تنفيذ إدارة السجلات

إنشاء موقع مركز السجلات

نوصي بإنشاء مركز سجلات كمجموعة مواقع ويب من المستوى الأعلى، وليس كموا موقع فرعي. لإنشاء مجموعة مواقع ويب، يجب أن تكون عضوا في مجموعة مسؤولي المزرعة SharePoint على الكمبيوتر الذي يقوم بتشغيل موقع SharePoint ويب للإدارة المركزية.

في SharePoint Online، يمكنك إنشاء موقع مركز السجلات من المستوى الأعلى SharePoint ويب. انقر فوق + إنشاء موقع، ثم ابدأ في الخطوة 4 أدناه.

1. ابدأ SharePoint 2013 أو 2016 المركزية.

   • بالنسبة Windows Server 2008 R2:

     • انقر فوق ابدأ ، وانقر فوق منتجات Microsoft SharePoint 2013 أو منتجات Microsoft SharePoint 2013، ثم انقر فوق SharePoint 2013 الإدارة المركزية أو SharePoint 2016 المركزية.

   • بالنسبة Windows Server 2012:

     • على شاشة البدء، انقر فوق SharePoint 2013 المركزية أو SharePoint 2016 المركزية.

       إذا SharePoint 2013 المركزية SharePoint 2016 المركزية غير على شاشة البدء:

     • انقر بضغطةزر الماوس الأيمن فوق الكمبيوتر، وانقر فوق كافة التطبيقات، ثم انقر فوق SharePoint 2013 المركزية أو فوق SharePoint 2016 المركزية.

2. على موقع الإدارة المركزية على الويب، في المقطع إدارة التطبيقات، انقر فوق إنشاء مجموعات المواقع.

3. في الصفحة إنشاء مجموعة مواقع ويب، في المقطع تطبيق ويب، إذا لم يكن تطبيق الويب الذي تريد إنشاء مجموعة المواقع فيه محددا، انقر فوق السهم لأسفل. في قائمة تطبيق ويب، انقر فوق تغيير تطبيق ويب، ثم انقر فوق تطبيق الويب الذي تريد إنشاء مجموعة المواقع فيه.

4. في المقطع العنوان والوصف، اكتب العنوان والوصف الخاصين بجمعية المواقع.

5. في المقطع عنوان موقع ويب، حدد المسار الذي يجب استخدامه ل URL (على سبيل المثال، مسار تضمين أحرف البدل مثل /sites/، أو الدليل الجذر (/).

   إذا حددت مسار تضمين أحرف البدل، فيجب أيضا كتابة اسم الموقع لاستخدامه في عنوان URL الخاص بالموقع.

6. في المقطع تحديد القالب، في القائمة تحديد إصدار التجربة، حدد SharePoint تجربة القوالب التي تريد استخدامها.

   حدد إصدار التجربة إذا كنت تريد أن تبدو مجموعة المواقع الموقعة وتشغيلها كمجموعة مواقع SharePoint Server. يتم تشغيل مجموعة المواقع التي تستخدم إصدار تجربة سابقة في إصدار أحدث من SharePoint، ولكن ستعكس واجهة المستخدم وتجربة المستخدم في مجموعة المواقع الموقع الإصدار السابق. مجموعة مواقع ويب يمكن ترقيتها في أي وقت إلى أحدث إصدار من التجربة.

7. في المقطع تحديد القالب، حدد علامة التبويب Enterprise، ثم انقر فوق مركز السجلات.

8. في القسم مسؤول مجموعة المواقع الرئيسية، اكتب اسم المستخدم (في النموذج DOMAIN\username) للمستخدم الذي سيكون مسؤول مجموعة المواقع.

9. في المقطع مسؤول مجموعة المواقع الثانوية، اكتب اسم المستخدم للمسؤول الثانوي عن مجموعة المواقع. من أفضل الممارسات تعيين مسؤول مجموعة مواقع ثانوية لضمان أن أحد الأشخاص يمكنه إدارة مجموعة المواقع عندما لا يكون مسؤول مجموعة المواقع الرئيسية موجودا.

10. إذا كنت تستخدم الحصص النسبية لإدارة التخزين لمجموعات المواقع، في المقطع قالب الحصة النسبية، انقر فوق قالب في القائمة تحديد قالب الحصة النسبية.

