إن صيغة المواقع الناجحة والمستخدمين السعداء مخططة بشكل جيد ونهج مستدام لإدارة المواقع والمستخدمين. فيما يلي بعض المهام والمفاهيم الأساسية التي يمكنك استخدامها لتخطيط المواقع وإدارة المستخدمين لمؤسستك.
حول مجموعات المواقع المشتركة
بصرف النظر عما إذا كنت تستخدم SharePoint لأول مرة أو استخدمت إصدارات عديدة، فإن تجربة SharePoint الحديثة توفر مرونة أكبر وتنقلا أسهل، كما أن جميع المواقع يمكن استخدامها من قبل الأجهزة المحمولة. إننا ننصح بإنشاء مجموعات مواقع مشتركة لكل حمل عمل في مؤسستك. تسهل تجربة SharePoint الحديثة التنقل والصيانة لأن كل موقع أصبح الآن مجموعة مواقع مشتركة. تعرف على المزيد حول التجربة الحديثة في SharePoint وفوائد استخدام المواقع المركزية. نوصي بإنشاء مجموعات مواقع مشتركة لكل حمل عمل ثم إقرانها كلها بموقع مركزي. يمنح هذا قدرا أكبر من المرونة ويعتمد بسهولة على الاحتياجات المتغيرة لمؤسستك. لمزيد من المعلومات، راجع ما هو الموقع المركزي ل SharePoint؟.
يفوض مسؤول SharePoint إدارة مجموعات المواقع المشتركة إلى أشخاص مختلفين في مؤسستك. يساعد نموذج أذونات SharePoint في ذلك من خلال السماح لك بتعيين أذونات لأدوار مختلفة مثل مسؤول مجموعة المواقع المشتركة ومالك الموقع وأدوار أخرى. راجع "إدارة مسؤولي مجموعة المواقع المشتركة" لمعرفة كيفية إضافة مسؤولي مجموعة المواقع المشتركة وإزالتهم.
يملك مسؤول مجموعة المواقع المشتركة مستوى الإذن "تحكم كامل" في مجموعة المواقع المشتركة. وهذا يعني أنه يمكنك إضافة مواقع أو حذفها أو تغيير الإعدادات لأي موقع ضمن مجموعة المواقع المشتركة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك عرض جميع المحتويات داخل هذه المواقع أو إضافتها أو حذفها أو تغييرها. يمكن تعيين مسؤول مجموعة المواقع المشتركة الثانوي من قبل مسؤول مجموعة المواقع المشتركة. بصفتك مسؤول مجموعة مواقع مشتركة، يمكنك إضافة مسؤول مجموعة مواقع مشتركة آخر أو تغيير مسؤول مجموعة المواقع المشتركة من خلال الصفحة "إعدادات". لمزيد من المعلومات حول هذه المهمة، راجع إدارة مسؤولي مجموعة المواقع المشتركة.
إن مجموعة المواقع المشتركة التقليدية هي عبارة عن مجموعة من مواقع SharePoint لها المالك نفسه وتشارك إعدادات الإدارة، مثل الأذونات. وترث المواقع الفرعية التنقل والأذونات وتصميم الموقع من مجموعة المواقع المشتركة. وبالتالي في أي وقت يتغير فيه أعضاء موقعك ومشاريعك، يجب أن تتغير مواقعك أيضا،
اختيار مواقع لكل حمل عمل
من المهم أن تقوم بالتخطيط لنوع مجموعة المواقع المشتركة في SharePoint التي تحتاجها لأحمال العمل الخاصة بك. بعد ذلك، سترغب في تمكين المستخدمين من التنقل والعثور على ما يحتاجون إليه بسهولة. يوفر هذا القسم تفاصيل حول بعض مواقع SharePoint الحديثة المتوفرة، كما يتناول التنقل في هذه المواقع. هناك مقالة مفيدة حول تخطيط التنقل وهي تخطيط التنقل لتجربة SharePoint الحديثة.
