يقدم Microsoft 365 أنواعا مختلفة من المجموعات التي يمكن أن تساعد الفرق على التعاون بشكل أكثر كفاءة. لكل نوع مجموعة غرض فريد، مثل إدارة محادثات البريد الإلكتروني أو مشاركة الملفات أو تنظيم الأحداث. في هذه المقالة، سنستكشف الأنواع المختلفة من المجموعات في Microsoft 365 وما يمكن استخدامها له، حتى تتمكن من تحديد الأنواع المناسبة لاحتياجات تعاون فريقك.
أنواع المجموعات في Microsoft 365
-
تم تصميم مجموعات Microsoft 365 التعاون داخل مؤسستك. وهي تأتي مع عنوان بريد إلكتروني جماعي وموقع SharePoint حيث يمكنك مشاركة المستندات والملاحظات وجداول أعمال الاجتماعات. يمكنك استخدام مجموعات Microsoft 365 لإدارة المشروع واتصال الفريق ومشاركة المستندات.
-
تستخدم مجموعات التوزيع لبث المعلومات والتحديثات للأشخاص داخل المؤسسة وخارجها. يمكن استخدامها لمشاركة تحديثات الوظائف أو التغييرات التنظيمية أو الأحداث لمجموعة معينة من العملاء أو الموظفين.
-
تم تصميم مجموعات الأمان لمنح حق الوصول إلى موارد Microsoft 365 وتسهيل الإدارة. يمكن استخدامها لمنح الوصول إلى موارد الشركة المهمة مثل الأدوات والمداخل والتقارير والأجهزة مثل الطابعات.
-
مجموعات الأمان الممكنة للبريد مثل مجموعات الأمان، ولكن مع القدرة المضافة على إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى جميع الأعضاء. يمكن استخدامها لإرسال الأخبار والعروض الترويجية وتحديثات الشركة إلى فريق المبيعات الخاص بك.
يمكن إنشاء المجموعات في تطبيقات مركز مسؤولي Microsoft 365 أو Microsoft 365 مثل Outlook وTeams والمزيد. يمكنك إنشاء مجموعات عبر الإنترنت أو محليا اعتمادا على إعداد مؤسستك. بمجرد الإنشاء، يمكنك إضافة أعضاء وتعيين أذونات والبدء في استخدامه للتعاون والتواصل ومشاركة الموارد.
أدوار المالكين والأعضاء والضيوف في المجموعات
-
المالك — مالك المجموعة هو الشخص الذي ينشئ المجموعة ويتحكم فيها بشكل كامل. يمكن للمالكين إضافة أعضاء أو إزالتهم وتغيير إعدادات المجموعة وإدارة موارد المجموعة مثل الملفات والتقويمات.
-
عضو — الأعضاء هم الأشخاص الذين تمت إضافتهم إلى المجموعة بواسطة المالك. يمكن للأعضاء الوصول إلى موارد المجموعة والمشاركة في محادثات المجموعة.
-
الضيف — الضيوف هم أشخاص ليسوا أعضاء في مؤسستك ولكن يتم منحهم حق الوصول إلى موارد المجموعة من قبل المالك. يمكن دعوة الضيوف للانضمام إلى مجموعة للتعاون في مشاريع معينة أو لتقديم ملاحظات. تعرف على المزيد حول كيفية إضافة مستخدمين ضيوف إلى مجموعات Microsoft 365.
إدارة المجموعات في Microsoft 365
يمكنك إنشاء مجموعة وإدارتها وإيقافها في النهاية في Microsoft 365. عند إنشاء مجموعة، يمكن للمالك اختيار نوع المجموعة وإضافة أعضاء وتعيين الأذونات. بمجرد إنشاء مجموعة، يمكن للمالك إدارتها عن طريق إضافة أعضاء أو إزالتهم، وتغيير إعدادات المجموعة، وإدارة الموارد مثل الملفات والتقويمات. في مرحلة ما، قد لا تكون المجموعة ضرورية، ويمكن للمالك إيقاف المجموعة، ما يزيلها من النظام ويمنع أي شخص من الوصول إلى مواردها.
من الضروري ملاحظة أن المجموعات تتطلب مالكا للعمل بشكل صحيح. إذا لم يكن لدى المجموعة مالك أو تم حذف المالك، يقوم النظام التلقائي بتعيين مالك جديد للمجموعة. تساعد هذه العملية في الحفاظ على عمل المجموعات وتضمن وجود مالك مسؤول دائما عن إدارة المجموعة. تعرف على المزيد حول كيفية إدارة مجموعات Microsoft 365 بدون مالك.
