إنشاء نُهج إدارة المعلومات وتطبيقها

يسمح تنشيط ميزة "نهج الموقع" لمسؤولي مجموعة المواقع المشتركة بتحديد جداول الاستبقاء التي تنطبق على موقع وجميع محتوياته. لتنشيط هذه الميزة:

1. انتقل إلى الصفحة الرئيسية لمجموعة المواقع المشتركة التي تريد تنشيط ميزة "نهج الموقع" لها.

   انتقل إلى الإعدادات ، إعدادات الموقع.

2. ضمن إدارة مجموعة المواقع المشتركة، اختر ميزات مجموعة المواقع المشتركة.

3. قم بالتمرير إلى نهج الموقع. على الجانب الأيمن، إذا لم تتمكن من رؤية نشط، فاختر تنشيط.

للتأكد من تطبيق نهج معلومات على جميع المستندات من نوع معين داخل مجموعة مواقع مشتركة، ضع في اعتبارك إنشاء النهج على مستوى مجموعة المواقع المشتركة ثم تطبيق النهج لاحقا على أنواع المحتويات. يشار إليها باسم نهج مجموعة المواقع المشتركة.

1. انتقل إلى الإعدادات ، إعدادات الموقع.

2. في صفحة إعدادات الموقع، في قائمة إدارة مجموعة المواقع المشتركة ، انقر فوق نهج مجموعة المواقع المشتركة.

3. في صفحة نهج مجموعة المواقع المشتركة، انقر فوق إنشاء.

4. اكتب اسما ووصفا للنهج، ثم اكتب بيان نهج موجز يشرح للمستخدمين ما هو النهج من أجله. يمكن أن يصل بيان النهج إلى 512 حرفا.

5. راجع إنشاء نهج لنوع محتوى لاحقا في هذه المقالة لمعرفة كيفية إعداد الميزات التي تريد إقرانها بالنهج.

6. انقر فوق موافق للعودة إلى صفحة نهج مجموعة المواقع المشتركة.

تؤدي إضافة نهج إدارة المعلومات إلى نوع محتوى إلى تسهيل إقران ميزات النهج بقوائم أو مكتبات متعددة. يمكنك اختيار إضافة نهج إدارة معلومات موجود إلى نوع محتوى أو إنشاء نهج فريد خاص بنوع محتوى فردي.

يمكنك أيضا إضافة نهج إدارة المعلومات إلى نوع محتوى خاص بالقوائم. هذا له تأثير تطبيق النهج فقط على العناصر الموجودة في تلك القائمة التي تستخدم نوع المحتوى.

1. انتقل إلى الإعدادات ، إعدادات الموقع.

2. في صفحة إعدادات الموقع، في قسم معارض المصمم ويب، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.

3. في صفحة إعدادات نوع محتوى الموقع، حدد نوع المحتوى الذي تريد إضافة نهج إليه.

4. في صفحة نوع محتوى الموقع، في قسم الإعدادات ، انقر فوق إعدادات نهج إدارة المعلومات.

5. في صفحة إعدادات نهج إدارة المعلومات، حدد تعريف نهج، ثم انقر فوق موافق.

6. في صفحة تحرير النهج، اكتب اسما ووصفا للنهج، ثم اكتب وصفا موجزا يشرح للمستخدمين ما هو النهج من أجله. يمكن أن يصل طول الوصف إلى 512 حرفا.

7. في الأقسام التالية، حدد ميزات النهج الفردية التي تريد إضافتها إلى نهج إدارة المعلومات.

8. لتحديد فترة استبقاء للمستندات والعناصر الخاضعة لهذا النهج، انقر فوق تمكين الاستبقاء، ثم حدد فترة الاستبقاء والإجراءات التي تريد حدوثها عند انتهاء صلاحية العناصر.

