مهام سير العمل المضمنة مع منتجات SharePoint هي ميزات يمكنك استخدامها لأتمتة عمليات عملك، ما يجعلها أكثر اتساقا وأكثر كفاءة. يمكنك استخدام سير عمل SharePoint Collect Feedback لتوجيه المستندات والعناصر الأخرى المخزنة في منتجات SharePoint إلى شخص واحد أو أكثر للحصول على ملاحظاتهم. ومع سير عمل SharePoint الذي يعالج العملية نيابة عنك، لديك المزيد من الوقت لجميع الأشياء الأخرى التي تحتاج إلى إنجازها.
ملاحظات:
-
تم إيقاف مهام سير عمل SharePoint 2010 منذ 1 أغسطس 2020 للمستأجرين الجدد وتمت إزالتها من المستأجرين الحاليين في 1 نوفمبر 2020. إذا كنت تستخدم مهام سير عمل SharePoint 2010، نوصي بالترحيل إلى Power Automate أو حلول أخرى مدعومة. لمزيد من المعلومات، راجع إيقاف سير عمل SharePoint 2010.
-
تم إهمال سير عمل SharePoint 2013 منذ أبريل 2023 وسيتم إيقاف تشغيله للمستأجرين الجدد اعتبارا من 2 أبريل 2024. ستتم إزالته من المستأجرين الحاليين وسيتم إيقافه بالكامل اعتبارا من 2 أبريل 2026. إذا كنت تستخدم سير عمل SharePoint 2013، نوصي بالترحيل إلى Power Automate أو حلول أخرى مدعومة. لمزيد من المعلومات، راجع إيقاف سير عمل SharePoint 2013 في Microsoft 365.
لمزيد من المعلومات، راجع نظرة عامة على مهام سير العمل المضمنة في SharePoint.
هام: بشكل افتراضي، لا يتم تنشيط سير عمل تجميع الملاحظات ولا يتم إدراجه في مربع قائمة تحديد قالب سير عمل لنموذج الاقتران. لجعله متاحا للاستخدام، يجب على مسؤول الموقع تنشيطها على مستوى مجموعة المواقع المشتركة.
إذا كان كل ما عليك القيام به هو إكمال مهمة سير عمل تجميع الملاحظات ما عليك سوى التمرير لأسفل وصولا إلى مقطع COMPLETE وتوسيعه. قد لا تحتاج إلى أي من الأجزاء الأخرى في الوقت الحالي.
مهام سير عمل SharePoint هي:
-
فعال ومتسق يوجه سير عمل تجميع الملاحظات المستند أو العنصر تلقائيا، ويعين مهام المراجعة ويتعقب تقدمها، ويرسل تذكيرات وإعلامات عند الحاجة. يمكن مراقبة النشاط في سير العمل وتعديله من صفحة الحالة المركزية، ويتم الاحتفاظ بمحفوظات الأحداث في تشغيل سير العمل لمدة 60 يوما بعد الانتهاء.
-
عمل أقل لك يوفر لك سير عمل تجميع الملاحظات وزملائك الوقت والمتاعب، وفي الوقت نفسه يبسط عملية الملاحظات ويوحدها.
فيما يلي رسم تخطيطي لإصدار بسيط جدا من سير عمل تجميع الملاحظات.
تلميحات لاستخدام هذه المقالة
يتم تقديم المعلومات الواردة في هذه المقالة في عشرة مقاطع قابلة للتوسيع.
انقر هنا للحصول على بعض التلميحات حول تحقيق أقصى استفادة من هذه المقالة
إذا كان كل ما عليك القيام به هو إكمال مهمة سير عمل تجميع الملاحظات ما عليك سوى التمرير لأسفل وصولا إلى مقطع COMPLETE وتوسيعه. قد لا تحتاج إلى أي من الأجزاء الأخرى في الوقت الحالي.
إذا كنت ترغب في إضافة مهام سير العمل وبدء تشغيلها ومراقبتها وصيانتها إذا لم تكن على دراية بهذه المهام بالفعل، فقد تجد أنه من المفيد العمل في هذه المقالة، مقطعا تلو الآخر، في المرة الأولى التي تقوم فيها بتصميم سير عمل وإضافته. بمجرد أن تكون على دراية بالمعلومات وتخطيط المقالة، ستتمكن من الانتقال مباشرة إلى المقطع الذي تحتاجه في أي زيارات عودة.
ملاحظة على الرسومات تستند صور الشاشة والرسومات التخطيطية المفاهيمية في هذه السلسلة من مقالات سير العمل بشكل عام إلى نوع سير عمل الموافقة. ومع ذلك، كلما لزم الأمر للوضوح المفاهيمي أو الإرشادي، تم تخصيص الصور والرسومات التخطيطية في هذه المقالة لسير عمل تجميع الملاحظات.
كلمة حول طباعة هذه المقالة هذه مقالة طويلة. إذا كنت تريد طباعة المقاطع المحددة فقط، فتأكد من توسيع هذه المقاطع فقط عند الطباعة. (أيضا، إذا كنت تريد تضمين الرسومات الكاملة في النسخة المطبوعة، فاطبع في الاتجاه الأفقي وليس الاتجاه العمودي.)
وكلمة عن البحث قبل البحث عن أي نص أو مصطلح في هذه المقالة، تأكد من توسيع جميع المقاطع التي تريد البحث فيها.
ماذا تريد أن تفعل؟
|
|
تعرف على المزيد حول مهام سير عمل "تجميع الملاحظات" |
تعرف على المزيد حول مهام سير عمل "تجميع الملاحظات"
سير عمل تجميع الملاحظات هو ميزة SharePoint تقوم بتوجيه مستند أو عنصر آخر مخزن في قائمة SharePoint أو مكتبة إلى شخص واحد أو أكثر للحصول على ملاحظاتهم. يعمل سير العمل على أتمتة العملية بأكملها وتبسيطها وتوحيدها.
يعمل سير عمل تجميع الملاحظات الأساسي المضمن مع منتجات SharePoint كقالب. باستخدام هذا القالب، يمكنك إضافة مهام سير عمل تجميع ملاحظات متعددة إلى مواقعك. كل سير عمل تضيفه هو إصدار فريد من سير عمل تجميع الملاحظات الأساسي، ولكل منها طريقة عمل متخصصة خاصة به، استنادا إلى الإعدادات التي تحددها عند إضافته.
المقاطع في هذا المقطع
1. ما الذي يمكن أن يفعله سير عمل تجميع الملاحظات بالنسبة لي؟
-
عند إضافة سير عمل تجميع الملاحظات لأول مرة إلى القائمة أو المكتبة أو مجموعة المواقع المشتركة، يمكنك تحديد عدد المشاركين المراد تضمينهم، والإشارة إلى ما إذا تم تعيين مهامهم واحدا تلو الآخر (في تسلسلي) أو كل ذلك في وقت واحد (بالتوازي). يمكنك حتى أن تقرر ما إذا كنت تريد تقسيم مهام المشاركين إلى مرحلتين منفصلتين أو أكثر، بالإضافة إلى تحديد تاريخ استحقاق نهائي و/أو الوقت المسموح به لإكمال كل مهمة. وفي كل مرة تبدأ فيها سير العمل يدويا على عنصر، يمكنك تعديل أي من هذه الإعدادات.
-
يعين سير العمل مهمة لكل مشارك محدد. يختار كل مشارك من بين العديد من الاستجابات المحتملة: لإرسال ملاحظات حول العنصر، أو لطلب تغيير في العنصر، أو لإعادة تعيين المهمة، أو لحذف المهمة.
-
أثناء تشغيل سير العمل، يمكنك مراقبة التقدم وإجراء تعديلات (إذا لزم الأمر) من صفحة حالة سير عمل مركزية واحدة.
-
لمدة 60 يوما بعد اكتمال سير العمل، لا تزال قائمة جميع أحداث سير العمل التي حدثت أثناء هذا التشغيل (أو المثيل) لسير العمل متوفرة في صفحة حالة سير العمل، للرجوع إليها بشكل غير رسمي.
2. ما الذي لا يمكن أن يفعله سير عمل تجميع الملاحظات؟
لم يتم تصميم سير عمل تجميع الملاحظات لجمع الموافقات والرفضات لعنصر ما، أو للتحكم في نشر صفحة ويب لموقع ويب. إذا كنت تريد إضافة سير عمل يوافق فيه المشاركون على العنصر الذي يراجعونه أو يرفضونه، فراجع المقالة، كل شيء حول مهام سير عمل الموافقة، في القسم انظر أيضا .
كما أن مهام سير عمل "تجميع الملاحظات" غير مصممة لجمع التواقيع. إذا كنت تريد استخدام سير عمل لجمع التواقيع في مستند Microsoft Word أو مصنف Microsoft Excel أو نموذج Microsoft InfoPath، فشاهد المقالة، كل شيء حول تجميع مهام سير عمل التواقيع، في المقطع انظر أيضا.
للتعرف على كيفية استخدام Microsoft SharePoint Designer 2013 لتخصيص أي من مهام سير العمل المضمنة في منتجات SharePoint بشكل أكبر، راجع نظام تعليمات شبكة مطوري برامج Microsoft (MSDN).
3. من يمكنه استخدام هذا النوع من سير العمل؟
لإضافة سير عمل بشكل افتراضي، يجب أن يكون لديك إذن إدارة القوائم لإضافة سير عمل. (لدى مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم بشكل افتراضي؛ مجموعة الأعضاء ومجموعة الزوار لا تملكها.)
لبدء سير عمل أيضا بشكل افتراضي، يجب أن يكون لديك إذن تحرير العناصر لبدء سير عمل تمت إضافته بالفعل. (لدى كل من مجموعة الأعضاء ومجموعة المالكين إذن تحرير العناصر بشكل افتراضي؛ مجموعة الزوار لا تملكها.)
بدلا من ذلك، يمكن للمالكين اختيار تكوين مهام سير عمل معينة بحيث يمكن بدء تشغيلها فقط من قبل أعضاء مجموعة المالكين. (للقيام بذلك، حدد خانة الاختيار طلب أذونات إدارة القوائم لبدء سير العمل هذا ، في الصفحة الأولى من نموذج الاقتران.)
4. كيف يمكنك تخطيط هذا النوع من سير العمل وإضافته وتشغيله وصيانته؟
هذه هي المراحل الأساسية:
-
قبل تشغيل سير العمل (خطة، إضافة، بدء)
قبل إضافة سير عمل، تخطط للمكان الذي تريد إضافته فيه (لقائمة واحدة أو مكتبة واحدة، أو لمجموعة المواقع المشتركة بأكملها) وتفاصيل كيفية عملها. بعد إضافة سير العمل وتكوينه، يمكن لأي شخص لديه الأذونات اللازمة بدء سير العمل على عنصر معين. يمكن أيضا إعداد سير العمل للتشغيل تلقائيا. يمكن تنشيط عمليات التشغيل التلقائية استنادا إلى أي من الحدثين المشغلين أو كليهما: عند إضافة أي عنصر إلى قائمة أو مكتبة أو إنشاؤه في قائمة أو مكتبة، أو عند تغيير أي عنصر في قائمة أو مكتبة. -
أثناء تشغيل سير العمل (كامل، مراقبة، ضبط)
أثناء تشغيل سير العمل، يكمل المشاركون الفرديون المهام المعينة لهم. يتم إرسال التذكيرات التلقائية إلى المشاركين الذين يفشلون في الوفاء بالمواعيد النهائية للمهمة. وفي الوقت نفسه، يمكن مراقبة تقدم سير العمل من صفحة حالة سير العمل المركزية لهذا المثيل المعين لسير العمل. يمكن إجراء تعديلات على سير العمل أثناء تشغيله من نفس الصفحة؛ وإذا لزم الأمر، يمكن إلغاء سير العمل أو إنهاءه من هناك. -
بعد تشغيل سير العمل (مراجعة، تقرير، تغيير)
عند اكتمال سير العمل، يمكن مراجعة المحفوظات الكاملة لهذا التشغيل (أو المثيل) لمدة تصل إلى 60 يوما في صفحة حالة سير العمل. من نفس الصفحة، يمكن إنشاء تقارير إحصائية حول أداء إصدار سير العمل هذا. وأخيرا، إذا كان هناك أي شيء تريد تغييره حول الطريقة التي يعمل بها سير العمل، يمكنك فتح نموذج الاقتران الذي أكملته عند إضافة سير العمل لأول مرة وتحريره.
يوضح المخطط التدفقي التالي هذه المراحل من منظور الشخص الذي يضيف سير عمل جديدا.
ماذا بعد ذلك؟
قبل التخطيط لسير عمل تجميع ملاحظات جديد، راجع أولا مقطع ALLOW من هذه المقالة، ثم انتقل إلى مقطع PLAN .
|
|
السماح بالملاحظات في نموذج المهمة فقط، أو أيضا في العنصر |
السماح بالملاحظات في نموذج المهمة فقط، أو أيضا في العنصر
يمكن أن يساعدك السؤالان التاليان في الوصول إلى قرار أساسي واحد حول سير العمل الخاص بك:
-
هل يسمح للمشاركين بإرسال الملاحظات فقط في حقل التعليقات في نموذج المهمة، أم يمكنهم أيضا إدراج التغييرات المتعقبة والتعليقات في العنصر نفسه؟
-
إذا كان بإمكان المشاركين إدراج تغييرات وتعليقات متعقبة في العنصر نفسه، فهل يقومون بذلك في بيئة تعاونية ، حيث يمكن للعديد من المشاركين تحرير المستند في الوقت نفسه، أم أن كل مشارك يسحب المستند ولديه حقوق تحرير وحيدة طوال مدة المراجعة الخاصة به؟
فيما يلي رسم تخطيطي قد يساعد في توضيح هذه البدائل.
أثناء متابعة القراءة، ضع هذه النقاط في الاعتبار:
-
لا يمكن بدء سير عمل على عنصر تم سحبه حاليا.
-
يتضمن نوع سير عمل تجميع الملاحظات خيارا لإلغاء سير العمل على الفور إذا تم إجراء أي تغيير على العنصر الذي تتم مراجعته.
-
يمكنك فقط إدراج التغييرات المتعقبة والتعليقات في عنصر ما عندما يكون مفتوحا في الإصدار المثبت من البرنامج الذي تم إنشاؤه فيه، وليس عندما يكون مفتوحا في إصدار تطبيق ويب من هذا البرنامج.
