بغض النظر عن مدى ذكاء بريدك ، فلن يكون لها تأثير يذكر إذا أرسلتها إلى الأشخاص الخطأ. يمكنك حصر قائمتك البريدية بأسماء وعناوين، أو يمكنك تضمين المزيد من التفاصيل حول كل عميل بحيث يمكنك تصنيف العملاء إلى شرائح مناسبة لعملك.
كلما استهدفت بريدك البريدي لشريحة من العملاء التي من المحتمل أن تكون مهتمة بعرض معين ، زاد معدل نجاح بريدك. خطط لتخصيص ما بين ثلث ونصف وقت وميزانية حملتك البريدية لتحسين قائمتك البريدية لاستهداف شرائح العملاء المناسبة.
كيفية استخدام بيانات العملاء
بعد الحصول على معلومات حول العملاء والعملاء المحتملين، قد يكون تعقب السمات المشتركة بينهم مفيدا جدا. كلما سجلت المزيد من التفاصيل في القائمة البريدية، زادت الخيارات المتاحة لتوجيه مراسلاتك.
مع ذلك، تأكد من أن البيانات التفصيلية التي تتعقبها هي البيانات التي ستستخدمها. كلما أضفت المزيد من التعقيدات إلى القائمة البريدية، زاد العمل الذي يتعين عليك القيام به للحفاظ على قائمتك.
على سبيل المثال، قد تستخدم بيانات العملاء بأي من الطرق التالية:
- طباعة الملصقات البريدية أنشئ تسميات بريدية تحتاج لها فقط معلومات الاسم والعنوان.
- البريد إلى العملاء في منطقة معينة قم بتصفية قائمتك البريدية حسب المدينة أو الرمز البريدي، بحيث يمكنك بسهولة الإعلان عن عرض ترويجي فقط للعملاء الذين يعيشون في موقع معين.
- إضافة ترحيب مخصص قم بتخصيص المراسلات البريدية عن طريق تضمين الاسم الأول أو اسم العائلة للمستلمين في سطر ترحيب عن طريق تقسيم الاسم إلى حقول بيانات العنوانوالاسم الأولواسم العائلة .
-
التركيز على المستلمين من عمر معين إعلام العملاء بالمنتجات أو الخدمات المناسبة لمرحلة حياة هؤلاء العملاء (مثل التخطيط للتقاعد في العشرينات من العمر مقابل التخطيط للتقاعد في الخمسينيات من العمر) عن طريق تجميع تواريخ ميلاد عملائك كسنة الميلاد (مثل "1945").
إذا كنت تريد تقديم هدية ترويجية لجميع العملاء الذين يصادف عيد ميلادهم في الشهر الحالي، فيمكنك جمع تواريخ ميلادهم كشهر أو يوم أو سنة (مثل "1 يناير 2000"). - تخصيص مراسلات منفصلة حسب الجنس الإعلان عن خط إنتاج جديد للرجال فقط أو للنساء فقط من خلال تضمين جنس كل عميل ("ذكر" أو "أنثى") في القائمة البريدية الخاصة بك.
- استخدام محفوظات الشراء أرسل إعلانات خاصة إلى الأشخاص الذين قاموا بعمليات شراء رئيسية حديثة، أو إعلام العملاء عندما يكون لديك طرز جديدة من علاماتهم التجارية المفضلة. للقيام بذلك، تحتاج إلى تعقب محفوظات الشراء للعملاء. كما يمكنك إعلام العملاء بالمنتجات المشابهة ("العملاء الذين اشتروا ما اشتريت هذا أيضا ").
- إرسال بريد إلكتروني للتوفير في رسوم البريد يمكنك توفير تكاليف المراسلة لحدث مخصص للدعوة فقط بإرسال دعوات عبر البريد الإلكتروني إلى العملاء الذين يقدمون عناوين بريدهم الإلكتروني. يمكنك عنونة دعوات الطباعة أولا عن طريق تنفيذ عملية دمج البريد وتصفية العملاء الذين ليس لديهم عناوين بريد إلكتروني. بعد ذلك، يمكنك إنشاء دعوة بالبريد الإلكتروني عن طريق تنفيذ عملية دمج البريد الإلكتروني وتصفية العملاء الذين لديهم عناوين بريد إلكتروني.
إنشاء قائمة بريدية
إن القائمة البريدية، في أبسط صورها، هي عبارة عن ملف نصي يفصل سجلات المستلمين إلى حقول مشتركة. عادة ما تكون هذه القوائم شكل أوراق عمل أو جداول، حيث يكون كل سجل في صفه الخاص، مقسمة إلى أعمدة تحتوي على حقول البيانات الفردية، مثل القائمة البريدية الأساسية الموضحة هنا.
قد تتضمن قائمة معقدة حقول بيانات إضافية، مثل حجم المنتج وتفضيلات اللون ومحفوظات الشراء وتاريخ الميلاد والجنس.
إذا كنت تنشئ قائمة بريدية للمرة الأولى، يمكنك القيام بذلك دون مغادرة Publisher. للحصول على مزيد من المعلومات، راجع "إنشاء قائمة عناوين" لدمج البريد.
دمج قوائم من مصادر متعددة
سواء كانت لديك قوائم بريدية أو قمت بشرائها، يسهل Publisher عملية جمع قوائم العملاء وتحريرها من مصادر متعددة في Publisher. يمكنك اختيار الخيار الأفضل بالنسبة لك عن طريق تجميع القائمة البريدية ل Publisher من أي مجموعة من القوائم الأخرى التي تم إنشاؤها في Excel وOutlook وAccess.
حدد القائمة المراد إضافتها
ضمن علامة التبويب "مراسلات "، انقر فوق "معالج دمج>المراسلات خطوة Step-Mail".
إذا كان المنشور متصلا بقائمة مستلمين، فتحقق من الاتصال، ثم على علامة التبويب "مراسلات"، انقر فوق "تحرير قائمة المستلمين". إذا لم يكن المنشور متصلا بقائمة مستلمين موجودة، فانقر فوق "التالي" في جزء "دمج البريد ": قم بإنشاء قائمة مستلمين أو الاتصال بها، ثم حدد القائمة التي تريدها.في مربع الحوار "مستلمو دمج المراسلات "، ضمن إضافة إلى قائمة المستلمين، قم بأي مما يلي:
- انقر فوق "كتابة قائمة جديدة"، وأضف الإدخالات التي تريدها في مربع الحوار "قائمة عناوين جديدة "، ثم انقر فوق موافق.
- انقر فوق "استخدام قائمة موجودة"، وحدد مصدر بيانات في مربع الحوار "تحديد مصدر البيانات"، ثم انقر فوق "فتح".
- انقر فوق اختيار من جهات اتصال Outlook (إذا تمت مطالبتك باختيار ملف تعريف للبريد، فانقر فوق ملف التعريف الذي تريده)، ثم انقر فوق موافق. حدد مجلدا أو قائمة توزيع في مربع الحوار "تحديد جهات الاتصال" ، ثم انقر فوق موافق.
حل التناقضات عند دمج القوائم
عند إضافة قائمة بريدية إلى أخرى، قد لا يكون لحقل واحد أو أكثر في القائمة المضافة مطابقة في القائمة الموجودة. على سبيل المثال، قد تتضمن قائمة العناوين التي تضيفها حقل "اسم الشركة "، ولكن قد لا تتضمن القائمة الأصلية.
يطالبك Publisher بتصحيح عدم التطابق بين الحقول في قوائم المصادر المختلفة من خلال فتح مربع الحوار "إضافة إلى قائمة المستلمين ".
في مربع الحوار "إضافة إلى قائمة المستلمين "، حدد حقلا غير محدد في العمود "متطابق "، وحدد الحقل الذي تريد أن يتوافق معه في حقول قائمة المستلمين التي تحتوي على قائمة الحقول المتطابقة ، ثم انقر فوق "مطابقة".
في مربع الحوار "تطابق الحقل"، تأكد من أن الحقل الذي حددته مدرج ضمن "مطابقة مع حقل قائمة المستلمين" أو حدد حقل آخر، ثم انقر فوق موافق.
إذا كنت بحاجة إلى إضافة حقل جديد إلى قائمة المستلمين لإجراء تطابق، فحدد الحقل الذي تريد إضافته في القائمة الجديدة (القائمة اليمنى في مربع الحوار "إضافة إلى قائمة المستلمين")، وانقر فوق "إضافة"، ثم انقر فوق "موافق". تظهر الحقول المضافة ضمن حقول جديدة لإضافتها إلى قائمة المستلمين.
تلميح
قم بإزالة حقل تمت إضافته بتحديده في مربع الحقول الجديدة المراد إضافتها إلى قائمة المستلمين ، ثم النقر فوق "إزالة".
كيف أعمل مطابقة الحقول عندما لا يطالبك Publisher بذلك؟
- في جزء المهام "دمج المراسلات "، ضمن "المزيد من العناصر"، انقر فوق حقول العنوان، ثم انقر فوق "تطابق الحقول".
حفظ اختصار إلى قائمة مدمجة
يمكنك إنشاء اختصار إلى القائمة المدمجة لاستخدامه في مراسلات أخرى. كلما تقوم بتحرير إدخال فردي في القائمة المدمجة، يتم أيضا تحديث الإدخال الذي تم تحريره في الملف المصدر الأصلي إذا كان هذا الملف متوفرا للتحرير. إذا كنت لا تريد تحديث الملف المصدر الأصلي، فقم بتصدير قائمة المستلمين إلى ملف جديد.
