مقدمة إلى البيانات الخارجية

ما سبب استخدام البيانات الخارجية ؟

اثناء استخدام منتجات SharePoint للمساعدة علي تنظيم أنشطه شركتك ، قد تحتاج إلى دمج البيانات الخارجية ، مثل قواعد البيانات وتطبيقات خط الاعمال وخدمات الويب. لكن هذه البيانات الخارجية غالبا مثل جزيرة سيكلوديد التي تقتصر علي تصلب المميزة ، أو يصعب الوصول اليها مباشره. هل توجد طريقه للحصول علي هذه البيانات الخارجية بسلاسة علي منتجات SharePoint ، بالاضافه إلى منتجات Office ، بحيث يمكنك تحسين واجهه مالوفه وتحسين شركتك ؟

هذه هي خدمات اتصالات الاعمال الخاصة ب. يمكنك تمكين الوصول الأمن والفعال والقراءة/الكتابة إلى مجموعه كبيره من البيانات الخارجية. يتم تنفيذ ذلك من خلال اطار عمل شامل يوفر واجات المستخدم والبرمجة القياسية. بالاضافه إلى ذلك ، يمكنك إنشاء مجموعه واسعه من الحلول للشركات ، والحلول المركبة في التعليمات البرمجية الخاصة بالانشطه البسيطة إلى الوسيطة والحلول المستندة إلى التعليمات البرمجية لأغراض متقدمة. على سبيل المثال، يمكنك:

• قم بإنشاء قائمه SharePoint خارجيه لبيانات موظفي الموظفين مخزنه في قاعده بيانات علي الخادم الخلفي التي يستطيع المستخدمون قراءتها وكتابتها بطريقه مماثله لقائمه SharePoint الاصليه.

• قم بتوصيل بيانات العملاء المحدثة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بالمؤسسة كمجموعه من جات اتصال Outlook وحتى توفير الوصول بدون اتصال.

• قم بإنشاء حل تخطيط حدث يرتبط بتطبيق خط العمل الذي يتم التحكم به ، ولكنه يستخدم تقويم SharePoint للاطلاع علي الكل.

• إنشاء تطبيق Microsoft Silverlight باستخدام واجهه مستخدم مرئية رائعه تعمل مع البيانات الخارجية من الويب.

في "خدمات اتصالات الاعمال القصيرة" ، تتيح لك امكانيه الاتصال بقيمه البيانات الخارجية والتفاعل معها وإلغاء تامينها.

أعلى الصفحة

ثلاثه سيناريوهات أساسيه

هل تريد سماع المزيد ؟ فيما يلي ثلاثه أمثله للحلول الضرورية التي تستند إلى خدمات اتصالات الاعمال.

مكتب المساعدة    مؤسسه كبيره تملك مكتب مساعده ، يوفر دعما فنيا داخليا. يتم تخزين طلبات الدعم وقاعده معارف الدعم التقني في قاعده بيانات خارجيه ، ولكن يتم دمجها بالبالكامل في موقع SharePoint باستخدام القوائم الخارجية وأجزاء ويب بيانات الاعمال. يمكن للعاملين في المعلومات أيضا عرض طلباتهم الحالية في Microsoft Outlook 2013 عبر الإنترنت. يمكن لمتخصصي الدعم التقني عرض الطلبات التي تم تعيينها لهم في Outlook 2013 عبر الإنترنت والوصول دون اتصال. تدير مهام سير العمل تلقائيا مشاكل الدعم عبر كل مرحله: تم الفتح والتعيين وتم التصعيد والحل والإغلاق. بإمكان المديرين في فريق الدعم التقني ، بالاضافه إلى اذن مناسب ، عرض لوحات المعلومات التي تعرض تقارير مكتب المساعدة التي تشير إلى عدد مشاكل الدعم التي تم تعيينها لكل متخصص دعم والمشاكل الحالية أو الخطيرة وعدد حوادث الدعم التي تتم معالجتها بواسطة كل متخصص في الوقت. يستطيع المديرون أيضا تصدير البيانات إلى Microsoft Excel 2013 للحصول علي تحليلات أكثر تفصيلا باستخدام التنسيقات الشرطية والمخططات.

متعقب الفنان    تتكامل هيئه ذكاء علي قاعده بيانات الفنانين في موقع فريق SharePoint الداخلي ، والذي يتضمن قائمه كامله بالفنانين ومعلومات الاتصال الخاصة بهم وجداول الأداء. يتم إنشاء عقود التسجيل في شكل قوالب مستند Word وتعبئتها تلقائيا بأحدث معلومات الفنان. يقوم سير العمل بإرشاد كل عقد عبر المراحل المختلفة الخاصة به. يمكن للعملاء أضافه مؤدين جدد إلى قائمه خارجيه باستخدام نموذج InfoPath. باستخدام هذا الحل ، تتوفر لعوامل ذكاء دوما المعلومات التي يحتاجون اليها قريبا ، ويمكنها تنفيذ العديد من المهام الاساسيه باستخدام منتجات Office المالوفه.

لوحة معلومات المبيعات    يساعد تطبيق لوحه معلومات المبيعات المبيعات في العثور بسرعة علي أوامر المبيعات ومعلومات العميل المدارة في نظام أداره علاقات العملاء (CRM). استنادا إلى الأدوار والأذونات الخاصة بهم ، يمكن لأعضاء الفريق عرض معلومات تحليل المبيعات ، وبيانات أداء المبيعات لأعضاء الفريق الفرديين ، وعملاء المبيعات ، ومعلومات جهة الاتصال الخاصة بالعميل والطلبات. يمكن لمحترفي المبيعات عرض التقويمات اليومية وعرض المهام المعينة لهم بواسطة المديرين والتعاون مع أعضاء الفريق وقراءه اخبار الصناعة. يقوم الرسم التخطيطي ل Visio لمناطق المبيعات بتعيين المبيعات حسب كل شهر ويحتوي علي بيانات مباشره من قاعده البيانات الموجودة علي الخادم الخلفي التي تم تحديثها بسهوله. باستخدام مستند Word ، يستطيع المديرون بسرعة تاليف تقارير الحالة الشهرية التي تتضمن البيانات تلقائيا من الانظمه الخارجية.

