يحدد تنسيق الملف كيفية تخزين البيانات لتطبيق معين. على سبيل المثال، .docx ملف بتنسيق Open XML Microsoft Word مستند. لا يمكن لجميع التطبيقات قراءة كل تنسيقات الملفات؛ وفي بعض الحالات، قد يتمكن التطبيق من قراءة أجزاء من الملف فقط. على سبيل المثال، قد يتمكن التطبيق من قراءة نص الملف الذي يستخدم تنسيقا غير تنسيقه، وليس تنسيقه.
تم تطوير تنسيق OpenDocument (ODF) في الأصل لدعم ميزات مجموعات الإنتاجية المستندة إلى OpenOffice وسلوكها، كما تم تطوير Open XML في الأصل لدعم ميزات وسلوك Microsoft Office.
ويعتمد Microsoft Office الآن تنسيق ODF ويمنح مستخدمي Microsoft Office فرصة حفظ ملفات Office بتنسيق ODF. ومع ذلك، نظرا لأن ميزات Microsoft Office و OpenOffice ليست نفسها تماما أو لم يتم تنفيذها بالطريقة نفسها، فقد يختبر الأشخاص الذين يستخدمون ميزات غير معتمدة ويحفظون ملفات Office في ODF تغييرات في كيفية استخدامهم للملف وفي بعض الأحيان قد يرون فقدان المحتوى.
تنسيق Open XML (.docx/.xlsx/.pptx) هو التنسيق الافتراضي في كل الإصدارات المعتمدة من Microsoft Office، وما لم يكن لديك سبب معين لاستخدام تنسيق مختلف، فهو التنسيق الذي نوصي باستخدامه لملفات Office.
لمعرفة المزيد حول تنسيق المستند المفتوح (ODF) بشكل عام، راجع OASIS Open Document Format for Office تطبيقات .
