بعد تطوير خطة ملف وتصميم حل إدارة السجلات في SharePoint ، خطط كيف ستصبح المستندات النشطة في مؤسستك - النسخة الإلكترونية والنسخة ونسخة مطبوعة - سجلات. تستعرض هذه المقالة التقنيات التي يمكنك استخدامها لإعلان المستندات النشطة كسجلات وتقترح طريقة واحدة لخطة كيف ستصبح العناصر في خطة الملفات سجلات.

تقنيات تحويل المستندات النشطة إلى سجلات في SharePoint

يمكنك استخدام التقنيات التالية لتحويل المستندات النشطة إلى سجلات:

  • الإعلان يدويا عن مستند كسجل.

  • تحديد نهج يعلن عن مستند كسجل أو يرسل مستندا إلى موقع مركز السجلات في وقت محدد.

  • إنشاء سير عمل يرسل مستندا إلى موقع "مركز السجلات".

  • استخدام حل مخصص يستند إلى SharePoint كائن.

إنشاء السجلات يدويا

إذا تم تمكين إدارة السجلات في مكانها لمكتبة مستندات، يمكن للمستخدمين الإعلان صراحة عن مستند في المكتبة كسجل من خلال تحرير تفاصيل التوافق الخاصة بالمستند. عندما يقوم مسؤول مجموعة المواقع الموقعة بتمكين إدارة السجلات في مكانها، يحدد مسؤول مجموعة المواقع الموقع من يجب أن يكون قادرا على إعلان السجلات أو إلغاء إعلانها، وما إذا كان يجب أن يتمكن المستخدمون من تحرير المستندات أو حذفها بعد أن تصبح سجلات.

إذا تم إنشاء اتصال لموقع مركز السجلات، يمكن للمستخدمين إرسال المستندات يدويا إلى موقع مركز السجلات باستخدام الأمر إرسال إلى. عندما يقوم مسؤول المزرعة بتكوين اتصال لموقع "مركز السجلات"، يصبح هذا الأمر متوفرا على كل المستندات النشطة. استنادا إلى كيفية تكوين الاتصال، يمكن نسخ المستندات إلى موقع "مركز السجلات"، أو نقلها إلى موقع "مركز السجلات"، أو نقلها إلى موقع "مركز السجلات" مع ارتباط إلى المستند الذي تم الاحتفاظ به.

على الرغم من أن إرسال السجلات يدويا إلى موقع "مركز السجلات" ليس حلا عمليا على نطاق واسع، إلا أنه يمكنك استخدامه لتكملة أساليب أخرى لإنشاء السجلات.

تحديد نهج

يحدد نهج الاستبقاء الإجراءات التي يجب اتخاذها على المستندات في وقت معين. تحدث إجراءات النهج تلقائيا. لا يحتاج المستخدمون إلى بدء الإجراء.

يرتبط أحد إجراءات النهج بشكل خاص بإدارة السجلات: نقل مستند إلى موقع آخر، وتعلن أن المستند سجل. إذا كان هناك اتصال لموقع مركز السجلات، يمكنك إنشاء نهج يرسل المستندات إلى موقع مركز السجلات. يحدد النهج أيضا ما إذا كنت تريد نسخ المستند إلى موقع "مركز السجلات" أو نقله أو نقله وترك ارتباط في مكتبة المستندات. إذا تم تمكين إدارة السجلات في الموقع، يمكنك إنشاء نهج يعلن عن مستند كسجل. يمكنك أيضا استخدام نموذج SharePoint لإنشاء إجراء مخصص.

يمكن أن يكون لن نهج الاستبقاء مراحل متعددة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نهج استبقاء يحذف كل الإصدارات السابقة من المستند بعد مرور سنة واحدة على آخر تغيير تم فيه تغيير المستند، وينقل المستند إلى موقع مركز السجلات بعد خمس سنوات من آخر تغيير تم فيه المستند.

إذا تم تمكين إدارة السجلات في الموقع، يمكن أن يحتوي الموقع على كل من المستندات النشطة والسجلات. في هذه الحالة، يمكنك تحديد سياسات استبقاء مختلفة للمستندات والسجلات النشطة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نهج يعلن عن مستند نشط كسجل بعد سنتين من إنشاء المستند، وإنشاء نهج ثان يحذف سجلا بعد سبع سنوات من إعلانه كسجل.