   لتحديد فترة استبقاء

   					1.	انقر فوق إضافة مرحلة استبقاء للسجلات...
   					2.	حدد خيار فترة الاستبقاء لتحديد وقت تعيين المستندات أو العناصر لتنتهي صلاحيتها. نفّذ أحد الإجراءات التالية: لتعيين تاريخ انتهاء الصلاحية استنادا إلى خاصية تاريخ، في قسم الحدث انقر فوق هذه المرحلة تستند إلى خاصية تاريخ على العنصر، ثم حدد إجراء المستند أو العنصر (على سبيل المثال، تم الإنشاء أو التعديل) ولزيادة الوقت بعد هذا الإجراء (على سبيل المثال، عدد الأيام أو الأشهر أو السنوات) عندما تريد انتهاء صلاحية العنصر. لاستخدام صيغة استبقاء مخصصة لتحديد انتهاء الصلاحية، انقر فوق تعيين بواسطة صيغة استبقاء مخصصة مثبتة على هذا الخادم. ملاحظة: يتوفر هذا الخيار فقط إذا تم إعداد صيغة مخصصة من قبل المسؤول.
   					3.	يتوفر خيار بدء سير عمل فقط إذا كنت تقوم بتعريف نهج لقائمة أو مكتبة أو نوع محتوى يحتوي بالفعل على سير عمل مقترن به. سيتم منحك بعد ذلك خيارا من مهام سير العمل للاختيار من بينها.
   					4.	في قسم التكرار ، حدد تكرار إجراء هذه المرحلة...وأدخل عدد المرات التي تريد أن يتكرر فيها الإجراء. ملاحظة: يتوفر هذا الخيار فقط إذا كان الإجراء الذي حددته يمكن تكراره. على سبيل المثال، لا يمكنك تعيين تكرار للإجراء حذف دائم.
   					5.	انقر فوق موافق.

9. لتمكين التدقيق للمستندات والعناصر الخاضعة لهذا النهج، انقر فوق تمكين التدقيق، ثم حدد الأحداث التي تريد تدقيقها.

   لتمكين التدقيق

   					1.	في صفحة تحرير النهج، في قسم التدقيق ، حدد خانة الاختيار تمكين التدقيق ، ثم حدد خانات الاختيار بجوار الأحداث التي تريد الاحتفاظ بسجل تدقيق لها.
   					2.	لمطالبة المستخدمين بإدراج هذه الرموز الشريطية في المستندات، حدد خانة الاختيار مطالبة المستخدمين بإدراج رمز شريطي قبل الحفظ أو الطباعة .
   					3.	انقر فوق موافق لتطبيق ميزة التدقيق على النهج.
   						تمكن ميزة نهج التدقيق المؤسسات من إنشاء وتحليل مسارات التدقيق للمستندات وسرد العناصر مثل قوائم المهام وقوائم المشكلات ومجموعات المناقشات والتقويمات. توفر ميزة النهج هذه سجل تدقيق يسجل الأحداث، مثل وقت عرض المحتوى أو تحريره أو حذفه.
   						عند تمكين التدقيق كجزء من نهج إدارة المعلومات، يمكن للمسؤولين عرض بيانات التدقيق في تقارير استخدام النهج المستندة إلى Microsoft Excel والتي تلخص الاستخدام الحالي. يمكن للمسؤولين استخدام هذه التقارير لتحديد كيفية استخدام المعلومات داخل المؤسسة. يمكن أن تساعد هذه التقارير أيضا المؤسسات على التحقق من توافقها التنظيمي وتوثيقه أو التحقيق في المخاوف المحتملة.
   						يسجل سجل التدقيق المعلومات التالية: اسم الحدث وتاريخه ووقته واسم النظام للمستخدم الذي نفذ الإجراء.

10. عند تمكين الرموز الشريطية كجزء من نهج، تتم إضافتها إلى خصائص المستند وعرضها في منطقة رأس المستند الذي يتم تطبيق الرمز الشريطي عليه. مثل التسميات، يمكن أيضا إزالة الرموز الشريطية يدويا من مستند.

    لتمكين الرموز الشريطية

    					1.	في صفحة تحرير النهج، في قسم الرموز الشريطية ، حدد خانة الاختيار تمكين الرموز الشريطية .
    					2.	لمطالبة المستخدمين بإدراج هذه الرموز الشريطية في المستندات، حدد خانة الاختيار مطالبة المستخدمين بإدراج رمز شريطي قبل الحفظ أو الطباعة .
    					3.	انقر فوق موافق لتطبيق ميزة الرمز الشريطي على النهج.
    						ينشئ نهج الرمز الشريطي رموزا شريطية قياسية للتعليمات البرمجية 39. تتضمن كل صورة رمز شريطي نصا أسفل رمز الرمز الشريطي الذي يمثل قيمة الرمز الشريطي. يتيح ذلك استخدام بيانات الرمز الشريطي حتى عند عدم توفر أجهزة المسح الضوئي. يمكن للمستخدمين كتابة رقم الرمز الشريطي يدويا في مربع البحث لتحديد موقع العنصر على موقع.