يمكنك اعتبار الموقع المركزي ل SharePoint كإطار أو أساس يساعدك على تنظيم مواقع اتصالات وفرق مختلفة. عندما تنشئ مجموعات مواقع مشتركة لكل حمل عمل في مؤسستك، يقوم الموقع المركزي بتوصيل مجموعات المواقع المشتركة هذه بطرق منطقية تسهل العثور عليها وإدارتها. يمكنك بعد ذلك نقل مجموعات المواقع المشتركة وإدارتها بين المواقع المركزية في أي وقت تتغير فيه أحمال العمل لديك. لمزيد من المعلومات، راجع تخطيط المواقع المركزية ل SharePoint.
يتوفر موقع فريق SharePoint وأي صفحات تقوم بإنشائها ضمنه فقط للمستخدمين الذين تدعوهم من خلال منحهم الإذن بالوصول إلى الموقع. يمكنك أيضا توصيل موقع الفريق بمجموعة Microsoft 365. باستخدام "موقع الفريق"، تستطيع المؤسسة أو الفريق أو المجموعة الاتصال فيما بينها والتعاون في العمل على المستندات والملفات الأخرى، ونشر الإعلانات وجدولة الاجتماعات والحفاظ على المهام وتعقب المشاكل أو عناصر الإجراءات وتخزين المعلومات في قوائم. لمزيد من المعلومات، راجع ما هو موقع فريق SharePoint؟
يتيح لك موقع اتصال SharePoint مشاركة معلومات مثل الأخبار والتقارير والحالة مع الآخرين. يتضمن موقع الاتصال عادة عددا قليلا من المساهمين ولكن العديد من الأعضاء.
الحوكمة
الحوكمة هي مجموعة من السياسات والأدوار والمسؤوليات والعمليات التي توجه وتتحكم في كيفية تعاون أقسام الأعمال والفرق الفنية في المؤسسة لتحقيق أهداف العمل. في ما يخص مجموعة مواقع SharePoint المشتركة، يمكن أن تكون خطة الإدارة دليلا للمساعدة على تخطيط الأدوار والمسؤوليات والنهج اللازمة لدعم مجموعة المواقع المشتركة. قد يتضمن، على سبيل المثال لا الحصر، الاعتبارات التالية:
- بنية المعلومات، بما في ذلك صفحات ويب والمستندات والقوائم والبيانات
- أنشطة الصيانة، بما في ذلك إدارة حسابات المستخدمين
- نهج العلامة التجارية والتخصيص
- التدريب
من المهم إعداد خطة حوكمة لمؤسستك. ومن خلال المشاركة في تطوير خطة حوكمة، يمكنك المساعدة في تحديد ملكية فرق الأعمال والفرق الفنية، وتحديد من هو المسؤول عن أي مناطق في النظام. للحصول على مزيد من المعلومات حول تطوير خطة حوكمة، راجع نظرة عامة: أفضل الممارسات لإدارة كيفية استخدام الأشخاص لموقع الفريق.
إدارة المستخدمين
ملاحظة
قد تحتاج إلى العمل مع مسؤول SharePoint لإدارة المستخدمين. على سبيل المثال، يدير مسؤول SharePoint ملفات تعريف المستخدمين.
حسابات المستخدمين في Microsoft 365
يضيف المسؤول العام مستخدمين جدد إلى Microsoft 365 باستخدام مركز مسؤولي Microsoft 365، وهو مدخل لإدارة المستخدمين وتكوين الخدمات. لمزيد من المعلومات، راجع المستخدمين والأدوار. عند إضافة مستخدم جديد، يقوم المسؤول العام بما يلي:
- تحدد ما إذا كان يمكن لهذا المستخدم الوصول أيضا إلى مركز الإدارة
- يعين الموقع الجغرافي للمستخدم
- تحديد نوع ترخيص المستخدم
- إنشاء اسم مستخدم وكلمة مرور للمستخدم
مستخدمو موقع الفريق
يمكنك إضافة مستخدمين إلى موقع الفريق وضبط الأذونات للمستخدمين. يمكن العثور على مستويات الأذونات وعضوية مجموعة SharePoint ضمن "إعدادات". على الرغم من ذلك، يقوم Microsoft 365 الآن بإنشاء مجموعة أمان تسمى الجميع باستثناء المستخدمين الخارجيين التي تحتوي على كل شخص في دليل Microsoft 365 (باستثناء الأشخاص من خارج مؤسستك والذين تتم دعوتهم من خلال ميزة المشاركة الخارجية). يتم منح مجموعة الأمان هذه حق الوصول تلقائيا كعضو في SharePoint. وهذا يعني أن المستخدمين الذين تضيفهم إلى دليل Microsoft 365 يمكنهم تحرير المواقع والقوائم والمكتبات بشكل افتراضي.