إنشاء سير عمل

عند إنشاء سير عمل، يمكنك إضافة إجراء لإرسال عنصر إلى مستودع. باستخدام هذا الإجراء، يمكنك إنشاء مهام سير العمل التي ترسل المستندات إلى موقع مركز السجلات. يمكنك أيضا تضمين إجراءات أخرى في سير العمل. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء سير عمل يرسل رسالة بريد إلكتروني إلى كاتب مستند يطلب الموافقة، ثم يرسل المستند إلى موقع مركز السجلات. يمكنك دمج النهج ومسيرات العمل عن طريق إنشاء نهج استبقاء يقوم بتشغيل سير العمل الجديد بعد سنة واحدة من إنشاء مستند.

يمكنك أيضا استخدام نموذج SharePoint لإنشاء سير عمل مخصص ينسخ الملفات إلى موقع مركز السجلات. يمكن دمج سير العمل الذي يرسل الملفات إلى موقع "مركز السجلات" في نظام إدارة المستندات كجزء من سير عمل يرشد المستند خلال دورة حياته. بالنسبة لأنواع المستندات التي لها دورة حياة متوقعة، مثل تقارير المصاريف، يمكنك تنفيذ سير عمل يرشد المستند عبر مراحله المختلفة، وكخطوة نهائية، يرسل نسخة من المستند إلى موقع "مركز السجلات". يمكن تشغيل سير العمل عن طريق إنشاء مستند جديد.

استخدام حل مخصص

يمكنك تطوير حلول مخصصة تستخدم الكائنات في مساحة Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy لإرسال محتوى من مصادر بيانات أخرى إلى موقع مركز السجلات. لمزيد من المعلومات حول كيفية تنفيذ حلول مخصصة باستخدام نموذج SharePoint ، راجع SharePointأدوات تطوير البرامج (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).

إكمال خطتك

بعد تطوير خطة الملف ومراجعة أساليب نقل المحتوى إلى موقع "مركز السجلات"، أكمل خطة الملف من خلال تحديد كيفية إرسال كل نوع من السجلات إلى موقع "مركز السجلات". تتضمن الأمور التي يجب التفكير فيها ما يلي:

  • هل التوافق مطبق أم تطوعي؟

  • هل يمكنك الاعتماد على تعاون المستخدمين في مؤسستك للامتثال لعمليات إدارة السجلات؟ بشكل عام، تجنب العمليات اليدوية. ومع ذلك، إذا لزم الأمر، قم بإنشاء تدريب ومراقبة مناسبين للتأكد من توافق الفريق.

  • هل سيتم تخزين المحتوى على SharePoint إدارة المستندات؟

  • هل تحافظ على المحتوى الفعلي؟ تتطلب إدارة المحتوى الفعلي النشط، مثل نسخة مطبوعة أو قرص مضغوط، وإرساله إلى مخزن سجلات للاحتفاظ به (إلى جانب تعقب السجل في موقع مركز السجلات) تخطيطا فريدا لم يتم وصفه في هذا الموضوع. على سبيل المثال، إذا لم يكن هناك إصدار إلكتروني لمستند ورقي، فقد تحتاج إلى تعقب العنصر باستخدام قائمة تتضمن سياسات ومسيرات سير عمل مقترنة.

يوضح الجدول التالي كيفية نقل بعض السجلات في خطة ملف نموذجية إلى موقع مركز السجلات:

مستندات

الوصف

الوسائط

الموقع المصدر

يصبح سجلا...

خطة الفوائد

وصف خطة إفادة الموظفين.

صفحات ويب

SharePoint المستندات

استخدام سير عمل مخصص مقترن مع نهج انتهاء الصلاحية

خطة التأمين

وصف خطة تأمين الموظفين.

طباعة

المستند الفعلي المقترن عنصر القائمة في SharePoint

بإرساله إلى مخزن فعلي وإنشاء عنصر قائمة في موقع "مركز السجلات" لتعقبه (باستخدام رمز شريطي)

جداول المرتبات الزمنية

ملخصات ساعات العمل والعمل الإضافي والرواتب المدفوعة.

المستندات الإلكترونية

خادم سجلات كشف المرتبات لا يستند إلى SharePoint

استخدام برنامج مخصص

ملفات تطوير المنتجات

مواصفات المنتجات والمستندات المقترنة بها.

المستندات الإلكترونية

SharePoint المستندات

استخدام سير عمل مخصص مقترن مع نهج انتهاء الصلاحية ويدويا باستخدام الأمر "إرسال إلى"

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

توسيع المهارات

استكشاف التدريب >

الحصول على الميزات الجديدة أولاً

الانضمام إلى MICROSOFT INSIDERS >

هل كانت المعلومات مفيدة؟

ما مدى رضاك عن جودة اللغة؟
ما الذي أثّر في تجربتك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×