إدارة خطط متعددة باستخدام قوائم المشاريع في Microsoft Planner

توفر المحافظ في Microsoft Planner طريقة قوية لتتبع التسليمات الرئيسية والأحداث الرئيسية عبر خطط متعددة. باستخدام قوائم المشاريع في Planner، يمكنك مراقبة تفاصيل الخطة الهامة، مثل النسبة المئوية للاكتمال والحالة، مما يمنحك رؤى أعمق حول تقدم المشروع. بالإضافة إلى ذلك، نظرا لأن قوائم المشاريع مضمنة مباشرة في تطبيق Planner، يمكنك إدارة المهام والخطط وحافظات المشاريع بسلاسة في مكان واحد - سواء كنت تعمل في Planner للويب أو في Microsoft Teams.  

لمساعدتك على البقاء منظما والتحكم في خططك من خلال تجربة موحدة لإدارة المشاريع، سيرشدك هذا الدليل إلى كيفية:

• إنشاء قائمة مشاريع في Planner
• إضافة خطط إلى قائمة مشاريع
• إنشاء طريقة عرض المخطط
• مشاركة قائمة مشاريع للتعاون السلس
• إعادة إنشاء مخطط موجود كمحفظة

إنشاء قائمة مشاريع في Planner

للبدء، افتح Planner في Teams أو انتقل إلى planner.cloud.microsoft للوصول إلى Planner مباشرة من المستعرض. إذا كان لديك ترخيص Planner و Project (النظام 3) أو Planner و Project (النظام 5)، فسترى علامة التبويب قوائم المشاريع الخاصة بي في جزء التنقل الأيمن، مباشرة أسفل يومي ومهاميوخططي.

بعد ذلك، اتبع الخطوات أدناه:

1. حدد علامة التبويب قوائم المشاريع الخاصة بي ، ثم حدد الزر + قائمة المشاريع الجديدة في الزاوية العلوية اليسرى.

    

2. أدخل اسما ذا معنى لمحفظتك.

3. إذا كنت تريد مشاركة قائمة المشاريع مع مجموعة موجودة، فحدد المجموعة المناسبة من القائمة المنسدلة، ثم حدد إنشاء.

بمجرد إنشاء قائمة المشاريع، يمكنك البدء في إضافة الخطط وتتبع التقدم بكفاءة. 

إضافة خطط إلى قائمة مشاريع

لإضافة خطط إلى محفظتك، استخدم الخطوات التالية:

1. انتقل إلى علامة التبويب الخطط ضمن قائمة المشاريع التي تم إنشاؤها حديثا.

2. حدد الزر + إضافة خطة لعرض قائمة بجميع الخطط المتميزة المتوفرة لك - بما في ذلك الخطط التي قمت بإنشائها وتلك التي تمت مشاركتها معك.

   

3. حدد اسم الخطة التي تريد إضافتها.

4. حدد Connect لربط الخطة بمحفظتك. يؤدي ذلك إلى إعداد تدفق مجدول للحفاظ على تحديث بيانات قائمة المشاريع.

بمجرد إضافة خطة، سيتم عرض السمات الرئيسية، بما في ذلك:

• مدير المشروع
• التقدم (النسبة المئوية للاكتمال)
• تاريخ البدء
• تاريخ الانتهاء

يتم عرض هذه الحقول داخل قائمة المشاريع فقط ولا يمكن تحريرها. ومع ذلك، يمكنك تعيين حقل الحالة يدويا لتعقب التقدم باستخدام الخيارات التالية: لم يتم البدء، أو على المسار، أو المعرض للخطر، أو إيقاف المسار، أو مغلق. 

إنشاء طريقة عرض المخطط

إذا كنت تريد عرض قائمة الخطط والمهام المقترنة بها كمخطط زمني مرئي، فحدد علامة التبويب مخطط. ستظهر كل خطة أضفتها إلى محفظتك تلقائيا كصف مميز في طريقة عرض المخطط. 

إذا كنت على دراية بالفعل بميزة المخطط في Project للويب، فإن طريقة عرض المخطط في Planner تشارك العديد من الميزات نفسها أو ما شابهها، مثل القدرة على:

• إضافة مهام إلى مخطط
• إضافة تواريخ رئيسية لتعقب الأحداث الرئيسية
• تحديث حالة المهام الفردية
• تحرير تفاصيل صف الخطة
• تخصيص طريقة عرض المخطط

إضافة مهام إلى مخطط

لإضافة مهام محددة إلى مخططك وتتبع هذه المهام بشكل أفضل ضمن خطة:

1. حدد الخطة، ثم حدد الزر إضافة عنصر صف في الرأس.
2. في الجزء الجانبي تحديث العناصر ، سترى قائمة بجميع المهام في خطتك. حدد المهام التي تريد تعقبها.
3. حدد تحديث لإضافة هذه المهام إلى صف الخطة المقابلة في المخطط.

إضافة تواريخ رئيسية لتعقب الأحداث الرئيسية

في طريقة عرض المخطط، يمكنك أيضا إضافة تواريخ مهمة للمساعدة في تعقب المراحل الرئيسية. للقيام بذلك، حدد إضافة تاريخ مفتاح في رأس علامة التبويب مخطط، ثم أدخل التفاصيل ذات الصلة. 