11. لمطالبة المستندات الخاضعة لهذا النهج بتسميات، انقر فوق تمكين التسميات، ثم حدد الإعدادات التي تريدها للتسميات.

    لتمكين التسميات

    					1.	لمطالبة المستخدمين بإضافة تسمية إلى مستند، حدد خانة الاختيار مطالبة المستخدمين بإدراج تسمية قبل الحفظ أو الطباعة. ملاحظة: إذا كنت تريد أن تكون التسميات اختيارية، فلا تحدد خانة الاختيار هذه.
    					2.	لتأمين تسمية بحيث لا يمكن تغييرها بعد إدراجها، حدد خانة الاختيار منع التغييرات على التسميات بعد إضافتها . يمنع هذا الإعداد تحديث نص التسمية بمجرد إدراج التسمية في عنصر داخل تطبيق عميل مثل Word أو Excel أو PowerPoint. إذا كنت تريد تحديث التسمية عند تحديث خصائص هذا المستند أو العنصر، فلا تحدد خانة الاختيار هذه.
    					3.	في مربع تنسيق التسمية، اكتب نص التسمية كما تريد أن يتم عرضه. يمكن أن تحتوي التسميات على ما يصل إلى 10 مراجع أعمدة، يمكن أن يصل طول كل منها إلى 255 حرفا. لإنشاء تنسيق التسمية، قم بما يلي: اكتب أسماء الأعمدة التي تريد تضمينها في التسمية بالترتيب الذي تريد ظهورها به. قم بإحاطة أسماء الأعمدة بأقواس متعرجة ({})، كما هو موضح في المثال في صفحة تحرير النهج. اكتب كلمات لتعريف الأعمدة خارج الأقواس، كما هو موضح في المثال في صفحة تحرير النهج.
    					4.	لإضافة فاصل أسطر، اكتب \n حيث تريد ظهور فاصل الأسطر.
    					5.	حدد حجم الخط والنمط الذي تريده، وحدد ما إذا كنت تريد وضع التسمية لليمين أو الوسط أو لليمين داخل المستند. تلميح: حدد خطا ونمطا متوفرين على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالمستخدمين. يؤثر حجم الخط على مقدار النص الذي يمكن عرضه على التسمية.
    					6.	اكتب ارتفاع التسمية وعرضها. يمكن أن يتراوح ارتفاع التسمية من .25 بوصة إلى 20 بوصة، ويمكن أن يتراوح عرض التسمية من .25 بوصة إلى 20 بوصة. يتم دائما توسيط نص التسمية عموديا داخل صورة التسمية.
    					7.	انقر فوق تحديث لمعاينة محتوى التسمية.

12. انقر فوق موافق.

يمكنك تعريف نهج استبقاء ينطبق فقط على قائمة أو مكتبة أو مجلد معين. ومع ذلك، إذا قمت بإنشاء نهج استبقاء بهذه الطريقة، فلا يمكنك إعادة استخدام هذا النهج على القوائم أو المكتبات أو المجلدات أو المواقع الأخرى.

إذا كنت تريد تطبيق نهج استبقاء واحد على جميع أنواع المحتوى في موقع واحد، فسترغب على الأرجح في استخدام الاستبقاء المستند إلى الموقع. في معظم الحالات الأخرى، ستحتاج إلى التحقق من تحديد نهج استبقاء لجميع أنواع المحتويات.

إذا كنت تريد تعريف نهج إدارة المعلومات بخلاف الاستبقاء بقائمة أو مكتبة، فستحتاج إلى تعريف نهج إدارة المعلومات لكل نوع محتوى قائمة فردي مقترن بتلك القائمة أو المكتبة. راجع إنشاء نهج لنوع محتوى موقع في هذه المقالة لمزيد من المعلومات.

يجب أن يكون لديك على الأقل إذن إدارة القوائم لتغيير إعدادات نهج إدارة المعلومات لقائمة أو مكتبة.

1. انتقل إلى القائمة أو المكتبة التي تريد تحديد نهج إدارة المعلومات لها.

2. بالنسبة لمكتبة مستندات، انقر فوق إعدادات ، إعدادات المكتبة.

   إذا لم تتمكن من رؤية عناصر القائمة هذه، أو للحصول على قائمة، فانقر فوق علامة التبويب مكتبة أو قائمة في الشريط، ثم انقر فوق إعدادات المكتبة أو إعدادات القائمة.