أعلى الصفحة

يمكنك الحصول علي نصف المتعة

ان خدمات اتصالات الاعمال مثل مظلة كبيره تشتمل علي العديد من ميزات SharePoint و Office. ولكنه لا يعمل "خارج المكتب" لان كل مصدر بيانات خارجي فريد وكل مؤسسه لديها الحاجات المحددة. بمجرد ان تقوم بتخطيط أساس ، محليا أو في السحابة ، يمكنك وضع البيانات الخارجية داخل منتجات SharePoint ومنتجات Office. عند استخدام البيانات الخارجية ، ستنتقل عاده إلى ثلاث مراحل مختلفه:

المرحلة أساس    اثناء هذه المرحلة ، يمكنك التخطيط للوصول إلى البيانات الخارجية واعداده واعداده. يعني هذا الأمر عاده العمل مع أحد المسؤولين وفي بعض الأحيان المطور لفهم ما يجب حدوثه. الأهداف الهامه تعرف المتطلبات المهنية والتقنية واعداد مصدر البيانات الخارجي والتاكد من الوصول الأمن إلى البيانات باستخدام خدمه التخزين الأمن ، وضبط نطاق الحل العام. يقوم هدف بيفوتال بإنشاء نوع محتوي خارجي ، وهو عبارة عن حزمه مفصله من الاتصالات ، وبيانات التعريف ، ومعلومات أخرى يتم استخدامها لاسترداد البيانات الخارجية.

طور SharePoint    بمجرد ان يتم تخطيط أساس ، يمكنك الآن تخصيص البيانات الخارجية في منتجات SharePoint بطرق متنوعة ، بما في ذلك القوائم الخارجية وأعمده البيانات الخارجية وأجزاء ويب لبيانات الاعمال ومهام سير العمل والمحتويات أو الحلول المستندة إلى التعليمات البرمجية

طور Office    بمجرد ان تقوم بإنشاء حق الوصول إلى البيانات الخارجية في منتجات SharePoint ، يمكنك الآن التخطيط للبيانات في مجموعه متنوعة من منتجات Office (بما في ذلك Excel و Word و Outlook و Visio و Access و InfoPath) ، وتطبيقات office ومكونات Office المستندة إلى التعليمات البرمجية أو الوظائف الاضافيه أو الحلول

ستجد المزيد من التفاصيل حول كل من هذه الميزات لاحقا في هذه المقالة.

أعلى الصفحة

ما القبعة التي املكها ؟

ان تطوير حل بالاستناد إلى بيانات خارجيه عاده ما يكون جهد الفريق والطريقة التي يعتمدها العمل علي دورك. يعرض الرسم التخطيطي التالي طريقه عرض عاليه المستوي للأدوار والحلول المضمنة في دوره حياه التطوير العامة.

المستخدمون    يقوم المستخدمون بتجميع حلول بسيطه باستخدام الإمكانيات الاساسيه لمنتجات SharePoint و Office. تتضمن الأمثلة ما يلي:

• إنشاء قائمه خارجيه وطرق عرض مختلفه للقائمة وأضافه عوامل تصفيه وفرز مختلفه.

• تصدير القائمة الخارجية إلى Excel 2013 للحصول علي مزيد من تحليل البيانات.

• توصيل قائمه خارجيه ب Outlook 2013 لاستخدام البيانات الخارجية عبر الإنترنت وغير متصلة.

مستخدمو الطاقة    يقوم مستخدمو الطاقة بإنشاء المهام البسيطة والتي لا تتوفر فيها التعليمات البرمجية ويتطلب منك غالبا مهارات محلل الاعمال لفهم أنظمه قواعد البيانات والعمليات التجارية العامة في المؤسسة. بل أيضا يقومون بتوصيل المتطلبات بالمسؤولين والمطورين ، بالاضافه إلى مديري الشركات وربما مصممو الموقع. تتضمن الأمثلة ما يلي:

• إنشاء نوع محتوي خارجي باستخدام Microsoft SharePoint Designer 2013.

• إنشاء أعمده بيانات خارجيه في المكتبات وربط الاعمده بعناصر تحكم المحتويات في قالب Word مخصص ، مثل عقد أو فاتورة.

• تخصيص نماذج InfoPath لاستبدال نماذج قوائم SharePoint الافتراضية.

• تصميم صفحه ويب تقوم بتوصيل أجزاء ويب لبيانات الاعمال بطريقه مفيده لإنشاء مساحة عمل معلومات.

• إنشاء حل قائم علي Outlook يوفر النماذج المخصصة وطرق العرض وأوامر الشريط والإجراءات وأجزاء المهام.

• إنشاء سير عمل يستخدم بيانات قائمه خارجيه.

يستطيع    يدير المسؤولون أذونات المستخدمين والأمان لعده مكونات SharePoint مختلفه بما في ذلك نوع المحتوي الخارجي وقاعده البيانات الخارجية. يتضمن النشاط المهم اعداد تطبيقات هدف خدمه التخزين الأمن ، وتعيين بيانات الاعتماد ، وتحديد أفضل طرق المصادقة. تتضمن أمثله أخرى من العمليات:

• أداره الوصول إلى البيانات الخارجية والأذونات والاستعلامات واعدادها.

• استيراد أنواع المحتويات الخارجية وتصديرها من مخزن بيانات تعريف اتصالات بيانات الاعمال.

• اعداد صفحات ملف التعريف المخصصة والإجراءات ونتائج البحث.

المطورون    ينشئ المطورون مجموعه متنوعة من الحلول المخصصة التي تتراوح من المكونات المستهدفة القابلة لأعاده الاستخدام للحلول المتقدمة المستندة إلى تعليمات برمجيه تتضمن الأمثلة ما يلي:

• أنواع المحتويات الخارجية المتقدمة المطورة في Microsoft Visual Studio ، مثل أنواع الحقول المخصصة التي تستخدم البيانات الهيكلية المعقدة.

• بيانات مجمعه من عده خدمات مقدمه كنموذج BDC واحد.

