تسجيل الدخول باستخدام حساب Microsoft
سجل الدخول أو أنشئ حسابا.
مرحباً،
حدد حسابا مختلفا.
لديك حسابات متعددة
اختر الحساب الذي تريد تسجيل الدخول باستخدامه.

ملخص:    تحديد نهج إدارة السجلات الذي يجب اختياره في SharePoint Server 2013.

في SharePoint ، يمكنك إدارة السجلات في أرشيف، أو يمكنك إدارة السجلات في مستودع المستندات نفسه كمستندات نشطة. باستخدام النهج SharePoint ، عندما تعلن أن المستند أصبح سجلا، يبقى السجل في مكانه، ولكن SharePoint يديره الآن كسجل. على سبيل المثال، قد يحصل المستند على نهج استبقاء مختلف عند الإعلان عنه كسجل، أو قد يتعذر على المستخدمين تحريره.

كما يمكن اتباع نهج مختلط. على سبيل المثال، يمكنك الاحتفاظ بالسجلات في مكانها مع المستندات النشطة لمدة عامين، ثم نقل السجلات إلى أرشيف السجلات عند اكتمال المشروع.

عندما تفكر في إدارة السجلات في موقع مركز سجلات منفصل أو في موقع التعاون نفسه الذي تم إنشاء المستندات فيه، فكر في الأسئلة التالية:

  • هل إدارة موقع التعاون مناسبة لإدارة السجلات؟ هل تخضع مجالك لمتطلبات تنظيمية تقتضي فصل السجلات عن المستندات النشطة؟ هل يجب أن يكون مسؤول موقع التعاون موثوقا به لإدارة موقع يحتوي على سجلات؟ قد ترغب في تخزين السجلات في موقع يستخدم إمكانية وصول مقيدة أكثر من موقع التعاون، أو في موقع تم الاحتفاظ به في جدول مختلف.

  • ما المدة التي سيبقى فيها موقع التعاون في الاستخدام؟ إذا كان يجب الاحتفاظ بالسجلات لمدة أطول من مدة استمرار المشروع، فإن تحديد استراتيجية إدارة السجلات في مكانها يعني أنه يجب عليك الاحتفاظ لموقع التعاون حتى بعد أن لم يعد مستخدما.

  • هل يحتاج أعضاء المشروع إلى الوصول بشكل متكرر إلى المستندات بعد أن تصبح المستندات سجلات؟ إذا كنت تستخدم نهجا في مكانه، يمكن لأعضاء المشروع الوصول إلى المستندات بالطريقة نفسها بغض النظر عما إذا كانت المستندات نشطة أو سجلات.

  • هل مديرو السجلات في مؤسستك مسؤولين عن السجلات فقط، أم هم المسؤولون عن كل المعلومات، بغض النظر عما إذا كانت نشطة أم سجلا؟ إذا كان مديرو السجلات مسؤولين عن السجلات الرسمية فقط، فقد يكون من الأسهل عليهم امتلاك موقع منفصل لمركز السجلات.

يصف الجدول التالي الاختلافات بين ما يمكنك فعله بالسجلات في مركز السجلات والسجلات التي تتم إدارتها في مكانها في موقع تعاون. يتم تقديم الاختلافات من وجهة نظر مدراء السجلات والموظفين المتعاونين في العمل على فريق مشروع.

الاختلافات بين أرشيف السجلات والسجلات المكينة

Factor

أرشيف السجلات

سجلات في مكانها

إدارة استبقاء السجلات

يضع منظم المحتوى السجلات الجديدة تلقائيا في المجلد الصحيح في خطة ملف الأرشيف، استنادا إلى بيانات التعريف.

قد تكون هناك سياسات مختلفة للسجلات والمستندات النشطة استنادا إلى نوع المحتوى الحالي أو الموقع الحالي.

تقييد المستخدمين الذين يمكنهم عرض السجلات

نعم. يحدد الأرشيف أذونات السجل.

لا. لا تتغير الأذونات عندما يصبح المستند سجلا. ومع ذلك، يمكنك تقييد المستخدمين الذين يمكنهم تحرير السجلات وحذفها.

سهولة تحديد موقع السجلات (لمديري السجلات)

أسهل. توجد كل السجلات في موقع واحد.

أصعب. يتم نشر السجلات عبر مواقع تعاون متعددة.

الاحتفاظ بجميع إصدارات المستندات كسجلات

يجب أن يرسل المستخدم بشكل صريح كل إصدار من المستند إلى الأرشيف.

تلقائي، بافتراض أن ميزة "الإصدار" قد تم تشغيلها.

سهولة تحديد موقع المعلومات (للمتعاونين مع الفريق)

أصعب، على الرغم من أنه يمكن إضافة ارتباط إلى المستند إلى موقع التعاون عندما يصبح المستند سجلا.

أسهل.

موقع "فوضى التعاون"

يحتوي موقع التعاون على المستندات النشطة فقط.

يحتوي موقع التعاون على مستندات نشطة وغير نشطة (سجلات)، على الرغم من أنه يمكنك إنشاء طرق عرض لعرض السجلات فقط.

القدرة على تدقيق السجلات

نعم.

يعتمد ذلك على نهج التدقيق لموقع التعاون.

الأمان الإداري

يمكن لمدير السجلات إدارة أرشيف السجلات.

لدى مسؤولي موقع التعاون الإذن لإدارة السجلات والمستندات النشطة.

يصف الجدول التالي الاختلافات بين نهجي إدارة السجلات التي قد تؤثر على كيفية إدارة موارد المعلومات.

اختلافات الموارد بين أرشيف السجلات والسجلات المكينة

Factor

أرشيف السجلات

سجلات في مكانها

عدد المواقع التي يجب إدارتها

المزيد من المواقع. أي أن هناك أرشيفا منفصلا بالإضافة إلى مواقع التعاون.

مواقع أقل.

قابلية التوسع

تخفيف ضغط حجم قاعدة البيانات على مواقع التعاون.

تم الوصول إلى الحد الأقصى لحجم مجموعة المواقع في وقت أقرب.

سهولة الإدارة

فصل موقع أو مزرعة للسجلات.

لا يعمل توفير موقع إضافي أكثر مما هو مطلوب بالفعل للمواقع التي لديها مستندات نشطة.

التخزين

يمكنه تخزين السجلات على وسط تخزين مختلف.

المستندات والسجلات النشطة المخزنة معا.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى المشاركين في برنامج Microsoft Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

ما مدى رضاك عن جودة اللغة؟
ما الذي أثّر في تجربتك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×