المقاطع في هذا المقطع
-
السماح بالملاحظات في كل من نموذج المهمة والعنصر (الإصدار التعاوني)
-
السماح بالملاحظات في كل من نموذج المهمة والعنصر (إصدار الوصول الوحيد)
1. السماح بالملاحظات في نموذج المهمة فقط
هذا الترتيب له ميزة كونه أبسط واحد ميكانيكيا. لدى المشاركين طريقتان فقط لاقتراح التغييرات، وكلاهما يتضمن نموذج المهمة:
-
إرسال التعليقات.
-
اطلب إجراء تغيير على العنصر أثناء استمرار تشغيل سير العمل.
العيب الرئيسي، بطبيعة الحال، هو أن المشاركين لا يمكنهم الإشارة إلى تغييرات محددة مباشرة في العنصر. كلما زاد عدد التغييرات المقترحة، زاد احتمالية رغبة المشاركين في العمل مباشرة في العنصر.
ملاحظة حول حماية العناصر من التغييرات أبسط طريقة للتأكد من أن المشاركين لا يجريون أي تغييرات في العنصر نفسه هي التحقق من العنصر طوال مدة التشغيل. ولكن كما قلنا قليلا إلى الوراء، لا يمكن أن تبدأ مهام سير العمل على أي عنصر تم سحبه حاليا.
هناك طريقتان للتغلب على هذا:
-
يمكنك الانتظار حتى يبدأ سير العمل، ثم تحقق من العنصر طوال مدة التشغيل. (إذا بدأ سير العمل تلقائيا، فتأكد من إدراجك في حقل CC في الصفحة الثانية من نموذج الاقتران. بعد ذلك، عندما تتلقى إعلاما بأن سير العمل قد بدأ على عنصر، تحقق من هذا العنصر.) أحد قيود هذا الأسلوب هو أنه لن يتمكن أي سير عمل آخر من البدء في نفس العنصر أثناء سحبه.
-
بدلا من ذلك، يمكنك ترك العنصر قيد إيداعه، ولكن تأكد من أن المشاركين يعرفون أنه من المهم عدم سحب العنصر أو إجراء أي تغييرات فيه. من الجيد بالطبع تضمين هذه التعليمات بين الملاحظات التي تقوم بتضمينها في إعلامات المهام. إذا كان المشاركون الجدد في مهام سير عمل "تجميع الملاحظات"، فقد يكون من الجيد توضيح النقطة بشكل أكثر وضوحا - عن طريق إرسال بريد إلكتروني منفصل قبل بدء سير العمل، ربما، أو من خلال التحدث إلى المشاركين شخصيا.
2. السماح بالملاحظات في كل من نموذج المهمة والعنصر (الإصدار التعاوني)
ويبقي هذا الترتيب العنصر متاحا لجميع المشاركين في جميع الأوقات. لا يتعين على أي شخص الانتظار حتى ينهي أي شخص آخر مراجعته قبل أن يبدأ استعراضه الخاص. هذه المرونة ممكنة من خلال ميزات التعاون في منتجات SharePoint.
ما عليك سوى التأكد من أن المشاركين يعرفون أنه يجب عليهم القيام بما يلي:
-
اترك العنصر قيد إيداعه أثناء إجراء تغييراته.
-
افتح العنصر في الإصدار المثبت من البرنامج الذي تم إنشاؤه فيه، وليس في إصدار تطبيق ويب من هذا البرنامج.
-
قم بتشغيل تعقب التغييرات قبل إجراء أي تغييرات أو إدراج أي تعليقات.
-
احفظ تغييراتهم على الخادم.
تذكر أن نوع سير عمل تجميع الملاحظات يتضمن خيارا لإلغاء سير العمل على الفور إذا تم إجراء أي تغيير على العنصر الذي تتم مراجعته. إذا تم تحديد هذا الخيار، فسيتم إلغاء سير العمل على الفور في المرة الأولى التي يحفظ فيها أي مشارك التغييرات في العنصر - حتى التغييرات المتعقبة و/أو التعليقات.
أيضا، إذا كنت تنوي السماح بإجراء تغييرات في العنصر نفسه، فتأكد من أنه في إعدادات تعيين الإصدار للقائمة أو المكتبة، يتم تعيين طلب سحب المستندات قبل أن يمكن تحريرها إلى لا.
3. السماح بالملاحظات في كل من نموذج المهمة والعنصر (إصدار الوصول الوحيد)
في هذا الترتيب، يسمح لمشارك واحد فقط بالاطلاع على العنصر وإجراء تغييرات عليه في أي وقت:
-
إذا تم تعيين المهام في سير العمل واحدا تلو الآخر (بالتسلسل) فمن المحتمل ألا تكون هذه مشكلة.
-
إذا تم تعيين المهام كلها في وقت واحد (بالتوازي)، فقد يتعين على المشاركين أحيانا انتظار الوصول إلى العنصر بينما ينتهي مشارك آخر من العمل عليه.
نظرا لأنه لا يمكن بدء سير العمل على عنصر عند سحب العنصر، يجب التأكد من إيداع العناصر قبل تشغيل سير العمل هذا عليها.
دع المشاركين يعرفون أنه يجب عليهم القيام بما يلي:
-
تحقق من العنصر قبل فتحه.
-
افتح العنصر في الإصدار المثبت من البرنامج الذي تم إنشاؤه فيه، وليس في إصدار تطبيق ويب من هذا البرنامج.
-
قم بتشغيل تعقب التغييرات قبل إجراء أي تغييرات أو إدراج أي تعليقات.
-
احفظ تغييراتهم على الخادم وتحقق من العنصر مرة أخرى بمجرد الانتهاء من العمل عليه.
مرة أخرى، تذكر أن نوع سير عمل تجميع الملاحظات يتضمن خيارا لإلغاء سير العمل على الفور إذا تم إجراء أي تغيير على العنصر الذي تتم مراجعته. إذا تم تحديد هذا الخيار، فسيتم إلغاء سير العمل على الفور في المرة الأولى التي يحفظ فيها أي مشارك التغييرات في العنصر - حتى التغييرات المتعقبة و/أو التعليقات.
ماذا بعد ذلك؟
إذا كنت مستعدا للتخطيط لسير عمل تجميع ملاحظات جديد، فانتقل إلى مقطع PLAN من هذه المقالة.
|
|
تخطيط سير عمل جديد لجمع الملاحظات |
تخطيط سير عمل جديد لجمع الملاحظات
في هذا الجزء، نحدد القرارات التي تحتاج إلى اتخاذها والمعلومات التي تحتاج إلى تجميعها قبل إضافة إصدار من سير عمل تجميع الملاحظات.
إذا كنت على دراية بالفعل بكيفية إضافة هذا النوع من سير العمل وتحتاج فقط إلى تذكير حول الخطوات المحددة، يمكنك الانتقال مباشرة إلى مقطع ADD المناسب (القائمة/المكتبة أو مجموعة المواقع المشتركة) من هذه المقالة.
المقاطع في هذا المقطع
1. القوالب والإصدارات
تعمل مهام سير العمل المضمنة مع منتجات SharePoint كقوالب رئيسية تستند إليها مهام سير العمل الفردية المحددة التي تضيفها إلى القوائم والمكتبات ومجموعة المواقع المشتركة.
في كل مرة تضيف فيها سير عمل تجميع الملاحظات، على سبيل المثال، تقوم بالفعل بإضافة إصدار من قالب سير عمل تجميع الملاحظات العام. يمكنك إعطاء كل إصدار اسمه الخاص وإعداداته الخاصة، والتي تحددها في نموذج الاقتران عند إضافة هذا الإصدار المحدد. بهذه الطريقة، يمكنك إضافة مهام سير عمل متعددة، وجميع الإصدارات استنادا إلى القالب الرئيسي لسير عمل تجميع الملاحظات، ولكن كل إصدار يسمى ومصمم خصيصا للطريقة المحددة التي ستستخدمها.
في هذا الرسم التوضيحي، تمت إضافة ثلاثة مهام سير عمل تستند إلى قالب سير عمل الموافقة - واحدة لجميع أنواع المحتويات في مكتبة واحدة، وواحدة لنوع محتوى واحد في مكتبة واحدة، وواحدة لنوع محتوى واحد في مجموعة مواقع مشتركة كاملة.
2. تقديم نموذج الاقتران
كلما أضفت إصدار سير عمل جديدا استنادا إلى أحد قوالب سير العمل المضمنة، يمكنك ملء نموذج اقتران لتحديد الطريقة التي تريد أن يعمل بها الإصدار الجديد.
في القسم التالي، ستجد قائمة بالأسئلة التي ستجهزك لإكمال نموذج الاقتران. أولا، على الرغم من ذلك، خذ لحظة أو اثنتين لإلقاء نظرة على النموذج وحقوله.
الصفحة الأولى من نموذج الاقتران
الصفحة الثانية من نموذج الاقتران
ملاحظة: تظهر الحقول الموجودة في المربع الأحمر في هذه الصفحة الثانية أيضا في نموذج البدء، الذي يتم تقديمه في كل مرة يتم فيها بدء سير العمل يدويا، ويمكن تحريره هناك لهذا التشغيل الفردي.
3. اثني عشر سؤالا للإجابة عليها
بمجرد أن يكون لديك إجابات على جميع الأسئلة الموجودة في هذا القسم، تصبح جاهزا لإضافة سير العمل الخاص بك.
-
قائمة أو مكتبة واحدة، أو مجموعة المواقع المشتركة بأكملها؟ (و) نوع محتوى واحد، أو كل أنواع المحتويات؟
-
هل تحصل أنواع المحتويات التي ترث من هذا النوع أيضا على سير العمل هذا؟
01. هل هذا هو نوع سير العمل الصحيح؟
تتعلق هذه المقالة بقالب سير العمل الذي يظهر في القائمة باسم تجميع الملاحظات - SharePoint 2010. إذا لم تكن متأكدا من أن نوع سير العمل هذا هو الخيار الأفضل لك، فراجع مقطع LEARN من هذه المقالة. لمزيد من المعلومات حول قوالب سير العمل الأخرى المتوفرة، راجع المقالة، حول مهام سير العمل المضمنة مع SharePoint، في القسم انظر أيضا .
02. قائمة أو مكتبة واحدة، أو مجموعة المواقع المشتركة بأكملها؟ (و) نوع محتوى واحد، أو كل أنواع المحتويات؟
يمكنك جعل الإصدار الجديد من سير عمل تجميع الملاحظات متوفرا في قائمة واحدة أو مكتبة واحدة فقط، أو يمكنك توفيره في مجموعة المواقع المشتركة بأكملها.
-
إذا أضفت سير العمل لقائمة واحدة أو مكتبة واحدة، يمكنك إعداده للتشغيل إما على جميع أنواع المحتويات أو على نوع محتوى واحد فقط.
-
ومع ذلك، إذا أضفت سير العمل لمجموعة المواقع المشتركة بأكملها، فيجب عليك إعداده للتشغيل على نوع محتوى موقع واحد فقط.
ما نوع المحتوى؟
ينتمي كل مستند أو عنصر آخر مخزن في قائمة أو مكتبة SharePoint إلى نوع محتوى واحد أو آخر. يمكن أن يكون نوع المحتوى أساسيا وعاما مثل Document أو Excel Spreadsheet، أو متخصصا للغاية مثل العقد القانوني أو مواصفات تصميم المنتج. تتوفر بعض أنواع المحتويات في منتجات SharePoint بشكل افتراضي، ولكن يمكنك تخصيصها وإضافة أنواع أخرى تقوم بإنشائها بنفسك.
03. ما هو الاسم الجيد؟
امنح إصدار سير العمل اسما:
-
يشير بوضوح إلى ما يستخدم من أجله.
-
يميزه بوضوح عن مهام سير العمل الأخرى.
مثال على ذلك
تخيل أنك عضو في مجموعة من المحررين. تريد مجموعتك استخدام سيري عمل مختلفين لجمع الملاحظات:
-
ستقوم بتشغيل سير العمل الأول على كل مستند تم إرساله من قبل عضو في مجموعتك. يجمع سير العمل هذا الملاحظات فقط منمدير مجموعتك.
-
ستقوم بتشغيل سير العمل الثاني على كل مستند يتم إرساله من قبل أشخاص من خارج مجموعتك. يجمع سير العمل هذا ملاحظات منكل عضو في مجموعتك.
قد تقوم بتسمية سير العمل الأول داخل ملاحظات الإرسال والثاني بملاحظات الإرسال الخارجية.
تلميح: كالمعتاد، من الجيد إنشاء اصطلاحات تسمية متسقة، والتأكد من أن جميع المشاركين في مهام سير العمل الخاصة بك على دراية بهذه الاصطلاحات.
04. قوائم المهام وقوائم المحفوظات: موجودة أم جديدة؟
يمكنك أن تطلب من سير العمل استخدام قائمة المهام الافتراضية الخاصة بالموقع وقائمة المحفوظات، أو استخدام قوائم موجودة أخرى ، أو طلب قوائم جديدة فقط لسير العمل هذا.
-
إذا كان موقعك سيتضمن العديد من مهام سير العمل، أو إذا كانت بعض مهام سير العمل ستتضمن مهاما عديدة، ففكر في طلب قوائم جديدة لكل سير عمل. (تعد إدارة القوائم الطويلة أحد الأشياء التي يمكن أن تبطئ الأداء. من الأسرع والأسهل على النظام الاحتفاظ بالعديد من القوائم الأقصر من قائمة طويلة جدا.)
-
إذا كانت المهام والمحفوظات الخاصة بسير العمل هذا ستحتوي على بيانات حساسة أو سرية تريد الاحتفاظ بها منفصلة عن القوائم العامة، فيجب عليك بالتأكيد الإشارة إلى أنك تريد قوائم جديدة منفصلة لسير العمل هذا. (بعد إضافة سير العمل، تأكد من تعيين الأذونات المناسبة للقوائم الجديدة.)
05. كيف (ومن) يمكن بدء سير العمل هذا؟
يمكن إعداد سير العمل لبدء تشغيله يدويا فقط أو تلقائيا فقط أو بأي من الطريقتين:
-
عند بدء سير عمل تجميع الملاحظات يدويا على مستند أو عنصر معين، يتم تقديم نموذج آخر، نموذج البدء. يحتوي نموذج البدء على معظم الإعدادات من الصفحة الثانية من نموذج الاقتران . بهذه الطريقة، إذا أراد الشخص الذي يبدأ سير العمل تغيير أي من هذه الإعدادات (للمثيل الحالي فقط)، يمكنه القيام بذلك قبل النقر فوق بدء.
-
مع البدء التلقائي، بطبيعة الحال، لا توجد فرصة لتقديم نموذج بدء، لذلك يتم استخدام الإعدادات الافتراضية المحددة في نموذج الاقتران دون أي تغييرات.
