ملخص: تعلم كيفية استخدام تعيين الإصدار والموافقة على المحتوى والسحب في SharePoint 2013 للتحكم في إصدارات المستندات خلال دورة حياتها.
تصف هذه المقالة كيفية التخطيط لاستخدام تعيين الإصدار والموافقة على المحتوى والسحب في SharePoint Server 2016 للتحكم في إصدارات المستندات طوال دورة حياتها.
قبل قراءة هذه المقالة، يجب أن تفهم عملية التخطيط لإدارة المستندات الموضحة في نظرة عامة حول إدارة المستندات في SharePoint 2013.
في هذه المقالة:
- حول تعيين الإصدار والموافقة على المحتوى وعمليات السحب
- تعيين إصدار الخطة
- التخطيط للموافقة على المحتوى
- التخطيط لتسجيل المغادرة وتسجيل الوصول
حول تعيين الإصدار والموافقة على المحتوى وعمليات السحب
يتضمن SharePoint Server 2016 الميزات التالية التي يمكن أن تساعدك في التحكم بالمستندات في مكتبة المستندات:
- إن تعيين الإصدار هو الأسلوب الذي يتم من خلاله ترقيم التكرارات المتتالية للمستند وحفظها.
- الموافقة على المحتوى هي الطريقة التي يتحكم بها أعضاء الموقع الذين لديهم أذونات الموافق في نشر المحتوى.
- إن السحبوالإيداع هما الطريقتان اللتان يمكن للمستخدمين من خلالهما التحكم بشكل أفضل في موعد إنشاء إصدار جديد من مستند والتعليق أيضا على التغييرات التي أجراها عند إيداع مستند.
يمكنك تكوين الإعدادات لميزات إدارة المحتوى التي تم تناولها في هذه المقالة في مكتبات المستندات. لمشاركة هذه الإعدادات عبر المكتبات في الحل الخاص بك، يمكنك إنشاء قوالب مكتبة مستندات تتضمن إعدادات إدارة المحتوى. وهذا يضمن أن المكتبات الجديدة ستعكس قرارات إدارة المحتوى الخاصة بك.
لمزيد من المعلومات حول تعيين الإصدار، راجع تمكين وتكوين تعيين الإصدار لقائمة أو مكتبة.
تعيين إصدار الخطة
يعتمد عنصر التحكم الافتراضي لتعيين الإصدار لمكتبة مستندات على قالب مجموعة المواقع المشتركة. ومع ذلك، يمكنك تكوين عنصر التحكم في تعيين الإصدار لمكتبة مستندات وفقا لمتطلباتك الخاصة. يمكن أن يكون لكل مكتبة مستندات عنصر تحكم مختلف لتعيين الإصدار يناسب نوع المستندات في المكتبة على أفضل وجه. يتضمن SharePoint Server 2016 ثلاثة خيارات لتعيين الإصدار:
- بلا تعيين للإصدار يحدد عدم حفظ أي إصدارات سابقة من المستندات. عند عدم استخدام تعيين الإصدارات، تصبح الإصدارات السابقة من المستندات غير قابلة للاسترداد، كما لا يتم الاحتفاظ بمحفوظات المستندات بسبب عدم حفظ التعليقات المرافقة لكل تكرار للمستند. استخدم هذا الخيار على مكتبات المستندات التي تحتوي على محتوى غير هام أو محتوى لن يتغير أبدا.
-
إنشاء الإصدارات الرئيسية يحدد أنه يتم الاحتفاظ بالإصدارات المرقمة للمستندات باستخدام نظام إصدار بسيط (مثل 1، 2، 3). للتحكم في التأثير على مساحة التخزين، يمكنك تحديد عدد الإصدارات السابقة التي تريد الاحتفاظ بها، مع العد التأخري من الإصدار الحالي.
في تعيين الإصدار الرئيسي، في كل مرة يتم فيها حفظ إصدار جديد من مستند، سيتمكن جميع المستخدمين الذين لديهم أذونات الوصول إلى مكتبة المستندات من عرض المحتوى. استخدم هذا الخيار عندما لا تريد التمييز بين إصدارات المستندات المسودة والإصدارات المنشورة. على سبيل المثال، في مكتبة مستندات تستخدمها مجموعة عمل في مؤسسة ما، يعد تعيين الإصدار الرئيسي اختيارا جيدا إذا كان يجب أن يتمكن كل شخص في الفريق من عرض كل تكرارات كل مستند. -
إنشاء الإصدارات الرئيسية والثانوية (مسودة) يحدد الاحتفاظ بالإصدارات المرقمة للمستندات باستخدام نظام تعيين إصدار رئيسي وثانوي (مثل 1.0، 1.1، 1.2، 2.0، 2.1). أما الإصدارات التي تنتهي ب .0 فهي الإصدارات الرئيسية والإصدارات التي تنتهي بملحقات غير صفرية هي إصدارات ثانوية. يتم حفظ الإصدارات الرئيسية والثانوية السابقة من المستندات مع الإصدارات الحالية. للتحكم في التأثير على مساحة التخزين، يمكنك تحديد عدد الإصدارات الرئيسية السابقة التي تريد الاحتفاظ بها، مع العد التأخري بدءا من الإصدار الحالي. يمكنك أيضا تحديد عدد الإصدارات الرئيسية التي يتم الاحتفاظ بها يجب أن تتضمن الإصدارات الثانوية الخاصة بها. على سبيل المثال، إذا قمت بتحديد الاحتفاظ بالإصدارات الثانوية لإصدارين رئيسيين وكان الإصدار الرئيسي الحالي هو 4.0، فسيتم الاحتفاظ بكافة الإصدارات الثانوية التي تبدأ من 3.1.
في تعيين الإصدار الرئيسي والثانوي، يمكن لأي مستخدم لديه أذونات القراءة عرض الإصدارات الرئيسية للمستندات. يمكنك تحديد المستخدمين الذين يمكنهم أيضا عرض الإصدارات الثانوية. من المستحسن عادة منح أذونات لعرض الإصدارات الثانوية واستخدامها للمستخدمين الذين يمكنهم تحرير العناصر وتقييد المستخدمين الذين لديهم أذونات القراءة لعرض الإصدارات الرئيسية فقط.
استخدم تعيين الإصدار الرئيسي والثانوي عندما تريد التمييز بين المحتوى المنشور الذي يمكن عرضه من قبل جمهور ومسودة المحتوى الذي لم يعد جاهزا بعد للنشر. على سبيل المثال، على موقع الموارد البشرية على ويب الذي يصف المنافع التنظيمية، استخدم تعيين الإصدار الرئيسي والثانوي لتقييد وصول الموظفين إلى أوصاف المزايا أثناء مراجعة الأوصاف.
ملاحظة
عند إنشاء إصدار جديد من مستند، يتم تخزين التغييرات التزايدية في SQL Server، بدلا من نسخة جديدة كاملة من المستند. يوفر ذلك التخزين الأكثر كفاءة ويساعد على تقليل متطلبات التخزين الإجمالية.
التخطيط للموافقة على المحتوى
استخدم الموافقة على المحتوى لتشكيل المحتوى بشكل رسمي والتحكم في إتاحة المحتوى للجمهور. على سبيل المثال، قد تتطلب مؤسسة تنشر محتوى كأحد منتجاتها أو خدماتها مراجعة قانونية وموافقة قانونية قبل نشر المحتوى.
مسودة مستند تنتظر الموافقة على المحتوى في الحالة "معلق". عندما يقوم أحد الموافقين بمراجعة المستند والموافقة على المحتوى، يصبح متوفرا للعرض من قبل المستخدمين الذين لديهم أذونات القراءة. يمكن لمالك مكتبة المستندات تمكين الموافقة على المحتوى لمكتبة مستندات، وبشكل اختياري، يمكنه إقران سير عمل بالمكتبة لتشغيل عملية الموافقة.
تختلف الطريقة التي يتم بها إرسال المستندات للموافقة عليها استنادا إلى إعدادات تعيين الإصدار في مكتبة المستندات:
-
بلا تعيين للإصدار وإذا لم يتم استخدام تعيين الإصدار وتم حفظ التغييرات في أحد المستندات، فتصبح حالة المستند معلقة. يحتفظ SharePoint Server 2016 بالإصدار السابق من المستند بحيث يظل بإمكان المستخدمين الذين لديهم أذونات القراءة عرضه. بعد الموافقة على التغييرات المعلقة، يتم توفير الإصدار الجديد من المستند للعرض من قبل المستخدمين الذين لديهم أذونات قراءة ولا يتم الاحتفاظ بالإصدار السابق.