• المكونات القابلة لأعاده الاستخدام وأجزاء ويب المخصصة وأنشطه سير العمل المخصصة ونماذج InfoPath للتعليمات البرمجية الخلفية.

• أجزاء بيانات خارجيه مخصصه لحلول Outlook.

• تطبيقات Microsoft Silverlight ووظائف Office الاضافيه.

• تنبيات مخصصه باستخدام اطار عمل الحدث.

• الاتصالات المخصصة أو الحلول باستخدام التعليمات البرمجية المدارة.

أعلى الصفحة

التعرف علي بيئة SharePoint

عند استخدام حل بيانات خارجي أو إنشائه ، هناك اختلافات في الميزات والوظائف التي يجب ان تكون علي علم بها استنادا إلى بيئة SharePoint:

• محليا    إذا قمت بإنشاء حل يكون فيه المستخدمون والحل محليا بالبالكامل (خلف جدار الحماية) ، سيتم اعتماد كل ميزات خدمات اتصالات الاعمال.

• غيوم    إذا كنت تستخدم SharePoint (الخطة 2 و E3 و E4) في Microsoft 365 ، ستتوفر مجموعه فرعيه من الميزات. علي سبيل المثال ، تكون القوائم الخارجية وأجزاء ويب لبيانات الاعمال واطار عمل الحدث معتمده ، ولكن صفحات ملفات التعريف والإجراءات واطار عمل الموصل ليست. بالاضافه إلى ذلك ، يمكنك فقط الاتصال بمصادر البيانات هذه: خدمات الويب و OData و SQL Server Azure.

• مختلط    قد يكون لدي مؤسستك استثمارات هامه بالفعل في مصادر البيانات المحلية ، مثل تطبيقات خط الاعمال وأنظمه ERP. ولكن قد تكون مؤسستك أيضا في بيئة SharePoint مختلطة ، والتي يكون فيها بعض الموظفين محليا وفي السحابة. في بيئة مختلطة ، يمكنك أيضا إنشاء حل بيانات خارجيه مختلط بحيث يتمكن المستخدمون في السحابة من الوصول إلى مصدر بيانات محلي. علي سبيل المثال ، يمكن للمستخدم إكمال تقرير مصروفات اثناء الرحلات التجارية باستخدام SharePoint ، ويمكنك الآن تسويه التكاليف مع نظام SAP محلي. يمكنك الاتصال بأي مصدر بيانات معتمد محليا ، ولكن عليك استخدام خدمات OData وقد يكون من الضروري اجراء التطوير والتكوين الشامل.

الحصول علي البرنامج المناسب

يتم توزيع ميزات خدمات اتصالات الاعمال (BCS) علي إصدارات SharePoint مختلفه. استخدم الجدول التالي لمساعدتك علي تحديد الخيار المناسب.

* تتضمن عناصر تحكم النماذج لعرض البيانات والتخطيطات الخارجية لعرض البيانات في جزء مهام Outlook ومنطقه النموذج. متوفر فقط في Microsoft Office Professional Plus 2013.

أعلى الصفحة

اعداد البرنامج بشكل صحيح

بمجرد تثبيت البرنامج المناسب ، تاكد من اعداده بشكل صحيح. بشكل خاص:

تحضير مصدر البيانات الخارجية    قد يحتاج المسؤول إلى إنشاء حساب وتوفير الأذونات لمصدر البيانات للتاكد من ان الأشخاص المناسبين لديهم حق الوصول إلى البيانات وان البيانات لا تنتهي في اليد الخاطئة. في قاعده البيانات الخارجية ، قد يحتاج المسؤول أيضا إلى إنشاء جداول وطرق عرض واستعلامات معينه وما إلى ذلك لحصر النتائج بما هو مطلوب وللمساعدة علي تحسين الأداء.

تكوين خدمات SharePoint    يجب علي المسؤول تنشيط خدمات اتصال بيانات الاعمال وخدمه التخزين الأمن و Visio Services.

تكوين خدمه التخزين الأمن    يجب علي المسؤول تحديد وضع الوصول الأفضل لمصدر البيانات الخارجي ، وإنشاء تطبيق هدف ، وتعيين بيانات الاعتماد للتطبيق الهدف.

تكوين خدمات اتصال بيانات الاعمال    يجب علي المسؤول التاكد من ان المستخدم الذي يقوم بإنشاء نوع المحتوي الخارجي يملك اذنا لمخزن بيانات تعريف اتصال بيانات الاعمال (BDC) وان المستخدمين المناسبين لديهم حق الوصول إلى نوع المحتوي الخارجي الذي تستند اليه القائمة الخارجية.

التاكد من ان منتجات Office جاهزه للاستخدام    لمزامنة البيانات الخارجية مع منتجات Office ، يجب ان يكون لديك نظام التشغيل Windows 7 أو إصدار أحدث ومنتجات البرامج المجانية التالية و SQL Server Compact 4.0 و .NET Framework 4 و WCF Data Services 5.0 ل OData V3 علي كل كمبيوتر عميل (إذا لزم الأمر ، ستتم مطالبتك بتنزيل البرنامج تلقائيا). تاكد أيضا من تمكين خيار تثبيت Office وخدمات اتصالات الاعمال (هذا هو الاعداد الافتراضي). يؤدي هذا الخيار إلى تثبيت "وقت تشغيل عميل خدمات اتصالات الاعمال" والذي يقوم بما يلي: التخزين المؤقت والمزامنة مع البيانات الخارجية ، وتعيين بيانات الاعمال إلى أنواع المحتويات الخارجية ، والتي تعرض منتقي العناصر الخارجية في منتجات Office.

أعلى الصفحة

اختيار بطريقه متاني البيانات الخارجية

يمكنك العمل علي مجموعه واسعه من مصادر البيانات الخارجية ، بما في ذلك قواعد بيانات ، وأنظمه تخطيط موارد المؤسسة (ERP) ، و OData ، وموصلات متقدمة.