11. انقر فوق موافق.

إنشاء مكتبات أو قوائم لإدارة السجلات

المكتبات والقوائم هي عناصر هامة في إدارة السجلات. فهي تعمل كخزنات ملفات لكل نوع من السجلات التي تريد تخزينها أو إدارتها. يساعد ربط أنواع المحتويات (الموضحة لاحقا) بالمكتبات والقوائم على تصنيف سجلاتك بشكل أكبر. نوصي بإنشاء مكتبة مستندات واحدة أو قائمة واحدة لكل نوع محتوى في خطة ملف السجلات.

إضافة نوع محتوى موجود إلى قائمة أو مكتبة

عند إضافة نوع محتوى إلى قائمة أو مكتبة، يمكنك أن تجعل من الممكن لهذه القائمة أو المكتبة أن تحتوي على عناصر من هذا النوع. عند إرسال السجلات إلى مركز السجلات، يتم توجيهها إلى القائمة أو المكتبة ذات الصلة استنادا إلى نوع محتوى المستند.

أعلى الصفحة

إنشاء أعمدة الموقع وإضافتها إلى القوائم أو المكتبات أو أنواع المحتويات

تساعدك الأعمدة على تجميع السجلات أو العناصر الأخرى وتصنيفها وتعقبها. يعرف عمود الموقع عنصر بيانات التعريف الذي يمكن إقترنته بنوع محتوى أو قائمة أو مكتبة. على سبيل المثال، قد ترغب في إضافة أعمدة الموقع لتعريف "الكاتب" أو "تاريخ الانتهاء". أضف عمود موقع إلى نوع محتوى للسجلات إما لتخزين عنصر بيانات تعريف تم إرساله مع سجل، أو لإضافة بيانات تعريف للمساعدة في إدارة السجل.

إنشاء عمود موقع

1. على موقع مركز السجلات، انقر فوق الإعدادات ، ثم انقر فوق موقعالإعدادات .

   في موقع SharePoint متصل بالمجموعة، انقر فوقالإعدادات ، وانقر فوق محتويات الموقع ،ثم انقر فوق موقعالإعدادات .

2. على صفحة الموقع الإعدادات، ضمن معارض مصمم ويب،انقر فوق أعمدة الموقع.

3. في صفحة أعمدة الموقع، انقر فوق إنشاء.

4. في الصفحة عمود موقع جديد، في المقطع الاسم والنوع، في المربع اسم العمود، اكتب الاسم الذي تريده.

5. حدد نوع المعلومات التي تريد تخزينها في العمود — على سبيل المثال، العملة أو التاريخ والوقت أو النص.

6. في المقطع تجميع، حدد المجموعة الموجودة التي تريد تخزين عمود الموقع الجديد فيها أو حدد مجموعة جديدة لإنشاء مجموعة جديدة لتخزين العمود. توفر المجموعات طريقة لتنظيم الأعمدة وجعل العثور عليها أكثر سهولة.

في المقطع عمود الإعدادات، حدد إعدادات الأعمدة الإضافية التي تريدها. تختلف الخيارات المتوفرة في هذا المقطع استنادا إلى نوع العمود الذي تحدده في المقطع الاسم والنوع. على سبيل المثال، إذا كان نوع المعلومات التي تريد تخزينها في عمود هو اختيار، يمكنك تحديد الخيارات التي تريد تعدادها في المقطع عمود الإعدادات الإضافية.

1. انقر فوق موافق.

إضافة عمود موقع إلى نوع محتوى للسجلات

1. من الصفحة الرئيسية لموقع مركز السجلات، انقر فوق الإعدادات، ثم انقر فوق موقعالإعدادات .

   في موقع SharePoint متصل بالمجموعة، انقر فوقالإعدادات ، وانقر فوق محتويات الموقع ،ثم انقر فوق موقعالإعدادات .

2. في المقطع معارض مصمم ويب، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.

3. في الصفحة أنواع محتويات الموقع، انقر فوق نوع محتوى الموقع الذي تريد تكوينه.