يوضح الرسم التوضيحي التالي الفرق بين عمليات البدء اليدوية وبدء التشغيل التلقائي.
يتم تطبيق أي تغييرات تجريها في نموذج البدء فقط أثناء المثيل الحالي لسير العمل. لتغيير الإعدادات الافتراضية الدائمة لسير العمل، يمكنك تحرير نموذج الاقتران الأصلي، كما هو موضح في مقطع CHANGE من هذه المقالة.
بدء التشغيل اليدوي
إذا سمحت ببدء التشغيل اليدوي، يمكن لأي شخص لديه الأذونات اللازمة بدء سير العمل على أي عنصر مؤهل في أي وقت.
تتمثل مزايا البدء اليدوي في أنه يمكنك أنت وزملاؤك تشغيل سير العمل فقط عندما تختار ذلك وإذا اخترت ذلك، وأنه في كل مرة تقوم فيها بتشغيله، ستتوفر لك الفرصة لتغيير بعض الإعدادات باستخدام نموذج البدء.
مثال سريع إذا كنت تريد تشغيل سير العمل الخاص بك فقط على العناصر التي تم تأليفها بواسطة كاتب من خارج فريقك، فإن بدء تشغيله يدويا فقط سيبقيه قيد التشغيل تلقائيا على العناصر التي قمت بتأليفها أنت وزملائك في الفريق. (حل بديل: الاحتفاظ بقائمة أو مكتبة واحدة للعناصر من الكتاب في فريقك، وقائمة أو مكتبة منفصلة للعناصر من جميع الكتاب الآخرين. بهذه الطريقة، يمكنك تشغيل سير العمل تلقائيا، ولكن فقط في قائمة الكتاب الخارجيين.)
العيب الأساسي لبدء التشغيل اليدوي هو أن شخصا ما يجب أن يتذكر تشغيل سير العمل كلما كان من المناسب القيام بذلك.
عمليات البدء التلقائية
يمكنك إعداد سير العمل ليتم بدء تشغيله تلقائيا بواسطة أي من الأحداث التالية أو كل منها:
-
يتم إنشاء عنصر جديد أو تحميله إلى القائمة أو المكتبة.
-
يتم تغيير عنصر مخزن بالفعل في القائمة أو المكتبة.
تتمثل ميزة البدء التلقائي في أنه لا يجب على أحد تذكر بدء سير العمل. يتم تشغيله في كل مرة يحدث فيها حدث مشغل.
مثال سريع تخيل أن محاسب مؤسستك يحتاج إلى مراجعة كل ميزانية يتم تحميلها أو إنشاؤها في مكتبة الميزانيات الخاصة بك. يمكنك إضافة سير عمل تجميع الملاحظات إلى تلك المكتبة، وتحديد محاسبك كمشارك وحيد. يمكنك إعداد سير العمل للبدء تلقائيا في كل مرة تتم فيها إضافة عنصر جديد إلى ("تم إنشاؤه في") القائمة. بهذه الطريقة، سيكون محاسبك دائما محدثا.
مساوئان للبدء التلقائي:
-
لا يمكنك إيقاف تشغيل سير العمل عند حدوث حدث مشغل.
-
لا يمكنك تغيير أي إعدادات في بداية مثيل فردي.
06. هل أنواع المحتويات التي ترث من هذا النوع تحصل أيضا على سير العمل هذا؟
عند إضافة سير عمل إلى نوع محتوى لمجموعة المواقع المشتركة بأكملها، يتم منحك خيار إضافة سير العمل أيضا إلى جميع أنواع المحتويات الأخرى في مجموعة المواقع المشتركة التي ترث من نوع المحتوى الذي تضيف إليه سير العمل. (إذا كنت تضيف سير عمل لقائمة واحدة أو مكتبة واحدة، فلن يظهر هذا الخيار في نموذج الاقتران.)
ملاحظات
-
قد تستغرق العملية التي تنجز كل الإضافة الإضافية وقتا طويلا لإكمالها.
-
إذا تم قطع التوريث لأي مواقع أو مواقع فرعية حيث تريد إضافة سير العمل هذا إلى أنواع المحتويات الموروثة، فتأكد من أنك عضو في مجموعة المالكين في كل موقع من هذه المواقع أو المواقع الفرعية قبل تشغيل هذه العملية.
07. المشاركون: من هم الأشخاص، في أي ترتيب؟
ستحتاج إلى توفير الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني لكل شخص سيتم تعيين مهام المراجعة إليه.
مرحلة واحدة أو مراحل متعددة ؟ يمكنك اختيار أن يكون لديك مرحلة واحدة فقط من مهام المراجعة، أو أن يكون لديك مراحل متعددة. إذا كان لديك أكثر من مرحلة، فسيتم تنفيذ المراحل واحدة تلو الأخرى.
مراجعات متوازية أو مراجعات تسلسلية ؟ بالنسبة للمشاركين في أي مرحلة، يمكنك اختيار إما تعيين مهام المراجعة الخاصة بهم في نفس الوقت (بالتوازي) أو تعيين مهام المراجعة الخاصة بهم واحدا تلو الآخر (بالتسلسل) بالترتيب الذي تشير إليه. يمكن أن يكون الخيار التسلسلي مفيدا إذا قمت، على سبيل المثال، بإعداد سير العمل لينتهي بعد الرفض الأول — أو إذا كنت تريد أن يتمكن المشاركون بشكل أكبر من إلقاء نظرة على تعليقات المشاركين السابقين كجزء من سياق مراجعاتهم.
مثال على ذلك
يوضح هذا السيناريو البسيط بعض مزايا كل من المراحل المتعددة والمراجعات التسلسلية:
تخيل أن Frank يضيف سير عمل تجميع ملاحظات جديد. يريد أن يقوم زميلاه في العمل آنا وشون بمراجعة كل عنصر أولا، قبل أن يراجعه بنفسه. وبهذه الطريقة، يمكنه رؤية تعليقاتهم قبل أن يبدأ استعراضه الخاص. يمكن لفرانك إعداد هذا بأي من طريقتين:
-
باستخدام مراجعة تسلسلية يقوم فرانك بإعداد مراجعة تسلسلية من مرحلة واحدة حيث آنا وشون هما أول اثنين من المشاركين وهو الثالث.
في هذا الترتيب، يجب على آنا تقديم ملاحظاتها قبل تعيين مهمة شون؛ ومن ثم يجب على شون تقديم ملاحظاتها قبل تعيين مهمة فرانك.
إليك كيفية إعداد فرانك لمراجعته التسلسلية أحادية المرحلة.
-
باستخدام مرحلتين إذا أراد فرانك أن يتم تعيين آنا وشون لمراجعاتهم في نفس الوقت، بحيث لا يتعين على شون الانتظار حتى تنتهي آنا قبل أن تتمكن من البدء، يمكنه إعداد مرحلتين في سير العمل: الأولى مرحلة موازية لمراجعات آنا وشون، والثانية مرحلة منفصلة لمراجعته الخاصة فقط. إذا لم تكتمل المرحلة الأولى، فلن تبدأ المرحلة الثانية أبدا.
إليك كيفية إعداد فرانك لمراجعته المتوازية على مرحلتين.
فيما يلي رسومات تخطيطية لكلا الحلين.
المشاركون الخارجيون هناك عملية خاصة لتضمين المشاركين غير الأعضاء في مؤسسة SharePoint. في هذه العملية، يعمل عضو الموقع كوكيل للمشارك الخارجي.
فيما يلي رسم تخطيطي لتلك العملية:
هل تريد تعيين مهمة واحدة لكل مجموعة بأكملها، أو مهمة واحدة لكل عضو في المجموعة؟ إذا قمت بتضمين عنوان مجموعة أو قائمة توزيع بين المشاركين في سير العمل، فيمكنك تعيين مهمة واحدة لكل عضو في المجموعة، أو تعيين مهمة واحدة فقط للمجموعة بأكملها (ولكن مع الاستمرار في إرسال إعلام بهذه المهمة الفردية إلى كل عضو). عند تعيين مهمة واحدة فقط للمجموعة بأكملها، يمكن لأي عضو في المجموعة المطالبة بهذه المهمة الفردية وإكمالها. (ستجد إرشادات للمطالبة بمهمة مجموعة في المقطع COMPLETE من هذه المقالة.)
08. ما هي المعلومات الإضافية التي يحتاجها المشاركون؟
يوجد حقل نصي في نموذج الاقتران حيث يمكنك توفير إرشادات وتفاصيل حول المتطلبات والموارد وما إلى ذلك.
الأسئلة التي قد تتناولها في هذا الحقل النصي:
-
إذا كان المشاركون يواجهون صعوبات أو أسئلة، ف بمن يجب عليهم الاتصال؟
-
هل يمكن للمراجعين إرسال الملاحظات فقط في نموذج المهمة، أو يمكنهم أيضا إدراج التغييرات المتعقبة والتعليقات في العنصر itself؟
-
إذا كان بإمكان المراجعين إدراج تغييرات وتعليقات متعقبة في العنصر نفسه، فهل يجب عليهم سحب العنصر قبل إجراء تغييرات عليه، أم يجب أن يتركوه قيد إيداعه حتى يتمكن العديد من المراجعين من العمل فيه في وقت واحد؟
-
إذا كان سير العمل الخاص بك سيعين مهمة واحدة فقط لكل مجموعة أو قائمة توزيع، فذكر هنا أنه يجب على عضو واحد في كل مجموعة من هذه المجموعات المطالبة بالمهمة قبل إكمالها. وبهذه الطريقة، لا يضيع الأعضاء الآخرون في المجموعة الوقت ببدء المهمة نفسها. (ستجد إرشادات للمطالبة بمهمة مجموعة في المقطع COMPLETE من هذه المقالة.)
09. الملاحظات في نموذج المهمة فقط، أو أيضا في العنصر؟
هناك العديد من الاعتبارات المتعلقة بهذا السؤال الهام. إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل، فافتح المقطع ALLOW واقرأه في هذه المقالة لمزيد من المعلومات.
10. متى تكون المهام مستحقة؟
يمكنك الإشارة إلى وقت استحقاق مهام سير العمل إما بطريقتين أو كلتيهما:
حسب تاريخ التقويم يمكنك تحديد تاريخ تقويم واحد يتم من خلاله استحقاق جميع المهام.
-
إذا قمت بإعداد سير العمل لبدء التشغيل تلقائيا، فلا يجب عليك عادة استخدام هذا الخيار. وذلك لأن قيمة التاريخ التي تحددها لن تضبط نفسها تلقائيا فيما يتعلق بالتاريخ الحالي في كل مرة يبدأ فيها سير العمل تلقائيا.
حسب مدة المهمة يمكنك تحديد عدد من الأيام أو الأسابيع أو الأشهر المسموح بها لإكمال كل مهمة، بدءا من تعيين هذه المهمة.
-
يتجاوز تاريخ استحقاق التقويم مدة مهمة محددة. وهذا هو: إذا كان اليوم هو 10 يونيو، واليوم تم تعيين مهمة لها مدة ثلاثة أيام، ولكن لها أيضا تاريخ استحقاق التقويم 11 يونيو، فستستحق المهمة في 11 يونيو (تاريخ استحقاق التقويم) وليس في 13 يونيو (اليوم الأخير من مدة الثلاثة أيام).
11. متى ينتهي سير العمل هذا؟
لتجنب إهدار الوقت المستغرق في المراجعات غير الضرورية، يمكنك اختيار إلغاء سير العمل على الفور إذا تم إجراء أي تغيير على العنصر.
إذا حددت هذا الخيار، فيمكن للمشاركين تقديم ملاحظات في نماذج المهام الخاصة بهم فقط. أي أنه لا يمكنهم إدراج التغييرات المتعقبة والتعليقات في العنصر نفسه، لأن ذلك سيؤدي إلى تغيير العنصر، مما سيؤدي بدوره إلى إلغاء سير العمل. إذا حددت هذا الخيار، فتأكد من تضمين ملاحظة في حقل الطلب ، مع توجيه المشاركين إلى عدم إجراء أي تغييرات مباشرة في العنصر للمراجعة.
ملاحظة: لا يمكن بدء سير العمل على عنصر تم سحبه حاليا. بعد بدء سير العمل، يمكن سحب العنصر للمراجعة، لحمايتها من التغييرات. (أثناء سحب العنصر، ومع ذلك، لا يمكن بدء سير عمل آخر عليه.)
12. من يحتاج إلى إعلام؟
في الحقل CC ، في الصفحة الثانية من نموذج الاقتران، يمكنك إدخال أسماء أو عناوين لأي شخص يجب إعلامه في كل مرة يبدأ فيها سير العمل هذا أو ينتهي.
-
لا يؤدي إدخال اسم هنا إلى تعيين مهمة سير عمل لهذا الشخص.
-
عند بدء سير العمل يدويا، يتلقى الشخص الذي يبدأه إعلامات البدء والإيقاف دون الحاجة إلى تحديده في هذا الحقل.
-
عند بدء سير العمل تلقائيا، يتلقى الشخص الذي أضافه في الأصل إعلامات البدء والإيقاف دون الحاجة إلى تحديده في هذا الحقل.
ماذا بعد ذلك؟
إذا كنت جاهزا لإضافة سير عمل تجميع الملاحظات الجديد إلى القائمة أو المكتبة أو مجموعة المواقع المشتركة، فانتقل إلى مقطع ADD المناسب (قائمة/مكتبة أو مجموعة مواقع مشتركة) من هذه المقالة.
|
|
إضافة سير عمل تجميع الملاحظات (لقائمة أو مكتبة واحدة فقط) |
إضافة سير عمل
تجميع الملاحظات
(لقائمة أو مكتبة واحدة فقط)
إذا لم تكن على دراية بعد بإضافة مهام سير العمل، فقد تجد أنه من المفيد مراجعة مقاطع LEARNو ALLOW و PLAN السابقة في هذه المقالة قبل متابعة الخطوات الواردة في هذا المقطع.
المقاطع في هذا المقطع
1. قبل أن تبدأ
يجب أن يكون هناك أمران بالترتيب قبل أن تتمكن من إضافة سير عمل:
البريد الإلكتروني لكي يرسل سير العمل إعلامات البريد الإلكتروني والتذكيرات، يجب تمكين البريد الإلكتروني لموقع SharePoint. إذا لم تكن متأكدا من أن هذا قد تم بالفعل، فتحقق من ذلك مع مسؤول SharePoint.
