يحدد تنسيق الملف كيفية تخزين البيانات لتطبيق معين. على سبيل المثال، ملف .docx هو مستند Microsoft Word مفتوح بتنسيق XML. لا يمكن لجميع التطبيقات قراءة جميع تنسيقات الملفات؛ وفي بعض الحالات، قد يكون التطبيق قادرا فقط على قراءة أجزاء من الملف. على سبيل المثال، قد يتمكن أحد التطبيقات من قراءة نص ملف يستخدم تنسيقا غير تنسيقه الخاص، وليس تنسيقه.
تم تطوير تنسيق OpenDocument (ODF) في الأصل لدعم ميزات وسلوك مجموعات الإنتاجية المستندة إلى OpenOffice وتم تطوير Open XML في الأصل لدعم ميزات Microsoft Office وسلوكه.
ويعتمد Microsoft Office الآن تنسيق ODF ويمنح مستخدمي Microsoft Office فرصة حفظ ملفات Office بتنسيق ODF. ومع ذلك، نظرا لأن ميزات Microsoft Office وOpenOffice ليست متطابقة تماما أو لم يتم تنفيذها بنفس الطريقة، فقد يواجه الأشخاص الذين يستخدمون ميزات غير معتمدة ويحفظون ملفات Office في ODF تغييرات في كيفية العمل مع الملف وأحيانا يرون فقدان المحتوى.
تنسيق Open XML (.docx/.xlsx/.pptx) هو التنسيق الافتراضي في جميع الإصدارات المدعومة من Microsoft Office، وما لم يكن لديك سبب محدد لاستخدام تنسيق مختلف، فهو التنسيق الذي نوصي باستخدامه لملفات Office.
لمعرفة المزيد حول تنسيق المستند المفتوح (ODF) بشكل عام، راجع OASIS Open Document Format for Office Applications.