4. بعد تحديد نوع محتوى موقع من الموقع الأصل أو إنشاء نوع محتوى موقع جديد، على صفحة نوع محتوى الموقع المحدد، في المقطع أعمدة، انقر فوق إضافة من أعمدة الموقع الموجودة .

5. في الصفحة إضافة أعمدة إلى نوع المحتوى، في المقطع تحديد أعمدة، حدد المجموعة التي تريد التصفية عليها من القائمة تحديد أعمدة من.

6. حدد العمود الذي تريد إضافته من قائمة الأعمدة المتوفرة، ثم انقر فوق إضافة.

7. في المقطع تحديث القوائم وأنواع محتويات الموقع، حدد ما إذا كان سيتم تحديث أنواع محتويات الموقع الطفلة التي ترث من نوع محتوى الموقع هذا بتغييراتك.

8. بعد الانتهاء من إضافة الأعمدة التي تريدها، انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة

إنشاء سياسات إدارة المعلومات للسجلات

نهج إدارة المعلومات هو مجموعة من القواعد لنوع المحتوى. تمكن سياسات إدارة المعلومات المؤسسات من التحكم في أشياء مثل مدة الاحتفاظ بالمحتوى وتعقبها أو الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها باستخدام هذا المحتوى.

إضافة ميزات النهج إلى نهج إدارة المعلومات

إن ميزات النهج التي يمكنك إضافتها إلى نهج المعلومات هي التسميات والتدقيق وانتهاء الصلاحية والرمز الشريطي.

إضافة ميزة نهج استبقاء إلى نهج إدارة المعلومات

1. في الصفحة تحرير النهج، حدد خانة الاختيار تمكين الاستبقاء.

2. انقر فوق إضافة مرحلة استبقاء وحدد أحد خيارات فترة الاستبقاء التالية لتحديد وقت انتهاء صلاحية المستندات: لتعيين تاريخ انتهاء الصلاحية استنادا إلى خاصية تاريخ، حدد هذه المرحلة تستند إلى خاصية تاريخ على العنصر، ثم حدد الإجراء( تم إنشاؤه أو تعديله)والمهلة الزمنية (أيام أو أشهر أو سنوات).

3. اكتب قيمة في المربع بين القوائم لتحديد الفترة الزمنية.

4. حدد الإجراء الذي يجب أن يحدث عند انتهاء صلاحية المستند.

5. إذا كنت تريد تكرار الإجراء المحدد، فحدد خانة الاختيار في المقطع تكرار ثم حدد فترة التكرار.

6. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة

إضافة ميزة نهج تدقيق إلى نهج إدارة المعلومات

1. في الصفحة تحرير النهج، في المقطع تدقيق، حدد تمكين التدقيق ،ثم حدد خانات الاختيار إلى بجانب الأحداث التي تريد الاحتفاظ بتعقب تدقيق لها.

2. انقر فوق موافق.

   ملاحظة: لعرض سجلات التدقيق، في صفحة مجموعة المواقع الإعدادات، انقر فوق تقارير سجل التدقيق ،ثم حدد التقرير لعرضه.

إضافة ميزة نهج الرمز الشريطي إلى نهج إدارة المعلومات

1. في الصفحة تحرير النهج، في المقطع الرموز الشريطية، حدد تمكين الرموز الشريطية.

2. حدد مطالبة المستخدمين بإدراج رمز شريطي... إذا كنت تريد Office العميل لمتطلب المستخدمين إدراج رمز شريطي في مستنداتهم.

إضافة ميزة نهج التسمية إلى نهج إدارة المعلومات

1. في الصفحة تحرير النهج، في المقطع تسميات، حدد خانة الاختيار تمكين التسميات.

2. لمطالبة المستخدمين بإدراج تسمية قبل حفظ مستند أو طباعته، حدد مطالبة المستخدمين بإدراج تسمية قبل الحفظ أو الطباعة.

3. لمنع تغيير التسميات بعد إضافتها، حدد منع إجراء تغييرات على التسميات بعد إضافتها.

4. في المربع تنسيق التسمية، اكتب النص الذي تريد ظهوره على التسمية. يمكنك استخدام أي تركيبة من خصائص النص أو المستند الثابتة، باستثناء الخصائص المحسوبة أو المضمنة مثل معرف فريد عمومي (GUID) أو Created By. لبدء سطر جديد، استخدم \n الأحرف.