اذونات تتطلب الإعدادات الافتراضية أن يكون لديك إذن إدارة القوائم لإضافة مهام سير العمل للقوائم أو المكتبات أو مجموعات المواقع المشتركة. (المجموعة المالكون لديها إذن إدارة القوائم بشكل افتراضي؛ مجموعة الأعضاء ومجموعات الزوار لا تملكها. لمزيد من المعلومات حول الأذونات، راجع مقطع LEARN من هذه المقالة.)
2. إضافة سير العمل
اتبع الخطوات التالية:
-
افتح القائمة أو المكتبة التي تريد إضافة سير العمل لها.
-
على الشريط، انقر فوق علامة التبويب قائمة أو مكتبة .
ملاحظة: يمكن أن يختلف اسم علامة التبويب مع نوع القائمة أو المكتبة. على سبيل المثال، في قائمة تقويم، تسمى علامة التبويب هذه التقويم.
-
في المجموعة إعدادات ، انقر فوق إعدادات سير العمل.
-
في صفحة إعدادات سير العمل، حدد إما نوع محتوى واحد لسير العمل لتشغيله أو الكل (لجميع أنواع المحتويات)، ثم انقر فوق إضافة سير عمل.
-
أكمل الصفحة الأولى من نموذج الاقتران.
(اتبع الإرشادات الرسم التوضيحي.)
|
|
نوع المحتوى احتفظ بالتحديد الافتراضي ك الكل، أو حدد نوع محتوى معين. |
|---|---|
|
|
سير العمل حدد قالب تجميع الملاحظات – SharePoint 2010 . ملاحظة: إذا لم يظهر قالب تجميع الملاحظات – SharePoint 2010 في القائمة، فاتصل بمسؤول SharePoint لمعرفة ما إذا كان قد تم تنشيطه لمجموعة المواقع المشتركة أو مساحة العمل. |
|
|
الاسم اكتب اسما لسير العمل هذا. سيحدد الاسم سير العمل هذا لمستخدمي هذه القائمة أو المكتبة. للحصول على اقتراحات حول تسمية سير العمل، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
قائمة المهام حدد قائمة مهام لاستخدامها مع سير العمل هذا. يمكنك تحديد قائمة مهام موجودة أو النقر فوق مهام (جديدة) لإنشاء قائمة جديدة. للحصول على معلومات حول أسباب إنشاء قائمة مهام جديدة (بدلا من اختيار قائمة موجودة)، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
قائمة "المحفوظات" حدد قائمة محفوظات لاستخدامها مع سير العمل هذا. يمكنك تحديد قائمة محفوظات موجودة أو النقر فوق قائمة محفوظات جديدة لإنشاء قائمة جديدة. للحصول على معلومات حول أسباب إنشاء قائمة محفوظات جديدة (بدلا من اختيار قائمة موجودة)، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
خيارات البدء حدد الطريقة أو الطرق التي يمكن من خلالها بدء سير العمل هذا. للحصول على معلومات حول الخيارات المختلفة، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
-
عندما تكون كل الإعدادات في هذا النموذج هي الطريقة التي تريدها، انقر فوق التالي.
-
أكمل الصفحة الثانية من نموذج الاقتران.
(اتبع الإرشادات الرسم التوضيحي.)ملاحظة: تقدم لك منتجات SharePoint الخيارات العديدة الأولى في هذه الصفحة الثانية من نموذج الاقتران - أرقام من واحد إلى سبعة في الرسم التوضيحي التالي، من تعيين إلىنسخة - في كل مرة تبدأ فيها سير العمل يدويا، بحيث يمكنك إجراء تغييرات على هذه الخيارات لهذا المثيل الواحد فقط.
|
|
تعيين إلى أدخل أسماء أو عناوين للأشخاص الذين تريد أن يقوم سير العمل بتعيين المهام إليهم.
|
|---|---|
|
|
Order حدد ما إذا كان يجب تعيين المهام واحدا تلو الآخر (بالتسلسل) أو كلها في وقت واحد (بالتوازي). لمزيد من المعلومات حول استخدام المراحل التسلسلية والمتوازية، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
إضافة مرحلة جديدة أضف أي مراحل تريدها بعد المرحلة الأولى التي قمت بتكوينها للتو.
لمزيد من المعلومات حول استخدام مراحل متعددة، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
توسيع المجموعات
|
|
|
طلب سيتم تضمين أي نص قمت بتضمينه هنا في كل إعلام مهمة يرسله سير العمل. لا تنس تضمين أي إرشادات أو موارد إضافية قد يحتاجها المشاركون، بما في ذلك:
|
|
|
تواريخ الاستحقاق ومدد المهام حدد تاريخ استحقاق نهائي لسير العمل بأكمله، و/أو حدد عدد الأيام أو الأسابيع أو الأشهر المسموح بها لإكمال كل مهمة من الوقت الذي تم تعيينها فيه.
لمزيد من المعلومات حول وقت استخدام تواريخ الاستحقاق ومتى يتم استخدام مدد المهام، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
CC أدخل أسماء أو عناوين البريد الإلكتروني لأي شخص يجب إعلامه في كل مرة يبدأ فيها سير العمل أو ينتهي.
|
|
|
إنهاء سير العمل لإيقاف سير العمل وإلغائه بمجرد إجراء أي تغيير على العنصر الذي تتم مراجعته، حدد هذا الخيار. تذكر أنه إذا حددت هذا الخيار، فلن يتمكن المراجعون من إضافة تغييرات وتعليقات متعقبة في العنصر دون إنهاء سير العمل. |
-
عندما يكون لديك كل الإعدادات في هذه الصفحة بالطريقة التي تريدها، انقر فوق حفظ لإنشاء سير العمل.
تنشئ منتجات SharePoint إصدار سير العمل الجديد.
ماذا بعد ذلك؟
إذا كنت جاهزا، فانتقل إلى مقطع START من هذه المقالة وابدأ المثيل الأول لاختبار سير العمل الجديد.
|
|
إضافة سير عمل تجميع الملاحظات (لمجموعة مواقع مشتركة كاملة) |
إضافة سير عمل
تجميع الملاحظات
(لمجموعة مواقع مشتركة كاملة)
إذا لم تكن على دراية بعد بإضافة مهام سير العمل، فقد تجد أنه من المفيد مراجعة مقاطع LEARNو ALLOW و PLAN السابقة في هذه المقالة قبل متابعة الخطوات الواردة في هذا المقطع.
المقاطع في هذا المقطع
1. قبل أن تبدأ
يجب أن يكون هناك أمران بالترتيب قبل أن تتمكن من إضافة سير عمل:
البريد الإلكتروني لكي يرسل سير العمل إعلامات البريد الإلكتروني والتذكيرات، يجب تمكين البريد الإلكتروني لموقعك. إذا لم تكن متأكدا من أن هذا قد تم بالفعل، فتحقق من ذلك مع مسؤول SharePoint.
اذونات تتطلب الإعدادات الافتراضية ل SharePoint أن يكون لديك إذن إدارة القوائم لإضافة مهام سير العمل للقوائم أو المكتبات أو مجموعات المواقع المشتركة. (المجموعة المالكون لديها إذن إدارة القوائم بشكل افتراضي؛ مجموعة الأعضاء ومجموعات الزوار لا تملكها. لمزيد من المعلومات حول الأذونات، راجع مقطع LEARN من هذه المقالة.)
2. إضافة سير العمل
اتبع الخطوات التالية:
-
انتقل إلى الصفحة الرئيسية لمجموعة المواقع المشتركة (وليس الصفحة الرئيسية لموقع أو موقع فرعي ضمن المجموعة).
-
انقر فوق أيقونة الإعدادات
-
في صفحة إعدادات الموقع، ضمن معارض مصمم ويب، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.
-
في صفحة أنواع محتويات الموقع، انقر فوق اسم نوع محتوى الموقع الذي تريد إضافة سير عمل له.
ملاحظة: يجب إضافة سير عمل تمت إضافته إلى مجموعة المواقع المشتركة بأكملها للعناصر من نوع محتوى واحد فقط.
-
في صفحة نوع المحتوى المحدد، ضمن الإعدادات، انقر فوق إعدادات سير العمل.
-
في صفحة إعدادات سير العمل، انقر فوق الارتباط إضافة سير عمل .
-
أكمل الصفحة الأولى من نموذج الاقتران.
(اتبع الإرشادات الرسم التوضيحي.)
-
|
|
سير العمل حدد قالب الموافقة – SharePoint 2013 . ملاحظة: إذا لم يظهر قالب الموافقة – SharePoint 2013 في القائمة، فاتصل بمسؤول SharePoint لمعرفة ما إذا كان قد تم تنشيطه لمجموعة المواقع المشتركة أو مساحة العمل. |
|---|---|
|
|
الاسم اكتب اسما لسير العمل هذا. سيحدد الاسم سير العمل هذا لمستخدمي مجموعة المواقع المشتركة هذه. للحصول على اقتراحات حول تسمية سير العمل، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
قائمة المهام حدد قائمة مهام لاستخدامها مع سير العمل هذا. يمكنك تحديد قائمة مهام موجودة أو النقر فوق مهام (جديدة) لإنشاء قائمة جديدة. للحصول على معلومات حول أسباب إنشاء قائمة مهام جديدة (بدلا من اختيار قائمة موجودة)، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
قائمة "المحفوظات" حدد قائمة محفوظات لاستخدامها مع سير العمل هذا. يمكنك تحديد قائمة محفوظات موجودة أو النقر فوق قائمة محفوظات جديدة لإنشاء قائمة جديدة. للحصول على معلومات حول أسباب إنشاء قائمة محفوظات جديدة (بدلا من اختيار قائمة موجودة)، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
خيارات البدء حدد الطريقة أو الطرق التي يمكن من خلالها بدء سير العمل هذا. للحصول على معلومات حول الخيارات المختلفة، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
هل تقوم بتحديث أنواع محتويات القوائم والمواقع؟ حدد ما إذا كان يجب إضافة سير العمل هذا إلى (مقترن) بجميع أنواع محتويات المواقع والقوائم الأخرى التي ترث من نوع المحتوى هذا .
|
-
عندما تكون كل الإعدادات في هذه الصفحة بالطريقة التي تريدها، انقر فوق التالي.
-
أكمل الصفحة الثانية من نموذج الاقتران.
(اتبع الإرشادات الرسم التوضيحي.)ملاحظة: تقدم لك منتجات SharePoint الخيارات العديدة الأولى في هذه الصفحة الثانية من نموذج الاقتران - أرقام من واحد إلى سبعة في الرسم التوضيحي التالي، من المراجعين إلى نسخة - في كل مرة تبدأ فيها سير العمل يدويا، بحيث يمكنك إجراء تغييرات على هذه الخيارات لهذا المثيل الواحد فقط.
|
|
تعيين إلى أدخل أسماء أو عناوين للأشخاص الذين تريد أن يقوم سير العمل بتعيين المهام إليهم.
|
|---|---|
|
|
Order حدد ما إذا كان يجب تعيين المهام في هذه المرحلة واحدا تلو الآخر (بالتسلسل) أو كلها في وقت واحد (بالتوازي). لمزيد من المعلومات حول استخدام المراحل التسلسلية والمتوازية، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
إضافة مرحلة جديدة أضف أي مراحل تريدها بعد المرحلة الأولى التي قمت بتكوينها للتو.
لمزيد من المعلومات حول استخدام مراحل متعددة، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
توسيع المجموعات
|
|
|
طلب سيتم تضمين أي نص قمت بتضمينه هنا في كل إعلام مهمة يرسله سير العمل. لا تنس تضمين أي إرشادات أو موارد إضافية قد يحتاجها المشاركون، بما في ذلك:
|
|
|
تواريخ الاستحقاق ومدد المهام حدد تاريخ استحقاق نهائي لسير العمل بأكمله، و/أو حدد عدد الأيام أو الأسابيع أو الأشهر المسموح بها لإكمال كل مهمة من الوقت الذي تم تعيينها فيه.
لمزيد من المعلومات حول وقت استخدام تواريخ الاستحقاق ومتى يتم استخدام مدد المهام، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
CC أدخل أسماء أو عناوين البريد الإلكتروني لأي شخص يجب إعلامه في كل مرة يبدأ فيها سير العمل أو ينتهي.
|
|
|
إنهاء سير العمل لإيقاف سير العمل وإلغائه بمجرد إجراء أي تغيير على العنصر الذي تتم مراجعته، حدد هذا الخيار. تذكر أنه إذا حددت هذا الخيار، فلن يتمكن المراجعون من إضافة تغييرات وتعليقات متعقبة في العنصر دون إنهاء سير العمل. |
-
عندما يكون لديك كل الإعدادات في هذه الصفحة بالطريقة التي تريدها، انقر فوق حفظ لإنشاء سير العمل.
تنشئ منتجات SharePoint إصدار سير العمل الجديد.
ماذا بعد ذلك؟
إذا كنت جاهزا، فانتقل إلى مقطع START من هذه المقالة وابدأ المثيل الأول لاختبار سير العمل الجديد.
|
|
بدء سير عمل تجميع الملاحظات |
بدء سير عمل تجميع الملاحظات
يمكن إعداد سير العمل لبدء تشغيله يدويا فقط أو تلقائيا فقط أو بأي من الطريقتين:
-
يدويا في أي وقت، من قبل أي شخص لديه الأذونات اللازمة.
-
تلقائيا كلما حدث تشغيل محدد — أي كلما تمت إضافة عنصر إلى القائمة أو المكتبة و/أو كلما تم تغيير عنصر موجود بالفعل في القائمة بأي شكل من الأشكال.
(يتم تحديد الحدث أو الأحداث المشغلة في الصفحة الأولى من نموذج الاقتران، أثناء الإضافة الأصلية لسير العمل وتكوينه. لمزيد من المعلومات، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة.)
ملاحظة: لا يمكن بدء سير العمل على أي عنصر تم سحبه حاليا. (يمكن سحب عنصر بعد بدء سير العمل عليه؛ ولكن بعد ذلك، لا يمكن بدء أي مهام سير عمل أخرى على هذا العنصر حتى يتم إيداعه مرة أخرى.)
المقاطع في هذا المقطع
1. بدء سير العمل تلقائيا
إذا تم تكوين سير العمل لبدء التشغيل تلقائيا، ففي كل مرة يحدث فيها حدث تشغيل، يتم تشغيل سير العمل على العنصر الذي قام بتشغيله.
عند بدء تشغيله، يعين سير العمل المهمة أو المهام الأولى ويرسل إعلام مهمة إلى كل معين. وفي الوقت نفسه، فإنه يرسل أيضا إعلامات البدء (متميزة عن إعلامات المهام) إلى الشخص الذي أضاف سير العمل في الأصل وإلى أي شخص مدرج في حقل CC للصفحة الثانية من نموذج الاقتران.
