البحث عن السجلات التي لها التواريخ الأخيرة أو الأقل

التفكير في استخدام عامل تصفية بدلا من استعلام القيم العليا

يكون عامل التصفية أفضل عادة إذا كان لديك تاريخ معين في الاعتبار. لتحديد ما إذا كان يجب إنشاء استعلام القيم العليا أو تطبيق عامل تصفية، ضع في اعتبارك ما يلي:

• إذا كنت تريد إرجاع كل السجلات التي يتطابق فيها التاريخ، قبل تاريخ معين أو بعده، فاستخدم عامل تصفية. على سبيل المثال، لرؤية تواريخ المبيعات التي تمت بين شهري أبريل ويوليو، يمكنك تطبيق عامل تصفية.

• إذا كنت تريد إرجاع كمية محددة من السجلات التي لها التواريخ الأحدث أو الأحدث في حقل، ولم تكن تعرف قيم التاريخ الدقيقة، أو أنها لا تهم، يمكنك إنشاء استعلام القيم العليا. على سبيل المثال، لرؤية أفضل خمسة أرباع مبيعات، استخدم استعلام القيم العليا.

لمزيد من المعلومات حول إنشاء عوامل التصفية واستخدامها، راجع المقالة "تطبيق عامل تصفية" لعرض سجلاتمحددة في قاعدة بيانات Access.

أعلى الصفحة

لصق البيانات العينة في أوراق عمل Excel

1. ابدأ تشغيل Excel. يفتح مصنف فارغ.

2. اضغط على SHIFT+F11 لإدراج ورقة عمل (ستحتاج إلى أربعة).

3. انسخ البيانات من كل جدول نموذج إلى ورقة عمل فارغة. تضمين عناوين الأعمدة (الصف الأول).

إنشاء جداول قاعدة البيانات من أوراق العمل

1. حدد البيانات من ورقة العمل الأولى، بما في ذلك عناوين الأعمدة.

2. انقر ب زر الماوس الأيمن فوق "جزء التنقل"، ثم انقر فوق "لصق".

3. انقر فوق "نعم" لتأكيد احتواء الصف الأول على عناوين أعمدة.

4. كرر الخطوات من 1 إلى 3 لكل ورقة عمل متبق.

إنشاء استعلام قيم عليا أساسي

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

2. انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول "الموظفون"، ثم انقر فوق "إغلاق".

   إذا استخدمت البيانات النموذجية، فأضف جدول "الموظفون" إلى الاستعلام.

3. أضف الحقول التي تريد استخدامها في الاستعلام إلى شبكة التصميم. يمكنك النقر نقراً مزدوجاً فوق كل حقل، أو سحب كل حقل ووضعه في خلية فارغة في صف الحقل.

   إذا استخدمت الجدول النموذجي، أضف حقول الاسم الأول واسم العائلة، وتاريخ الميلاد.

4. في الحقل الذي يحتوي على القيم العليا أو الدنيا (أي حقل تاريخ الميلاد، إذا استخدمت جدولاً نموذجياً)، فانقر فوق صف الفرز وحدد إما تصاعدي أو تنازلي.

   يُرجِع ترتيب الفرز التنازلي التاريخ الأحدث، ويُرجِع ترتيب الفرز التصاعدي التاريخ الأقدم.

   هام: يجب عليك تعيين قيمة في صف الفرز فقط للحقول التي تحتوي على التواريخ. إذا حددت ترتيب فرز لحقل آخر، فلن يُرجِع الاستعلام النتائج التي تريدها.

5. من علامة التبويب تصميم في المجموعة أدوات، انقر فوق السهم المنسدل إلى جانب الكل (في قائمة القيم العليا)، وأدخل عدد السجلات التي تريد رؤيتها، أو حدد خياراً من القائمة.

6. انقر فوق تشغيل لتشغيل الاستعلام وعرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات.

7. احفظ الاستعلام باسم NextBirthDays.

يمكنك أن ترى أن هذا النوع من استعلام القيم العليا يمكنه الإجابة على الأسئلة الأساسية، مثل من هو أكبر شخص في الشركة أو أصغرهم سنا. تشرح الخطوات التالية كيفية استخدام التعبيرات والمعايير الأخرى لإضافة قوة ومرونة إلى الاستعلام. تعرض المعايير الموضحة في الخطوة التالية أعياد الميلاد الثلاثة التالية للموظفين.

إضافة معايير إلى الاستعلام

تستخدم هذه الخطوات الاستعلام الذي تم إنشاؤه في الإجراء السابق. يمكنك المتابعة مع استعلام قيم عليا مختلف طالما أنه يحتوي على بيانات التاريخ/الوقت الفعلية، وليس القيم النصية.

1. في جزء التنقل، انقر ب زر الماوس الأيمن فوق استعلام NextBirthDays، ثم انقر فوق "طريقة عرض التصميم".