وإذا لم يتم استخدام تعيين الإصدار وتم تحميل مستند جديد إلى مكتبة المستندات، فستتم إضافته إلى المكتبة بالحالة "معلق" ولن يتمكن المستخدمون الذين لديهم أذونات قراءة من رؤيتهم حتى تتم الموافقة عليه. -
إنشاء الإصدارات الرئيسية إذا تم استخدام تعيين إصدار رئيسي وحفظ التغييرات في أحد المستندات، تصبح حالة المستند معلقة، وسيتم توفير الإصدار الرئيسي السابق من المستند للعرض من قبل المستخدمين الذين لديهم أذونات قراءة. بعد الموافقة على التغييرات التي يتم إدخالها على المستند، يتم إنشاء إصدار رئيسي جديد من المستند ويصبح متوفرا للمستخدمين الذين لديهم أذونات قراءة، ويتم حفظ الإصدار الرئيسي السابق في قائمة محفوظات المستند.
إذا تم استخدام تعيين إصدار رئيسي وتحميل مستند جديد إلى مكتبة المستندات، فستتم إضافته إلى المكتبة في الحالة "معلق" ولا يمكن عرضه من قبل المستخدمين الذين لديهم أذونات قراءة حتى تتم الموافقة عليه كإصدار 1. -
إنشاء الإصدارات الرئيسية والثانوية (مسودة) إذا تم استخدام تعيين إصدار رئيسي وثانوي وتم حفظ التغييرات في أحد المستندات، فبإمكان الكاتب اختيار حفظ إصدار ثانوي جديد من المستند كمسودة أو إنشاء إصدار رئيسي جديد، مما يؤدي إلى تغيير حالة المستند إلى "معلق". بعد الموافقة على التغييرات التي تم إدخالها على المستند، يتم إنشاء إصدار رئيسي جديد من المستند ويصبح متوفرا للمستخدمين الذين لديهم أذونات قراءة. في تعيين الإصدار الرئيسي والثانوي، يتم الاحتفاظ بالإصدارات الرئيسية والثانوية على حد سواء في قائمة محفوظات المستند.
إذا تم استخدام تعيين إصدار رئيسي وثانوي وتم تحميل مستند جديد إلى مكتبة المستندات، يمكن إضافته إلى المكتبة إما في حالة "المسودة" كإصدار 0.1 أو يمكن للكاتب طلب الموافقة على الفور. في هذه الحالة، تصبح حالة المستند معلقة.
التخطيط لتسجيل المغادرة وتسجيل الوصول
يمكنك الطلب من المستخدمين سحب المستندات من مكتبة المستندات قبل تحرير المستندات. تتضمن مزايا طلب السحب والإيداع ما يلي:
- التحكم بشكل أفضل بموعد إنشاء إصدارات المستندات. عند إيداع مستند، يمكن للكاتب حفظه دون إيداعه. لن يتمكن المستخدمون الآخرون لمكتبة المستندات من رؤية هذه التغييرات، ولن يتم إنشاء إصدار جديد. لا يتم إنشاء إصدار جديد (مرئي للمستخدمين الآخرين) إلا عند قيام كاتب بإيداع مستند. يمنح هذا الأمر الكاتب مزيدا من المرونة والتحكم.
- التقاط أفضل لبيانات التعريف. عند إيداع مستند، يمكن للكاتب كتابة التعليقات التي تصف التغييرات التي تم إدخالها على المستند. يؤدي ذلك إلى إنشاء سجل تاريخي جار للتغييرات التي تم إدخالها على المستند.
إذا كان الحل يتطلب من المستخدمين إيداع المستندات وسحبها لتحريرها، يمكنك استخدام الميزات المتوفرة في تطبيقات عميل Office 2016 التي تدعم هذه الإجراءات. يمكن للمستخدمين سحب المستندات والتراجع عن عمليات السحب وإيداع المستندات من تطبيقات عميل Office 2016.
عند سحب مستند، يتم تأمينه للتحرير الحصري من قبل المستخدم. عندما يحفظ المستخدم عمليات التحرير على هذا الملف، يتم تحميل التغييرات وحفظها إلى الخادم. تكون التغييرات خاصة للمستخدم وغير مرئية للآخرين. عندما يصبح المستخدم جاهزا لإيداع المستند، ستظهر التغييرات الأخيرة للآخرين ويتم نشرها.
من تطبيقات عميل Office 2016، يمكن للمستخدمين أيضا اختيار ترك المستندات التي تم سحبها على الخادم عبر تغيير خيارات تحرير المحتوى.
ملاحظة
يجب عدم سحب مستند عند استخدام وظيفة التأليف المشترك.