ملاحظة: عند إضافة سير عمل جديد يبدأ تلقائيا لأول مرة، يجب ترك الحقل تاريخ الاستحقاق لكافة المهام (في الصفحة الثانية من نموذج الاقتران) فارغا، لأن أي قيمة تاريخ صريحة محددة هناك لن تضبط نفسها تلقائيا فيما يتعلق بالتاريخ الذي يبدأ فيه سير العمل في كل مرة. لمزيد من المعلومات، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة.
2. بدء سير العمل يدويا
ملاحظة حول الأذونات عادة، يجب أن يكون لديك إذن تحرير العناصر لبدء سير عمل. (بشكل افتراضي، تمتلك كل من مجموعة الأعضاء ومجموعة المالكين هذا الإذن، ولكن مجموعة الزوار لا تملكه. ومع ذلك، يمكن للمالك أيضا اختيار، على أساس سير العمل حسب سير العمل، لطلب إذن إدارة القوائم للأشخاص الذين يبدأون سير العمل. باختيار هذا الخيار، يمكن للمالكين تحديد أنه يمكنهم هم والمالكون الآخرون فقط بدء سير عمل معين. لمزيد من التفاصيل، راجع مقطع Learn من هذه المقالة.)
مكانان للبدء من
يمكنك بدء سير عمل يدويا من أي من مكانين:
-
من القائمة أو المكتبة حيث يتم تخزين العنصر
-
من داخل العنصر نفسه، تم فتحه في برنامج Microsoft Office الذي تم إنشاؤه فيه. (لاحظ أن هذا يجب أن يكون البرنامج الكامل والمثبت وليس إصدار تطبيق ويب.)
يوفر القسمان المتبقيان في هذا المقطع إرشادات لكلا الأسلوبين.
3. البدء يدويا من القائمة أو المكتبة
-
انتقل إلى القائمة أو المكتبة حيث يتم تخزين العنصر الذي تريد تشغيل سير العمل عليه.
-
انقر فوق الأيقونة الموجودة أمام اسم العنصر لتحديد العنصر، ثم على علامة التبويب ملفات على الشريط، في المجموعة مهام سير العمل ، انقر فوق مهام سير العمل.
-
في صفحة Workflows: Item Name ، ضمن Start a New Workflow، انقر فوق سير العمل الذي تريد تشغيله.
-
في نموذج البدء، قم بإجراء أي تغييرات تريد تطبيقها على هذا المثيل المحدد لسير العمل.
ملاحظة: يتم استخدام التغييرات التي تم إجراؤها هنا، في نموذج البدء، فقط أثناء المثيل الحالي لسير العمل. إذا كنت تريد إجراء أي تغييرات سيتم تطبيقها في كل مرة يتم فيها تشغيل سير العمل، أو إذا كنت تريد تغيير إعدادات سير العمل التي لا تظهر في هذا النموذج، فشاهد مقطع CHANGE من هذه المقالة.
|
|
تعيين إلى قم بإجراء أي تغييرات على قائمة الأشخاص الذين تريد أن يقوم سير العمل بتعيين المهام إليهم.
|
|---|---|
|
|
Order تأكد من أن المواصفات المتعلقة بتعيين المهام في كل مقطع واحد في كل مرة (بالتسلسل) أو كلها في وقت واحد (بالتوازي) هي الطريقة التي تريدها. لمزيد من المعلومات حول استخدام المراحل التسلسلية والمتوازية، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
إضافة مرحلة جديدة أضف أي مراحل تريدها خارج المرحلة أو المراحل التي تم تكوينها حاليا.
لمزيد من المعلومات حول استخدام مراحل متعددة، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
توسيع المجموعات
|
|
|
طلب سيتم تضمين أي نص قمت بتضمينه هنا في كل إعلام مهمة يرسله سير العمل. لا تنس تضمين أي إرشادات أو موارد إضافية قد يحتاجها المشاركون، بما في ذلك:
|
|
|
تواريخ الاستحقاق ومدد المهام حدد تاريخ استحقاق نهائي لسير العمل بأكمله، و/أو حدد عدد الأيام أو الأسابيع أو الأشهر المسموح بها لإكمال كل مهمة من الوقت الذي تم تعيينها فيه. لمزيد من المعلومات حول وقت استخدام تواريخ الاستحقاق ومتى يتم استخدام مدد المهام، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
CC قم بإجراء أي إضافات أو عمليات إزالة تريدها. تذكر ما يلي:
|
-
عندما يكون لديك جميع الإعدادات في البدء بالشكل الذي تريده، انقر فوق بدء لبدء سير العمل.
يعين سير العمل المهمة أو المهام الأولى، وفي الوقت نفسه يرسل إعلامات البدء إليك وإلى أي شخص مدرج في حقل CC في نموذج البدء.
4. البدء يدويا من داخل برنامج Microsoft Office
-
افتح العنصر في برنامج Office المثبت على الكمبيوتر.
-
في العنصر المفتوح، انقر فوق علامة التبويب ملف ، وانقر فوق حفظ & إرسال، ثم انقر فوق سير العمل الذي تريد تشغيله على العنصر.
-
إذا رأيت الرسالة التالية، تخبرك بأن سير العمل يحتاج إلى إيداع الملف، فانقر فوق الزر تسجيل الحضور.
-
انقر فوق زر البدء الكبير لسير العمل .
-
في صفحة تغيير سير العمل، في نموذج البدء، قم بإجراء أي تغييرات تريد تطبيقها على هذا المثيل المحدد لسير العمل.
ملاحظة: يتم استخدام التغييرات التي تم إجراؤها هنا، في نموذج البدء، فقط أثناء المثيل الحالي لسير العمل. إذا كنت تريد إجراء أي تغييرات سيتم تطبيقها في كل مرة يتم فيها تشغيل سير العمل، أو إذا كنت تريد تغيير إعدادات سير العمل التي لا تظهر في هذا النموذج، فشاهد مقطع CHANGE من هذه المقالة.
|
|
تعيين إلى قم بإجراء أي تغييرات على قائمة الأشخاص الذين تريد أن يقوم سير العمل بتعيين المهام إليهم.
|
|---|---|
|
|
Order تأكد من أن المواصفات المتعلقة بتعيين المهام في كل مقطع واحد في كل مرة (بالتسلسل) أو كلها في وقت واحد (بالتوازي) هي الطريقة التي تريدها. لمزيد من المعلومات حول استخدام المراحل التسلسلية والمتوازية، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
إضافة مرحلة جديدة أضف أي مراحل تريدها خارج المرحلة أو المراحل التي تم تكوينها حاليا.
لمزيد من المعلومات حول استخدام مراحل متعددة، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
توسيع المجموعات
|
|
|
طلب سيتم تضمين أي نص قمت بتضمينه هنا في كل إعلام مهمة يرسله سير العمل. لا تنس تضمين أي إرشادات أو موارد إضافية قد يحتاجها المشاركون، بما في ذلك:
إذا كان ذلك ممكنا، ملاحظة حول المطالبة بالمهام الفردية المعينة لمجموعات كاملة أو قوائم توزيع. |
|
|
تواريخ الاستحقاق ومدد المهام حدد تاريخ استحقاق نهائي لسير العمل بأكمله، و/أو حدد عدد الأيام أو الأسابيع أو الأشهر المسموح بها لإكمال كل مهمة من الوقت الذي تم تعيينها فيه. لمزيد من المعلومات حول وقت استخدام تواريخ الاستحقاق ومتى يتم استخدام مدد المهام، راجع مقطع PLAN من هذه المقالة. |
|
|
CC قم بإجراء أي إضافات أو عمليات إزالة تريدها. تذكر ما يلي:
|
-
عندما يكون لديك الإعدادات في نموذج البدء بالطريقة التي تريدها، انقر فوق بدء لبدء سير العمل.
يعين سير العمل المهمة أو المهام الأولى، وفي الوقت نفسه يرسل إعلامات البدء إليك وإلى أي شخص مدرج في حقل CC في نموذج البدء.
ماذا بعد ذلك؟
-
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي يتم فيها تشغيل سير العمل هذا، هل سيحتاج المشاركون الآخرون إلى معلومات ومساعدة لإكمال المهام المعينة لهم؟ (قد يجدون المقطع COMPLETE من هذه المقالة مفيدا.)
-
أيضا، من الجيد التحقق مما إذا كان المشاركون يتلقون إعلامات البريد الإلكتروني الخاصة بهم، وخاصة أن الإشعارات لا تتم إساءة التعامل معها بواسطة عوامل تصفية البريد الإلكتروني غير الهام.
-
وبطبيعة الحال، قد يكون لديك مهمة سير عمل واحدة أو أكثر لإكمالها بنفسك. انتقل إلى مقطع COMPLETE من هذه المقالة للحصول على التفاصيل.
-
وفي الوقت نفسه، لمعرفة كيفية تعقب تقدم المثيل الحالي لسير العمل، انتقل إلى مقطع MONITOR من هذه المقالة.
|
|
إكمال مهمة سير عمل تجميع الملاحظات |
إكمال مهمة سير عمل تجميع الملاحظات
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي يتم فيها تعيين مهمة لك في سير عمل تجميع الملاحظات، فقد تجد أنه من المفيد مراجعة هذا الجزء من المقالة بالكامل قبل إكمال المهمة. بهذه الطريقة، ستكون على دراية بجميع الخيارات التي قد تكون مفتوحة لك.
ملاحظة: إذا كنت تعلم أنه تم تعيين مهمة سير عمل لك، ولكن لم تظهر رسالة الإعلام في علبة الوارد للبريد الإلكتروني، فتأكد من عدم وجود خطأ في توجيه الإعلام بواسطة عامل تصفية البريد الإلكتروني غير الهام. إذا كان لديه، فاضبط إعدادات عامل التصفية وفقا لذلك.
أولا، تأكد من حصولك على المقالة الصحيحة
تتطلب أنواع مختلفة من مهام سير العمل إجراءات مهام مختلفة.
لذلك قبل البدء، تأكد من أن المهمة التي تم تعيينها لك هي بالفعل مهمة سير عمل تجميع الملاحظات، وليست مهمة لنوع آخر من مهام سير العمل.
ابحث عن النص الرجاء المراجعة في أي من المواقع التالية:
-
في سطر الموضوع من إعلام
المهمة
-
على شريط الرسائل في العنصر المراد مراجعته
-
في عنوان المهمة في صفحة
حالة سير العمل
إذا لم تتمكن من رؤية النص Please review في هذه المواقع، فتحقق من الشخص الذي بدأ سير العمل أو أضافه في الأصل لمعرفة قالب سير العمل الذي يستند إليه — أو ما إذا كان سير عمل مخصصا. ستجد ارتباطات إلى مقالات حول كيفية استخدام الأنواع الأخرى من مهام سير العمل المضمنة مع منتجات SharePoint في القسم انظر أيضا من هذه المقالة.
إذا كانت مهمتك مهمة تجميع ملاحظات، فحافظ على القراءة مباشرة!
المقاطع في هذا المقطع
1. نظرة عامة على العملية
عند تعيين مهمة في سير عمل، عادة ما تكتشف المهمة بإحدى الطرق الثلاث:
-
تتلقى إعلاما بمهمة البريد الإلكتروني.
-
يمكنك فتح مستند Microsoft Office ورؤية شريط رسائل يعلمك بأنه تم تعيين مهمة ذات صلة لك.
-
يمكنك التحقق من موقع SharePoint واكتشاف تعيين مهمة واحدة أو أكثر لك حاليا.
عندما تكتشف أنه تم تعيين مهمة سير عمل "تجميع الملاحظات"، عادة ما تقوم بأمرين:
-
مراجعة العنصر يمكنك فتح العنصر ومراجعته.
-
إكمال المهمة يمكنك استخدام نموذج المهمة لإرسال نتائج المراجعة.
لذلك، غالبا ما تشارك العناصر الثلاثة التالية في إكمال المهمة:
-
رسالة الإعلام (التي تتلقاها كرسالة بريد إلكتروني)
-
العنصر المقدم لمراجعتك (الذي تفتحه وتراجعه)
-
نموذج المهمة (الذي تقوم بفتحه وإكماله وإرساله)
إليك الشكل الذي تبدو عليه هذه العناصر الثلاثة.
ملاحظة: يظهر الزر فتح هذه المهمة على الشريط في رسالة إعلام المهمة فقط عند فتح الرسالة في الإصدار الكامل والمثبت من Outlook، وليس عند فتحها في تطبيق ويب Outlook Web Access.
2. الوصول إلى العنصر ونموذج المهمة من رسالة إعلام المهمة
اتبع الخطوات التالية:
-
في رسالة إعلام المهمة، في إرشادات لإكمال هذه المهمة ، انقر فوق الارتباط إلى العنصر.
-
في العنصر المفتوح، انقر فوق الزر فتح هذه المهمة على شريط الرسائل.
ملاحظة: يظهر الزر فتح هذه المهمة على الشريط في رسالة إعلام المهمة فقط عند فتح الرسالة في الإصدار الكامل والمثبت من Outlook، وليس عند فتحها في تطبيق ويب Outlook Web Access.
3. الوصول إلى العنصر ونموذج المهمة من القائمة أو المكتبة
اتبع الخطوات التالية:
-
في القائمة أو المكتبة حيث يتم تخزين العنصر المراد مراجعته، انقر فوق الارتباط قيد التقدم المقترن بالعنصر وسير العمل.
-
في صفحة حالة سير العمل، انقر فوق عنوان المهمة.
-
في نموذج المهمة، في شريط الرسائل تنطبق مهمة سير العمل هذه ، انقر فوق الارتباط إلى العنصر.
4. مراجعة العنصر
في هذا المثال، العنصر هو مستند Microsoft Word.
تلميح: إذا كانت هذه مهمة مجموعة — أي مهمة واحدة معينة إلى مجموعة كاملة أو قائمة توزيع بحيث يمكن لعضو مجموعة واحد إكمال المهمة للمجموعة بأكملها — فمن المستحسن المطالبة بالمهمة قبل مراجعة العنصر. وبهذه الطريقة، تقلل من فرصة قيام عضو آخر في مجموعتك بمراجعة المقالة أيضا. للحصول على الإرشادات، راجع القسم 7 في هذا المقطع، المطالبة بمهمة مجموعة قبل إكمالها.
