كيف يمكنك معرفة ما إذا كان مشروعك ضمن الميزانية؟ من خلال تعقب التكاليف في Project. استخدم Project لمقارنة تقديرات التكلفة الأصلية والتكاليف الفعلية والتكاليف المتوقعة، والاطلاع على الفروق بين التكاليف في أي وقت وبأي مستوى من التفاصيل.
في هذه المقالة
ما عملية تعقب التكلفة؟
لتعقب التكاليف على أفضل وجه، يجب أولا إنشاء موازنة بإنشاء قيم التكاليف وإدخالها لموارد الموازنة المعينة إلى المهمة الموجزة للمشروع. ويمكنك بعد ذلك تحديد الموارد الأخرى وتكاليف المهام التي تريد تعقبها وقياسها مقابل موارد الموازنة. يمكنك إدخال أسعار الدفع والتكاليف لكل مرة استخدام والتكاليف الثابتة للمهام والموارد والتعيينات إذا لزم الأمر. بعد ذلك، حدد العمل المقدر أو المدة المقدرة للمهام وعين الموارد للمهام.
بمجرد اكتمال كل هذه الخطوات يمكن ل Project حساب التكاليف الإجمالية المقدرة للمشروع. وقد ترغب بعد ذلك في تحسين تقديراتك. عندما تنتهي، يمكنك تصنيف كل الموارد وتجميعها لمقارنتها بالتكاليف المدرجة في الموازنة. يمكنك أيضا تعيين أساس للتكاليف المدرجة في الموازنة، واستخدامه لمقارنته مع التكاليف الفعلية مع التقدم الحاصل في المشروع.
بعد بدء المشروع، يمكنك تحديث تقدم المهام أو مقدار العمل الذي تم إنجازه في تنفيذ المهام أو النسبة المئوية للمهام التي تم إكمالها. يحسب Project التكاليف نيابة عنك استنادا إلى تقدم المهام.
ملاحظة
يمكنك أيضا اختيار إيقاف تشغيل الحساب التلقائي للتكاليف وإدخال التكاليف الفعلية بنفسك، بالإضافة إلى تقدم المهام.
من خلال دمج التكاليف الفعلية للعمل المكتمل مع التكاليف المقدرة للعمل المتبقي، يقوم Project بحساب التكاليف المجدولة (المتوقعة). والأهم من ذلك، أنه يحسب الفرق بين التكاليف المجدولة والتكاليف الأساسية. يخبرك هذا الاختلاف، أو تباين التكلفة، ما إذا كان مشروعك ضمن الموازنة.
يمكنك القيام بتعقب التكاليف بسهولة من خلال عرض التكاليف الفعلية والمجدولة (المتوقعة) للمهام والموارد والتعيينات والمشروع.
إذا قمت بإنشاء موازنة من خلال خط أساسي، يمكنك إجراء تعقب أكثر شمولا من خلال مقارنة التكاليف الفعلية والمجدولة بتكاليف الأساس.
لتحديد ما إذا كانت الميزانية موجودة أم لا، يمكنك عرض تباينات التكلفة بين التكاليف المجدولة والتكاليف الأساسية. على سبيل المثال، إذا كانت الموازنة لمهمة محددة بمبلغ 50 ر.س.، ولكن المهمة قد أنجزت في منتصف الطريق وتكلفتها بالفعل 35 ر.س.، فتكون التكلفة المجدولة 60 ر.س. (التكاليف الفعلية البالغة 35 ر.س. حتى الآن، بالإضافة إلى التكاليف المتوقعة البالغة 25 ر.س. للعمل المتبقي على المهمة). يبلغ تباين التكلفة 10 ر.س. (60 ر.س. من التكلفة الفعلية مطروحا منها 50 دولارا من تكلفة الموازنة).
من خلال مراقبة فروق التكاليف بشكل منتظم، يمكنك اتخاذ خطوات للتأكد من أن مشروعك يظل قريبا من ميزانيته.
ملاحظة
يمكنك عرض تباينات التكلفة فقط إذا قمت بإدخال تكاليف أولية وحفظ أساس له. على سبيل المثال، إذا لم تقم بإدخال أسعار السداد لمورد قبل حفظ الأساس، فلن تتمكن من عرض تباينات التكلفة لهذا المورد.
هل يمكنك أن تعطيني مثالا على تتبع التكلفة؟
يمكنك إدخال المهمة المسماة "اختبار البرنامج" في خطة المشروع وتعيين مختبر عقد للمهمة بسعر 40 دولارا في الساعة (افترض أن أجر المختبر هو المساهمة الوحيدة في تكلفة المهمة). يمكنك إدخال مدة قدرها 10 أيام (أي ساعات في اليوم)، ثم حفظ خط أساسي.
بعد مرور 5 أيام، ستتمكن من تحديد أن المهمة قد انتهت نصفها، وتضع علامة على المهمة في Project بحيث تكون مكتملة بنسبة 50٪. في طريقة عرض ورقة المهام، يمكنك تطبيق جدول التكلفة ورؤية ما يلي:
- في حقل "الأساس"، يعرض Project التكلفة الأساسية للمهمة، والتي تبلغ 3200 ر.س.، وقد حسبها بضرب تقدير المدة الأصلية التي تبلغ 10 أيام (أو 80 ساعة) في السعر القياسي للاختبار والذي يبلغ 40 ر.س. في الساعة.
- ونظرا لأن المهمة لم تتكبد أي تكاليف غير مخطط لها في أول خمسة أيام، يعرض الحقل "فعلي" بدقة التكلفة الفعلية التي تم تكبدها حتى هذا التاريخ. في هذه الحالة، يتم حساب العمل الفعلي بالصيغة العمل الفعلي * Standard Rate = التكلفة الفعلية، أو 40 ساعة * 40 دولارا للساعة = 1600 دولار. (لم يتم تضمين العمل الإضافي والتكاليف لكل مرة استخدام والتكاليف الثابتة في هذا المثال، ولكن يمكن تضمينها في التكلفة الفعلية.)
- يتم حساب التكلفة المتبقية بواسطة الصيغة العمل المتبقي * Standard Rate = التكلفة المتبقية، أو 40 ساعة * 40 دولارا للساعة = 1600 دولار.
- في حقل التكلفة الإجمالية، يعرض Project التكلفة المجدولة التي يحسبها وفقا للصيغة التكلفة الفعلية + التكلفة المتبقية = التكلفة المجدولة، أو 1600 ر.س. + 1600 ر.س. = 3200 ر.س. لأن التكلفة المجدولة تساوي التكلفة الأساسية، يعرض حقل التباين تباين تكلفة بقيمة 0 ر.س.، مما يعني أنه تم وضع المهمة في الموازنة تماما.
أين يمكنني عرض معلومات التكلفة؟
في Project، يمكنك رؤية تكاليف المهام والموارد والتعيينات. يمكنك أيضا رؤية تكلفة المشروع، التي تستند بشكل عام إلى تلك التكاليف الأكثر تفصيلا. يمكنك عرض كل من إجمالي التكاليف والتكاليف الموزعة على الوقت، وهي تكاليف موزعة عبر الوقت.
للحصول على التفاصيل والإجراءات المفصلة خطوة بخطوة المتعلقة بعرض معلومات التكلفة في Project، راجع عرض تكاليف المشروع الإجمالية.