قواعد البيانات    تعتمد المنظمات والشركات من كل الاشكال والاحجام علي قواعد البيانات للعمليات اليومية. تحتوي قواعد البيانات علي مجموعه واسعه من أنواع البيانات بما في ذلك النصوص والأرقام والصور والمستندات والعديد من الأغراض ، بما في ذلك مواقع الويب الخاصة بالشركات المالية والتامينيه والتامين والبيانات. تشمل قواعد البيانات المعتمدة الشائعة: Microsoft SQL Server و Oracle و IBM DB2 وأي قاعده بيانات تتطابق مع معايير واجهه ODBC أو OLE DB.

أنظمه ERP    تتكامل أنظمه ERP مع البيانات والعمليات الخاصة بالعمل عبر مؤسسه بكاملها وتنفيذ العديد من الانشطه الاساسيه لأي شركه تشمل:

أنظمه ERP المعتمدة الشائعة تشمل SAP و Duet و Microsoft Dynamics و Siebel و JD, ادواردس.

OData    يوفر بروتوكول فتح البيانات (OData) مقياسا قائما بالتحديد لإنشاء (نشر) وقراءه (الحصول علي) وتحديث (وضع) وعمليات حذف (حذف) التي تقوم بالوصول إلى خدمات الويب. فكر في OData كمكافئ مستند إلى الويب ل ODBC و OLE DB. يتم إرجاع البيانات اما بتنسيق XML أو منهج الكائن JavaScript (JSON). تتضمن مصادر OData الشائعة مواقع ويب مالوفه (مثل Amazon والفتحة العامة وسوق Azure Data و Netflix) وقواعد بيانات ومواقع SharePoint أخرى.

الموصلات المتقدمة    بالنسبة إلى مصادر البيانات الأخرى ، يمكن للمطور توفير الوصول المتقدم إلى البيانات الخارجية بواسطة:

• باستخدام ADO.NET ، الذي يمكن الوصول إلى اي مصدر بيانات بواسطة موفر ADO.NET.

• استخدام WCF وخدمات الويب ، التي تمكن الوصول إلى خدمات الويب و Windows Communication Foundation (WCF).

• باستخدام تجميعات اتصالات .NET ، التي تتيح امكانيه الوصول إلى مصادر البيانات عند توفر موفر أو خدمه ويب ADO.NET.

• تحويل أنواع بيانات المالك غير المعتمدة إلى أنواع بيانات .NET المعتمدة.

• إنشاء حلول مخصصه لمصادر البيانات الكبيرة الحجم باستخدام التغييرات المتكررة التي تتطلب اتصالات البيانات المخصصة وأساليب النقل وتثبيت الموصل.

أعلى الصفحة

مراعاه الأداء

يجب ان يتخذ اي حل للاعمال الأداء في الاعتبار ، ولا يتم استثناء البيانات الخارجية. الحظ ، تم تصميم خدمات اتصالات الاعمال لكي تتمكن من الاتصال بالعديد من اختناقات الأداء والاهتمامات. بشكل عام ، يتم إلغاء استرداد البيانات والترحيل والتصفية والفرز إلى مصدر البيانات الخارجي للمساعدة علي تقليل الذاكرة ومعالجه الموارد التي يحتاج اليها منتجات SharePoint.

بالاضافه إلى ذلك ، تحتوي خدمات اتصالات الاعمال علي ذاكره تخزين مؤقت مضمنه علي كل من الخادم (ذاكره التخزين المؤقت لخدمات اتصالات الاعمال) وأجهزه الكمبيوتر العميلة (ذاكره التخزين المؤقت لوقت تشغيل عميل خدمات اتصالات الاعمال) وقد لا تعرض القيم الأحدث من نظام البيانات الخارجية مباشره. ومع ذلك ، يمكنك ضبط الفواصل الزمنيه للتحديث استنادا إلى احتياجات المستخدمين والحلول التي تقوم بإنشاءها. لا يحتاج كل المستخدمين إلى الاطلاع علي البيانات المحدثة مباشره ، ولكن إذا كانوا ، يمكنهم ، علي سبيل المثال ، تحديث القائمة الخارجية أو مجلد جات اتصال Outlook.

ان القدرة علي العمل دون اتصال علي الكمبيوتر العميل تعني أيضا انه بإمكان المستخدمين القيام بعمل موسع من دون الاتصال بالبيانات الخارجية ، ولكنك سيتم تحديث البيانات والتسوية بشكل صحيح عند الاتصال بالإنترنت.

بشكل عام ، تساعد ميزات الأداء هذه علي تسريع عمليات العرض والتحديث والبيانات الخاصة بالبيانات الخارجية علي صفحه ويب SharePoint وفي منتج Office.

أعلى الصفحة

الأمان التدريبي أولا

من المهم جدا ان يكون حل البيانات الخارجية أمنا بشكل خاص لان البيانات غالبا ما تكون ضرورية للشركات ولا يجب عرضها أو تغييرها بواسطة المستخدمين غير الصحيحين. بالاضافه إلى ذلك ، هناك العديد من الطرق لتامين البيانات وتريد ان يكون الحل الذي تستخدمه بسيطا وأمنا. الحظ ، هناك طرق لتقليل التعقيد ، بشكل أساسي باستخدام خدمه التخزين الأمن.

في اختصار ، يتطلب تامين البيانات الخارجية الاجابه علي سؤالين أساسيين:

من أنت؟    يسمي هذا أيضا المصادقة وهو عمليه التحقق من هويتك عن طريق الحصول علي بيانات الاعتماد الخاصة بك (اسم المستخدم وكلمه المرور).

ما المسموح به ؟    يسمي هذا التخويل ، وهي عمليه تحديد المهام التي يمكنك القيام بها علي عناصر البيانات التي تم منحها.

أولا ، يساعدك المسؤول علي تحديد أفضل وضع وصول لمصدر البيانات الخارجية. لاحظ انه من الشائع جدا لحلول الشركات مصادقه الوصول إلى البيانات الخارجية التي يملك المستخدم الحالي حسابا مختلفا لها. ولكن يمكن ان يكون تسجيل الدخول ضمن بيانات اعتماد مختلفه معقدا وبطيئا. تاتي خدمه التخزين الأمن إلى الإنقاذ عن طريق توفير مساحة التخزين والتخطيط لبيانات الاعتماد. يسهل هذا الأمر استخدام مصدر بيانات خارجي بتسجيل الدخول مره واحده فقط.

