الجدول الزمني
في حين أنه من المهم تسليم الساعات التي تعمل فيها على مهامك في Project Web App، من المهم بنفس القدر التواصل مع مدير المشروع الخاص بك حول كيفية إجراء الأمور بطريقة أكثر عمومية.
في هذه المقالة، نتناول:
الوقت مقابل تقدم المهام: ما الفرق؟
قبل أن نتحدث عن كيفية الإبلاغ عن تقدم المهام في Project Web App، من المهم التأكد من أننا واضحون بشأن الاختلافات بين الوقت وتقدم المهام.
|
الوقت هو العدد الفعلي للساعات التي تمضيها في العمل على مهمة معينة.
تُدخل هذا الوقت في الجدول الزمني لتسجيل عدد الساعات التي أمضيتها في تنفيذ مهام أخرى في خلال أسبوع العمل. |
|---|---|
|
تقدم المهام هو مصطلح عام يشير إلى عناصر مثل نسبة العمل الذي تم إنجازه من المهمة (النسبة المئوية لاكتمال المهمة)، وحجم العمل المتبقي لانتهاء المهمة (العمل المتبقي). |
من خلال إرسال تقدم المهمة، تسجّل وصفاً أوسع لكيفية سير العمل على مهامك.
فلنلقِ نظرة على مثال...
في هذا المثال، تم تعيين مهمة تتطلب 40 ساعة لك.
لقد أمضيت 8 ساعات على المهمة يوم الاثنين، و4 ساعات يوم الثلاثاء، و8 ساعات يوم الأربعاء، أي مجموع 20 ساعة.
| الإثنين | الثلاثاء | الأربعاء | الخميس | الجمعة | الإجمالي | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| الفعلي | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| المخطط | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
هذا هو الوقت الذي يمكنك إدخاله في جدول زمني.
الآن، دعونا ننظر إلى العمل الذي قمت به من منظور تقدم المهمة .
على الرغم من أنك أمضيت 20 ساعة من أصل 40 ساعة على المهمة، قد لا تشعر أنك قد أتممت نسبة 50%.
يجوز أن تعتقد أنك تقدّمت أكثر، أي أتممت نسبة 75%، أو أنك لم تنجز ما يكفي من العمل، أي ربما أتممت نسبة 25%.
تبدو 20 ساعة من أصل 40 ساعة بهذه النسبة:
ولكن في الحقيقة، يجوز أن تكون متقدماً على الجدول المحدد، بهذه النسبة:
أو متأخراً عنه، بهذه النسبة:
عند توصيل النسبة المئوية المقدرة للاكتمال، فهذا هو تقدم مهمتك. يعتبر أيضاً الإبلاغ عن عدد الساعات المتبقية لاتمام مهمتك (العمل المتبقي) بمثابة تقدم المهام.
في العودة إلى مثالنا، بعد اتمام 20 ساعة من أصل 40 ساعة مجدولة، يجوز أن تشعر أنه تبقّى لك أكثر من 20 ساعة عمل قبل انتهاء المهمة. من خلال إرسال عملك المتبقي المقدّر إلى مدير المشروع، تبلغه عن تقدم المهام.
ذكّرني لمَ نقوم بهذا الإجراء؟
تذكر، تماما كما هو الحال مع الجداول الزمنية، الإبلاغ عن تقدم المهمة، بصراحة، ليس عنك. فالأمر يتعلق بالمشروع نفسه، ويساعدك على إتمام المهام في الوقت المحدد وضمن الميزانية.
إذا كانت المهمة التي تعمل عليها تستغرق وقتا أطول من المتوقع، لأي سبب من الأسباب، فقد يتمكن مدير المشروع من إعادة ترتيب الأمور على الطريق بحيث لا يتم خروج المشروع الكلي عن مساره.
حتى عندما تبذل قصارى جهدك في العمل، قد لا تجري دائماً الأمور كما تخطط لها. كل مدير مشروع بارع يدرك ذلك، فلا ترتبك إذا لم يتوافق تقدم المهام مع الجدول المحدد. ابقَ صادقاً، وشارك حالة تقدم العمل، وستؤدي بذلك دورك لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
أين يمكنني إدخال تقدم المهام؟
إنه سؤال محير. هناك طريقتان لإعداد Project Web App لإدخال تقدم المهمة.
طرق عرض منفصلة للوقت وتقدم المهام. إذا قامت مؤسستك بإعداد Project Web App بهذه الطريقة، يقوم أعضاء الفريق بإدخال الوقت وإرساله في طريقة عرض الجدول الزمني، وتقدم المهام في طريقة عرض المهام.
- يتم إدخال الوقت كـ: الساعات ضمن طريقة العرض "جدول زمني"
- يتم إدخال تقدم المهمة كـ: النسبة المئوية لاكمال المهمة ضمن طريقة العرض "المهام" فضلاً عن العمل المتبقي ضمن طريقة العرض "المهام"
طريقة عرض مجمعة للوقت وتقدم المهام. إذا قامت مؤسستك بإعداد Project Web App بهذه الطريقة، يمكن لأعضاء الفريق تسجيل كل من الوقت وتقدم المهمة في طريقة عرض الجدول الزمني. يتمثل تقدم المهام في هذه الحالة بالساعات التي تُدخلها، بدلاً من النسبة المئوية لاكتمال المهام، بالإضافة إلى الوقت المتبقي.
- يتم إدخال الوقت كـ: الساعات ضمن طريقة العرض "جدول زمني"
- يتم إدخال تقدم المهمة كـ: العمل المتبقي ضمن طريقة العرض "جدول زمني"
باستخدام أسلوب "طرق العرض المجمعة" (الذي قد يعرفه المسؤول باسم "وضع الإدخال الفردي") لن تحتاج إلى تسجيل البيانات في مكانين، ولكنك تخسر إمكانية الإبلاغ عن النسبة المئوية لاكتمال المهمة بشكل عام ("أنهيت حوالي 25% من هذه المهمة".). وبالتالي، ثمة حسنات وسيئات. وفي نهاية المطاف، بصفتك عضو في الفريق، ستنفذ المهام التي تحددها لك مؤسستك، ولكن من المفيد أحياناً معرفة التفاصيل وراء الكواليس.
هل أنت جاهز لإضافة تقدم مهامك؟
إضافة تعليقات حول عملك
تتوفر طريقة أخرى للإبلاغ عن تقدم المهام من خلال إضافة تعليقات ببساطة عندما ترسل تحديثات إلى مدير المشروع. وفي بعض الأحيان، قد تحتاج إلى شرح سبب استغراق المهام وقتاً أطول من المتوقع ("احتجت إلى 20 ساعة إضافية للعمل المتبقي لأن...")، أو قد تحتاج إلى توفير مزيد من التفاصيل عن العمل الذي أنجزته هذا الأسبوع ( "أمضيت 6 ساعات على هذه المهمة يوم الثلاثاء وأنجزت ما يلي:")
لإضافة التعليقات، حدد خانة الاختيار تعليق عند الإرسال في الشريط قبل إرسال الجدول الزمني أو تقدم المهام وستكون قادراً على تعبئة مربع تعليق قبل أن يتم إرسال التغييرات إلى مدير المشروع.