نظرة عامة حول إدارة السجلات

نظرة عامة حول تخطيط إدارة السجلات

يصف هذا الموضوع خطوات التخطيط التي يجب اتخاذها للمساعدة في التأكد من أن نظام إدارة السجلات الذي تنفذه استنادا إلى SharePoint سيحقق أهداف إدارة السجلات في مؤسستك. فيما يلي معاينة لعملية تخطيط إدارة السجلات:

1. تحديد أدوار إدارة السجلات      تتطلب إدارة السجلات الناجحة أدوارا متخصصة، على النحو التالي:

   • مدراء السجلات ومدراء التوافق لتصنيف السجلات في المؤسسة وتشغيل عملية إدارة السجلات.

   • موظفو المعلومات لتنفيذ الأنظمة التي تدعم إدارة السجلات بفعالية.

   • مديرو المحتوى للعثور على مكان الاحتفاظ بمعلومات المؤسسة والتأكد من أن فرقهم تتبع ممارسات إدارة السجلات.

2. تحليل محتوى المؤسسة      قبل إنشاء خطة ملف، يمسح مديرو السجلات ومديرو المحتوى استخدام مستندات في المؤسسة لتحديد المستندات والعناصر الأخرى التي يمكن أن تصبح سجلات.

3. تطوير خطة ملف      بعد تحليل محتوى المؤسسة وجداول استبقاء محددة، قم بتعبئة باقي خطة الملف. تختلف خطط الملفات من مؤسسة إلى أخرى، ولكنها تصف بشكل عام أنواع العناصر التي تقر المؤسسة بأنها سجلات، وتشير إلى مكان تخزينها، وتصف فترات استبقاءها، وتوفر معلومات أخرى، مثل الشخص المسؤول عن إدارتها والفئة الأوسع من السجلات التي تنتمي إليها.

4. تطوير جداول الاستبقاء      لكل نوع سجل، حدد متى لم يعد نشطا (يتم استخدامه)، ومدى الوقت الذي يجب الاحتفاظ به بعد ذلك، وكيفية التخلص منه في النهاية.

5. تقييم ممارسات إدارة المستندات وتحسينها      تأكد من تطبيق السياسات المطلوبة في مستودعات المستندات. على سبيل المثال، تأكد من أن هذا المحتوى يتم تدقيقه بشكل مناسب حتى يتم الاحتفاظ بالمراجعة المناسبة مع السجلات.

6. تصميم حل إدارة السجلات      حدد ما إذا كنت تريد إنشاء أرشيف سجلات أو لإدارة السجلات في مكانها أو لاستخدام تركيبة من النهجين. استنادا إلى خطة الملف، صمم أرشيف السجلات أو حدد كيفية استخدام المواقع الموجودة لاحتواء السجلات. حدد أنواع المحتويات والمكتبات والسياسات، وعند الحاجة، قم بتعريف بيانات التعريف التي تحدد الموقع الذي يجب توجيه المستند إليها.

7. تخطيط كيف يصبح المحتوى سجلات      إذا كنت تستخدم SharePoint لإدارة المستندات النشطة وإدارة السجلات، يمكنك إنشاء مهام سير عمل مخصصة لنقل المستندات إلى أرشيف السجلات. إذا كنت تستخدم SharePoint أو نظام إدارة مستندات خارجي، يمكنك تخطيط الواجهات التي تقوم بنقل المحتوى من تلك الأنظمة إلى أرشيف السجلات وتطويرها، أو التي تعلن أن المستند سجل ولكن لا تقوم بنقل المستند. يمكنك أيضا إنشاء خطة تدريب لتدريس المستخدمين كيفية إنشاء السجلات والعمل عليها.

8. التخطيط لتكامل البريد الإلكتروني      حدد ما إذا كنت ستدير سجلات البريد الإلكتروني ضمن SharePoint ، أو ما إذا كنت ستدير سجلات البريد الإلكتروني داخل تطبيق البريد الإلكتروني نفسه.

9. تخطيط التوافق للمحتوى الاجتماعي      إذا كانت مؤسستك تستخدم الوسائط الاجتماعية مثل المدونات أو مواقع wiki، فحدد كيف سيصبح هذا المحتوى سجلات.

10. تخطيط تقارير التوافق والوثائق      للتحقق من أن مؤسستك تقوم بتنفيذ ممارسات إدارة السجلات المطلوبة، ولتواصل هذه الممارسات، يجب توثيق خطط وعمليات إدارة السجلات. إذا أصبحت المؤسسة تشارك في الدعاوى القضائية ذات الصلة بالسجلات، فقد تحتاج إلى إنتاج إرشادات إدارة السجلات وخطط التنفيذ والمقاييس هذه حول الفعالية.