صيغة المواقع الناجحة والمستخدمين السعداء هي نهج مخطط جيدا ومستدام لإدارة المواقع والمستخدمين. فيما يلي بعض المهام والمفاهيم الرئيسية التي يمكنك استخدامها لتخطيط المواقع وإدارة المستخدمين لمؤسستك.
حول مجموعات المواقع المشتركة
بغض النظر عما إذا كنت مستخدما جديدا ل SharePoint أو استخدمت العديد من الإصدارات، فإن تجربة SharePoint الحديثة توفر مرونة أكبر وتنقلا أسهل وجميع المواقع سهلة الاستخدام للجوال. نوصي بإنشاء مجموعات مواقع مشتركة لكل حمل عمل في مؤسستك. تسهل تجربة SharePoint الحديثة التنقل والصيانة لأن كل موقع أصبح الآن مجموعة مواقع مشتركة. تعرف على المزيد حول التجربة الحديثة في SharePoint وفوائد استخدام مواقع Hub. نوصي بإنشاء مجموعات مواقع مشتركة لكل حمل عمل ثم إقرانها جميعا بموقع مركز. وهذا يعطي مرونة أكبر ويعتمد بسهولة على الاحتياجات المتغيرة لمؤسستك. لمزيد من المعلومات، راجع ما هو موقع مركز SharePoint؟.
يفوض مسؤول SharePoint إدارة مجموعات المواقع المشتركة إلى أشخاص مختلفين في مؤسستك. يساعد نموذج أذونات SharePoint من خلال السماح لك بتعيين أذونات لأدوار مختلفة مثل مسؤول مجموعة المواقع المشتركة ومالك الموقع والأدوار الأخرى. راجع إدارة مسؤولي مجموعة المواقع المشتركة لمعرفة كيفية إضافة مسؤولي مجموعة المواقع المشتركة وإزالتها.
يمتلك مسؤول مجموعة المواقع المشتركة مستوى إذن التحكم الكامل لمجموعة المواقع المشتركة. وهذا يعني أنه يمكنك إضافة مواقع أو حذفها أو تغيير الإعدادات لأي موقع ضمن مجموعة مواقع مشتركة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك عرض كل المحتوى داخل هذه المواقع أو إضافته أو حذفه أو تغييره. يمكن تعيين مسؤول مجموعة المواقع المشتركة الثانوي من قبل مسؤول مجموعة المواقع المشتركة. بصفتك مسؤول مجموعة مواقع مشتركة، يمكنك إضافة مسؤول آخر لمجموعة المواقع المشتركة، أو تغيير مسؤول مجموعة المواقع المشتركة، من خلال صفحة الإعدادات. لمزيد من المعلومات حول هذه المهمة، راجع إدارة مسؤولي مجموعة المواقع المشتركة.
مجموعة المواقع المشتركة التقليدية هي مجموعة من مواقع SharePoint التي لها نفس إعدادات الإدارة للمالك والمشاركة، مثل الأذونات. ترث المواقع الفرعية التنقل والأذونات وتصميم الموقع من مجموعة المواقع المشتركة. لذلك في أي وقت يتغير فيه أعضاء موقعك ومشاريعك، يجب أن تتغير مواقعك أيضا،
اختيار مواقع لكل حمل عمل
من المهم أن تخطط لنوع مجموعة مواقع SharePoint المشتركة التي تحتاجها لأحمال العمل الخاصة بك. ثم تريد تسهيل تنقل المستخدمين والعثور على ما يحتاجون إليه. يقدم هذا القسم تفاصيل حول بعض مواقع SharePoint الحديثة المتوفرة ويتحدث أيضا عن التنقل في هذه المواقع. هناك مقالة رائعة حول تخطيط التنقل وهي تخطيط التنقل لتجربة SharePoint الحديثة.