علي سبيل المثال ، إذا قمت بتسجيل الدخول إلى موقع SharePoint الخاص بك بمجموعه واحده من بيانات الاعتماد ، ولكنك تريد الوصول إلى قائمه خارجيه بالاستناد إلى تطبيق Siebel يستخدم مجموعه مختلفه من بيانات الاعتماد ، يمكن للمسؤول اعداد خدمه التخزين الأمن لتعيين مجموعتين من بيانات الاعتماد تلقائيا حتى لا تضطر إلى تسجيل الدخول

تساعدك خدمه التخزين الأمن أيضا في أداره الإينفاموس "المرحلة المزدوجة" ، حيث تتطلب كل مصادقه "المرحلة" بين جهازي كمبيوتر ، والتي يمكن اختراقها ، ما لم يتم تنفيذ الخطوات لمنعها.

بعد ذلك ، يقوم المسؤول بإنشاء طبقات متعددة من الأمان بالاستناد إلى الأذونات ، مثل عده أسطر من الدفاع حول فورت ، لضمان التخويل المناسب والوصول اليه:

• البيانات الموجودة في قاعده البيانات أو النظام الخارجي.

• نوع المحتوي الخارجي في مخزن بيانات تعريف اتصالات بيانات الاعمال.

• القائمة الخارجية أو عمود البيانات الخارجية.

وأخيرا ، يمكن للمسؤول أضافه طبقه اضافيه من الحماية عبر التشفير. إذا كان حل البيانات الخارجية يستخدم أيضا تطبيقات Office ، فيمكن للمسؤول حماية ذاكره التخزين المؤقت لوقت تشغيل عميل خدمات اتصالات الاعمال باستخدام نظام تشفير الملفات في Windows. توفر بعض مصادر البيانات الخارجية أيضا طرقا لتشفير البيانات.

أعلى الصفحة

تعيين حجر: أنواع المحتويات الخارجية

تكون أنواع المحتويات الخارجية في الكوبه اي حل بيانات خارجي. انها كوسيطه ومصدر البيانات الخارجي. نوع المحتوي الخارجي النموذجي هو حزمه منظمه من المعلومات التي تحتوي علي ما يلي:

• معلومات الاتصال بمصدر البيانات ، مثل أوضاع الموقع والاسم والمصادقة.

• تعريف الجدول والحقول والمفاتيح الاساسيه والخارجية والتحقق من الصحة وأنواع البيانات (التي تسمي أيضا بيانات التعريف).

• عمليات البيانات التي يمكنك القيام بها ، مثل الإنشاء والقراءة والتحديث والحذف والاستعلام (يسمي أيضا كرودق).

• معلومات وسلوكيات أخرى ، مثل أنواع بيانات Office المعينة أو تمكين المزامنة دون اتصال.

• عوامل تصفيه متنوعة ، التي يستعلم عن البيانات وتساعد علي عزل النتائج ، والحدود لتحسين الأداء.

• حقل الهوية وأعمده العرض لمنتقي المحتوي الخارجي المستخدم لاسترداد البيانات الخارجية عبر واجهه المستخدم.

• اقتران استنادا إلى المفاتيح الاساسيه والخارجية بين جدولين مرتبطين ، مثل الطلبات والعملاء.

يعرف مستخدم واحد ستالوارت نوع المحتوي الخارجي ولذلك شيلدس المستخدمين الآخرين من التعقيد الموروث للعمل باستخدام البيانات الخارجية. علاوة علي ذلك ، يتم حفظ كل هذه المعلومات في ملف BDCM خاص (BDCM) ، بتنسيق XML ، ومخزن في مخزن بيانات تعريف اتصالات بيانات الاعمال. تسهل هذه الطريقة عمليه صيانة أنواع المحتويات الخارجية وتحديثها وتامينها وأعاده استخدامها في مواقع مختلفه. علي سبيل المثال ، يمكنك بسهوله تصدير الملف واستيراده لنشره من تطوير إلى بيئة إنتاج أو المشاركة مع مجموعات مواقع مشتركه أخرى.

بهذه الطريقة ، لا يحتاج مستخدم ستالوارت الخاص بك إلى ان يكون خبيرا في XML. للمساعدة علي إنشاء نوع محتوي خارجي ، تتوفر لك الخيارات التالية:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    يمكنك تعريف نوع المحتوي الخارجي وتحديثه بطريقه تصريحيه ثم نشره إلى مخزن بيانات تعريف اتصالات بيانات الاعمال.

• Microsoft Visual Studio 2012    إذا كانت البيانات الخارجية معقده أو غير معتمده في SharePoint Designer 2013 ، فيمكنك استخدام محرر XML في Visual Studio (الذي يوفر التحسس الثلاثي) لإنشاء نموذج XML أو استخدام مصمم نوع المحتوي الخارجي ل Visual Studio لإنشاء تجميع اتصالات .NET يوفر منطق تكامل مخصص للجهة الخارجية عبر .NET Framework.

أعلى الصفحة

قراءه البيانات وكتابتها في القوائم الخارجية

تعد القائمة الخارجية كتله إنشاء أساسيه لحلول SharePoint استنادا إلى البيانات الخارجية. يمكنك قراءه البيانات الخارجية وكتابتها باستخدام التجربة المالوفه لاستخدام قائمه SharePoint. تبدو القائمة الخارجية وتتصرف كقائمه أصليه ، ولكن هناك بعض الاختلافات في الأداء. علي سبيل المثال ، يمكنك إنشاء طرق عرض واستخدام القيم المحسوبة باستخدام الصيغ ، ولكن ليس إرفاق الملفات أو تعقب الإصدارات.

يمكنك أيضا إنشاء قائمه خارجيه باستخدام SharePoint Designer 2013.