لاحظ شريطي الرسائل الأصفرين في أعلى المستند:
قراءة الخادم- هذا المستند فقط مفتوح في وضع القراءة فقط — أي يمكنك قراءة المستند، ولكن لا يمكنك إجراء أي تغييرات عليه.
الشخص الذي يقوم بتشغيل سير العمل لديه خيار السماح بالملاحظات فقط في نموذج المهمة، أو السماح أيضا بالتغييرات والتعليقات المتعقبة في العنصر نفسه. إذا لم تكن متأكدا مما إذا كان من المفترض أن تعمل في العنصر نفسه، فتحقق من الشخص الذي بدأ سير العمل، أو الشخص الذي أضافه في الأصل. إذا كان من المفترض أن تدرج التغييرات والتعليقات المتعقبة، فانقر فوق الزر تحرير المستند .
بعض الأشياء التي يجب التأكد منها:
-
تأكد من أنك تعرف ما إذا كان من المفترض أن تسحب المستند قبل إدراج التغييرات والتعليقات المتعقبة، أو ما إذا كان من المفترض أن تتركه قيد السحب حتى يتمكن العديد من المراجعين من العمل عليه في وقت واحد.
-
تأكد من تشغيل تعقب التغييرات قبل إدراج أي تغييرات أو تعليقات. لمزيد من المعلومات، راجع مقطع ALLOW في هذه المقالة.
-
تأكد من حفظ التغييرات التي أجريتها على الخادم عند الانتهاء من العمل في العنصر. إذا قمت بفحص العنصر، فراجعه مرة أخرى.
سير العمل المهمة عندما تكون جاهزا لإكمال نموذج المهمة وإرساله، انقر فوق الزر فتح هذه المهمة .
5. إكمال نموذج المهمة وإرساله
يبدو نموذج المهمة لمهمة سير عمل تجميع الملاحظات مثل هذا.
لاحظ أن عنصري التحكم الأولين (حذف عنصرومهمة سير العمل هذه تنطبق على عنوان العنصر) لا يظهران في نموذج المهمة عند فتحه من داخل العنصر للمراجعة.
|
|
حذف العنصر لحذف هذه المهمة من المثيل الحالي لسير العمل، انقر فوق الارتباط هنا.
ملاحظة: إذا لم تبدأ تشغيل هذا المثيل من سير العمل، فقد ترغب في التحقق من الشخص الذي بدأه قبل حذف المهمة. |
|---|---|
|
|
تنطبق مهمة سير العمل هذه على عنوان العنصر لفتح العنصر للمراجعة، انقر فوق الارتباط هنا. |
|
|
الحالة، المطلوبة من قبل، التعليقات الموحدة، تاريخ الاستحقاق لا يمكنك تحرير الإدخالات أو تغييرها في هذه الحقول الأربعة، ولكن قد تجد المعلومات الموجودة فيها مفيدة. لاحظ أن مربع التعليقات الموحدة لا يحتوي على أي إرشادات إضافية حول كيفية إكمال مهمتك فحسب، بل يحتوي أيضا على جميع التعليقات المقدمة في النموذج من قبل المشاركين الذين أكملوا مهامهم بالفعل في نفس مثيل سير العمل هذا. بنفس الطريقة، بعد إرسال النموذج الخاص بك، سيظهر أيضا أي نص قمت بتضمينه في مربع التعليقات (4) في مربع التعليقات الموحدة للمشاركين اللاحقين. |
|
|
التعليقات اكتب ملاحظاتك أو الصقها هنا. سيتم تسجيل أي نص تدخله هنا في محفوظات سير العمل وسيظهر أيضا في حقل التعليقات الموحدة (3) للمشاركين اللاحقين. |
|
|
إرسال ملاحظات عند كتابة أي ملاحظات تريد المساهمة بها في حقل التعليقات (4) و/أو إدراج أي تغييرات وتعليقات متعقبة في العنصر نفسه، انقر فوق هذا الزر لإرسال ملاحظاتك وإكمال مهمتك. ملاحظة: قبل إجراء أي تغييرات في i tem نفسه، تأكد من أنه من المفترض أن تفعل ذلك . لمزيد من المعلومات، راجع القسم 4 في هذا المقطع ، راجع العنصر . |
|
|
إلغاء لإغلاق نموذج المهمة دون حفظ أي تغييرات أو استجابات، انقر فوق هذا الزر. ستظل المهمة غير مكتملة ومخصصة لك. |
|
|
تغيير الطلب لطلب تغيير العنصر الذي تراجعه، انقر فوق هذا الزر. للحصول على رسم توضيحي للنموذج الذي ستدخل فيه تفاصيل طلبك، ولمزيد من الإرشادات، انتقل إلى القسم 8 في هذا المقطع، اطلب تغييرا في العنصر. ملاحظة: قد يكون هذا الخيار متوقفا عن التشغيل لبعض مهام سير العمل. |
|
|
إعادة تعيين المهمة لإعادة تعيين هذه المهمة إلى شخص آخر، انقر فوق هذا الزر. للحصول على رسم توضيحي للصفحة التي ستدخل فيها تفاصيل إعادة التعيين، ولمزيد من الإرشادات، انتقل إلى القسم 9 في هذا المقطع، أعد تعيين المهمة إلى شخص آخر. ملاحظة: قد يكون هذا الخيار متوقفا عن التشغيل لبعض مهام سير العمل. |
6. الإعلامات المتأخرة
إذا تأخر إكمال مهمة أو مثيل سير عمل بأكمله، يتم إرسال الإعلامات تلقائيا إلى:
-
الشخص الذي تم تعيين المهمة له.
-
الشخص الذي بدأ سير العمل (أو، إذا كانت البداية تلقائية، للشخص الذي أضاف سير العمل في الأصل).
7. المطالبة بمهمة جماعية قبل إكمالها (اختياري)
إذا تم تعيين مهمة واحدة فقط لمجموعة بأكملها تنتمي إليها، فيمكن لأي عضو في المجموعة المطالبة بهذه المهمة الفردية وإكمالها نيابة عن المجموعة بأكملها.
المطالبة بالمهمة قبل مراجعة العنصر. بمجرد المطالبة بالمهمة، يتم تعيينها لك، ولا يمكن لأي عضو آخر في المجموعة إكمالها. (بهذه الطريقة، يقوم شخص واحد فقط بالعمل الضروري.)
-
في صفحة حالة سير العمل، أشر إلى اسم المهمة المعينة لمجموعتك حتى يظهر سهم.
-
انقر فوق السهم، وانقر فوق تحرير عنصر ، ثم انقر فوق الزر مهمة المطالبة في نموذج المهمة.
عند تحديث صفحة حالة سير العمل، يمكنك أن ترى أن المهمة لم تعد معينة إلى المجموعة، ولكن الآن على وجه التحديد لك.
لاحقا، إذا كنت تريد تحرير المهمة إلى المجموعة مرة أخرى دون إكمالها، فاستخدم نفس الخطوات للعودة إلى نموذج المهمة، ولكن الآن انقر فوق الزر مهمة الإصدار .
8. طلب تغيير العنصر (اختياري)
قبل بدء هذه العملية، لاحظ أنه قد يتم إعداد سير العمل بحيث ينتهي على الفور إذا تم إجراء أي تغيير على العنصر. قد يكون من الجيد التحقق من الشخص الذي بدأ سير العمل أو أضافه في الأصل للتأكد من أنه من المناسب إجراء تغيير وانتهاء سير العمل في تلك المرحلة.
سنوضح خيار طلب التغيير عن طريق وضعه في سيناريو:
أولا، تخيل أن اسمك هو فرانك.
بعد ذلك، تخيل أن زميلة في العمل تسمى آنا بدأت سير عمل تجميع الملاحظات على مستند أنشأته.
عند مراجعة مستند آنا الجديد، تشعر أن المقدمة طويلة جدا.
انقر فوق الزر تغيير الطلب في أسفل نموذج مهمة سير العمل، ثم أكمل هذا النموذج.
|
|
طلب التغيير من أدخل اسم الشخص الذي تطلب التغيير منه أو عنوان بريده الإلكتروني. (لإرسال طلبك إلى الشخص الذي بدأ تشغيل سير العمل هذا — أو، إذا بدأ سير العمل تلقائيا، إلى الشخص الذي قام في الأصل بإضافة سير عمل تجميع الملاحظات هذا — يمكنك أيضا ترك هذا الحقل فارغا.) |
|---|---|
|
|
طلب جديد وصف التغيير الذي تريده، وقم بتوفير أي معلومات سيحتاجها الشخص الذي أجرى التغيير. (ستتم إضافة أي نص تدخله هنا في منطقة التعليقات الموحدة .) |
|
|
المدة الجديدة قم بأحد هذه الأشياء الثلاثة:
|
|
|
وحدات المدة الجديدة إذا كنت تحدد مدة مهمة جديدة، فاستخدم هذا الحقل بالاقتران مع الحقل مدة جديدة لتحديد الفترة قبل استحقاق المهمة. (على سبيل المثال: 3 أيام أو شهر واحد أو أسبوعين.) |
عندما يكون لديك كل إدخالات النموذج بالطريقة التي تريدها، انقر فوق إرسال، ويتم وضع علامةإكمال على مهمتك الحالية. (ولكنك لم تنته بعد. سيتم تعيين مهمة مراجعة لك مرة أخرى بعد أن تكمل آنا مهمة التغيير.)
وفي الوقت نفسه، تتلقى آنا إعلام البريد الإلكتروني التالي:
يمكن ل آنا أن تخبر بعد لمحة سريعة عن سطر الموضوع (الرقم 1 في الرسم التوضيحي) أن هذا ليس إعلاما عاديا لجمع الملاحظات، ولكن بدلا من ذلك طلب لتغيير شيء ما حول العنصر. تعثر على معلومات حول التغيير المحدد الذي تم طلبه في تغيير المطلوب للنص (الرقم 2).
تتحقق آنا من العنصر، وتجر التغييرات المطلوبة (أو لا)، ثم تحفظ تغييراتها (إن وجدت) وتتحقق من العنصر مرة أخرى. (تذكر أنه إذا تم إعداد سير العمل بحيث ينتهي بمجرد إجراء أي تغيير على العنصر، فسيتسبب هذا الإجراء في انتهاء سير العمل.)
ثم تنتقل آنا إلى صفحة حالة سير العمل وتفتح مهمة طلب التغيير الخاصة بها من منطقة المهام هناك.
تضيف آنا أي معلومات تريدها في حقل التعليقات ، ثم تنقر فوق إرسال استجابة. ينفذ سير العمل إجراءين:
-
وهو يضع علامة على مهمة طلب التغيير الخاصة ب آنا على أنها مكتملة.
-
يقوم بتعيين مهمة مراجعة جديدة لك (مع إضافة تعليقات آنا في منطقة التعليقات الموحدة ) ويرسل لك إشعارا حول تلك المهمة.
يمكنك الآن المضي قدما وإكمال مراجعة العنصر الذي تم تغييره.
وفي الوقت نفسه، يتم تعقب كل هذه الإجراءات وعرضها في قسم محفوظات سير العمل في صفحة حالة سير العمل، كما هو موضح في الرسم التوضيحي التالي.
فيما يلي رسم تخطيطي للعملية بأكملها.
9. إعادة تعيين المهمة إلى شخص آخر (اختياري)
إذا كنت تريد أن يكمل شخص آخر مهمة سير عمل تم تعيينها لك، فانقر فوق الزر إعادة تعيين المهمة في نموذج مهمة سير العمل.
يتم عرض هذا النموذج.
|
|
إعادة تعيين المهمة إلى أدخل اسم الشخص الذي تريد تعيين هذه المهمة له أو عنوانه. لتعيين هذه المهمة إلى الشخص الذي بدأ سير العمل — أو، إذا بدأ سير العمل تلقائيا، للشخص الذي أضاف سير العمل في الأصل — اترك هذا الحقل فارغا. |
|---|---|
|
|
طلب جديد قم بتوفير أي معلومات سيحتاج إليها الشخص الذي تقوم بتعيين المهمة له لإكمال المهمة. (ستتم إضافة أي نص تدخله هنا في منطقة التعليقات الموحدة .) |
|
|
المدة الجديدة قم بأحد هذه الأشياء الثلاثة:
|
|
|
وحدات المدة الجديدة إذا كنت تحدد مدة مهمة جديدة، فاستخدم هذا الحقل بالاقتران مع الحقل مدة جديدة لتحديد الفترة قبل استحقاق المهمة. (على سبيل المثال: 3 أيام أو شهر واحد أو أسبوعين.) |
عند اكتمال النموذج، انقر فوق إرسال. تم وضع علامة مكتمل على مهمتك، ويتم تعيين مهمة جديدة للشخص المسؤول الآن عن المهمة، ويتم إرسال إعلام بالمهمة.
يتم تضمين أي معلومات جديدة قمت بتوفيرها في النص المفوض في إعلام المهمة الجديدة (الرقم 1 في الرسم التوضيحي التالي).
وفي الوقت نفسه، يتم تعقب كل هذه التغييرات وإظهارها في قسمي المهاموالمحفوظات في صفحة حالة سير العمل، كما هو موضح هنا.
10. إكمال مهمة نيابة عن مشارك خارجي (اختياري)
هناك عملية خاصة لتضمين المشاركين غير الأعضاء في مؤسسة SharePoint. في هذه العملية، يعمل عضو الموقع كوكيل للمشارك الخارجي:
-
قم بتضمين عنوان البريد الإلكتروني للمشارك الخارجي في مرحلة التعيين المناسبة في الصفحة الثانية من نموذج الاقتران.
-
يقوم سير العمل بالفعل بتعيين مهمة المشارك الخارجي إلى عضو الموقع الذي يبدأ سير العمل — أو، إذا بدأ سير العمل تلقائيا، إلى العضو الذي أضاف سير العمل في الأصل. يعمل هذا الشخص الذي تم تعيين المهمة إليه بالفعل كوكيل للمشارك الخارجي.
-
يتلقى عضو الموقع هذا إعلاما بالمهمة، مع إرشادات لإرسال نسخة من العنصر للمراجعة إلى المشارك الخارجي. (وفي الوقت نفسه، يتلقى المشارك الخارجي نسخة من إعلام المهمة، والتي يمكن أن تعمل كتنبيه أو تنبيه مفيد.)
-
يرسل عضو الموقع الذي تم تعيين المهمة إليه نسخة من العنصر إلى المشارك الخارجي.
-
يراجع المشارك الخارجي العنصر ويعيد استجابته إلى عضو الموقع.
-
عند وصول استجابة المشارك الخارجي، يكمل عضو الموقع المهمة في منتجات SharePoint نيابة عن المشارك الخارجي.