مستويات الأذونات وعضوية المجموعة
مستويات الأذونات هي مجموعات من حقوق SharePoint تسمح للمستخدمين بتنفيذ مجموعة من المهام ذات الصلة. على سبيل المثال، يتضمن مستوى الإذن "قراءة" أذونات "عرض العناصر" و"العناصر المفتوحة" و"عرض الصفحات" و"عرض الإصدارات" (من بين أذونات أخرى)، وكلها مطلوبة لعرض الصفحات والمستندات والعناصر في موقع SharePoint. يمكن تضمين الأذونات في أكثر من مستوى أذونات واحد. لمزيد من المعلومات، راجع تخطيط استراتيجية الأذونات الخاصة بك.
إننا لا ننصحك بتعيين مستويات الأذونات مباشرة إلى مستخدمين فرديين لأن هذا الأمر قد يجعل من الصعب جدا تعقب الأشخاص الذين يحق لهم الوصول إلى المواقع وإدارتهم. إنه ضروري في بعض الأحيان ، ولكن يجب أن يظل عند الحد الأدنى لتجنب التعقيد. بدلا من ذلك، قم بتعيين أذونات إلى المجموعات، ثم عين مستخدمين فرديين للمجموعات المناسبة. إن المجموعة عبارة عن مجموعة من المستخدمين يتم تعريفها على مستوى مجموعة المواقع المشتركة لإدارة الأذونات بسهولة. لمزيد من المعلومات، راجع مجموعات SharePoint الافتراضية وأذونات تخصيص الموقع. يتم تعيين مستوى أذونات افتراضي لكل مجموعة. على سبيل المثال، تتضمن بعض مجموعات SharePoint الافتراضية الأساسية مستويات الأذونات التالية:
| المجموعة | مستوى الأذونات |
|---|---|
| الملاك | تحكم كامل |
| الزائرون | قراءة |
| الأعضاء | مساهمة |
يمكن لأي شخص يملك إذن "التحكم الكامل" إنشاء مجموعات مخصصة.
بشكل افتراضي، عندما تقوم بتعيين مستويات الأذونات لمجموعات SharePoint على مستوى مجموعة المواقع المشتركة، ترث كافة المواقع ومحتوى الموقع مستويات الأذونات هذه. يسمى هذا السلوك الافتراضي توريث الأذونات. يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد تعيين أذونات فريدة عند إنشاء موقع فرعي أو قطع توريث الأذونات على موقع أو قائمة أو مكتبة أو عنصر. لمزيد من المعلومات، راجع ما هو توارث الأذونات؟
نظرا لأن مستوى أذونات المستخدم يحدد ما يمكنه عرضه والوصول إليه داخل الموقع، يجب مراعاة عضوية المجموعة الخاصة به بعناية. على سبيل المثال، يجب أن يكون المستخدم المسؤول عن إنشاء المواقع وتخصيصها عضوا في مجموعة Designer على الأقل. من ناحية أخرى، المستخدم الذي يحتاج فقط إلى قراءة المحتوى وتنزيله وقد يحتاج فقط إلى أن يكون عضوا في مجموعة "الزائرون". للمزيد من المعلومات، راجع التعرف على مستويات الأذونات في SharePoint.
التخطيط لاستخدام ميزات المواقع المشتركة ومجموعات المواقع المشتركة
بصفتك مسؤول مجموعة مواقع مشتركة لك، قد تحتاج إلى إدارة الميزات على مستويات مجموعة المواقع المشتركة ومواقع مشتركة. قد تتضمن هذه المهام تنشيط الميزات أو إلغاء تنشيطها وفقا لخطة الإدارة. لمزيد من المعلومات، راجع تمكين ميزات مجموعة المواقع المشتركة أو تعطيلها. راجع أيضا إدارة سلة المحذوفات لمجموعة مواقع مشتركة في SharePoint.