تطبيق تسميات الاستبقاء على الملفات في SharePoint أو OneDrive

تطبيق تسمية استبقاء على عنصر

في OneDrive أو مكتبة SharePoint ، يمكنك تطبيق تسمية استبقاء على ملف، على سبيل المثال مستندMicrosoft 365 تم إنشاؤه في Word أو PowerPoint أو Excel أو دفتر ملاحظاتOneNote. يمكنك أيضا تسمية الملفات غير التابعة ل Office، على سبيل المثال مستند PDF أو ملف صورة.  يمكن أيضا تسمية عناصر قائمةSharePoint.

يمكنك أيضا تطبيق تسمية على مكتبة أو مجلد. عند تسمية مكتبة أو مجلد، يتم تطبيق تسمية الاستبقاء هذه بشكل افتراضي على الملفات غير المسماة في هذا المجلد. تعرف على المزيد حول التسميات الافتراضية ل SharePoint.

تعيين تسمية استبقاء افتراضية لمكتبة مستندات SharePoint

1. افتح مكتبة المستندات.

2. بالقرب من أعلى يمين النافذة، حدد أيقونة الإعدادات:  

3. حدد إعدادات المكتبة.

4. في صفحة الإعدادات ، ضمن الأذونات والإدارة، حدد تطبيق التسمية على العناصر الموجودة في هذه القائمة أو المكتبة.

5. في صفحة تطبيق التسمية ، حدد المربع المنسدلة، ثم حدد التسمية التي تريد تطبيقها.

   سيتم تطبيق التسمية التي تحددها تلقائيا على جميع الملفات الجديدة المضافة إلى مكتبة المستندات بدءا من الآن.

6. اختياري: لتطبيق التسمية تلقائيا على جميع الملفات الموجودة حاليا في مكتبة المستندات، حدد تطبيق التسمية على العناصر الموجودة في المكتبة.

7. حدد حفظ.

إنشاء طريقة عرض تحتوي على تسميات الاستبقاء

في SharePoint (وTeams — ولكن ليس OneDrive )، يمكنك إنشاء طريقة عرض للمكتبة التي تحتوي على عمود التسميات أو العنصر هو عمود سجل. تتيح لك طريقة العرض هذه رؤية تسميات الاستبقاء المعينة لجميع العناصر والعناصر التي هي سجلات في لمحة سريعة. ومع ذلك، لاحظ أنه لا يمكنك تصفية طريقة العرض حسب العنصر هو عمود سجل. فيما يلي كيفية إنشاء طريقة عرض من هذا القبيل.

ابدأ بجعل عمود Retention Label مرئيا: 

1. في أعلى أي عمود، حدد السهم لأسفل ، ثم حدد إعدادات العمود > إظهار/إخفاء الأعمدة.

   

2. في جزء تحرير أعمدة طريقة العرض ، حدد مربع تسمية الاستبقاء.

   

3. عند الانتهاء، حدد تطبيق.

إذا أردت، يمكنك حفظ طريقة العرض للوصول السريع في وقت لاحق:

1. في الطرف الأيسر من شريط الأوامر، حدد خيارات العرض > حفظ طريقة العرض ك:

   

2. تعيين اسم إلى طريقة العرض.

3. حدد ما إذا كنت تريد أن تكون طريقة العرض عامة، لكي يراها الأشخاص الآخرون.

4. حدد حفظ.

لا يسمح ببعض الإجراءات للعناصر المسماة

عندما يحتوي العنصر على تسمية استبقاء، لا يسمح ببعض الإجراءات - اعتمادا على الإعدادات التي اختارها المسؤول. 

إذا رأيت رسالة في SharePoint تفيد بأنه لا يمكنك تحرير عنصر مسمى، فهذا لأنه تمت تسميته بسجل. قد تتمكن من تحرير هذا العنصر إذا قمت بإلغاء تأمينه أولا. راجع القسم التالي للحصول على الإرشادات.

تأمين سجل أو إلغاء تأمينه 

تتمتع بعض تسميات الاستبقاء بالقدرة على "تأمين" عنصر لأنه سجل يجب الاحتفاظ به. يؤدي هذا إلى منع حذف العنصر، على سبيل المثال. بالنسبة لأشياء مثل العقود، يعد هذا مقياسا مهما لمسك السجلات. ومع ذلك، قد تتمكن من إلغاء تأمين العناصر بحيث يمكن مراجعتها أو تحديثها بإصدار جديد. 

1. في المكتبة أو القائمة، حدد العنصر الذي تريد تأمينه أو إلغاء تأمينه.

2. بالقرب من الجزء العلوي الأيسر من النافذة، حدد فتح جزء التفاصيل: 

   

3. في جزء Details ، ضمن Record status، حدد Locked.

4. يظهر عنصر تحكم تبديل بجوار اسم الإعداد. انقر فوق مفتاح التبديل للتبديل من مؤمن إلى غير مؤمن، أو العكس.

   

بمجرد إلغاء تأمين العنصر، يمكنك تحريره. عند الانتهاء من التحرير، يمكنك أيضا تأمين العنصر مرة أخرى باتباع الخطوات المذكورة أعلاه ولتبديل حالة السجل مرة أخرى إلى مؤمن. 

راجع أيضًا

بالنسبة للمسؤولين: مقارنة القيود المفروضة على الإجراءات المسموح بها أو المحظورة