تحديث حالة المهام الفردية

لتحديث حالة المهام الفردية يدويا:

• حدد مرحلة المهمة في طريقة عرض المخطط.
• تحرير تفاصيل المرحلة في النافذة المنبثقة الناتجة. هنا، يمكنك الاختيار من بين الخيارات التالية: لم يتم تعيين، على المسار الصحيح، في خطر، عالية المخاطر، وتم.

تحرير تفاصيل صف الخطة

حدد اسم الخطة لتحديث التفاصيل، مثل اسم الخطة والمالك وعناصر الصف. سترى أيضا خيارات لتحديث بيانات الخطة والوصول إلى ارتباط الخطة.

تخصيص طريقة عرض المخطط

يمكنك أيضا تخصيص طريقة عرض المخطط باستخدام الخيارات الموجودة في الزاوية العلوية اليسرى من علامة تبويب المخطط. تتضمن هذه الخيارات ما يلي:

• تغيير تكبير/تصغير المخطط الزمني
• تصفية حسب المالكين
• الانتقال السريع إلى تاريخ معين

مشاركة قائمة مشاريع للتعاون السلس

لمشاركة محفظتك مع المتعاونين، حدد عرض وإضافة أعضاء في الزاوية العلوية اليسرى من رأس قائمة المشاريع. من هنا، يمكنك إما إنشاء مجموعة جديدة لمشاركة قائمة المشاريع مع مجموعة موجودة أو إضافتها. 

إدارة الوصول

تستخدم قوائم المشاريع في Planner مجموعات Microsoft 365 للأذونات. بصفتك مالك مجموعة، يمكنك إضافة أعضاء أو إزالتهم والتحكم في الوصول استنادا إلى نوع الترخيص الخاص بهم:

• يمكن للمستخدمين الذين لديهم Planner و Project (النظام 3) أو Planner و ترخيص Project (النظام 5) تحرير قوائم المشاريع.
• يمكن للمستخدمين الذين لديهم Planner في Microsoft 365 أو ترخيص Planner Plan 1 عرض قوائم المشاريع المشتركة معهم في وضع القراءة فقط ولكن لا يمكنهم تحرير قوائم المشاريع.

إعادة إنشاء مخطط موجود كمحفظة

إذا كنت تستخدم حاليا ميزة المخطط، نوصي بشدة بإعادة إنشاء المخططات الحالية كمحافظ في Planner لضمان الاستمرارية وتجنب أي انقطاع في تعقب مهام سير العمل. لمساعدتك على التحكم في خططك، فيما يلي الخطوات التي ستحتاج إلى اتخاذها - بما في ذلك الملاحظات والتلميحات المفيدة - لإعادة إنشاء المخططات الحالية كحافظات في Planner.

إنشاء محفظتك في Planner

للبدء، اتبع الخطوات المذكورة أعلاه لإنشاء قائمة مشاريع في Planner. عند إعادة إنشاء مخطط موجود، ضع الإرشادات التالية في الاعتبار:

• نوصي باستخدام نفس الاسم لمحفظتك الجديدة للمساعدة في الحفاظ على الاستمرارية وإلمام المستخدم.
• إذا كنت تقوم بإعادة إنشاء مخطط مشترك، نوصي بتحديد نفس مجموعة Microsoft 365 للحفاظ على إعدادات التعاون الحالية وتجنب الاضطرار إلى إعادة إضافة أعضاء فرديين.

إضافة خطط إلى محفظتك

بعد ذلك، اتبع الخطوات لإضافة خطط إلى قائمة المشاريع. عند إعادة إنشاء مخطط موجود كمحفظة في Planner، من المهم ملاحظة ما يلي:

• تشبه عملية إضافة خطة إلى محفظتك توصيل مشروع بصف في تجربة المخطط. ومع ذلك، في Planner، عند إضافة خطة إلى قائمة المشاريع الخاصة بك، ستتم إضافة صف جديد تلقائيا إلى طريقة عرض المخطط، لذلك لم تعد بحاجة إلى إنشاء واحد يدويا.

إنشاء طريقة عرض المخطط

بعد إضافة الخطط، اتبع الخطوات لإنشاء طريقة عرض خارطة طريق. عند إنشاء طريقة عرض المخطط، يرجى مراعاة ما يلي:

• تعكس إضافة المهام ذات الصلة إلى صف كل خطة وتعيين التواريخ الرئيسية وتحديث حالة المهام تجربة التخطيط والتعقب المألوفة كتجربة المخطط في Project للويب.
• في طريقة عرض المخطط، يتم تعيين كل خطة إلى صف واحد. لا يمكنك إنشاء صفوف متعددة لنفس الخطة، لذلك نوصي بإضافة جميع المهام ذات الصلة لخطة إلى الصف المحدد لضمان الرؤية الكاملة والتعقب.

مشاركة محفظتك

اتبع الخطوات لمشاركة قائمة مشاريع. عند إعادة إنشاء مخطط موجود كمحفظة في Planner، من المهم ملاحظة ما يلي:

• تعمل تجربة المشاركة لحافظات المشاريع في Planner بشكل مشابه لتجربة المشاركة لخارطة الطريق في Project للويب. نوصي بمشاركة قائمة المشاريع الجديدة مع نفس المجموعة التي تمت مشاركة المخطط الأصلي معها لضمان التعاون السلس.