بغض النظر عن مدى ذكاء بريدك، سيكون له تأثير ضئيل إذا أرسلته إلى الأشخاص الخطأ. يمكنك قصر القائمة البريدية على الأسماء والعناوين، أو يمكنك تضمين مزيد من التفاصيل حول كل عميل بحيث يمكنك تصنيف العملاء إلى مقاطع منطقية لعملك.
كلما استهدفت بريدك في مقطع عميل من المحتمل أن يكون مهتما بعرض معين، زاد معدل نجاح بريدك. خطط للتطوير بين ثلث ونصف وقت حملتك البريدية وميزانيتك لتحسين قائمتك البريدية لاستهداف شرائح العملاء المناسبة.
كيفية استخدام بيانات العميل
بعد الحصول على معلومات حول عملائك والعملاء المحتملين، يمكن أن يكون تعقب السمات المشتركة بينهما مفيدا جدا. كلما قمت بالتقاط المزيد من التفاصيل في القائمة البريدية، زادت الخيارات المتوفرة لديك لاستهداف مراسلاتك.
ولكن تأكد من أن البيانات التفصيلية التي تتعقبها هي البيانات التي ستستخدمها. كلما زاد التعقيد الذي تضيفه إلى القائمة البريدية، زاد العمل الذي يجب عليك القيام به للحفاظ على قائمتك.
على سبيل المثال، يمكنك استخدام بيانات العميل بأي من الطرق التالية:
- طباعة التسميات البريدية إنشاء تسميات بريدية تحتاج إلى معلومات الاسم والعنوان فقط لها.
- إرسال بريد إلى العملاء في لغة معينة قم بتصفية القائمة البريدية حسب المدينة أو الرمز البريدي، بحيث يمكنك بسهولة الإعلان عن ترقية للعملاء الذين يعيشون في موقع معين فقط.
- إضافة تحية مخصصة يمكنك تخصيص رسالة بريدية عن طريق تضمين الأسماء الأولى أو أسماء العائلة للمستلمين في سطر ترحيب عن طريق فصل الاسم إلى حقول بيانات العنوانوالاسم الأولواسم العائلة .
-
التركيز على المستلمين من عمر معين قم بإعلام العملاء بالمنتجات أو الخدمات المناسبة لمرحلة حياة هؤلاء العملاء (مثل التخطيط للتقاعد في العشرينات من العمر مقابل التخطيط للتقاعد في الخمسينات) من خلال جمع تواريخ ميلاد عملائك كسنة ميلاد (مثل "1945").
إذا كنت ترغب في تقديم هدية ترويجية لجميع العملاء الذين يقع عيد ميلادهم في الشهر الحالي، يمكنك جمع تواريخ ميلادهم كشهر أو يوم أو سنة (مثل "1 يناير 2000"). - تخصيص مراسلات منفصلة حسب نوع الجنس الإعلان عن خط منتج جديد للرجال فقط أو للنساء فقط من خلال تضمين نوع الجنس لكل عميل ("ذكر" أو "أنثى") في القائمة البريدية.
- استخدام محفوظات الشراء أرسل إعلانات خاصة إلى أولئك الذين أجروا عمليات شراء رئيسية مؤخرا، أو قم بإعلام العملاء عندما يكون لديك نماذج جديدة لعلاماتهم التجارية المفضلة. للقيام بذلك، تحتاج إلى تعقب محفوظات شراء العملاء. يمكنك أيضا إعلام العملاء بالمنتجات المماثلة ("العملاء الذين اشتروا ما اشتريته أيضا").
- إرسال بريد إلكتروني للحفظ على البريد وفر التكاليف البريدية لحدث دعوة فقط عن طريق إرسال دعوات بريد إلكتروني إلى العملاء الذين يقدمون عناوين بريدهم الإلكتروني. يمكنك أولا معالجة دعوات الطباعة الخاصة بك عن طريق إجراء دمج البريد والتصفية على العملاء الذين ليس لديهم عناوين بريد إلكتروني. ثم يمكنك إنشاء دعوة بريد إلكتروني عن طريق إجراء دمج البريد الإلكتروني والتصفية على هؤلاء العملاء الذين لديهم عناوين بريد إلكتروني.
إنشاء قائمة بريدية
في أبسطها، القائمة البريدية هي ملف نصي يفصل سجلات المستلمين إلى حقول مشتركة. عادة ما تأخذ هذه القوائم شكل أوراق عمل أو جداول، مع فصل كل سجل في صفه الخاص إلى أعمدة تحتوي على حقول البيانات الفردية، مثل القائمة البريدية الأساسية المصورة هنا.