فيما يلي رسم تخطيطي للعملية.
|
|
مراقبة سير عمل تجميع الملاحظات قيد التشغيل أو ضبطه أو إيقافه |
مراقبة سير عمل تجميع الملاحظات قيد التشغيل أو ضبطه أو إيقافه
الموقع المركزي الذي يمكنك من خلاله مراقبة سير عمل قيد التشغيل أو ضبطه أو إيقافه هو صفحة حالة سير العمل لهذا المثيل من سير العمل.
أولا سنوضح لك كيفية الوصول إلى تلك الصفحة، ثم سنوضح لك كيفية استخدام الخيارات والمعلومات التي تجدها هناك. وأخيرا، سنعرض لك صفحتين أخريين حيث يمكنك الحصول على معلومات مراقبة إضافية.
المقاطع في هذا المقطع
1. الوصول إلى صفحة حالة سير العمل
في القائمة أو المكتبة حيث يوجد العنصر، انقر فوق الارتباط قيد التقدم للعنصر وسير العمل الذي تريده.
في هذا المثال، العنصر هو المستند المسمى مسودة Keynote وسير العمل هو الموافقة 3.
تفتح صفحة حالة سير العمل.
ملاحظات:
-
إذا كانت القائمة أو المكتبة تحتوي على عدد كبير من العناصر، يمكنك استخدام الفرز و/أو التصفية للعثور على العنصر الذي تبحث عنه بسرعة أكبر. إذا وجدت أنك تقوم بالفرز و/أو التصفية بشكل متكرر بنفس الطريقة، فقد تجد أنه من المفيد إنشاء طريقة عرض مخصصة تعمل على أتمتة هذا الترتيب المعين.
-
للوصول إلى صفحة حالة سير العمل، يمكنك أيضا النقر فوق الارتباط عرض حالة سير العمل هذا في إعلام البريد الإلكتروني "تم البدء" أو الارتباط عرض محفوظات سير العمل في إعلام البريد الإلكتروني "اكتمل" للمثيل المحدد الذي تهتم به.
2. استخدام صفحة حالة سير العمل لمراقبة تقدم سير العمل
هنا، ضمن الرسم التوضيحي لكل قسم من صفحة حالة سير العمل، ستجد أسئلة المراقبة التي يجيب عليها القسم.
قسم معلومات سير العمل
الأسئلة التي تمت الإجابة عليها:
-
من بدأ هذا المثيل لسير العمل؟
-
متى بدأ هذا المثيل؟
-
متى حدث الإجراء الأخير في هذا المثيل؟
-
ما العنصر الذي يعمل عليه هذا المثيل؟
-
ما هي الحالة الحالية لهذا المثيل؟
قسم المهام
الأسئلة التي تمت الإجابة عليها:
-
ما هي المهام التي تم إنشاؤها وتعيينها بالفعل، وما هي حالتها الحالية؟
-
ما هي المهام التي تم إكمالها بالفعل، وما هي النتيجة لكل مهمة من تلك المهام؟
-
ما هو تاريخ الاستحقاق لكل مهمة تم إنشاؤها وتعيينها بالفعل؟
لا تظهر المهام التي تم حذفها والمهام التي لم يتم تعيينها بعد في هذا القسم.
قسم محفوظات سير العمل
الأسئلة التي تمت الإجابة عليها:
-
ما هي الأحداث التي حدثت بالفعل في هذا المثيل من سير العمل؟
-
لاحظ أن المهام المتأخرة وإعلامات المهام المتأخرة لا تظهر في هذه المنطقة.
3. تغيير المهام النشطة (المهام المعينة بالفعل)
هناك طريقتان لتغيير المهام التي تم تعيينها بالفعل ولكن لم تكتمل بعد:
-
تغيير مهمة نشطة واحدة
-
تغيير جميع المهام النشطة
تغيير مهمة نشطة واحدة
أذونات لإجراء أي تغيير على مهمة واحدة تم تعيينها لشخص آخر غيرك، يجب أن يكون لديك إذن إدارة القوائم. (المجموعة المالكون لديها إذن إدارة القوائم بشكل افتراضي؛ مجموعة الأعضاء ومجموعات الزوار لا تملكها. لذلك من الممكن، على سبيل المثال، الحصول على أذونات تسمح لك ببدء سير عمل ولكن ليس لإجراء تغييرات على مهمة مشارك آخر.)
إذا كان لديك الأذونات اللازمة:
-
في صفحة حالة سير العمل، انقر فوق عنوان المهمة في قائمة المهام .
-
استخدم نموذج المهمة لإكمال المهمة أو حذفها أو إعادة تعيينها، أو لطلب تغيير العنصر.
للحصول على إرشادات أكثر تفصيلا حول كيفية استخدام نموذج المهمة، راجع المقطع COMPLETE من هذه المقالة.
تغيير جميع المهام النشطة
الأذونات تظهر جميع ارتباطات الأوامر الأربعة في الرسم التوضيحي التالي في صفحة حالة سير العمل لأي شخص لديه إذن إدارة القوائم. تظهر الارتباطات الثلاثة الأولى على صفحة الشخص الذي بدأ مثيل سير العمل، ولكنلا يظهر الارتباطإنهاء سير العمل هذا ما لم يكن لدى هذا الشخص أيضا إذن إدارة القوائم. (مرة أخرى، لدى مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم بشكل افتراضي؛ مجموعة الأعضاء ومجموعات الزوار لا.)
-
في صفحة حالة سير العمل، في المنطقة الموجودة أسفل مرئيات سير العمل، انقر فوق الارتباط تحديث المهام النشطة لجمع الملاحظات .
-
قم بإجراء التغييرات في النموذج الذي يفتح، ثم انقر فوق موافق.
-
يتم إرسال الرسائل التي تعكس تغييراتك إلى الأشخاص الذين تم تعيين مهام لهم حاليا في هذا التشغيل.
-
المهام المكتملة أو المحذوفة بالفعل، والمهام التي لم يتم تعيينها بعد،لا تتأثر بالتغييرات التي تجريها في هذا النموذج.
-
إذا كنت تريد إجراء تغييرات على المهام التي لم يتم تعيينها بعد، فشاهد القسم التالي في هذا المقطع، تغيير المهام المستقبلية.
-
|
|
المدة لكل مهمة، وحدات المدة للاحتفاظ بتاريخ الاستحقاق الحالي ، اترك المدة لكل مهمة فارغا ولم يتم إجراء أي تغيير على وحدات المدة. لإزالة تاريخ الاستحقاق بحيث لا يوجد أي نوع من الرقم 0 في المدة لكل مهمة. لنقل تاريخ الاستحقاق عن طريق تمديد مدة المهمة استخدم حقلي المدة لتحديد عدد ونوع الوحدات التي تريد تمديد المدة من خلالها. |
|---|---|
|
|
طلب لتغيير نص الطلب ، قم بإجراء أي تغييرات تريدها في مربع النص. |
-
عندما يكون لديك كل الحقول في النموذج بالطريقة التي تريدها، انقر فوق موافق.
يتم تحديث جميع المهام النشطة في المثيل الحالي.
4. تغيير المهام المستقبلية (المهام التي لم يتم تعيينها بعد)
الأذونات تظهر جميع ارتباطات الأوامر الأربعة في الرسم التوضيحي التالي في صفحة حالة سير العمل لأي شخص لديه إذن إدارة القوائم. تظهر الارتباطات الثلاثة الأولى على صفحة الشخص الذي بدأ مثيل سير العمل، ولكنلا يظهر الارتباطإنهاء سير العمل هذا ما لم يكن لدى هذا الشخص أيضا إذن إدارة القوائم. (مرة أخرى، لدى مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم بشكل افتراضي؛ مجموعة الأعضاء ومجموعات الزوار لا.)
-
في صفحة حالة سير العمل، في المنطقة الموجودة أسفل مرئيات سير العمل، انقر فوق الارتباط إضافة مراجعين أو تحديثهم لجمع الملاحظات .
-
قم بإجراء التغييرات في النموذج الذي يفتح، ثم انقر فوق تحديث.
ملاحظة: لا تتأثر المهام التي تم إنشاؤها وتعيينها بالفعل بالتغييرات التي تجريها في هذا النموذج.
|
|
المشاركون، الترتيب، توسيع المجموعات
ملاحظة: يمكنك استخدام خانة الاختيارتوسيع المجموعات لتحديد ما إذا كان يجب تعيين مهمة واحدة فقط لمجموعات التوزيع المدرجة للمجموعة بأكملها أو مهمة واحدة لكل عضو. لمزيد من المعلومات حول استخدام هذه الحقول، راجع مقطع PLAN ومقطع ADD المناسب (قائمة/مكتبة أو مجموعة مواقع مشتركة) من هذه المقالة. |
|---|---|
|
|
طلب
|
|
|
تاريخ الاستحقاق لجميع المهام، المدة لكل مهمة، وحدات المدة
|
-
عندما يكون لديك كل الحقول في النموذج بالطريقة التي تريدها، انقر فوق موافق.
ستعكس جميع المهام المستقبلية في المثيل الحالي تغييراتك.
5. إلغاء تشغيل سير العمل هذا أو إنهاؤه
هناك طريقتان يمكنك من خلالها إيقاف تشغيل مثيل سير العمل قبل اكتماله العادي:
-
إلغاء سير العمل يتم إلغاء جميع المهام، ولكن يتم الاحتفاظ بها في منطقة المهام في صفحة حالة سير العمل.
-
إنهاء سير العمل هذا يتم إلغاء جميع المهام وحذفها من منطقة المهام في صفحة حالة سير العمل. (ومع ذلك، لا تزال تنعكس في منطقة محفوظات سير العمل.)
تتبع الإرشادات الخاصة بكلا الأسلوبين.
إلغاء الأمر (تم إلغاء جميع المهام ولكن تم الاحتفاظ بها في كل من قائمة المهام والمحفوظات)
الأذونات تظهر جميع ارتباطات الأوامر الأربعة في الرسم التوضيحي التالي في صفحة حالة سير العمل لأي شخص لديه إذن إدارة القوائم. تظهر الارتباطات الثلاثة الأولى على صفحة الشخص الذي بدأ مثيل سير العمل، ولكنلا يظهر الارتباطإنهاء سير العمل هذا ما لم يكن لدى هذا الشخص أيضا إذن إدارة القوائم. (مرة أخرى، لدى مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم بشكل افتراضي؛ مجموعة الأعضاء ومجموعات الزوار لا.)
إذا لم تعد هناك حاجة إلى المثيل الحالي لسير العمل أو مطلوب، يمكن إيقافه.
-
في صفحة حالة سير العمل، في المنطقة الموجودة أسفل مرئيات سير العمل، انقر فوق الارتباط إلغاء كافة مهام تجميع الملاحظات .
يتم إلغاء جميع المهام الحالية، وينتهي سير العمل بحالة تم الإلغاء. لا تزال المهام الملغاة مدرجة في كل من منطقة المهام وفي منطقة محفوظات سير العمل .
الإنهاء (جميع المهام المحذوفة من قائمة المهام ولكن يتم الاحتفاظ بها في المحفوظات)
الأذونات تظهر جميع ارتباطات الأوامر الأربعة في الرسم التوضيحي التالي في صفحة حالة سير العمل لأي شخص لديه إذن إدارة القوائم. تظهر الارتباطات الثلاثة الأولى على صفحة الشخص الذي بدأ مثيل سير العمل، ولكنلا يظهر الارتباطإنهاء سير العمل هذا ما لم يكن لدى هذا الشخص أيضا إذن إدارة القوائم. (مرة أخرى، لدى مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم بشكل افتراضي؛ مجموعة الأعضاء ومجموعات الزوار لا.)
إذا حدث خطأ، أو إذا توقف سير العمل وفشل في الاستجابة، يمكن إنهائه.
-
في صفحة حالة سير العمل، في المنطقة الموجودة أسفل مرئيات سير العمل، انقر فوق الارتباط إنهاء سير العمل هذا .
يتم إلغاء جميع المهام التي تم إنشاؤها بواسطة سير العمل ويتم حذفها من منطقة المهام في صفحة حالة سير العمل، على الرغم من أنها لا تزال تنعكس في منطقة محفوظات سير العمل . ينتهي سير العمل بحالة Canceled.
6. معرفة مهام سير العمل التي يتم تشغيلها على عنصر
في صفحة Workflows لأي عنصر، ستجد قائمة بسير العمل قيد التشغيل حاليا على هذا العنصر.
-
انتقل إلى القائمة أو المكتبة حيث يتم تخزين العنصر.
-
انقر فوق الأيقونة الموجودة أمام اسم العنصر لتحديد العنصر، ثم على علامة التبويب ملفات على الشريط، في المجموعة مهام سير العمل ، انقر فوق مهام سير العمل.
-
في صفحة Workflows: Item Name ، ضمن Running Workflows، ستجد قائمة بمثيلات سير العمل التي تعمل حاليا على العنصر.
ملاحظة: لاحظ أنه لا يمكن تشغيل مثيلات متعددة لإصدار سير عمل واحد على نفس العنصر في نفس الوقت. على سبيل المثال: تمت إضافة سيري عمل، كلاهما استنادا إلى قالب تجميع الملاحظات. أحدهما يسمى Plan Feedback والآخر يسمى Budget Feedback. في أي عنصر واحد في أي وقت، يمكن تشغيل مثيل واحد لكل من ملاحظات الخطة وملاحظات الموازنة، ولكن ليس مثيلينلأي من سير العمل.
7. مراقبة مهام سير العمل لمجموعة المواقع المشتركة بأكملها
يمكن لمسؤولي مجموعة المواقع المشتركة العرض في لمحة:
-
عدد مهام سير العمل استنادا إلى كل قالب سير عمل موجود حاليا في مجموعة المواقع المشتركة.
-
ما إذا كان كل قالب سير عمل نفسه نشطا حاليا أو غير نشط في مجموعة المواقع المشتركة.
-
عدد مثيلات إصدارات سير العمل استنادا إلى كل قالب سير عمل قيد التشغيل حاليا في مجموعة المواقع المشتركة.
إليك كيفية القيام بذلك:
-
افتح الصفحة الرئيسية لمجموعة المواقع المشتركة (وليس الصفحة الرئيسية لموقع أو موقع فرعي ضمن المجموعة).
-
انقر فوق أيقونة الإعدادات
-
في صفحة إعدادات الموقع، ضمن إدارة الموقع، انقر فوق مهام سير العمل.
تفتح صفحة سير العمل، وتعرض المعلومات.