أعلى الصفحة

أضافه أعمده بيانات خارجيه إلى القوائم والمكتبات

يمكنك دمج أعمده البيانات الخارجية مع أعمده أخرى في قائمه أو مكتبه أصليه. بسبب أضافه عمود بيانات خارجيه إلى قائمه أو مكتبه أصليه ، تعمل كل ميزات القائمة أو المكتبة ذات الصلة ، بما في ذلك تعيين الإصدار والموافقات والإيداع والسحب ومرفقات الملفات.

فلنفترض انك إنشات مكتبه صور تحتوي علي صور من المنتجات التي تبيعها مؤسستك. يمكنك أضافه عمود بيانات خارجيه إلى المكتبة التي تصل إلى اسم المنتج ورمز المنتج والسعر الحالي من قاعده بيانات خارجيه. نظرا لان قواعد الشركة والعمليات تتطلب اجراء اي تغييرات علي معلومات المنتج فقط من خلال نظام قاعده البيانات ، فانك تحدد ان البيانات الخارجية للقراءة فقط عند إنشاء نوع المحتوي الخارجي. ولكن الآن يمكن للأشخاص الآخرين في مؤسستك رؤية كل معلومات المنتج الشائعة معا بسهوله في طريقه عرض مكتبه واحده.

أعلى الصفحة

إنشاء حلول باستخدام أجزاء ويب لبيانات الاعمال

تم تصميم أجزاء ويب بيانات الاعمال لاستخدام البيانات من قائمه خارجيه ويمكنك دمج أجزاء ويب هذه في الطرق المفيدة لإنشاء مساحة عمل الموقع أو لوحه المعلومات. علي سبيل المثال ، يمكنك توصيل جزء ويب الخاص بالقائمة والعنصر بالتالي عند تحديد عنصر تقرير مصروفات في جزء ويب القائمة ، مثل رسوم الخميس ، يتم عرض تفاصيل الصنف في جزء ويب الخاص بالعنصر ، مثل رسوم الفندق والسفر والوجبات.

يلخص الجدول التالي باختصار كل جزء ويب لبيانات الاعمال.

أعلى الصفحة

استخدام البيانات الخارجية في صفحه ملف تعريف أو اجراء أو بحث

ان صفحات ملفات التعريف والإجراءات والبحث عبارة عن ميزات ذات صله بالقرب.

صفحات ملف التعريف

بشكل افتراضي ، تنشئ خدمات اتصالات الاعمال تلقائيا صفحه ملف تعريف تستند إلى نوع المحتوي الخارجي. صفحه ملف التعريف هي صفحه ويب تعرض معلومات من صف واحد من البيانات الخارجية ، استنادا إلى حقل معرف ، مثل كل الحقول الفردية حول عميل معين.

صفحه ملف التعريف الافتراضية هي بالفعل صفحه ويب تحتوي علي منشئ عنصر بيانات الاعمال وأجزاء ويب لعنصر بيانات الاعمال متصلة معا. يقوم جزء ويب الخاص بمنشئ العناصر بتحليل معلمه سلسله استعلام URL لصفحه ملف التعريف ، علي سبيل المثال ، http://contoso/Customer.aspx?CustID=345 ، ويمرر قيمه كوستيد إلى جزء ويب لعنصر البيانات ، والذي يعرض بعد ذلك كافة حقول العملاء المقابلة.

يمكنك إنشاء صفحه ملف التعريف الخاصة بك لعرض معلومات مخصصه ، أو يمكن للمسؤول تخصيص صفحه ملف التعريف نيابة عنك.

إجراءات

يمكنك حتى تنفيذ اجراء استنادا إلى صفحه ملف التعريف للقيام بشيء مفيد. علي سبيل المثال ، يمكنك إنشاء اجراء يجمع معلومات العنوان حول العميل مع خرائط Bing لعرض موقع العميل أو الحصول علي الاتجاات. يمكنك إنشاء اجراء اما بالاستناد إلى معلمه سلسله استعلام URL لصفحه ملف التعريف أو عبر التعليمات البرمجية المخصصة. أو يمكن للمطور كتابه تعليمات برمجيه مخصصه تمكنك من تحديث معلومات الموظفين في قاعده بيانات علي الخادم.

بشكل افتراضي ، يمكنك استخدام اجراء عند النقر فوق الأمر عرض اجراء ملف التعريف في جزء ويب "إجراءات بيانات الاعمال" أو "قائمه بيانات الاعمال". عند استخدام عمود بيانات خارجيه ، يمكنك أيضا تشغيل الاجراء من أمر قائمه.

البحث

وأخيرا إذا أردت ، يمكن للمسؤول تمكين البحث عن البيانات الخارجية. يمكن تتبع ارتباطات البيانات الخارجية وفهرستها تماما مثل بيانات SharePoint الداخلية ، ولكن مع اقتطاع الأمان للتاكد من انه بإمكان المستخدمين المناسبين فقط النقر فوق نتائج البحث ورؤيتها ، يتم عرضها باستخدام صفحه ملف التعريف.

من خلال دمج البحث في SharePoint في أنظمه بيانات خارجيه ، يمكن للمستخدمين العثور علي البيانات وبخلاف ذلك لن يتمكنوا من تحديد الموقع. علي سبيل المثال ، إذا كنت تعلم ان الشركة التي يعمل عليها العميل ، ولكنك نسيت اسمها ، يمكنك البحث عن طريق اسم الشركة لمساعدتك في العثور علي صفحه ملف تعريف العميل.

أعلى الصفحة

استخدام بيانات خارجيه في مهام سير العمل

توفر مهام سير العمل أداه فعاله لإنشاء عمليات تجاريه وتلقائية بالاستناد إلى قائمه SharePoint أو مكتبه أو موقع. يمكن ان تكون عمليات العمل هذه بسيطه بالطريقة التي يمكن بها الموافقة علي المستندات مع أحد الموافقين ، أو كعمليه اعمال مركبه. علي الرغم من انه لا يمكنك اقران سير عمل بقائمه خارجيه مباشره ، يمكنك إنشاء ما يلي:

مهام سير عمل القائمة الاصليه    سير عمل مقترن بقائمه أصليه تقرا البيانات من قائمه خارجيه أو يقوم بتحديثها باستخدام عنصر قائمه ، وتحديث عنصر القائمة ، وحذف إجراءات عناصر القائمة. علي سبيل المثال ، يمكنك تحديث عنصر قائمه خارجي كلما تغير عنصر قائمه أو مكتبه أصليه. يمكنك استخدام الإجراءات الأخرى مع القوائم الخارجية ، مثل متغير سير العمل لتعديل حقل القائمة الخارجية. يمكنك أيضا استخدام عنصر قائمه خارجي كوجهه لعمليه مهمة ، ولكن الارتباط إلى المهمة لا يعرض عنوانا لعنصر القائمة الخارجية.