5. حدد خطا وحجم الخط ونمط الخط ومبرر لنص التسمية.

6. اكتب ارتفاع تسمية بوصات في المربع ارتفاع وعرض تسمية بوصات في المربع عرض.

7. انقر فوق تحديث لعرض التغييرات.

8. انقر فوق موافق.

تنشيط إدارة السجلات المحلية على مستوى مجموعة المواقع

الخطوة الأولى في تكوين نظام إدارة سجلات مكانية هي تنشيط الميزة على مستوى مجموعة المواقع. يمكن تنشيط الميزة الأمر "تسجيل الإعلان/إلغاء الإعلان" على الشريط.

1. في أعلى مستوى الموقع، انقر فوق الإعدادات ، ثم انقر فوق موقعالإعدادات .

   في موقع SharePoint متصل بالمجموعة، انقر فوقالإعدادات ، وانقر فوق محتويات الموقع ،ثم انقر فوق موقعالإعدادات .

2. ضمن إدارة مجموعة المواقع،انقر فوق ميزات مجموعة المواقع.

3. بجانب إدارة السجلات في مكان،انقر فوق تنشيط.

تكوين إعدادات تعريف السجل على مستوى مجموعة المواقع

1. في أعلى مستوى الموقع، انقر فوق الإعدادات ، ثم انقر فوق موقعالإعدادات .

   في موقع SharePoint متصل بالمجموعة، انقر فوقالإعدادات ، وانقر فوق محتويات الموقع ،ثم انقر فوق موقعالإعدادات .

2. ضمن إدارة مجموعة المواقع، انقر فوق إعدادات إقرار السجل.

3. في صفحة إعلان الإعدادات السجل، إذا كنت تريد وضع قيد على ما يمكن فعله للعناصر المعلنة كسجلات، فحدد أحد الخيارات الموجودة في المقطع قيود السجل.

4. في المقطع توفر إقرار السجل، اختر ما إذا كان يجب أن يتوفر الإعلان اليدوي للسجلات في القوائم والمكتبات بشكل افتراضي أم لا. إذا اخترت الخيار غير متوفرفي كل المواقع بشكل افتراضي، يمكن إعلان السجلات فقط من خلال نهج أو سير عمل.

5. في المقطع أدوار الإعلان، حدد الأدوار التي يمكن أن تعلن السجلات يدويا ولا يتم الإعلان عنها.

6. حدد موافق.

تكوين إعدادات تعريف السجل على مستوى القائمة أو المكتبة

يمكنك التحكم بشكل أكبر في مكان إعلان العناصر كسجلات من خلال تكوين تعريفات السجلات لقائمة أو مكتبة. عند تكوين قائمة أو مكتبة للإعلان عن السجل، يمكنك إعلان العناصر كسجلات تلقائيا عند إضافتها إلى القائمة أو المكتبة.

1. من القائمة أو المكتبة حيث تريد تكوين إعدادات تعريف السجل، انقر فوق علامة التبويب مكتبة أو قائمة على الشريط، ثم انقر فوق مكتبة الإعدادات أو قائمة الإعدادات .

   في SharePoint عبر الإنترنت، انقر الإعدادات ثم انقر فوق إعدادات القائمة أو إعدادات المكتبة.

2. ضمن صفحة مكتبة المستندات/الإعدادات، ضمن الأذوناتوالإدارة، انقر فوق إعدادات إعلان السجل.

3. في المقطع توفر إقرار السجل اليدوي، حدد:

4. سواء كنت تريد أن تستخدم القائمة أو المكتبة إعدادات إعلان السجل الافتراضية المستخدمة بواسطة مجموعة المواقع الموقعة،

5. ما إذا كان يجب السماح للمستخدمين دائما بتعريف العناصر كسجلات للقائمة أو المكتبة يدويا، أو

6. ما إذا كان المستخدمون لا يمكنهم أبدا الإعلان يدويا عن السجلات داخل القائمة أو المكتبة.

7. في المقطع الإعلان التلقائي، حدد خانة الاختيار إذا كنت تريد إعلان كل العناصر المضافة إلى القائمة أو المكتبة كسجلات تلقائيا.

8. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة