السجل هو مستند أو كيان إلكتروني أو مادي آخر في مؤسسة يعمل كدليل على نشاط أو معاملة تقوم بها المؤسسة ويتطلب الاحتفاظ بها لبعض الفترة الزمنية. إدارة السجلات هي العملية التي تقوم بها المؤسسة:
- تحديد أنواع المعلومات التي يجب اعتبارها سجلات.
- يحدد كيفية معالجة المستندات النشطة التي ستصبح سجلات أثناء استخدامها، ويحدد كيفية جمعها بعد الإعلان عن أنها سجلات.
- تحديد الطريقة والمدة التي يجب فيها الاحتفاظ بكل نوع سجل لتلبية المتطلبات القانونية أو التجارية أو التنظيمية.
- البحث عن الحلول التكنولوجية والعمليات التجارية وتنفيذها للمساعدة في ضمان امتثال المؤسسة لالتزاماتها في إدارة السجلات بطريقة فعالة من حيث التكلفة وغير تدخلية.
- تنفيذ المهام المتعلقة بالسجلات مثل التخلص من السجلات منتهية الصلاحية أو تحديد موقع السجلات المرتبطة بالأحداث الخارجية مثل الدعاوى القضائية وحمايتها.
تحديد المستندات والعناصر المادية أو الإلكترونية الأخرى في مؤسستك هي سجلات تقع على عاتق مسؤولي الامتثال للشركات ومديري السجلات والمحامين. من خلال تصنيف جميع محتويات المؤسسة بعناية في مؤسستك، يمكن لهؤلاء الأشخاص مساعدتك في التأكد من الاحتفاظ بالمستندات للفترة الزمنية المناسبة. يساعد نظام إدارة السجلات المصمم تصميما جيدا على حماية المؤسسة بشكل قانوني، ويساعد المؤسسة على إثبات الامتثال للالتزامات التنظيمية، ويزيد من الكفاءة التنظيمية من خلال تعزيز التصرف في العناصر غير المحدثة التي ليست سجلات.
يتضمن نظام إدارة السجلات العناصر التالية:
- تحليل محتوى يصف ويصنف المحتوى في المؤسسة الذي يمكن أن يصبح سجلات، ويوفر مواقع المصدر، ويصف كيفية انتقال المحتوى إلى تطبيق إدارة السجلات.
- خطة ملف تشير، لكل نوع من السجلات في المؤسسة، حيث يجب الاحتفاظ بها كسجلات، والسياسات التي تنطبق عليها، والمدة التي يجب الاحتفاظ بها، وكيف يجب التخلص منها، ومن هو المسؤول عن إدارتها.
- مستند متطلبات التوافق الذي يحدد القواعد التي يجب أن تتبعها أنظمة تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة لضمان التوافق والأساليب المستخدمة لضمان مشاركة أعضاء فريق المؤسسة.
- طريقة لجمع السجلات التي لم تعد نشطة من جميع مصادر السجلات، مثل خوادم التعاون وخوادم الملفات وأنظمة البريد الإلكتروني.
- طريقة لتدقيق السجلات أثناء نشاطها.
- طريقة لالتقاط بيانات تعريف السجلات وتدقيق محفوظاتها وصيانتها.
- عملية الاحتفاظ بالسجلات (تعليق التصرف فيها) عند حدوث أحداث مثل التقاضي.
- نظام لمراقبة ومعالجة السجلات والإبلاغ عنها لضمان قيام الموظفين بإيداعها والوصول إليها وإدارتها وفقا لنهج وعمليات محددة.
يتضمن SharePoint ميزات يمكن أن تساعد المؤسسات على تنفيذ أنظمة وعمليات إدارة السجلات المتكاملة.
نظرة عامة على تخطيط إدارة السجلات
يصف هذا الموضوع خطوات التخطيط التي يجب اتخاذها للمساعدة في التأكد من أن نظام إدارة السجلات الذي تنفذه استنادا إلى SharePoint سيحقق أهداف إدارة السجلات في مؤسستك. فيما يلي معاينة لعملية تخطيط إدارة السجلات:
تحديد أدوار إدارة السجلات تتطلب إدارة السجلات الناجحة أدوارا متخصصة، مثل ما يلي:
- مديرو السجلات ومسؤولو الامتثال لتصنيف السجلات في المؤسسة وتشغيل عملية إدارة السجلات.
- موظفو تكنولوجيا المعلومات لتنفيذ الأنظمة التي تدعم إدارة السجلات بكفاءة.
- مديرو المحتوى للعثور على مكان الاحتفاظ بالمعلومات التنظيمية والتأكد من أن فرقهم تتبع ممارسات إدارة السجلات.
تحليل المحتوى التنظيمي قبل إنشاء خطة ملف، يقوم مديرو السجلات ومديرو المحتوى باستقصاء استخدام المستندات في المؤسسة لتحديد المستندات والعناصر الأخرى التي يمكن أن تصبح سجلات.
تطوير خطة ملف بعد تحليل المحتوى التنظيمي وتحديد جداول الاستبقاء، املأ بقية خطة الملف. تختلف خطط الملفات من مؤسسة إلى أخرى، ولكنها تصف عموما أنواع العناصر التي تقر المؤسسة بأنها سجلات، وتشير إلى مكان تخزينها، وتصف فترات استبقائها، وتوفر معلومات أخرى، مثل من هو المسؤول عن إدارتها والفئة الأوسع للسجلات التي تنتمي إليها.
تطوير جداول الاستبقاء لكل نوع سجل، حدد متى لم يعد نشطا (قيد الاستخدام)، والمدة التي يجب الاحتفاظ بها بعد ذلك، وكيف يجب التخلص منه في نهاية المطاف.
تقييم ممارسات إدارة المستندات وتحسينها تأكد من تطبيق النهج المطلوبة في مستودعات المستندات. على سبيل المثال، تأكد من أن هذا المحتوى يتم تدقيقه بشكل مناسب بحيث يتم الاحتفاظ بالتدقيقات المناسبة مع السجلات.
تصميم حل إدارة السجلات حدد ما إذا كنت تريد إنشاء أرشيف سجلات أو لإدارة السجلات في مكانها أو استخدام مزيج من النهجين. استنادا إلى خطة الملف، قم بتصميم أرشيف السجلات، أو حدد كيفية استخدام المواقع الموجودة لاحتواء السجلات. حدد أنواع المحتويات والمكتبات والنهج وبيانات التعريف التي تحدد الموقع الذي تريد توجيه مستند إليه عندما تكون مطلوبة.
التخطيط لكيفية تحول المحتوى إلى سجلات إذا كنت تستخدم SharePoint لإدارة المستندات النشطة وإدارة السجلات، يمكنك إنشاء مهام سير عمل مخصصة لنقل المستندات إلى أرشيف السجلات. إذا كنت تستخدم إما SharePoint أو نظام إدارة مستندات خارجي، فيمكنك تخطيط وتطوير واجهات تنقل المحتوى من هذه الأنظمة إلى أرشيف السجلات، أو التي تعلن أن المستند عبارة عن سجل ولكن لا تنقل المستند. يمكنك أيضا إنشاء خطة تدريب لتعليم المستخدمين كيفية إنشاء السجلات والعمل معها.
تخطيط تكامل البريد الإلكتروني حدد ما إذا كنت ستدير سجلات البريد الإلكتروني داخل SharePoint، أو ما إذا كنت ستدير سجلات البريد الإلكتروني داخل تطبيق البريد الإلكتروني نفسه.
تخطيط التوافق للمحتوى الاجتماعي إذا كانت مؤسستك تستخدم وسائل التواصل الاجتماعي مثل المدونات أو مواقع wiki، فحدد كيف سيصبح هذا المحتوى سجلات.
تخطيط تقارير التوافق والوثائق للتحقق من أن مؤسستك تقوم بتنفيذ ممارسات إدارة السجلات المطلوبة، وللإبلاغ عن هذه الممارسات، يجب عليك توثيق خطط وعمليات إدارة السجلات. إذا أصبحت مؤسستك منخرطة في الدعاوى القضائية المتعلقة بالسجلات، فقد تضطر إلى إنتاج إرشادات إدارة السجلات وخطط التنفيذ والمقاييس المتعلقة بالفعالية.