2. في شبكة تصميم الاستعلام، في العمود إلى يمين BirthDate، أدخل ما يلي:
   MonthPart: DatePart("m",[BirthDate]).
   يستخرج هذا التعبير الشهر من BirthDate باستخدام الدالة DatePart.

3. في العمود التالي من شبكة تصميم الاستعلام، أدخل ما يلي:
   DayOfMonthPart: DatePart("d",[BirthDate])يستخرج هذا التعبير يوم الشهر من BirthDate باستخدام الدالة
   DatePart.

4. قم بمسح خانات الاختيار في الصف "إظهار" لكل تعبير من التعبيرين الذي أدخلته للتو.

5. انقر فوق صف الفرز لكل تعبير، ثم حدد تصاعدي.

6. في الصف "معايير" من العمود "تاريخ الميلاد"، اكتب التعبير التالي:
   Month([تاريخ الميلاد]) > Month(Date()) OR Month([تاريخ الميلاد])= Month(Date()) AND Day([تاريخ الميلاد])>Day(Date()) يقومهذا التعبير
   بما يلي:

   • يحدد الشهر ( [تاريخ الميلاد]) > Month(Date()) أن تاريخ ميلاد كل موظف يقع في شهر مستقبلي.

   • يحدد الشهر ([تاريخ الميلاد])= Month(Date()) And Day([تاريخ الميلاد])>Day(Date()) أنه إذا حدث تاريخ الميلاد في الشهر الحالي، يقع تاريخ الميلاد في اليوم الحالي أو بعده.

     باختصار، يستثني هذا التعبير أي سجلات يقع فيها تاريخ الميلاد بين 1 يناير والتاريخ الحالي.

     تلميح:  لمزيد من الأمثلة حول تعبيرات معايير الاستعلام، راجع المقالة "أمثلة على معايير الاستعلام".

7. على علامة التبويب "تصميم"، في المجموعة "إعداد الاستعلام"، اكتب 3 في المربع "إرجاع".

8. على علامة التبويب تصميم، في مجموعة النتائج، انقر فوق تشغيل .

أعلى الصفحة

إنشاء استعلام إجماليات

يستخدم هذا الإجراء الجدول النموذجي "أحداث" ونموذج جدول EventType للإجابة على هذا السؤال:

متى كان الحدث الأخير لكل نوع حدث، باستثناء الحفلات الموسيقية؟

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

2. انقر نقرا مزدوجا فوق الجدولين Events و EventType.
   يظهر كل جدول في القسم العلوي من مصمم الاستعلام.

3. انقر نقرا مزدوجا فوق الحقل EventType في جدول EventType والحقول EventDate من الجدول Events لإضافة الحقول إلى شبكة تصميم الاستعلام.

4. في شبكة تصميم الاستعلام، في صف المعايير في الحقل EventType، أدخل<>حفلة موسيقية.

   تلميح:  لمزيد من الأمثلة حول تعبيرات المعايير، راجع المقالة "أمثلة على معايير الاستعلام".

5. من علامة التبويب تصميم، في مجموعة إظهار/إخفاء، انقر فوق إجماليات.

6. في شبكة تصميم الاستعلام، انقر فوق صف الإجمالي في حقل EventDate ثم انقر فوق الحد الأقصى.

7. على علامة التبويب تصميم، في المجموعة نتائج، انقر فوق عرض، ثم انقر فوق طريقة عرض SQL.

8. في نافذة SQL، في نهاية عبارة SELECT، مباشرة بعد الكلمة الأساسية AS، استبدل MaxOfEventDate ب MostRecent.

9. احفظ الاستعلام باسم MostRecentEventByType.

إنشاء استعلام ثانٍ لإضافة المزيد من البيانات

يستخدم هذا الإجراء الاستعلام MostRecentEventByType من الإجراء السابق للإجابة على هذا السؤال:

من كان العميل في الحدث الأخير لكل نوع حدث؟

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

2. على علامة التبويب "استعلامات"، انقر نقرا مزدوجا فوق الاستعلام MostRecentEventByType.

3. على علامة التبويب "جداول"، انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول "أحداث" ثم فوق جدول "العملاء".

4. في مصمم الاستعلام، انقر نقرا مزدوجا فوق الحقول التالية:

   1. في جدول "الأحداث"، انقر نقرا مزدوجا فوق EventType.

   2. في الاستعلام MostRecentEventByType، انقر نقرا مزدوجا فوق MostRecent.

   3. في جدول "العملاء"، انقر نقرا مزدوجا فوق "الشركة".

5. في شبكة تصميم الاستعلام، في الصف "فرز" من العمود EventType، حدد "تصاعدي".

6. على علامة التبويب تصميم، في مجموعة النتائج، انقر فوق تشغيل.

أعلى الصفحة