يمكنك تطبيق تسميات استبقاء على الملفات SharePoint أو OneDrive بشكل فردي أو جماعي.
تم تخصيص التسميات التي تراها من قبل مؤسستك. إذا كانت لديك أسئلة حول التسمية التي يجب تطبيقها، فاتصل بمكتب المساعدة أو قسم المعلومات.
تطبيق تسمية استبقاء على عنصر
في OneDrive أو مكتبة SharePoint ، يمكنك تسمية معظم أي ملف — مستند Office تم إنشاؤه في Word أو PowerPoint أو Excel أو ما إلى ذلك أو حتى ملفOneNote. يمكنك أيضا تسمية ملفات غير Office مثل PDF.)
في مكتبة، يمكنك أيضا تسمية مجلد. عند تسمية المجلد، يتم تطبيق تسمية الاستبقاء هذه على كل الملفات الموجودة في ذلك المجلد.
في قائمة SharePoint ، يمكنك تسمية بعض أنواع العناصر.
تطبيق تسمية في OneDrive أو SharePoint
-
حدد العنصر.
-
في الزاوية العلوية اليسرى، حدد فتح جزء التفاصيل
-
ضمن تطبيق التسمية،حدد اختيار تسمية لفتح قائمة الخيارات.
-
حدد تسمية الاستبقاء المناسبة لمستندك. (للتعرف على الاختلافات بين التسميات، يمكنك الإشارة إلى كل تسمية لرؤية وصف لها وفترة استبقاءها.)
-
إذا ظهر خيار حفظ، فحدده.
تعيين تسمية استبقاء افتراضية لمكتبة مستندات SharePoint
-
افتح مكتبة المستندات.
-
بالقرب من الجزء العلوي الأيمن من النافذة، حدد أيقونة الإعدادات
-
حدد إعدادات المكتبة.
-
في صفحة الإعدادات، ضمن الأذونات والإدارة،حدد تطبيق التسمية على العناصرالموجودة في هذه القائمة أو المكتبة .
-
في الصفحة تطبيق التسمية، حدد المربع المنسدل، ثم حدد التسمية التي تريد تطبيقها.
سيتم تطبيق التسمية التي تحددها على كل الملفات الجديدة المضافة إلى مكتبة المستندات بدءا من الآن.
-
اختياري: لتطبيق التسمية أيضا على كل الملفات الموجودة حاليا في مكتبة المستندات، حدد تطبيق التسمية على العناصر الموجودة في المكتبة.
-
حدد حفظ.
ملاحظة: يمكن الكتابة فوق تسميات الاستبقاء على مستوى الملف. بعبارة أخرى، بعد تعيين تسمية افتراضية لمكتبة، لا يزال بإمكانك تعيين تسمية بديلة إلى عنصر أو عناصر فردية في المكتبة، إذا لزم الأمر.
إنشاء طريقة عرض تحتوي على تسميات استبقاء
في SharePoint (و Teams)— ولكن ليس OneDrive )، يمكنك إنشاء طريقة عرض للمكتبة التي تحتوي على العمود تسميات أو العنصر هو عمود سجل. تتيح لك طريقة العرض هذه إلقاء نظرة سريعة على تسميات الاستبقاء المعينة إلى كل العناصر والعناصر التي تكون سجلات. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أنه لا يمكنك تصفية طريقة العرض حسب العنصر هو عمود سجل. إليك كيفية إنشاء طريقة عرض من هذا النوع.
ابدأ بجعل عمود تسمية الاستبقاء مرئيا:
-
في أعلى أي عمود، حدد السهم لأسفل
، ثم حدد إعدادات العمود > إظهار/إخفاء الأعمدة.
-
في الجزء تحرير أعمدة طريقة العرض، حدد المربع لتسمية الاستبقاء.
-
عند الانتهاء، حدد تطبيق.
إذا أردت ذلك، يمكنك حفظ طريقة العرض للوصول السريع في وقت لاحق:
-
في الطرف الأيمن من شريط الأوامر، حدد عرض الخيارات > حفظ طريقة العرض ك:
-
تعيين اسم إلى طريقة العرض.
-
حدد ما إذا كنت تريد أن تكون طريقة العرض عامة، ليشاهدها الأشخاص الآخرين.
-
حدد حفظ.
بعض الإجراءات غير مسموح بها للعناصر الملصقات
عندما يكون أحد العناصر ملصق استبقاء، لا يتم السماح ببعض الإجراءات، وهذا يتوقف على تكوين التسمية وموقعها. على سبيل المثال، لا يمكنك حذف عنصر مسمي في SharePoint، ولكن يمكنك حذفه في OneDrive.
إذا رأيت رسالة في SharePoint تعلمك بأنه لا يمكنك تحرير عنصر مسمي، فقد يكون ذلك بسبب تسميته بسجل. قد تتمكن من تحرير هذا العنصر إذا قمت بإلغاء تأمينه أولا. راجع القسم التالي للحصول على الإرشادات.
إلغاء تأمين سجل
بعض تسميات الاستبقاء لديها القدرة على "تأمين" عنصر لأنه سجل يجب الحفاظعليه. وهذا يمنع حذف العنصر، على سبيل المثال. بالنسبة لأشياء مثل التعاقدات، هذا مقياس هام لحفظ السجلات. ومع ذلك، قد تتمكن من إلغاء تأمين العناصر بحيث يمكن مراجعتها أو تحديثها باستخدام إصدار جديد.
ملاحظة: يتم تحديد ما إذا كنت تستطيع إلغاء تأمين عنصر ما من خلال الإعدادات التي تتحكم بها المسؤولين، بما في ذلك تكوين التسمية وتكوين الموقع وما إذا كان لديك أذونات "مساهمة".
-
في المكتبة أو القائمة، حدد العنصر الذي تريد إلغاء تأمينه.
-
بالقرب من الزاوية العلوية اليسرى من النافذة، حدد فتح جزء التفاصيل
-
في جزء التفاصيل، ضمن حالة التسجيل،حدد مؤمن.
-
يظهر عنصر تحكم تبديل بجانب اسم الإعداد. انقر فوق زر التبديل للتبديل من مؤمن إلى غير مؤمن.
بعد إلغاء تأمين العنصر، يمكنك تحريره. عندما تنتهي من التحرير، يمكنك أيضا تأمين العنصر مرة أخرى باتباع الخطوات المذكورة أعلاه وتبعيد حالة السجل إلى مؤمن.
راجع أيضاً
للمسؤولين: مقارنة القيود على الإجراءات المسموح بها أو المحظورة