فكر في موقع مركز SharePoint كإطار أو أساس يساعدك على تنظيم مواقع اتصال وفريق مختلفة. عند إنشاء مجموعات مواقع مشتركة لكل حمل عمل في مؤسستك، يقوم موقع المركز بتوصيل مجموعات المواقع المشتركة هذه بطرق منطقية تسهل العثور عليها وإدارتها. يمكنك بعد ذلك نقل مجموعات المواقع المشتركة وإدارتها بين مواقع المركز في أي وقت تتغير فيه أحمال العمل. لمزيد من المعلومات، راجع تخطيط مواقع مركز SharePoint.
يتوفر موقع فريق SharePoint وأي صفحات تقوم بإنشائها ضمنه فقط للمستخدمين الذين تدعوهم من خلال منحهم الإذن للموقع. يمكنك أيضا توصيل موقع الفريق بمجموعة Microsoft 365. باستخدام موقع الفريق، يمكن لمؤسستك أو فريقك أو مجموعتك الاتصال ببعضها البعض والتعاون في العمل على المستندات والملفات الأخرى ونشر الإعلانات وجدولة الاجتماعات والاحتفاظ بالمهام وتعقب المشكلات أو عناصر الإجراءات وتخزين المعلومات في القوائم. لمزيد من المعلومات، راجع ما هو موقع فريق SharePoint؟
يسمح لك موقع اتصال SharePoint بمشاركة معلومات مثل الأخبار والتقارير والحالة مع الآخرين. عادة ما يحتوي موقع الاتصال على عدد قليل من المساهمين ولكن العديد من الأعضاء.
الحكم
الحوكمة هي مجموعة من السياسات والأدوار والمسؤوليات والعمليات التي توجه وتوجه وتتحكم في كيفية تعاون أقسام الأعمال والفرق الفنية في المؤسسة لتحقيق أهداف الأعمال. فيما يتعلق بمجموعة مواقع SharePoint المشتركة، يمكن أن تكون خطة الحوكمة دليلا للمساعدة في تخطيط الأدوار والمسؤوليات والنهج اللازمة لدعم مجموعة المواقع المشتركة. قد يشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الاعتبارات التالية:
- بنية المعلومات، بما في ذلك صفحات الويب والمستندات والقوائم والبيانات
- أنشطة الصيانة، بما في ذلك إدارة حسابات المستخدمين
- نهج العلامة التجارية والتخصيص
- التدريب
من المهم إعداد خطة حوكمة لمؤسستك. من خلال المشاركة في تطوير خطة الحوكمة، يمكنك المساعدة في تحديد الملكية لكل من فرق الأعمال والتقنية، وتحديد المسؤول عن مجالات النظام. لمزيد من المعلومات حول تطوير خطة حوكمة، راجع نظرة عامة: أفضل الممارسات لإدارة كيفية استخدام الأشخاص لموقع فريقك.
إدارة المستخدمين
ملاحظة
قد تحتاج إلى العمل مع مسؤول SharePoint لإدارة المستخدمين. على سبيل المثال، يدير مسؤول SharePoint ملفات تعريف المستخدمين.
حسابات المستخدمين في Microsoft 365
يضيف المسؤول العام مستخدمين جدد إلى Microsoft 365 باستخدام مركز مسؤولي Microsoft 365، وهو المدخل لإدارة المستخدمين وتكوين الخدمات. لمزيد من المعلومات، راجع المستخدمين والأدوار. عند إضافة مستخدم جديد، يقوم المسؤول العام بما يلي:
- تحديد ما إذا كان يمكن لهذا المستخدم أيضا الوصول إلى مركز الإدارة
- تعيين الموقع الجغرافي للمستخدم
- تحديد نوع ترخيص المستخدم
- إنشاء اسم مستخدم وكلمة مرور للمستخدم
مستخدمو موقع الفريق
يمكنك إضافة مستخدمين إلى موقع الفريق وضبط الأذونات للمستخدمين. يمكن العثور على مستويات الأذونات وعضوية مجموعة SharePoint ضمن الإعدادات. ومع ذلك، يقوم Microsoft 365 الآن بإنشاء مجموعة أمان تسمى الجميع باستثناء المستخدمين الخارجيين الذين يحتويون على كل شخص في دليل Microsoft 365 (باستثناء الأشخاص الخارجيين لمؤسستك والذين تمت دعوتهم من خلال ميزة المشاركة الخارجية). يتم منح مجموعة الأمان هذه حق الوصول تلقائيا كعضو في SharePoint. وهذا يعني أن المستخدمين الذين تضيفهم إلى دليل Microsoft 365 يمكنهم تحرير المواقع والقوائم والمكتبات بشكل افتراضي.
