استخدام أرشيف سجلات أو إدارة السجلات في مكانها

في SharePoint ، يمكنك إدارة السجلات في أرشيف، أو يمكنك إدارة السجلات في مستودع المستندات نفسه كمستندات نشطة. باستخدام النهج SharePoint ، عندما تعلن أن المستند أصبح سجلا، يبقى السجل في مكانه، ولكن SharePoint يديره الآن كسجل. على سبيل المثال، قد يحصل المستند على نهج استبقاء مختلف عند الإعلان عنه كسجل، أو قد يتعذر على المستخدمين تحريره.

كما يمكن اتباع نهج مختلط. على سبيل المثال، يمكنك الاحتفاظ بالسجلات في مكانها مع المستندات النشطة لمدة عامين، ثم نقل السجلات إلى أرشيف السجلات عند اكتمال المشروع.

عندما تفكر في إدارة السجلات في موقع مركز سجلات منفصل أو في موقع التعاون نفسه الذي تم إنشاء المستندات فيه، فكر في الأسئلة التالية:

• هل إدارة موقع التعاون مناسبة لإدارة السجلات؟ هل تخضع مجالك لمتطلبات تنظيمية تقتضي فصل السجلات عن المستندات النشطة؟ هل يجب أن يكون مسؤول موقع التعاون موثوقا به لإدارة موقع يحتوي على سجلات؟ قد ترغب في تخزين السجلات في موقع يستخدم إمكانية وصول مقيدة أكثر من موقع التعاون، أو في موقع تم الاحتفاظ به في جدول مختلف.

• ما المدة التي سيبقى فيها موقع التعاون في الاستخدام؟ إذا كان يجب الاحتفاظ بالسجلات لمدة أطول من مدة استمرار المشروع، فإن تحديد استراتيجية إدارة السجلات في مكانها يعني أنه يجب عليك الاحتفاظ لموقع التعاون حتى بعد أن لم يعد مستخدما.

• هل يحتاج أعضاء المشروع إلى الوصول بشكل متكرر إلى المستندات بعد أن تصبح المستندات سجلات؟ إذا كنت تستخدم نهجا في مكانه، يمكن لأعضاء المشروع الوصول إلى المستندات بالطريقة نفسها بغض النظر عما إذا كانت المستندات نشطة أو سجلات.

• هل مديرو السجلات في مؤسستك مسؤولين عن السجلات فقط، أم هم المسؤولون عن كل المعلومات، بغض النظر عما إذا كانت نشطة أم سجلا؟ إذا كان مديرو السجلات مسؤولين عن السجلات الرسمية فقط، فقد يكون من الأسهل عليهم امتلاك موقع منفصل لمركز السجلات.

يصف الجدول التالي الاختلافات بين ما يمكنك فعله بالسجلات في مركز السجلات والسجلات التي تتم إدارتها في مكانها في موقع تعاون. يتم تقديم الاختلافات من وجهة نظر مدراء السجلات والموظفين المتعاونين في العمل على فريق مشروع.

يصف الجدول التالي الاختلافات بين نهجي إدارة السجلات التي قد تؤثر على كيفية إدارة موارد المعلومات.