- في جزء مهام دمج المراسلات (الخطوة 3: إنشاء منشورات مدمجة)، ضمن الإعداد لمتابعة هذا البريد، انقر فوق حفظ اختصار إلى قائمة المستلمين.
- في مربع الحوار "حفظ ملف "، اكتب اسما لقائمة العناوين المدمجة في مربع اسم الملف .
بشكل افتراضي، يتم حفظ قائمة العناوين في المجلد "مصادر بياناتي ". من الأفضل الاحتفاظ بقائمة العناوين هنا، لأن هذا هو المجلد الافتراضي الذي يبحث فيه Publisher عن مصادر البيانات. - انقر فوق حفظ.
تنقيح قائمة المستلمين
عند تطابق الحقول في قوائم المصادر المختلفة، تظهر كافة السجلات في القائمة الموجودة في مربع الحوار "مستلمو دمج البريد "، حيث يمكنك تصفية المستلمين وفرزهم وتحديدهم لتضمينهم في دمج البريد الإلكتروني. حدد خانة الاختيار الموجودة بجانب كل مستلم تريد تضمينه، ثم قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة بجانب كل مستلم تريد استبعاده.
تحديد كل العناصر أو إلغاء تحديدها
- حدد خانة الاختيار الموجودة في صف العنوان أو قم بإلغاء تحديدها.
تصفية العناصر في القائمة
إذا كنت تريد استخدام إدخالات معينة فقط في قائمتك، يمكنك تصفية القائمة حسب حقل أو معيار معين. بعد تصفية القائمة، يمكنك استخدام خانات الاختيار لتضمين السجلات واستبعادها.
انقر فوق السهم إلى جانب عنوان العمود الخاص بالعنصر الذي تريد التصفية حسبه.
قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:
انقر فوق (فراغات) لعرض كل السجلات التي يكون فيها الحقل المناظر فارغا.
انقر فوق (غير فارغة) لعرض كل السجلات التي يحتوي الحقل المقابل فيها على معلومات.
انقر فوق (خيارات متقدمة) لفتح مربع الحوار "تصفية وفرز "، يمكنك استخدامه للتصفية حسب معايير متعددة.
ملاحظة
يمكنك أيضا فتح مربع الحوار "تصفية وفرز " بالنقر فوق "تصفية " ضمن "تنقيح" قائمة المستلمين في مربع الحوار "مستلمو دمج المراسلات ".
-
تلميح
إذا كان مصدر البيانات يحتوي على سجلات تشارك نفس المعلومات، وكان العمود 10 قيم فريدة أو أقل، يمكنك التصفية حسب معلومات محددة. على سبيل المثال، إذا كانت هناك عناوين متعددة تقوم بإدراج أستراليا كبلد أو منطقة، يمكنك التصفية حسب أستراليا.
يعرض مربع الحوار "مستلمو دمج المراسلات " السجلات المعينة فقط. لعرض كل السجلات مرة أخرى، انقر فوق (الكل).
فرز العناصر في القائمة
إذا كنت تريد رؤية العناصر بترتيب أبجدي، يمكنك فرز العناصر في قائمتك.
- في الجزء "مستلمو دمج المراسلات "، انقر فوق عنوان العمود الخاص بالعنصر الذي تريد الفرز حسبه.
على سبيل المثال، إذا كنت تريد عرض القائمة أبجديا حسب اسم العائلة، فانقر فوق عنوان العمود "اسم العائلة ". - للفرز باستخدام معايير متعددة، ضمن "تنقيح" قائمة المستلمين، انقر فوق "فرز". في مربع الحوار "تصفية وفرز "، حدد المعايير التي تريد الفرز حسبها.
البحث عن التكرارات
لمنع تكرار المراسلات، يمكنك البحث عن السجلات الموجودة في القائمة المدمجة التي تتطابق معظم الحقول لها (وليس بالضرورة كلها) وإزالتها.
- في مربع الحوار "مستلمو دمج المراسلات "، ضمن قائمة "تنقيح" المستلمين، انقر فوق البحث عن التكرارات.
- في مربع الحوار "البحث عن تكرارات "، اترك الإدخالات التي تريد تضمينها محددة فقط ثم انقر فوق موافق.
البحث عن مستلم معين أو مجموعة من المستلمين الذين يتشاركون سمة مشتركة
لتحديد فرد أو مجموعة من الأفراد الذين يتشاركون سمات مشتركة (مثل اسم العائلة أو الرمز البريدي أو شهر الميلاد)، يمكنك البحث في القائمة.
- في مربع الحوار "مستلمو دمج المراسلات "، ضمن قائمة "تنقيح" المستلمين، انقر فوق "بحث عن مستلم".
- في مربع الحوار "بحث عن إدخال "، أدخل السمة التي تريد البحث عنها في مربع النص "بحث عن "، وحدد الحقل أو الحقول التي تريد البحث فيها، ثم انقر فوق "بحث عن التالي".