يمكنك تطبيق تسميات الاستبقاء على الملفات في SharePointOneDrive ، إما بشكل فردي أو جماعي.
تم تخصيص التسميات التي تراها من قبل مؤسستك. إذا كانت لديك أسئلة حول التسمية التي يجب تطبيقها، فاتصل بمكتب المساعدة أو قسم تكنولوجيا المعلومات.
تطبيق تسمية استبقاء على عنصر
في OneDrive أو مكتبة SharePoint ، يمكنك تطبيق تسمية استبقاء على ملف، على سبيل المثال مستندMicrosoft 365 تم إنشاؤه في Word أو PowerPoint أو Excel أو دفتر ملاحظاتOneNote. يمكنك أيضا تسمية الملفات غير التابعة ل Office، على سبيل المثال مستند PDF أو ملف صورة. يمكن أيضا تسمية عناصر قائمةSharePoint.
يمكنك أيضا تطبيق تسمية على مكتبة أو مجلد. عند تسمية مكتبة أو مجلد، يتم تطبيق تسمية الاستبقاء هذه بشكل افتراضي على الملفات غير المسماة في هذا المجلد. تعرف على المزيد حول التسميات الافتراضية ل SharePoint.
تطبيق تسمية في OneDrive أو SharePoint
-
حدد العنصر.
-
في الزاوية العلوية اليسرى، حدد فتح جزء التفاصيل
-
ضمن تطبيق التسمية، حدد اختيار تسمية لفتح قائمة الخيارات.
-
حدد تسمية الاستبقاء المناسبة لمستندك. (للتعرف على الاختلافات بين التسميات، يمكنك الإشارة إلى كل واحدة للاطلاع على وصف لها وفترة استبقائها.)
-
إذا ظهر خيار حفظ ، فحدده.
تعيين تسمية استبقاء افتراضية لمكتبة مستندات SharePoint
-
افتح مكتبة المستندات.
-
بالقرب من أعلى يمين النافذة، حدد أيقونة الإعدادات:
-
حدد إعدادات المكتبة.
-
في صفحة الإعدادات ، ضمن الأذونات والإدارة، حدد تطبيق التسمية على العناصر الموجودة في هذه القائمة أو المكتبة.
-
في صفحة تطبيق التسمية ، حدد المربع المنسدلة، ثم حدد التسمية التي تريد تطبيقها.
سيتم تطبيق التسمية التي تحددها تلقائيا على جميع الملفات الجديدة المضافة إلى مكتبة المستندات بدءا من الآن.
-
اختياري: لتطبيق التسمية تلقائيا على جميع الملفات الموجودة حاليا في مكتبة المستندات، حدد تطبيق التسمية على العناصر الموجودة في المكتبة.
-
حدد حفظ.
ملاحظة: يمكن الكتابة فوق تسميات الاستبقاء على مستوى الملف. بمعنى آخر، بعد تعيين تسمية افتراضية لمكتبة، لا يزال بإمكانك تعيين تسمية بديلة لعنصر أو عناصر فردية في المكتبة، إذا لزم الأمر.
إنشاء طريقة عرض تحتوي على تسميات الاستبقاء
في SharePoint (وTeams — ولكن ليس OneDrive )، يمكنك إنشاء طريقة عرض للمكتبة التي تحتوي على عمود التسميات أو العنصر هو عمود سجل. تتيح لك طريقة العرض هذه رؤية تسميات الاستبقاء المعينة لجميع العناصر والعناصر التي هي سجلات في لمحة سريعة. ومع ذلك، لاحظ أنه لا يمكنك تصفية طريقة العرض حسب العنصر هو عمود سجل. فيما يلي كيفية إنشاء طريقة عرض من هذا القبيل.
ابدأ بجعل عمود Retention Label مرئيا:
-
في أعلى أي عمود، حدد السهم لأسفل
-
في جزء تحرير أعمدة طريقة العرض ، حدد مربع تسمية الاستبقاء.
-
عند الانتهاء، حدد تطبيق.
إذا أردت، يمكنك حفظ طريقة العرض للوصول السريع في وقت لاحق:
-
في الطرف الأيسر من شريط الأوامر، حدد خيارات العرض > حفظ طريقة العرض ك:
-
تعيين اسم إلى طريقة العرض.
-
حدد ما إذا كنت تريد أن تكون طريقة العرض عامة، لكي يراها الأشخاص الآخرون.
-
حدد حفظ.
لا يسمح ببعض الإجراءات للعناصر المسماة
عندما يحتوي العنصر على تسمية استبقاء، لا يسمح ببعض الإجراءات - اعتمادا على الإعدادات التي اختارها المسؤول.
إذا رأيت رسالة في SharePoint تفيد بأنه لا يمكنك تحرير عنصر مسمى، فهذا لأنه تمت تسميته بسجل. قد تتمكن من تحرير هذا العنصر إذا قمت بإلغاء تأمينه أولا. راجع القسم التالي للحصول على الإرشادات.
تأمين سجل أو إلغاء تأمينه
تتمتع بعض تسميات الاستبقاء بالقدرة على "تأمين" عنصر لأنه سجل يجب الاحتفاظ به. يؤدي هذا إلى منع حذف العنصر، على سبيل المثال. بالنسبة لأشياء مثل العقود، يعد هذا مقياسا مهما لمسك السجلات. ومع ذلك، قد تتمكن من إلغاء تأمين العناصر بحيث يمكن مراجعتها أو تحديثها بإصدار جديد.
ملاحظة: يتم تحديد ما إذا كان يمكنك تأمين عنصر أو إلغاء تأمينه من خلال الإعدادات التي تخضع لسيطرة المسؤولين، بما في ذلك تكوين التسمية وتكوين الموقع وما إذا كان لديك أذونات "المساهمة".
-
في المكتبة أو القائمة، حدد العنصر الذي تريد تأمينه أو إلغاء تأمينه.
-
بالقرب من الجزء العلوي الأيسر من النافذة، حدد فتح جزء التفاصيل:
-
في جزء Details ، ضمن Record status، حدد Locked.
-
يظهر عنصر تحكم تبديل بجوار اسم الإعداد. انقر فوق مفتاح التبديل للتبديل من مؤمن إلى غير مؤمن، أو العكس.
بمجرد إلغاء تأمين العنصر، يمكنك تحريره. عند الانتهاء من التحرير، يمكنك أيضا تأمين العنصر مرة أخرى باتباع الخطوات المذكورة أعلاه ولتبديل حالة السجل مرة أخرى إلى مؤمن.
هام: إذا قام المسؤول بإيقاف تشغيل تعيين الإصدار وبدء تشغيل السجل على أنه غير مؤمن، فستتمكن من تأمين العنصر، ولكن بعد ذلك لا يمكنك إلغاء تأمينه مرة أخرى. بمعنى آخر، بالنسبة لهذا السيناريو، إنه إجراء أحادي الاتجاه بدلا من تبديل.
راجع أيضًا
بالنسبة للمسؤولين: مقارنة القيود المفروضة على الإجراءات المسموح بها أو المحظورة
