كيفية إنشاء استقصاء FindTime

FindTime عبارة عن وظيفة إضافية في Outlook لجدولة الاجتماعات. يمكن للمنظم إرسال خيارات زمنية متعددة من خلال FindTime وتقليل رسائل البريد الإلكتروني ذهابا وإيابا في الجدولة.

لجدولة اجتماع في Outlook باستخدام FindTime:

1. أنشئ بريدا إلكترونيا جديدا أو حدد بريدا إلكترونيا للرد عليه.

2. سرد الأشخاص المطلوبين للاجتماع في إلى والمشاركين الاختياريين في نسخة. 

3. في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، حدد الرد مع استقصاء الاجتماع.
   
   

4. حدد إعدادات الاجتماع:
   
   

   • المدة: حدد مدة من القائمة.

     • حدد 8 ساعات لاجتماع ليوم كامل.

     • حدد مخصص في القائمة المنسدلة الوقت لتعيين الوقت الخاص بك. الحد الأقصى للمدة هو 23 ساعة 59 دقيقة.

   • ساعات العمل: تحقق من تحديد أوقات الاجتماع المقترحة بأيام العمل وساعات العمل فقط.

     ملاحظة: يتم استرداد ساعات العمل المستخدمة بشكل افتراضي من إعدادات المنظم، وفشل إعدادات Exchange هذه. وهي افتراضية من 8 صباحا إلى 5 مساء إذا لم يتم العثور على إعدادات.

   • المنطقة الزمنية: حدد القائمة المنسدلة للمنطقة الزمنية لتغيير المنطقة الزمنية للاجتماع.

     ملاحظات: 

     • يتم استرداد المنطقة الزمنية المستخدمة من إعدادات المنظم، ولكن يمكنك تحديد منطقة جديدة من القائمة.

     • يتم أخذ التوقيت الصيفي في الاعتبار وتظهر الاجتماعات بعد التبديل السنوي الوقت الصحيح

5. يبحث FindTime عبر جداول الحضور (إذا كان متوفرا) ويقترح أوقات اجتماع مناسبة.

   ملاحظة: يستخدم FindTime حساب الأعمالMicrosoft 365 للوصول إلى تقويمك وتقويمات الحضور في مؤسستك لتحديد التوفر. التقويمات غير المقترنة بحساب Microsoft 365 غير معتمدة.

   استخدم الارتباطات لفرز خيارات الاجتماع.

   

   • التوفر: يسرد أفضل الخيارات (الأوقات التي يكون فيها جميع المشاركين في الاجتماع المطلوبين مجانيين) أولا. تتضمن العوامل المستخدمة لتحديد أفضل الخيارات عدد الحضور المجاني، وعدد الحاضرين المطلوبين مقابل الحضور الاختياريين المجانيين، وما إذا كان لدى الحضور المتضاربين التزامات مبدئية أو مشغولة في تقويمهم.

   • الوقت: يسرد الخيارات زمنيا.
     
     ملاحظة: يمكنك التمرير خلال الأيام والأشهر باستخدام الأسهم. يتم تسطير الأيام المتوفرة باللون الأخضر. يشير اللون الأخضر الداكن إلى الأيام التي تتضمن معظم الخيارات ويشير الأخضر والأحمر الأفتح إلى معظم التعارضات. يتم وضع علامة على أيام عطلة نهاية الأسبوع متوفرة إذا لم يتم تحديد ساعات العمل .

   • تظهر أيقونات الأشخاص ما إذا كان المشاركون في الاجتماع مطلوبا، وتوافرهم.

     

     • مسطر: مطلوب

     • أخضر: متوفر

     • أصفر: قد يكون مشغولا

     • أحمر: مشغول

     • رمادي: غير معروف

   • يمكنك استخدام الأيقونات للوصول إلى مزيد من المعلومات.

     • حدد لفتح علبة حالة الحضور.

     • مرر مؤشر الماوس فوق أيقونة كل شخص أو لعرض معلومات التوفر الخاصة به.

     • حدد لعرض التقويم.

6. حدد بعض أوقات الاجتماع المناسبة.

   • يتغير مربع الوقت إلى اللون الأزرق عند تحديده.
     
     

     ملاحظة: من المرجح أن تصل استطلاعات الرأي التي تحتوي على 20 اقتراحا أو أقل إلى توافق في الآراء. 

7. حدّد التالي.

8. أدخل موقع الاجتماع.

   • يتم تمكين الاجتماعات عبر الإنترنت بشكل افتراضي. حدد خانة الاختيار اجتماع عبر الإنترنت لتعطيلها. 
     
     
     
     عند تحديد اجتماع عبر الإنترنت، سيقوم FindTime بجدولة اجتماعSkype for Business أوMicrosoft Teams. سيستخدم FindTime أيهما تم تعيينه من قبل مؤسستك كقناة اجتماع افتراضية عبر الإنترنت. 

     ملاحظة: إذا قمت بحفظ إعدادSkype for Business في لوحة المعلومات، فسيستخدم FindTime ذلك بدلا من Microsoft Teams. إذا كنت تريد استخدامMicrosoft Teams ، فاحذف إعدادSkype for Business في لوحة المعلومات.

9. حدد إعدادات الاستقصاء وقم بتبديل خيارات ON/OFF .

   ملاحظة: لا يزال بإمكانك حذف أوقات الاجتماع المحددة في هذه المرحلة عن طريق تحديد X في قائمة الأوقات المحددة .

   • إعلامي بتحديثات الاستقصاء: ستتلقى رسالة بريد إلكتروني في كل مرة يصوت فيها أحد الحضور. تتضمن الرسالة حالة الاستقصاء الحالية وخيارا لجدولته.

   • الجدول الزمني عندما يصل الحضور إلى توافق الآراء: تتم جدولة حدث التقويم تلقائيا إذا صوت جميع الحضور المطلوبين لصالح خيار وقت محدد. إذا توفرت خيارات متعددة، فستتم جدولة الخيار الأقدم.

   • اضغط باستمرار على الأوقات المحددة في التقويم: يتم وضع حدث مبدئي في التقويم الخاص بك لكل خيار زمني تقترحه. تتم إزالة كافة عمليات الاحتجاز عند جدولة الاجتماع أو إلغاء الاستقصاء.

   • تأمين الاستقصاء للحضور: لن يتمكن الحضور من اقتراح أوقات جديدة أو تحرير الحضور الآخرين.

   • مطالبة الحضور بالتحقق من هويتهم: للمساعدة في منع التصويت المجهول، سيطلب من الحضور المصادقة قبل التصويت.

   • إعلامات البريد الإلكتروني بلغة FindTime: سيتم استخدام اللغة التي تستخدم FindTime بها لإرسال إعلامات البريد الإلكتروني ذات الصلة. وإلا سيتم إرسال هذه الإعلامات باللغة الإنجليزية.

10. حدد إدراج للبريد الإلكتروني.

11. يدرج FindTime أوقات الاجتماع المقترحة في بريدك الإلكتروني. حدد تحرير الخيارات لتغيير إعدادات الاجتماع، إذا لزم الأمر.

    ملاحظة: إذا قمت بإجراء تغييرات وإعادة إدخال أوقات الاجتماع، فستحتاج إلى حذف الدعوة الأصلية يدويا.

12. حدد إرسال لإرسال دعوات الاجتماع وبدء عملية التصويت.

13. ستتلقى ارتباطا مباشرا بصفحة التصويت لاجتماعك.