مهام سير عمل الموقع    لا تتطلب مهام سير عمل الموقع مشغل الحدث للبدء ويمكن بدء تشغيله يدويا. لمنع الوصول غير المصرح به ، تعمل مهام سير العمل التي تقوم بالوصول إلى القوائم الخارجية دائما في حساب خدمه ، حتى مع وضع المصادقة الذي يستخدم الانتحال.

أحداث    يمكن للمطور إنشاء الاحداث التي يتم تشغيلها في مصدر البيانات الخارجي ويمكن للمستخدمين إنشاء تنبيات تستجيب لهذه الاحداث. علي سبيل المثال ، يمكنك استخدام سير عمل SharePoint لإرسال رسالة بريد الكتروني إلى موظف عند تعيين حساب عميل لهذا الموظف في مصدر البيانات الخارجية.

لأسباب تتعلق بالأداء ، من المستحسن قراءه عدد بسيط فقط من الاعمده في القائمة الخارجية ، أو إنشاء عدد صغير من العناصر في القائمة الخارجية أو تحديثها أو حذفها.

أعلى الصفحة

تحليل البيانات الخارجية في Excel

يمكنك تصدير البيانات من قائمه خارجيه إلى Excel 2013 والاحتفاظ بمزامنة البيانات. علي سبيل المثال ، قد ترغب في الاحتفاظ بمخزون منتج في قائمه خارجيه بحيث يسهل مشاركته وتحديثه ، ولكن يمكنك أيضا القيام بتحليل دوري للمخزون في Excel 2013. يتم تحديد البيانات الخارجية التي يتم تصديرها إلى Excel 2013 بواسطة طريقه عرض القائمة الخارجية الحالية ، وعوامل التصفية المعرفة علي نوع المحتوي الخارجي وفي القائمة الخارجية ، وإعدادات اللغة لموقع SharePoint. h

عند تصدير قائمه خارجيه ، يتم إنشاء جدول Excel باستخدام اتصال بيانات إلى القائمة الخارجية استنادا إلى ملف استعلام ويب. للاطلاع علي المزيد من التغييرات التي تم اجراؤها علي قائمه SharePoint في جدول Excel ، يمكنك تحديث البيانات. لاحظ انه لا يمكنك اجراء تغييرات علي مصدر البيانات الخارجية وان عمليه تحديث Excel ستكتب فوق اي تغييرات أجريتها في جدول Excel.

أعلى الصفحة

أضافه بيانات خارجيه إلى مستندات Word

باضافه أعمده بيانات خارجيه وقالب Word مع عناصر تحكم المحتوي إلى مكتبه المستندات ، يمكنك أيضا تسهيل إدخال البيانات الدقيقة والحديثة في مستند Microsoft Word 2013 مصنف.

فلنفترض ان لديك مكتبه مستندات تحتوي علي عقود العملاء. ومع ذلك ، يتم الاحتفاظ بكل معلومات العملاء في تطبيق خاص بالاعمال ، مثل SAP. يمكنك تعقب عقود العميل في مكتبه المستندات ، ولكن تاكد من ان معلومات العميل المرتبطة محدثه ولا تكون مكرره بشكل غير ضروري. إليك كيفية القيام بذلك:

• أولا ، أضف أعمده البيانات الخارجية إلى المكتبة لاقران اسم العميل المناسب واسم الشركة ورقم الهاتف الذي تم تخزينه في مكتبه العقود.

• بعد ذلك ، قم بإنشاء قالب Word يحتوي علي النص المتداول لعقد العميل وعناصر تحكم المحتوي لإدخال اسم العميل واسم الشركة ورقم الهاتف. سيستخدمWord 2013 منتقي العناصر الخارجية لمساعدتك علي إدخال المعلومات الصحيحة أو تحديثها بعرض المعلومات الصحيحة للعميل واستردادها تلقائيا.

• وأخيرا ، في كل مره تقوم فيها بإنشاء عقد ، ادخل بيانات العميل ، واحفظ العقد مره أخرى في المكتبة ، تتم ترقيه قيم بيانات العميل إلى أعمده البيانات الخارجية المطابقة.

أعلى الصفحة

مزامنة البيانات الخارجية في Outlook

إذا كانت القائمة الخارجية تحتوي علي العملاء أو المهام أو المواعيد أو المنشورات ، فيمكنك توصيل القائمة ب Outlook 2013. بمجرد الاتصال ، يمكنك عرض البيانات وتحريرها وطباعتها باستخدام واجهه مستخدم Outlook المالوفه. إذا كانت البيانات الخاصة بجات الاتصال ، مثل العملاء ، فيمكنك الاتصال بهم وإرسال رسائل البريد الكتروني اليهم واجراء طلبات الاجتماعات.

تكون مزامنة البيانات ثنائيه الاتجاه أو ثنائيه الاتجاه. تتم مزامنة التغييرات التي تم إدخالها في Outlook 2013 تلقائيا مع مصدر البيانات الخارجي. تتم مزامنة التغييرات التي تم إدخالها علي مصدر البيانات الخارجية مع العناصر الموجودة في Outlook 2013 ، علي الرغم من ان عمليه التحديث قد تكون مطلوبه.

بشكل افتراضي ، يتم تحديث البيانات تلقائيا كل ست ساعات ، ولكن يمكن تغيير هذه القيمة. للتاكد من انك تشاهد البيانات الحالية من مصدر البيانات الخارجي ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد ثم انقر فوق مزامنة تغييرات DB.

عند إنشاء نوع المحتوي الخارجي ، يمكنك تنفيذ الإجراءات التالية:

• إذا كنت تريد الوصول دون اتصال ، فقم بتمكين خيار دعم المزامنة دون اتصال .