قد تتضمن القائمة المعقدة حقول بيانات إضافية، مثل حجم المنتج وتفضيلات الألوان ومحفوظات الشراء وتاريخ الميلاد والجنس.
إذا كنت تقوم بإنشاء قائمة بريدية للمرة الأولى، يمكنك القيام بذلك دون مغادرة Publisher. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء قائمة عناوين لدمج البريد.
دمج القوائم من مصادر متعددة
سواء كانت لديك قوائم بريدية أو قمت بشرائها، يسهل Publisher دمج قوائم العملاء وتحريرها من مصادر متعددة في Publisher. يمكنك اختيار ما يناسبك بشكل أفضل عن طريق تجميع قائمة Publisher البريدية من أي مجموعة من القوائم الأخرى التي تم إنشاؤها في Excel وOutlook وAccess.
تحديد القائمة المراد إضافتها
على علامة التبويب مراسلات، انقر فوق معالج دمج> المراسلاتخطوة بخطوة Step-Mail.
إذا كان المنشور متصلا بقائمة مستلمين، فتحقق من الاتصال، ثم على علامة التبويب مراسلات، انقر فوق تحرير قائمة المستلمين. إذا لم يكن المنشور متصلا بقائمة مستلمين موجودة، فانقر فوق التالي: إنشاء قائمة مستلمين أو الاتصال بها، ثم حدد القائمة التي تريدها.في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات ، ضمن إضافة إلى قائمة المستلمين، قم بأي مما يلي:
- انقر فوق كتابة قائمة جديدة، وأضف الإدخالات التي تريدها في مربع الحوار قائمة عناوين جديدة ، ثم انقر فوق موافق.
- انقر فوق استخدام قائمة موجودة، وحدد مصدر بيانات في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات ، ثم انقر فوق فتح.
- انقر فوق اختيار من جهات اتصال Outlook (إذا تمت مطالبتك باختيار ملف تعريف بريد، فانقر فوق ملف التعريف الذي تريده)، ثم انقر فوق موافق. حدد مجلدا أو قائمة توزيع في مربع الحوار تحديد جهات الاتصال ، ثم انقر فوق موافق.
حل الاختلافات عند دمج القوائم
عند إضافة قائمة بريدية إلى أخرى، قد لا يحتوي حقل واحد أو أكثر في القائمة المضافة على تطابق في القائمة الموجودة. على سبيل المثال، قد تتضمن قائمة العناوين التي تضيفها حقل اسم الشركة ، ولكن قد لا تتضمن القائمة الأصلية.
يطالبك Publisher بإصلاح عدم التطابق بين الحقول في القوائم المصدر المختلفة عن طريق فتح مربع الحوار إضافة إلى قائمة المستلمين .
في مربع الحوار إضافة إلى قائمة المستلمين ، حدد حقلا غير محدد في العمود مطابق ، وحدد الحقل الذي تريد أن يتوافق معه في حقول قائمة المستلمين مع قائمة الحقول المتطابقة ، ثم انقر فوق مطابقة.
في مربع الحوار مطابقة الحقل ، تحقق من إدراج الحقل الذي حددته ضمن حقل قائمة مطابقة مع المستلمين أو حدد حقلا آخر، ثم انقر فوق موافق.
إذا كنت بحاجة إلى إضافة حقل جديد إلى قائمة المستلمين لإجراء تطابق، فحدد الحقل الذي تريد إضافته في القائمة الجديدة (القائمة اليسرى في مربع الحوار إضافة إلى قائمة المستلمين )، وانقر فوق إضافة، ثم انقر فوق موافق. يتم عرض الحقول المضافة ضمن حقول جديدة لإضافتها إلى قائمة المستلمين.
تلميح
قم بإزالة حقل مضاف عن طريق تحديده في المربع حقول جديدة لإضافتها إلى قائمة المستلمين ، ثم النقر فوق إزالة.
كيف أعمل مطابقة الحقول عندما لا يطالبني Publisher بذلك؟
- في جزء المهام دمج المراسلات ، ضمن المزيد من العناصر، انقر فوق حقول العنوان، ثم انقر فوق مطابقة الحقول.
حفظ اختصار إلى قائمة مجمعة
يمكنك إنشاء اختصار للقائمة المدمجة لاستخدامها في المراسلات الأخرى. كلما قمت بتحرير إدخال فردي في القائمة المدمجة، يتم أيضا تحديث الإدخال الذي تم تحريره في الملف المصدر الأصلي إذا كان هذا الملف متوفرا للتحرير. إذا كنت لا تريد تحديث الملف المصدر الأصلي، فقم بتصدير قائمة المستلمين إلى ملف جديد.