3. ضمن الأذونات والإدارة، انقر فوق إعدادات نهج إدارة المعلومات.

4. في صفحة إعدادات نهج إدارة المعلومات، تأكد من تعيين مصدر الاستبقاء للقائمة أو المكتبة إلى المكتبة والمجلدات. إذا ظهر نوع المحتوى كمصدر، فقم بما يلي:

   • انقر فوق تغيير المصدر.

   • في صفحة تحرير النهج، في قسم مصدر الاستبقاء ، حدد مكتبة ومجلدات. يتم تنبيهك بأنه سيتم تجاهل نهج استبقاء نوع المحتوى.

   • انقر فوق موافق.

5. في صفحة تحرير النهج، في قسم جدول الاستبقاء المستند إلى المكتبة ، اكتب وصفا موجزا للنهج الذي تقوم بإنشاءه.

6. ضمن غير السجلات، انقر فوق إضافة مرحلة استبقاء...

   هام: لاحظ أنه ضمن السجلات، يمكنك اختيار تعريف نهج استبقاء مختلفة للسجلات عن طريق تحديد الخيار تعريف مراحل استبقاء مختلفة للسجلات.

7. في مربع الحوار خصائص المرحلة، حدد خيار فترة الاستبقاء لتحديد وقت تعيين المستندات أو العناصر لتنتهي صلاحيتها. قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:

   • لتعيين تاريخ انتهاء الصلاحية استنادا إلى خاصية تاريخ، في قسم الحدث انقر فوق هذه المرحلة تستند إلى خاصية تاريخ على العنصر، ثم حدد إجراء المستند أو العنصر (على سبيل المثال، تم الإنشاء أو التعديل) ولزيادة الوقت بعد هذا الإجراء (على سبيل المثال، عدد الأيام أو الأشهر أو السنوات) عندما تريد انتهاء صلاحية العنصر.

   • لاستخدام صيغة استبقاء مخصصة لتحديد انتهاء الصلاحية، انقر فوق تعيين بواسطة صيغة استبقاء مخصصة مثبتة على هذا الخادم.

     ملاحظة: يتوفر هذا الخيار فقط إذا تم إعداد صيغة مخصصة من قبل المسؤول.

   • ضمن الإجراء، حدد ما تريد أن يحدث عند انتهاء صلاحية المستند أو العنصر. لتمكين إجراء معين من الحدوث للمستند أو العنصر (مثل الحذف)، حدد إجراء من القائمة.

8. يتوفر خيار بدء سير عمل فقط إذا كنت تقوم بتعريف نهج لقائمة أو مكتبة أو نوع محتوى يحتوي بالفعل على سير عمل مقترن به. سيتم منحك بعد ذلك خيارا من مهام سير العمل للاختيار من بينها.

9. في قسم التكرار ، حدد تكرار إجراء هذه المرحلة...وأدخل عدد المرات التي تريد أن يتكرر فيها الإجراء.

   ملاحظة: يتوفر هذا الخيار فقط إذا كان الإجراء الذي حددته يمكن تكراره. على سبيل المثال، لا يمكنك تعيين تكرار للإجراء حذف دائم.

10. انقر فوق موافق.

إذا تم بالفعل إنشاء نهج إدارة المعلومات لموقعك كنهج لمجموعة المواقع المشتركة، يمكنك تطبيق أحد النهج على نوع محتوى. من خلال القيام بذلك، يمكنك تطبيق نفس النهج على أنواع محتويات متعددة في مجموعة مواقع مشتركة لا تشترك في نفس نوع المحتوى الأصل.

1. انتقل إلى القائمة أو المكتبة التي تحتوي على نوع المحتوى الذي تريد تطبيق نهج عليه.

2. بالنسبة لمكتبة مستندات، انقر فوق إعدادات ، إعدادات المكتبة.

   إذا لم تتمكن من رؤية عناصر القائمة هذه، أو للحصول على قائمة، فانقر فوق علامة التبويب مكتبة أو قائمة في الشريط، ثم انقر فوق إعدادات المكتبة أو إعدادات القائمة.

3. ضمن الأذونات والإدارة، انقر فوق إعدادات نهج إدارة المعلومات.

4. تحقق من تعيين مصدر النهج إلى أنواع المحتويات، وضمن نهج نوع المحتوى ، حدد نوع المحتوى الذي تريد تطبيق النهج عليه.

