ملخص: تعرف على عناصر حل إدارة المستندات وعملية التخطيط لإدارة المستندات في SharePoint 2013.
تحتوي هذه المقالة على وصف عالي المستوى للعناصر المختلفة لحل إدارة المستندات الذي يستند إلى SharePoint Server 2016.
تتحكم إدارة المستندات في دورة حياة المستندات في مؤسستك، أي كيفية إنشائها ومراجعتها ونشرها، وكيفية التخلص منها أو الاحتفاظ بها في النهاية. وعلى الرغم من أن مصطلح "الإدارة" يعني ضمنا أن المعلومات تخضع للرقابة من أعلى المؤسسة، إلا أن أي نظام فعال لإدارة المستندات يجب أن يعكس ثقافة المؤسسة التي تستخدمها. يجب أن تكون الأدوات التي تستخدمها في إدارة المستندات مرنة بما يكفي لتمكنك من التحكم بإحكام في دورة حياة المستند، إذا كان ذلك يتلاءم مع ثقافة مؤسستك وأهدافها، ولكن أيضا لتتيح لك تنفيذ نظام أكثر تنظيما، إذا كان ذلك أكثر ملاءمة لمؤسستك.
عناصر نظام إدارة المستندات
يحدد الحل الفعال لإدارة المستندات ما يلي:
- أنواع المستندات والمحتويات الأخرى التي يمكن إنشاؤها في مؤسسة.
- ما هو القالب المطلوب استخدامه لكل نوع من أنواع المستندات.
- بيانات التعريف التي يجب توفيرها لكل نوع من أنواع المستندات.
- موقع تخزين مستند في كل مرحلة من مراحل دورة حياته.
- كيفية التحكم في الوصول إلى مستند في كل مرحلة من مراحل دورة حياته.
- كيفية نقل المستندات داخل المؤسسة حيث يساهم أعضاء الفريق في إنشاء المستندات ومراجعتها والموافقة عليها ونشرها والتخلص منها.
يتضمن SharePoint Foundation 2013 ميزات تطبق كل أوجه إدارة المستندات هذه. يتضمن SharePoint Server 2016 الميزات نفسها ويضيف أيضا ما يلي:
- ما هي السياسات التي يجب تطبيقها على المستندات بحيث يتم تدقيق الإجراءات المتعلقة بالمستندات، والاحتفاظ بالوثائق أو التخلص منها على النحو المناسب، وحماية المحتوى المهم للمؤسسة.
- كيفية التعامل مع المستندات كسجلات شركة ، والتي يجب الاحتفاظ بها وفقا للمتطلبات القانونية وإرشادات الشركة.
وللتأكد من أنه يمكن للعاملين في مجال المعلومات الاستفادة بسهولة من هذه الإمكانيات من دون الحاجة إلى الابتعاد عن عملياتهم اليومية وأدواتهم المألوفة، تتضمن التطبيقات في نظام Microsoft Office — مثل Microsoft Outlook وWord — أيضا ميزات تدعم كل مرحلة من مراحل دورة حياة المستند.
عملية التخطيط
تتكون عملية تخطيط إدارة المستندات من الخطوات الرئيسية التالية:
تحديد أدوار إدارة المستندات تأكد من أن خططك تتضمن ملاحظات المساهمين الرئيسيين في مؤسستك، ولديك الفريق الأفضل لتنفيذ الحل، وتعرف من سيشارك في عمليات إدارة المستندات.
تحليل استخدام المستندات بعد تحديد الأشخاص الذين يعملون على المستندات، حدد أنواع المستندات التي يعملون عليها وكيفية استخدامهم لها. لمزيد من المعلومات، راجع تحديد المستخدمين وتحليل استخدام المستندات (SharePoint Server 2010).
تخطيط تنظيم المستندات يمكنك تنظيم المستندات في مجموعات المواقع المشتركة والمواقع والمكتبات. يوفر SharePoint Server 2016 مجموعة من الميزات التي تساعد على تنظيم المستندات وتخزينها، بدءا من المواقع المتخصصة وصولا إلى مكتبات المستندات ذات البنية الفضفاضة لإنشاء المستندات والتعاون في العمل عليها بسرعة. بالإضافة إلى ذلك، داخل مكتبة، يمكنك تنظيم المحتوى في مجلدات ومجلدات فرعية. لمزيد من المعلومات، راجع تخطيط مكتبة المستندات (SharePoint Server 2010).
تخطيط كيفية انتقال المحتوى بين المواقع قد يكون من الضروري نقل مستند أو نسخه من موقع أو مكتبة إلى أخرى في مراحل مختلفة من دورة حياته. لمزيد من المعلومات، راجع "تخطيط تدفق المحتوى" في تخطيط مكتبة المستندات (SharePoint Server 2010).
تخطيط أنواع المحتويات استخدم أنواع المحتويات لتنظيم معلومات حول المستندات، مثل بيانات التعريف وقوالب المستندات وعمليات سير العمل. هذه خطوة مهمة لمساعدتك على تنظيم مستنداتك وفرض التناسق عبر مؤسستك. لمزيد من المعلومات، راجع نوع المحتوى وتخطيط سير العمل (SharePoint Server 2010).
تخطيط مهام سير العمل عند التخطيط لمهام سير العمل لمؤسستك، يمكنك التحكم في كيفية انتقال المستندات من عضو فريق إلى آخر وتعقبها مع تعاون كل مشارك في دورة حياة المستند. يتضمن SharePoint Server 2016 مهام سير العمل لمهام الفريق الشائعة مثل مراجعة المستندات والموافقة عليها. يدعم SharePoint Server 2016 أيضا إنشاء مهام سير عمل مخصصة وتثبيتها. لمزيد من المعلومات، راجع نوع المحتوى وتخطيط سير العمل (SharePoint Server 2010).
تخطيط حوكمة المحتوى يمكنك تخطيط درجة التحكم المناسبة التي تستند إلى نوع المحتوى أو موقع التخزين. على سبيل المثال، قد تطلب سحب المستندات الموجودة في مكتبة معينة قبل أن تتمكن من تحريرها. لمزيد من المعلومات، راجع تعيين الإصدار والموافقة على المحتوى وتخطيط السحب (SharePoint Server 2010).
تخطيط النهج لكل نوع محتوى، قم بتخطيط نهج إدارة المعلومات للتأكد من تدقيق المستندات والاحتفاظ بها والتعامل معها وفقا للمتطلبات المؤسسية والقانونية لمؤسستك. يتضمن SharePoint Server 2016 النهج التي تطبق التدقيق واستبقاء المستندات والرموز الشريطية (للتأكد من إمكانية ارتباط المحتوى المطبوع بالإصدارات الإلكترونية المناظرة). لمزيد من المعلومات، راجع تخطيط نهج إدارة المعلومات (SharePoint Server 2010).
ملاحظة
لا تتوفر النهج في SharePoint Foundation 2013.
تحديد المستخدمين وتحليل استخدام المستندات (SharePoint Server 2010)
تخطيط مكتبة المستندات (SharePoint Server 2010)
نوع المحتوى وتخطيط سير العمل (SharePoint Server 2010)
تعيين الإصدار والموافقة على المحتوى وتخطيط السحب (SharePoint Server 2010)