- في جزء المهام دمج المراسلات (الخطوة 3: إنشاء منشورات مدمجة)، ضمن التحضير لمتابعة هذا البريد، انقر فوق حفظ اختصار لقائمة المستلمين.
- في مربع الحوار حفظ الملف ، اكتب اسما لقائمة العناوين المدمجة في المربع اسم الملف .
بشكل افتراضي، يتم حفظ قائمة العناوين في مجلد مصادر البيانات الخاصة بي . من الأفضل الاحتفاظ بقائمة العناوين هنا، لأن هذا هو المجلد الافتراضي الذي يبحث فيه Publisher عن مصادر البيانات. - انقر فوق حفظ.
تحسين قائمة المستلمين
عندما تتطابق الحقول في القوائم المصدر المختلفة، تظهر كافة السجلات في القائمة الموجودة في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات ، حيث يمكنك تصفية المستلمين وفرزهم وتحديدهم لتضمينهم في دمج البريد الإلكتروني. حدد خانة الاختيار الموجودة بجانب كل مستلم تريد تضمينه، ثم قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة بجانب كل مستلم تريد استبعاده.
تحديد كافة العناصر أو مسحها
- حدد خانة الاختيار أو قم بإلغاء تحديدها في صف العنوان.
تصفية العناصر في القائمة
إذا كنت تريد استخدام إدخالات معينة فقط في القائمة، يمكنك تصفية القائمة حسب حقل أو معيار معين. بعد تصفية القائمة، يمكنك استخدام خانات الاختيار لتضمين السجلات واستبعادها.
انقر فوق السهم الموجود بجانب عنوان العمود للعنصر الذي تريد التصفية حسبه.
قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:
انقر فوق (الفراغات) لعرض كافة السجلات التي يكون الحقل المقابل فيها فارغا.
انقر فوق (Nonblanks) لعرض جميع السجلات التي يحتوي فيها الحقل المقابل على معلومات.
انقر فوق (خيارات متقدمة) لفتح مربع الحوار تصفية وفرز ، والذي يمكنك استخدامه لتصفية معايير متعددة.
ملاحظة
يمكنك أيضا فتح مربع الحوار تصفية وفرز بالنقر فوق تصفية ضمن قائمة تحسين المستلمين في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات .
-
تلميح
إذا كان مصدر البيانات يحتوي على سجلات تشترك في نفس المعلومات، وكان هناك 10 قيم فريدة أو أقل في العمود، يمكنك التصفية حسب معلومات محددة. على سبيل المثال، إذا كانت هناك عناوين متعددة تسرد أستراليا كبلاد أو منطقة، يمكنك التصفية على أستراليا.
يعرض مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات السجلات المعينة فقط. لعرض كافة السجلات مرة أخرى، انقر فوق (الكل).
فرز العناصر في القائمة
إذا كنت تريد رؤية العناصر بترتيب أبجدي، يمكنك فرز العناصر في قائمتك.
- في الجزء مستلمو دمج المراسلات ، انقر فوق عنوان العمود للعنصر الذي تريد الفرز حسبه.
على سبيل المثال، إذا كنت تريد عرض القائمة أبجديا حسب اسم العائلة، فانقر فوق عنوان العمود اسم العائلة . - للفرز باستخدام معايير متعددة، ضمن تحسين قائمة المستلمين، انقر فوق فرز. في مربع الحوار تصفية وفرز ، حدد المعايير التي تريد الفرز حسبها.
البحث عن التكرارات
لمنع تكرار المراسلات، يمكنك العثور على السجلات الموجودة في القائمة المجمعة التي تتطابق مع معظم الحقول (ولكن ليس بالضرورة جميعها) وإزالتها.
- في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات ، ضمن تحسين قائمة المستلمين، انقر فوق البحث عن التكرارات.
- في مربع الحوار بحث عن تكرارات ، اترك هذه الإدخالات التي تريد تضمينها محددة فقط، ثم انقر فوق موافق.
البحث عن مستلم معين أو مجموعة من المستلمين الذين يشتركون في سمة مشتركة
لتحديد فرد أو مجموعة من الأفراد الذين يشتركون في سمات مشتركة (مثل اسم العائلة أو الرمز البريدي أو شهر الميلاد)، يمكنك البحث في القائمة.
- في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات ، ضمن تحسين قائمة المستلمين، انقر فوق البحث عن مستلم.
- في مربع الحوار بحث عن إدخال ، أدخل السمة التي تريد البحث عنها في مربع النص بحث ، وحدد الحقل أو الحقول التي تريد البحث عنها، ثم انقر فوق بحث عن التالي.