في حين أنه من المهم الإبلاغ عن الساعات التي تقضيها في العمل على مهامك في Project Web App، من المهم أيضا التواصل مع مدير المشروع حول كيفية سير العمل على المهام بشكل أكثر عموما.
في هذه المقالة، نتناول:
الوقت مقابل تقدم المهام: ما الفرق؟
قبل أن نشرح كيفية الإبلاغ عن مدى تقدم المهمة في Project Web App، من المهم أن نتأكد من أننا نعرض الفروق بين الوقت وتقدم المهام بشكل واضح.
|
الوقت هو العدد الفعلي للساعات التي تمضيها في العمل على مهمة معينة.
تُدخل هذا الوقت في الجدول الزمني لتسجيل عدد الساعات التي أمضيتها في تنفيذ مهام أخرى في خلال أسبوع العمل. |
|---|---|
|
تقدم المهام هو مصطلح عام يشير إلى عناصر مثل نسبة العمل الذي تم إنجازه من المهمة (النسبة المئوية لاكتمال المهمة)، وحجم العمل المتبقي لانتهاء المهمة (العمل المتبقي). |
من خلال إرسال تقدم المهمة، تسجّل وصفاً أوسع لكيفية سير العمل على مهامك.
فلنلقِ نظرة على مثال...
في هذا المثال، تم تعيين مهمة تتطلب 40 ساعة لك.
لقد أمضيت 8 ساعات على المهمة يوم الاثنين، و4 ساعات يوم الثلاثاء، و8 ساعات يوم الأربعاء، أي مجموع 20 ساعة.
| الإثنين | الثلاثاء | الأربعاء | الخميس | الجمعة | الإجمالي | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| الفعلي | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| المخطط | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
هذا هو الوقت الذي تدخله في الجدول الزمني.
دعنا نلق نظرة الآن على العمل الذي أنجزته من منظور تقدم المهام .
على الرغم من أنك أمضيت 20 ساعة من أصل 40 ساعة على المهمة، قد لا تشعر أنك قد أتممت نسبة 50%.
يجوز أن تعتقد أنك تقدّمت أكثر، أي أتممت نسبة 75%، أو أنك لم تنجز ما يكفي من العمل، أي ربما أتممت نسبة 25%.
تبدو 20 ساعة من أصل 40 ساعة بهذه النسبة:
ولكن في الحقيقة، يجوز أن تكون متقدماً على الجدول المحدد، بهذه النسبة:
أو متأخراً عنه، بهذه النسبة:
عند الإبلاغ عن النسبة المئوية المقدرة للإكمال، هذا هو تقدم المهام. يعتبر أيضاً الإبلاغ عن عدد الساعات المتبقية لاتمام مهمتك (العمل المتبقي) بمثابة تقدم المهام.
في العودة إلى مثالنا، بعد اتمام 20 ساعة من أصل 40 ساعة مجدولة، يجوز أن تشعر أنه تبقّى لك أكثر من 20 ساعة عمل قبل انتهاء المهمة. من خلال إرسال عملك المتبقي المقدّر إلى مدير المشروع، تبلغه عن تقدم المهام.
ذكّرني لمَ نقوم بهذا الإجراء؟
فالجهير، كما هو الحال مع الجداول الزمنية، فإن الإبلاغ عن تقدم المهام لا يتعلق بك بصراحة. فالأمر يتعلق بالمشروع نفسه، ويساعدك على إتمام المهام في الوقت المحدد وضمن الميزانية.
إذا استغرقت وقتا أطول من المتوقع للمهمة التي تعمل عليها لأي سبب كان، فقد يتمكن مدير المشروع من إعادة ترتيب المهام في المستقبل بحيث لا يخرج المشروع بشكل عام عن مساره.
حتى عندما تبذل قصارى جهدك في العمل، قد لا تجري دائماً الأمور كما تخطط لها. كل مدير مشروع بارع يدرك ذلك، فلا ترتبك إذا لم يتوافق تقدم المهام مع الجدول المحدد. ابقَ صادقاً، وشارك حالة تقدم العمل، وستؤدي بذلك دورك لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
أين يمكنني إدخال تقدم المهام؟
إنه سؤال محير. ثمة طريقتان لإعداد Project Web App لإدخال تقدم المهام.
طرق عرض منفصلة للوقت وتقدم المهام. إذا أعدت مؤسستك Project Web App بهذه الطريقة، فيدخل أعضاء الفريق الوقت ضمن طريقة عرض "الجدول الزمني" ويرسلونه، وتقدم المهام ضمن طريقة العرض "المهام".
- يتم إدخال الوقت كـ: الساعات ضمن طريقة العرض "جدول زمني"
- يتم إدخال تقدم المهمة كـ: النسبة المئوية لاكمال المهمة ضمن طريقة العرض "المهام" فضلاً عن العمل المتبقي ضمن طريقة العرض "المهام"
طريقة عرض مجمعة للوقت وتقدم المهام. إذا أعدت مؤسستك Project Web App بهذه الطريقة، فيمكن لأعضاء الفريق تسجيل كل من الوقت وتقدم المهام ضمن طريقة عرض "الجدول الزمني". يتمثل تقدم المهام في هذه الحالة بالساعات التي تُدخلها، بدلاً من النسبة المئوية لاكتمال المهام، بالإضافة إلى الوقت المتبقي.
- يتم إدخال الوقت كـ: الساعات ضمن طريقة العرض "جدول زمني"
- يتم إدخال تقدم المهمة كـ: العمل المتبقي ضمن طريقة العرض "جدول زمني"
باستخدام أسلوب "طرق العرض المجمعة" (الذي قد يعرفه المسؤول باسم "وضع الإدخال الفردي") لن تحتاج إلى تسجيل البيانات في مكانين، ولكنك تخسر إمكانية الإبلاغ عن النسبة المئوية لاكتمال المهمة بشكل عام ("أنهيت حوالي 25% من هذه المهمة".). وبالتالي، ثمة حسنات وسيئات. وفي نهاية المطاف، بصفتك عضو في الفريق، ستنفذ المهام التي تحددها لك مؤسستك، ولكن من المفيد أحياناً معرفة التفاصيل وراء الكواليس.
هل أنت جاهز لإضافة تقدم مهامك؟
إضافة تعليقات حول عملك
تتوفر طريقة أخرى للإبلاغ عن تقدم المهام من خلال إضافة تعليقات ببساطة عندما ترسل تحديثات إلى مدير المشروع. وفي بعض الأحيان، قد تحتاج إلى شرح سبب استغراق المهام وقتاً أطول من المتوقع ("احتجت إلى 20 ساعة إضافية للعمل المتبقي لأن...")، أو قد تحتاج إلى توفير مزيد من التفاصيل عن العمل الذي أنجزته هذا الأسبوع ( "أمضيت 6 ساعات على هذه المهمة يوم الثلاثاء وأنجزت ما يلي:")
لإضافة التعليقات، حدد خانة الاختيار تعليق عند الإرسال في الشريط قبل إرسال الجدول الزمني أو تقدم المهام وستكون قادراً على تعبئة مربع تعليق قبل أن يتم إرسال التغييرات إلى مدير المشروع.