ماذا بعد ذلك؟
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي يتم فيها تشغيل إصدار سير العمل هذا، فقد تحتاج إلى استخدام الإرشادات الموجودة في مقطع المراجعة من هذه المقالة لعرض الأحداث في المثيل واكتشاف ما إذا كان سير العمل يعمل كما تريد.
|
|
مراجعة تجميع نتائج سير عمل الملاحظات وإنشاء التقارير |
مراجعة نتائج سير عمل تجميع الملاحظات وإنشاء التقارير
بعد اكتمال مثيل سير العمل الخاص بك، يمكنك مراجعة الأحداث المسجلة في محفوظاته. (يمكنك الوصول إلى السجل لأي مثيل لمدة تصل إلى 60 يوما بعد اكتمال المثيل.)
هام: لاحظ أنه يتم توفير محفوظات سير العمل للرجوع إليها غير الرسمي فقط. ولا يمكن استخدامه في عمليات مراجعة الحسابات الرسمية أو لأي غرض قانوني وإثباتي آخر.
يمكنك أيضا تشغيل تقارير حول الأداء العام لسير العمل عبر المثيلات.
المقاطع في هذا المقطع
1. مراجعة الأحداث في أحدث مثيل
طالما بقي عنصر في نفس القائمة أو المكتبة، وحتى يتم تشغيل نفس سير العمل مرة أخرى على نفس العنصر، يمكن الوصول إلى محفوظات أحدث مثيل من القائمة أو المكتبة.
لعرض صفحة حالة سير العمل لأحدث مثيل لسير عمل يتم تشغيله على أي عنصر:
-
في القائمة أو المكتبة حيث يوجد العنصر، انقر فوق ارتباط الحالة للعنصر وسير العمل الذي تريده.
في هذا المثال، العنصر هو المستند بعنوان مسودة Keynote وسير العمل هو New Doc Approval.
في صفحة حالة سير العمل، يقع قسم محفوظات سير العمل بالقرب من الأسفل.
2. محفوظات مثيل الوصول لمدة تصل إلى 60 يوما
ماذا لو كنت تريد مراجعة محفوظات مثيل بعد تشغيل نفس سير العمل مرة أخرى على نفس العنصر؟
في الواقع، يمكنك القيام بذلك لمدة تصل إلى 60 يوما، من أي من نقطتي الإدخال: القائمة أو المكتبة، أو إعلام إكمال سير العمل. (ستون يوما هي المدة التي تحتفظ فيها منتجات SharePoint بمحفوظات المهام لسير العمل.)
من القائمة أو المكتبة
-
انتقل إلى القائمة أو المكتبة حيث يتم تخزين العنصر.
-
انقر فوق الأيقونة الموجودة أمام اسم العنصر لتحديد العنصر، ثم على علامة التبويب ملفات على الشريط، في المجموعة مهام سير العمل ، انقر فوق مهام سير العمل.
-
في صفحة سير العمل: اسم العنصر ، ضمن مهام سير العمل المكتملة، انقر فوق اسم أو حالة مثيل سير العمل الذي تريد مراجعته.
من إعلام إكمال سير العمل
-
افتح إعلام إكمال سير العمل للمثيل الذي تريد مراجعته، ثم انقر فوق الارتباط عرض محفوظات سير العمل .
للاحتفاظ بجميع إعلامات الإكمال، قد تحتاج إلى إنشاء قاعدة Outlook. قم بإعداد القاعدة لنسخ جميع الرسائل الواردة التي تم إكمال النص عليها في سطر الموضوع إلى مجلد منفصل خاص بها. (تأكد من أن قاعدة Outlook تنسخ الرسائل الواردة ولا تنقلها ببساطة، أو أنها لن تظهر أيضا في علبة الوارد.) لمعرفة المزيد حول كيفية إنشاء قواعد Outlook، راجع المقالة إدارة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام القواعد.
3. إنشاء تقارير أداء سير العمل
لمعرفة كيفية أداء أحد إصدارات سير العمل بشكل عام - مع مرور الوقت وخلال مثيلات متعددة - يمكنك إنشاء تقريرين محددين مسبقا أو كليهما:
-
تقرير مدة النشاط استخدم هذا التقرير للاطلاع على متوسطات المدة التي يستغرقها إكمال كل نشاط داخل سير العمل، بالإضافة إلى المدة التي يستغرقها إكمال كل تشغيل أو مثيل كامل لسير العمل هذا.
-
تقرير الإلغاء والخطأ استخدم هذا التقرير لمعرفة ما إذا كان سير العمل يتم إلغاؤه بشكل متكرر أو يواجه أخطاء قبل الاكتمال.
إنشاء التقارير المتوفرة لسير عمل
-
في القائمة أو المكتبة، في عمود الحالة لسير العمل هذا، انقر فوق أي ارتباط معلومات الحالة.
-
في صفحة حالة سير العمل، ضمن محفوظات سير العمل، انقر فوق عرض تقارير سير العمل.
-
حدد موقع سير العمل الذي تريد عرض تقرير له، ثم انقر فوق اسم التقرير الذي تريد عرضه.
-
في الصفحة تخصيص، يمكنك الاحتفاظ بالموقع الذي سيتم إنشاء ملف التقرير فيه أو تغييره، ثم انقر فوق موافق.
-
عند اكتمال التقرير، يمكنك النقر فوق الارتباط الموضح في الرسم التوضيحي التالي لعرضه. وإلا، فانقر فوق موافق لإنهاء مربع الحوار وإغلاقه. (لاحقا، عندما تكون جاهزا لعرض التقرير، ستجده في الموقع الذي حددته في الخطوة السابقة.)
ماذا بعد ذلك؟
إذا كان سير العمل يعمل بالطريقة التي تريدها فقط، فقد تم تعيينك جميعا لبدء استخدامه.
إذا كان هناك أي شيء تريد تغييره حول كيفية عمله، فراجع مقطع CHANGE من هذه المقالة.
|
|
تغيير سير عمل تجميع الملاحظات أو تعطيله أو حذفه |
تغيير سير عمل تجميع الملاحظات أو تعطيله أو إزالته
بعد تشغيل المثيل الأول لسير عمل تجميع الملاحظات الجديد ومراجعة النتائج، قد تحتاج إلى إجراء تغيير واحد أو أكثر على طريقة تكوين سير العمل.
أيضا، قد تحتاج في أوقات مختلفة في المستقبل إلى إجراء المزيد من التغييرات على التكوين.
وأخيرا، قد ترغب في وقت ما في تعطيل سير العمل لفترة أقصر أو أطول، ولكن ليس إزالته ، أو قد تختار بالفعل إزالته بالكامل.
المقاطع في هذا المقطع
1. تغيير الإعدادات الدائمة لسير العمل
لإجراء تغييرات دائمة على إعدادات سير عمل موجود، يمكنك فتح نموذج الاقتران الذي تم استخدامه في الأصل لإضافته وتحريره.
إذا كان سير العمل يعمل في قائمة أو مكتبة واحدة فقط
-
افتح القائمة أو المكتبة التي يتم تشغيل سير العمل فيها.
-
على الشريط، انقر فوق علامة التبويب قائمة أو مكتبة .
ملاحظة: يمكن أن يختلف اسم علامة التبويب مع نوع القائمة أو المكتبة. على سبيل المثال، في قائمة تقويم، تسمى علامة التبويب هذه التقويم.
-
في المجموعة إعدادات ، انقر فوق إعدادات سير العمل.
-
في صفحة إعدادات سير العمل، ضمن اسم سير العمل (انقر لتغيير الإعدادات)، انقر فوق اسم سير العمل الذي تريد تغيير الإعدادات له.
ملاحظة: إذا لم يظهر سير عمل تجميع الملاحظات الذي تريده في القائمة، فقد يكون مقترنا بنوع محتوى واحد فقط. يتم التحكم في مهام سير العمل التي تظهر في هذه القائمة بواسطة عنصر تحكم إظهار اقترانات سير العمل من هذا النوع ، الموجود أعلى القائمة. (راجع الرسم التوضيحي.) انقر فوق خيارات نوع المحتوى في القائمة المنسدلة لاكتشاف الخيارات التي تعرض سير العمل الذي تريده. عند ظهور سير العمل الذي تريده في القائمة، انقر فوق اسم سير العمل.
-
في نفس نموذج الاقتران المكون من صفحتين الذي تم استخدامه في الأصل لإضافة سير العمل، قم بإجراء التغييرات التي تريدها وحفظها.
لمزيد من المعلومات حول الحقول وعناصر التحكم في نموذج الاقتران، راجع مقطع PLAN ومقطع ADD المناسب (قائمة/مكتبة أو مجموعة مواقع مشتركة) من هذه المقالة.
إذا كان سير العمل يعمل في جميع القوائم والمكتبات في مجموعة المواقع المشتركة
-
افتح الصفحة الرئيسية لمجموعة المواقع المشتركة (وليس الصفحة الرئيسية لموقع أو موقع فرعي ضمن المجموعة).
-
انقر فوق أيقونة الإعدادات
-
في صفحة إعدادات الموقع، ضمن المعارض، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.
-
في صفحة أنواع محتويات الموقع، انقر فوق اسم نوع محتوى الموقع الذي يتم تشغيل سير العمل عليه.
-
في صفحة نوع المحتوى المحدد، ضمنالإعدادات، انقر فوقإعدادات سير العمل.
-
في صفحة إعدادات سير العمل، ضمن اسم سير العمل (انقر لتغيير الإعدادات)، انقر فوق اسم سير العمل الذي تريد تغيير الإعدادات له.
-
في نفس نموذج الاقتران المكون من صفحتين الذي تم استخدامه في الأصل لإضافة سير العمل، قم بإجراء التغييرات التي تريدها وحفظها.
لمزيد من المعلومات حول الحقول وعناصر التحكم في نموذج الاقتران، راجع مقطع PLAN ومقطع ADD المناسب (قائمة/مكتبة أو مجموعة مواقع مشتركة) من هذه المقالة.
2. تعطيل سير عمل أو إزالته
إذا كان سير العمل يعمل في قائمة أو مكتبة واحدة فقط
-
افتح القائمة أو المكتبة التي يتم تشغيل سير العمل فيها.
-
على الشريط، انقر فوق علامة التبويب قائمة أو مكتبة .
ملاحظة: يمكن أن يختلف اسم علامة التبويب مع نوع القائمة أو المكتبة. على سبيل المثال، في قائمة تقويم، تسمى علامة التبويب هذه التقويم.
-
في المجموعة إعدادات ، انقر فوق إعدادات سير العمل.
-
في صفحة إعدادات سير العمل، انقر فوق الارتباط إزالة سير عمل .
-
استخدم النموذج في صفحة إزالة مهام سير العمل لتعطيل مهام سير العمل أو إعادة تمكينها أو إزالتها.
يوجد خمسة أعمدة في النموذج:
-
سير العمل اسم سير العمل.
-
الحالات عدد مثيلات سير العمل قيد التشغيل حاليا على العناصر.
-
السماح الخيار الذي يمكن سير العمل من الاستمرار في العمل بشكل طبيعي.
-
لا توجد مثيلات جديدة الخيار الذي يسمح بإكمال أي مثيلات قيد التشغيل حاليا لسير العمل، ولكنه يعطل سير العمل عن طريق جعله غير متوفر لتشغيل أي مثيلات جديدة. (هذا الإجراء قابل للعكس . لإعادة تمكين سير العمل لاحقا، ارجع إلى هذه الصفحة وحدد السماح.)
-
إزالة الخيار الذي يزيل سير العمل من القائمة أو المكتبة تماما. يتم إنهاء جميع المثيلات قيد التشغيل على الفور، ولم يعد العمود الخاص بسير العمل هذا يظهر على صفحة القائمة أو المكتبة. (هذا الإجراء غير قابل للعكس.)
إذا كان سير العمل يعمل في جميع القوائم والمكتبات في مجموعة المواقع المشتركة
-
افتح الصفحة الرئيسية لمجموعة المواقع المشتركة (وليس الصفحة الرئيسية لموقع أو موقع فرعي ضمن المجموعة).
-
انقر فوق أيقونة الإعدادات
-
في صفحة إعدادات الموقع، ضمن المعارض، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.
-
في صفحة أنواع محتويات الموقع، انقر فوق اسم نوع محتوى الموقع الذي يتم تشغيل سير العمل عليه.
-
في صفحة نوع المحتوى المحدد، ضمنالإعدادات، انقر فوق إعدادات سير العمل.
-
في صفحة إعدادات سير العمل، انقر فوق الارتباط إزالة سير عمل .
-
استخدم النموذج في صفحة إزالة مهام سير العمل لتعطيل مهام سير العمل أو إعادة تمكينها أو إزالتها.
يوجد خمسة أعمدة في النموذج:
-
سير العمل اسم سير العمل.
-
الحالات عدد مثيلات سير العمل قيد التشغيل حاليا على العناصر.
-
السماح الخيار الذي يمكن سير العمل من الاستمرار في العمل بشكل طبيعي.
-
لا توجد مثيلات جديدة الخيار الذي يسمح بإكمال أي مثيلات قيد التشغيل حاليا لسير العمل، ولكنه يعطل سير العمل عن طريق جعله غير متوفر لتشغيل أي مثيلات جديدة. (هذا الإجراء قابل للعكس . لإعادة تمكين سير العمل لاحقا، ارجع إلى هذه الصفحة وحدد السماح.)
-
إزالة الخيار الذي يزيل سير العمل من مجموعة المواقع المشتركة تماما. يتم إنهاء جميع المثيلات قيد التشغيل على الفور، ولم يعد العمود الخاص بسير العمل هذا يظهر على صفحة القائمة أو المكتبة. (هذا الإجراءغير قابل للعكس.)
ماذا بعد ذلك؟
إذا قمت بإجراء أي تغييرات، فقم بتشغيل مثيل اختبار لسير العمل للتحقق مرة متعددة من تأثيرات التغييرات.
مزيد من التخصيص
هناك مجموعة متنوعة من الطرق لتخصيص مهام سير العمل المضمنة في منتجات SharePoint بشكل أكبر.
يمكنك حتى إنشاء مهام سير عمل مخصصة من البداية.
يمكنك استخدام أي من البرامج التالية أو كلها:
-
Microsoft SharePoint Designer 2013 تخصيص نماذج سير العمل والإجراءات والسلوكيات.
-
Microsoft Visual Studio إنشاء إجراءات سير العمل المخصصة الخاصة بك.
لمزيد من المعلومات، راجع نظام تعليمات شبكة مطوري برامج Microsoft (MSDN).