5. في قسم تحديد النهج ، انقر فوق استخدام نهج مجموعة مواقع مشتركة، ثم حدد النهج الذي تريد تطبيقه من القائمة.

   ملاحظة: إذا لم يكن الخيار استخدام نهج مجموعة مواقع مشتركة متوفرا ، فلن يتم تعريف نهج مجموعة المواقع المشتركة لمجموعة المواقع المشتركة.

6. انقر فوق موافق.

   هام: إذا كانت القائمة أو المكتبة التي تعمل معها تدعم إدارة أنواع محتويات متعددة، فبضمن أنواع المحتويات ، يمكنك النقر فوق نوع المحتوى الذي تريد تحديد نهج إدارة المعلومات له. سينقلك هذا مباشرة إلى الخطوة 5 أعلاه.

مشاركة أنواع المحتويات عبر مجموعات المواقع المشتركة باستخدام تطبيق خدمة بيانات التعريف المدارة لإعداد نشر نوع المحتوى. يساعدك نشر نوع المحتوى على إدارة المحتوى وبيانات التعريف باستمرار عبر مواقعك لأنه يمكن إنشاء أنواع المحتوى وتحديثها مركزيا، ويمكن نشر التحديثات إلى مجموعات مواقع مشتركة متعددة أو تطبيقات ويب.

يمكنك تحديد نهج إدارة المعلومات ثم إنشاء قالب منه لاستخدامه حسب الحاجة عبر مجموعات مواقع مشتركة متعددة. يمكن استخدام هذا الأسلوب إذا كنت تريد الحصول على نسخة احتياطية من نهج المعلومات الخاصة بك، أو يمكن استخدامه أيضا كطريقة بديلة لاستخدام نشر نوع المحتوى لتطبيق نهج واحد عبر مجموعات المواقع المشتركة. يمكنك إنشاء قالب أو نسخة احتياطية من النهج عن طريق تصدير النهج من مجموعة مواقع مشتركة واحدة ثم استيراده إلى موقع محفوظ أو إلى مجموعة مواقع مشتركة أخرى.

تصدير نهج

1. في مجموعة المواقع المشتركة حيث يوجد النهج، انتقل إلى الإعدادات ، إعدادات الموقع.

2. في صفحة إعدادات الموقع، ضمن قسم إدارة مجموعة المواقع المشتركة ، انقر فوق نهج مجموعة المواقع المشتركة.

3. انقر فوق النهج الذي تريد تصديره، وقم بالتمرير إلى أسفل النهج، ثم انقر فوق تصدير.

4. في المطالبة بحفظ الملف أو فتحه، انقر فوق حفظ، ثم حدد موقعا لحفظ الملف فيه. تأكد من تحديد موقع متوفر لمجموعة المواقع المشتركة التي تقوم باستيراد النهج.

5. عند عرض مربع الحوار تنزيل إكمال، انقر فوق إغلاق.

استيراد نهج إلى مجموعة مواقع مشتركة مختلفة

يمكنك استيراد نهج إدارة المعلومات من تطبيقه على أنواع محتويات متعددة على مستوى الموقع أو القائمة ضمن أي مجموعة مواقع مشتركة معينة. فوائد القيام بذلك مزدوجة: ليس عليك إعادة تعريف النهج وتطبيقه على كل نوع محتوى، ويمكنك إدارة تعديلات النهج بسهولة أكبر عن طريق إجراء تغييرات على النهج في مكان واحد فقط.

1. في الصفحة الرئيسية لمجموعة المواقع المشتركة التي تريد تطبيق النهج عليها، انتقل إلى الإعدادات ، إعدادات الموقع.

2. في قسم إدارة مجموعة المواقع المشتركة ، انقر فوق نهج مجموعة المواقع المشتركة.

3. في صفحة نهج مجموعة المواقع المشتركة، انقر فوق استيراد، ثم انقر فوق استعراض للعثور على ملف XML للنهج.

4. حدد ملف XML الذي تم حفظ النهج فيه، ثم انقر فوق فتح.

5. في صفحة استيراد نهج مجموعة مواقع مشتركة، انقر فوق استيراد لإضافة النهج إلى مجموعة المواقع المشتركة.

يمكن الآن تطبيق النهج المستورد على نوع واحد أو أكثر من أنواع المحتويات على مستوى الموقع أو القائمة. راجع تطبيق نهج مجموعة مواقع مشتركة على نوع محتوى سابقا في هذه المقالة.