• قم بتعيين حقل نوع عنصر Office إلى أحد الخيارات التالية: جهة اتصال أو موعد أو مهمة أو نشر.

• قم بتعيين الحقول الفردية في نوع المحتوي الخارجي ، مثل الاسم الأول للعميل ، واسم العائلة للعميل ، وعنوان العميل ، وهاتف العميل ، إلى حقول أنواع عناصر Outlook الخاصة بهم ، مثل اسم العائلة والاسم الأول والBusinessAddress والبوسينيسفوني.

بالاضافه إلى ذلك ، مع بعض التعليمات البرمجية المكتوبة بواسطة مطور ، يمكنك إنشاء حل Outlook يقوم بما يلي:

• إظهار أجزاء البيانات الاصليه أو المخصصة في أجزاء المهام المخصصة لتقديم البيانات الخارجية إلى المستخدمين.

• تضمين أوامر الشريط المخصصة لتنفيذ إجراءات مخصصه.

• إنشاء تعريف طريقه عرض مخصصه لعرض أعمده معينه من البيانات الخارجية.

• تصميم مناطق نماذج مخصصه لتقديم بيانات خارجيه.

أعلى الصفحة

تحسين الوصول إلى البيانات الخارجية باستخدام نماذج InfoPath

هناك عدد من الأسباب التي يفيد في استخدام ال Microsoft InfoPath 2013 مع البيانات الخارجية:

استخدام أنواع البيانات المعقدة    إذا كان حقل البيانات الخارجية هيكليا ، مثل حقل العنوان الذي يحتوي علي الشارع والمدينة والرمز البريدي كسوبفيلدس ، فلن تتمكن من العمل علي هذا الحقل في نموذج SharePoint للحصول علي قائمه خارجيه ، وفي واقع الأمر لا يتم إنشاؤه حتى الآن. ومع ذلك ، يمكنك تحويل نموذج SharePoint إلى نموذج InfoPath لإنشاء الحقول وتحديثها باستخدام InfoPath 2013.

تضمين عنصر تحكم منتقي العناصر الخارجية    يمكنك سحب عنصر تحكم منتقي العناصر الخارجية وإفلاته علي نموذج InfoPath ، وربطه بالقائمة الخارجية كمصدر بيانات ثانوي ، ويسهل علي المستخدم تحديد عنصر استنادا إلى حقل فريد ، مثل اسم العميل أو معرف المنتج.

بالاضافه إلى ذلك ، إذا قمت باعداد اقتران لأنواع المحتويات الخارجية ، مثل العملاء والطلبات ، وكان نموذج InfoPath للقائمة الخارجية يحتوي علي مفتاح خارجي ، مثل معرف العميل ، ستتم أضافه عنصر تحكم منتقي العناصر الخارجية تلقائيا إلى النموذج. يؤدي ذلك إلى تمكين المستخدمين من العثور علي العميل الذي يريدون بسهوله عند العمل بالطلبات.

إنشاء طرق عرض متعددة لنموذج    في بعض الأحيان ، قد ترغب في ان تحتوي النماذج علي طرق عرض متعددة للبيانات الخارجية ، خاصه إذا كان هناك العديد من الحقول ولم تكن القائمة الخارجية أو نموذج SharePoint فعاله. تكون طرق العرض المتعددة مفيده أيضا في سيناريوهات الكتابة مره واحده حيث لا يسمح النظام الخارجي بتحديث الحقل بعد إنشائه. في هذه الحالات ، يمكنك إنشاء طريقتي عرض ، واحده لعمليه الإنشاء والاخر لعمليه التحديث.

أضافه القواعد أو التعليمات البرمجية الخلفية إلى النماذج    يمكنك أضافه قواعد تصريحيه أو نماذج التعليمات البرمجية الخلفية لتنفيذ منطق اعمال إضافي ، مثل التحقق من الصحة والحسابات. علي سبيل المثال ، يمكنك التاكد من ان رمز البلد/المنطقة صالح باستخدام قاعده أو الرمز البريدي للولايات المتحدة صالح باستخدام خدمه ويب.

أعلى الصفحة

إضافة بيانات خارجية إلى رسوم Visio التخطيطية المنشورة

باستخدام Microsoft Visio 2013 ، يمكنك ربط البيانات من قائمه خارجيه برسم تخطيطي والاشكال الخاصة به. يمكنك بعد ذلك نشر الرسم التخطيطي إلى مكتبه مستندات SharePoint كرسم ويب تفاعلي لتمكين المستخدمين من عرض الرسم التخطيطي وعرض البيانات الخارجية المقترنة. ثمة ثلاث طرق لربط صفوف البيانات بالأشكال الموجودة في الرسم. يمكنك ربط الصفوف بأشكال موجودة كل شكل على حدة، أو يمكنك ربط الصفوف بالأشكال بشكل تلقائي، أو يمكنك إنشاء أشكال من البيانات.

أعلى الصفحة

استيراد البيانات الخارجية وتحديثها في Access

Microsoft Access 2013 هو لوحه هبوط لكل أنواع البيانات والبيانات الخارجية لا يتم استثناءها. يمكنك استيراد قائمه خارجيه إلى قاعده بيانات Access علي كمبيوتر العميل وتحديث البيانات بشكل دوري. البيانات للقراءة فقط.

الخطوات الاساسيه التي يجب اتباعها هي:

1. تصدير نوع المحتوي الخارجي من SharePoint Designer 2013 أو مباشره من مخزن بيانات تعريف اتصالات بيانات الاعمال كملف BDCM.

2. في Access 2013 ، قم بإنشاء اتصال بيانات خدمه ويب باستخدام ملف BDCM.

3. في Access 2013 ، قم بإنشاء جدول مرتبط يستند إلى اتصال بيانات خدمه ويب.

لاحظ انه في هذه الحالة ، لا يتم استخدام ذاكره التخزين المؤقت لوقت تشغيل عميل خدمات اتصالات الاعمال للمزامنة مع القائمة الخارجية عند تحديث البيانات.

أعلى الصفحة