مستويات الأذونات وعضوية المجموعة
مستويات الأذونات هي مجموعات من حقوق SharePoint التي تسمح للمستخدمين بتنفيذ مجموعة من المهام ذات الصلة. على سبيل المثال، يتضمن مستوى أذونات القراءة أذونات عرض العناصر والعناصر المفتوحة وعرض الصفحات وعرض الإصدارات (من بين أمور أخرى)، وكلها مطلوبة لعرض الصفحات والمستندات والعناصر في موقع SharePoint. يمكن تضمين الأذونات في أكثر من مستوى أذونات واحد. لمزيد من المعلومات، راجع تخطيط استراتيجية الأذونات الخاصة بك.
لا نوصي بتعيين مستويات الأذونات مباشرة للمستخدمين الفرديين لأن هذا قد يجعل من الصعب جدا تعقب الأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى المواقع وإدارته. فمن الضروري في بعض الأحيان، ولكن ينبغي أن تبقى إلى الحد الأدنى لتجنب التعقيد. بدلا من ذلك، قم بتعيين أذونات للمجموعات، ثم قم بتعيين مستخدمين فرديين للمجموعات المناسبة. المجموعة هي مجموعة من المستخدمين الذين تم تعريفهم على مستوى مجموعة المواقع المشتركة لتسهيل إدارة الأذونات. لمزيد من المعلومات، راجع مجموعات SharePoint الافتراضية وتخصيص أذونات الموقع. يتم تعيين مستوى أذونات افتراضي لكل مجموعة. على سبيل المثال، تتضمن بعض مجموعات SharePoint الافتراضية الأساسية مستويات الأذونات التالية:
| المجموعة | مستوى الأذونات |
|---|---|
| الملاك | تحكم كامل |
| الزائرون | قراءة |
| الأعضاء | مساهمة |
يمكن لأي شخص لديه إذن التحكم الكامل إنشاء مجموعات مخصصة.
عند تعيين مستويات الأذونات لمجموعات SharePoint على مستوى مجموعة المواقع المشتركة، بشكل افتراضي، ترث كافة المواقع ومحتوى الموقع مستويات الأذونات هذه. يسمى هذا السلوك الافتراضي توريث الأذونات. يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد تعيين أذونات فريدة عند إنشاء موقع فرعي، أو قطع توريث الأذونات على موقع أو قائمة أو مكتبة أو عنصر. لمزيد من المعلومات، راجع ما هو توريث الأذونات؟
نظرا لأن مستوى إذن المستخدم يحدد ما يمكنه رؤيته والوصول إليه داخل الموقع، يجب مراعاة عضوية مجموعته بعناية. على سبيل المثال، يجب أن يكون المستخدم المسؤول عن إنشاء المواقع وتخصيصها عضوا في مجموعة Designer. من ناحية أخرى، المستخدم الذي يحتاج فقط إلى قراءة المحتوى وتنزيله وقد يحتاج فقط إلى أن يكون عضوا في مجموعة الزوار. للمزيد من المعلومات، راجع التعرف على مستويات الأذونات في SharePoint.
التخطيط لاستخدام ميزات الموقع ومجموعة المواقع المشتركة
بصفتك مسؤولا عن مجموعة المواقع المشتركة، قد تحتاج إلىSharePoint، قم بإدارة الميزات على مستوى مجموعة المواقع المشتركة والمواقع المشتركة. قد تتضمن هذه المهام تنشيط الميزات أو إلغاء تنشيطها وفقا لخطة الحوكمة الخاصة بك. لمزيد من المعلومات، راجع تمكين ميزات مجموعة المواقع المشتركة أو تعطيلها. راجع أيضا إدارة سلة المحذوفات لمجموعة مواقع SharePoint المشتركة.