بالإضافة إلى التعاون في العمل على البريد الإلكتروني، قد ترغب أيضا في التعاون في العمل على المستندات باستخدام علبة بريد الموقع. تتمثل إحدى فوائد استخدام علب بريد الموقع للتعاون في العمل على المستندات في قدرتك على الوصول إلى المستندات المخزنة على موقع SharePoint أو من داخل Outlook. يمكنك أيضا مشاركة المستندات بسهولة مع الآخرين. راجع إضافة تطبيق علبة بريد الموقع للإبقاء على البريد الإلكتروني في سياق موقع لمزيد من المعلومات حول إمكانية علبة بريد الموقع على المساعدة.
هام
يتم إهمال ميزة علبة بريد الموقع في SharePoint بدءا من مارس 2017. ستتم إزالة هذه الميزة بشكل كامل في أي إصدار مستقبلي. لم يعد بإمكان مؤسسات SharePoint الجديدة الوصول إلى ميزة علبة بريد الموقع. لم يعد بإمكان مؤسسات SharePoint الحالية إنشاء علب بريد جديدة للموقع. ستستمر أي علبة بريد موقع تم إعدادها ونشرها قبل شهر مارس 2017 في العمل.
سنوفر عملية للمساعدة في نقل مواقع علب بريد الموقع الموجودة إلى مجموعة Microsoft 365 في سبتمبر 2017. إذا كنت تستخدم حاليا ميزة علبة بريد الموقع في SharePoint، فيجب التفكير في التغيير إلى مجموعات Microsoft 365 بدلا من ذلك لدعم السيناريوهات التعاونية في البريد الإلكتروني. لمزيد من المعلومات، راجع استخدام مجموعات Office 365 بدلا من علب بريد الموقع.
ملاحظة
ستبقى ميزة علبة بريد الموقع معتمدة، ولكن يتم إهمالها في منتجات SharePoint Server 2019 وSharePoint Server 2016 وSharePoint 2013 وSharePoint 2010. نوصي العملاء باستكشاف علب البريد المشتركة كبديل لعلب بريد الموقع.
هام
عندما يعرض المستخدمون علبة بريد الموقع في Outlook، سيرون قائمة تتضمّن كل المستندات الموجودة في مكتبات المستندات في ذلك الموقع. تقدّم علب بريد الموقع قائمة المستندات نفسها لكل المستخدمين، وبالتالي قد يرى بعضهم مستندات لا يملكون حق الوصول إليها لفتحها.
لإضافة مستندات باستخدام علبة بريد الموقع، ما عليك سوى سحب المستندات إلى رسالة بريد إلكتروني وستتم إضافتها إلى مكتبة المستندات في موقع SharePoint.
تلميح
هل تعلم أنه يمكنك أيضا استخدام علبة بريد الموقع لتنسيق البريد الإلكتروني الخاص بالفريق؟
إعادة توجيه المستندات من علبة بريد الموقع
بعد تخزين المستندات على موقع SharePoint، من المهم أن تحدث أي تغييرات مستقبلية على المستند في الإصدار المخزن على الموقع. للمساعدة في توجيه الأشخاص إلى الإصدار الصحيح من المستند، يمكنك بسهولة إعادة توجيه المستند في Outlook بالنقر بزر الماوس الأيمن فوقه ثم النقر فوق "إعادة توجيه".
إذا كان لديك عدة مستندات تريد مشاركتها، فيمكنك ببساطة سحبها وإفلاتها في رسالة بريد إلكتروني لتضمين ارتباطات إلى كل مستند من المستندات تلقائيا.
إضافة المجلد "المستندات" إلى "المفضلة" في Outlook
إذا كنت تستخدم القائمة «المفضلة» في Outlook، فقد تجد أنه من المفيد أيضا تضمين مجلدات المستندات من علبة بريد الموقع في القائمة «المفضلة». يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلد "المستندات "، ثم النقر فوق "إظهار" في المفضلة.
إذا حدث وكان لديك مجلدان من مجلدات المستندات في القائمة المفضلة بالاسم نفسه، يضيف Outlook تلقائيا اسم علبة البريد إلى اسم المجلد (على سبيل المثال، "المستندات - HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") حتى تتمكن من رؤية المجلد الذي تريده بسهولة.
اقرأ المزيد حول «المفضلة في Outlook» في الاحتفاظ بمجلدات البريد شائعة الاستخدام في المفضلة.