريف الخاص بك

استنادا إلى كيفية إعداد ملف التعريف الخاص بك، يمكنك استخدام فئات الخصوصية لتحديد إمكانية عرض بعض التفاصيل في ملف تعريفك، وعضويات موقعك وقائمة التوزيع وقائمة زملائك. على سبيل المثال، قد ترغب في أن يشاهد كل شخص يمكنه عرض ملف التعريف الخاص بك جميع مواقع ويب التي أنت عضو فيها.

قد تحتوي التفاصيل الموجودة في ملف التعريف الخاص بك على بعض المعلومات من قبل المسؤول، ولكن قد تتمكن من تحرير من يرى بعض التفاصيل الشخصية، مثل رقم هاتفك الشخصي.

تحتوي صفحة عضوياتك في ملف التعريف على قائمة بالمواقع وقوائم التوزيع التي تنتمي إليها. استنادا إلى كيفية إعداد "الموقع الخاص بي"، يمكنك تطبيق فئة الخصوصية على كل عضوية.

يتضمن زملاؤك عادة أعضاء فريقك بالإضافة إلى أشخاص آخرين تريد متابعة أنشطتهم. يمكنك تنظيم زملائك في مجموعات، ولكن يمكنك فقط إدارة الأشخاص الذين يرون زملائك من خلال تطبيق فئات الخصوصية التالية:

• الكل
• زملائي
• فريقي
• مديري
• أنا فقط

تطبيق فئات الخصوصية على تفاصيل ملف التعريف الخاص بك وعضوياته وقائمة الزملاء

يمكنك تغيير فئات الخصوصية لتفاصيل ملف تعريفك وعضوياتك وقائمة الزملاء في ملف التعريف الخاص بك.

1. قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:

   • إذا كنت تعرض ملف التعريف الخاص بشخص ما أو صفحة على "الموقع الخاص بي"، فانقر فوق "ملف التعريف الخاص بي".
   • إذا كنت تعرض صفحة من نوع مختلف على موقع SharePoint، فانقر فوق اسمك في الزاوية العلوية ، ثم انقر فوق ملف التعريف الخاص بي.

2. لتحرير بعض تفاصيل ملف التعريف الخاص بك، تحت صورتنا، انقر فوق تحرير ملف التعريف الخاص بي.

3. لتحرير العضويات، انقر فوق "عضويات". حدد خانة الاختيار الموجودة بجانب العضويات التي تريد تغييرها، ثم انقر فوق "تحرير العضويات".

4. لتحرير قائمة الزملاء، انقر فوق "الزملاء"، وحدد خانات الاختيار الموجودة بجانب الزملاء الذين تريد تغيير الإعدادات الخاصة بهم، ثم انقر فوق "تحرير الزملاء".

5. أدخل التغييرات التي تريدها، ثم انقر فوق موافق.

إضافة زميل إلى فريقك

يمكنك تطبيق إعداد خصوصية " فريقي" على بعض التفاصيل في ملف تعريفك أو عضوياتك أو قائمة زملائك، إذا كنت تريد إدارة من لديه حق الوصول لعرضها. على سبيل المثال، يمكنك مشاركة عنصر ما مع فريقك فقط، بدلا من جميع زملائك أو كل شخص لديه حق الوصول لعرض ملف التعريف الخاص بك.

يمكنك إضافة شخص إلى فريقك، شريطة أن يكون لديه الأذونات اللازمة لعرض "الموقع الخاص بي"، سواء كان شخصا يعمل مباشرة في قسمك أو شخصا تعمل معه عن كثب في قسم آخر.

1. قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:

   • إذا كنت تعرض ملف التعريف الخاص بشخص ما أو صفحة على "الموقع الخاص بي"، فانقر فوق "ملف التعريف الخاص بي".
   • إذا كنت تعرض صفحة من نوع مختلف على موقع SharePoint، فانقر فوق اسمك في الزاوية العلوية ، ثم انقر فوق ملف التعريف الخاص بي.

2. انقر فوق "الزملاء"، وحدد الزميل الذي تريد إضافته إلى الفريق، ثم انقر فوق "تحرير الزملاء". يمكنك تحديد عدة زملاء إذا أردت ذلك.

3. في المقطع "إضافة إلى المجموعة "، ضمن "إضافة إلى الفريق"، انقر فوق "نعم".

4. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة