ملاحظة: للحصول على معلومات حول جمع البيانات في Access 2016 والإصدارات الأحدث، راجع الاستيراد والتصدير SQL Server.
يمكنك جمع المعلومات أو تحديثها من خلال رسائل البريد الإلكتروني باستخدام Microsoft Access 2007 أو Access 2010 مع Microsoft Outlook 2007 أو Microsoft Outlook 2010. يرشدك Access خلال إنشاء نموذج تجميع بيانات وإرسال النموذج في رسالة بريد إلكتروني. عندما يرجع مستلمو البريد الإلكتروني النماذج المكتملة، يمكنك اختيار معالجة البيانات التي تم جمعها وتخزينها تلقائيا في قاعدة بيانات Access محددة. يمكن أن يوفر لك هذا الأسلوب لجمع البيانات الوقت والجهد الذي عادة ما يشارك في نسخة ولصق أو عملية إدخال بيانات يدوية. فيما يلي بعض السيناريوهات التي يمكنك فيها استخدام هذه العملية لجمع البيانات:
الاستطلاعات يمكنك إجراء استطلاع وتجميع النتائج عن طريق إنشاء قاعدة بيانات Access أولا باستخدام الجداول الضرورية لتخزين النتائج، واستخدام المعالج لإنشاء نموذج استطلاع، ثم إرسالها بالبريد إلى المشاركين في الاستطلاع. عندما يرد المشاركون، يتم تخزين بيانات الاستطلاع تلقائيا في قاعدة البيانات.
تقارير الحالة سواء كانت أحدث حالة على مستوى المخزون أو المعلومات المحدثة حول المشكلات المعلقة، يمكن لفريقك إعلامك عن طريق إرسال رسائل بريد إلكتروني تحتوي على المعلومات الحالية على فترات منتظمة.
إدارة الأحداث عند تنظيم مؤتمر أو تدريب أو أحداث أخرى، يمكنك إرسال استمارة واحدة أو أكثر كرسالة بريد إلكتروني لجمع معلومات الاتصال والسفر وتفضيلات الفندق وما إلى ذلك. إذا اخترت معالجة الردود تلقائيا، فسيتمكن المشاركون من تغيير تفضيلاتهم في أي وقت دون الحاجة إلى إعلامك، ويمكنك دائما الوصول إلى أحدث البيانات لأغراض اتخاذ القرار.
تشرح هذه المقالة ما تحتاج إليه لاستخدام هذه العملية، وكيفية البدء في استخدام المعالج، ثم تمنحك معلومات إضافية حول خطوات مختلفة حتى تتمكن من إجراء التحديد الأكثر استنارة أثناء اتباع المعالج.
ملاحظة: لن تتمكن من إضافة البيانات التي تم جمعها إذا استخدم المستلم إما Hotmail أو Yahoo لإرسال نموذج جمع البيانات إليك.
قبل البدء
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تجمع فيها البيانات باستخدام رسائل البريد الإلكتروني، فنفذ الخطوات التالية:
-
تأكد من تثبيت التطبيقات التالية على الكمبيوتر:
-
Access 2007 أو Access 2010.
-
Outlook 2007 أو Outlook 2010. يجب أن يكون Outlook مثبتا ومكونا على الكمبيوتر الذي تستخدمه لإرسال رسائل البريد الإلكتروني. إذا كان Outlook مثبتا لديك ولكن لم يتم تكوينه بعد، فابدأ تشغيل Outlook واتبع الإرشادات الواردة في معالج بدء تشغيل Outlook. للحصول على تعليمات حول المعالج، راجع تعليمات Outlook.
-
إذا كنت تخطط لاستخدام نموذج InfoPath، فتأكد من تثبيت InfoPath 2007 أو إصدار أحدث وسيحتاج المستلمون أيضا إلى تثبيت InfoPath على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.
-
يجب أن يكون لدى مستلمي البريد الإلكتروني InfoPath أو عميل بريد إلكتروني يدعم تنسيق HTML المثبت على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم حتى يتمكنوا من عرض النموذج وتحريره.
النموذج المستخدم لجمع البيانات من خلال رسائل البريد الإلكتروني ليس نموذج Access. ينشئ المعالج نموذجا خاصا بتنسيق HTML أو InfoPath.
تحديد قاعدة بيانات الوجهة. يمكن أن تكون قاعدة البيانات بتنسيق .mdb أو accdb. بالإضافة إلى ذلك، يتم دعم ملفات .mde و.accde. إذا كنت لا تريد استخدام قاعدة بيانات موجودة، فيجب عليك إنشاء قاعدة بيانات جديدة.
-
-
حدد الجداول التي تريد تعبئتها بالبيانات من ردود البريد الإلكتروني أو أنشئها. إذا كنت تجمع بيانات للجداول الموجودة، فتأكد من أن الجداول ليست للقراءة فقط وأن لديك الأذونات اللازمة لإضافتها إلى محتوياتها أو تحديثها.
ملاحظة: لا يمكن جمع أنواع الحقول "المرفق" و"الترقيم التلقائي" و"OLE" و"القيم المتعددة" باستخدام رسائل البريد الإلكتروني
إذا كانت عملية جمع البيانات تملأ جدولين أو أكثر، فيجب عليك إنشاء استعلام تحديد واستخدامه كمصدر سجل النموذج. تأكد من أن الاستعلام يتضمن جميع الحقول المطلوبة من الجداول الأساسية. إذا كنت تستخدم استعلاما موجودا، فتأكد من أن الاستعلام ليس للقراءة فقط وأن لديك الأذونات اللازمة لإضافته إلى محتوياته أو تحديثها. لمزيد من المعلومات حول إنشاء استعلام استنادا إلى جدولين أو أكثر، راجع المقالة مقدمة إلى الاستعلامات.
تخزين البيانات كسجلات جديدة في الحالات التالية:
-
إذا كانت البيانات ستملأ جداول متعددة.
-
إذا لم يكن الجدول الوجهة يحتوي على حقل مفتاح أساسي. قيم المفتاح الأساسي ضرورية لتعيين كل رد على سجل موجود. إذا لم يكن الجدول الوجهة يحتوي على حقل مفتاح أساسي، إما إضافته الآن أو تعيين حقل موجود يحتوي على قيم فريدة كمفتاح أساسي.
-
إذا لم يكن الجدول الوجهة يحتوي على أي سجلات. إذا كان الجدول فارغا، يفترض المعالج أنك تريد إضافة سجلات.
-
إذا لم يتم تخزين عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين ك حقل في قاعدة البيانات. عند جمع البيانات لتحديث السجلات، لن تتمكن من كتابة العناوين يدويا في الرسالة التي أنشأها المعالج. يجب أن يكون حقل العنوان في الجدول الوجهة، أو في جدول له علاقة بالجدول الوجهة.
بدء الاستخدام
-
افتح قاعدة البيانات التي سيتم تخزين البيانات المجمعة فيها.
-
لإضافة البيانات إلى جدول واحد، حدد الجدول في جزء التنقل. لملء جداول متعددة ذات صلة، حدد الاستعلام المرتبط بهذه الجداول.
-
قم بأي مما يلي لبدء تشغيل المعالج:
-
على علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة تجميع البيانات ، انقر فوق إنشاء بريد إلكتروني.
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول أو الاستعلام، ثم انقر فوق تجميع البيانات وتحديثها عبر البريد الإلكتروني.
ملاحظة: إذا كان الجدول لا يحتوي على أي حقول، أو يحتوي فقط على أنواع حقول "ترقيم تلقائي" أو "كائن OLE" أو "مرفق" أو "بحث متعدد القيم"، فسيعرض Access الرسالة التالية: لا يحتوي الاستعلام أو الجدول المحدد على أي حقول تدعم جمع البيانات باستخدام البريد الإلكتروني.
-
إذا كان الجدول يحتوي على حقول تدعم جمع البيانات، يبدأ المعالج. إذا كان الجدول الوجهة يدعم كل من إضافة البيانات وتحديثها، يرشدك المعالج خلال الخطوات المطلوبة لجمع البيانات من خلال رسائل البريد الإلكتروني.
استخدم الأقسام التالية كمرجع لأي أسئلة قد تكون لديك من خلال الخطوات السبع الرئيسية التالية للعملية.
اختر نوع نموذج إدخال البيانات الذي تريد إرساله
حدد نوع النموذج استنادا إلى سهولة الاستخدام لنفسك ولمستلميك.
تحديد نموذج HTML يمكن لأي مستخدم يدعم عميل بريده الإلكتروني HTML عرض نموذج HTML وتحريره
تحديد نموذج Microsoft InfoPath سترى هذا الخيار فقط إذا تم تثبيت InfoPath على الكمبيوتر الخاص بك. حدد هذا الخيار فقط إذا كان جميع المستلمين لديك لديهم InfoPath وOutlook مثبتين على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. يوفر نموذج InfoPath بيئة إدخال وتحرير أفضل للبيانات،
تعتمد صفحة المعالج التي يتم عرضها بعد ذلك على ما إذا كان العنصر الوجهة يدعم تحديث البيانات. إذا كان الكائن استعلاما يستند إلى جدولين أو أكثر، أو إذا كان جدولا لا يحتوي على حقل مفتاح أساسي أو لا يحتوي على أي سجلات، فسيفترض المعالج أنك تريد إضافة سجلات جديدة، ويطالبك بتحديد حقول النموذج. في جميع الحالات الأخرى، يطالبك المعالج بتحديد ما إذا كنت تريد إضافة بيانات أو تحديثها قبل مطالبتك بتحديد حقول النموذج.
اختيار ما إذا كنت تريد جمع بيانات جديدة أو تحديث البيانات الموجودة
حدد ما تريد فعله بالبيانات. يؤثر نوع النموذج الذي تستخدمه على عدد السجلات الجديدة التي يمكن للمستلم إرسالها إليك في رد واحد. عند تحديث البيانات، يحدد عدد السجلات التي يجب تحديثها من قبل المستلم عدد النماذج المكتملة مسبقا التي سيتم تضمينها في رسالة.
ملاحظة: لإضافة سجلات جديدة، اكتب عناوين البريد الإلكتروني في مربع عنوان رسالة البريد الإلكتروني عند إنشاء الرسالة. لتحديث البيانات الموجودة، يجب تخزين عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين ك حقل في الجدول أو الاستعلام الأساسي أو في جدول ذي صلة.
تحديد البيانات التي تريد جمعها
عند اختيار الحقول المراد تضمينها في النموذج، ليس من الضروري تضمين كل حقل موجود في الجدول أو الاستعلام الأساسي في النموذج. ومع ذلك، يجب استيفاء الشروط التالية:
-
الحقول المطلوبة: الحقول التي تم وضع علامة نجمية عليها (*) هي حقول مطلوبة. إذا كنت تقوم بتجميع سجلات جديدة، فسيتضمن المعالج تلقائيا جميع الحقول التي تم تعيين الخاصية المطلوبة إلى نعم. إذا كانت الحقول المطلوبة لأي سجل فارغة، فسيفشل Access في إضافة السجل إلى الجدول.
-
أنواع الحقول غير المدعومة: لن تتمكن من تضمين أنواع حقول معينة في النموذج مثل، ترقيم تلقائي أو مرفق أو كائن OLE أو حقول بحث متعددة القيم.
-
حقل المفتاح الأساسي: سيتمكن المستخدم من كتابة قيمة في الحقل عند إضافة سجلات ومع ذلك؛ لن تتم معالجة الرد إذا كانت القيمة المحددة قيد الاستخدام بالفعل.
ملاحظة: لكل حقل مضمن، ضمن خصائص الحقل، حدد تسمية وانقر فوق للقراءة فقط إذا كنت لا تريد أن يغير المستخدم البيانات الموجودة في هذا الحقل.
تحديد المعالجة التلقائية أو اليدوية للبيانات
يمكنك تحديد معالجة تلقائية أو يدوية للردود. تعني المعالجة التلقائية أنه عند الحصول على الردود، يعمل Outlook وAccess معا لتصدير البيانات إلى الجداول الوجهة في قاعدة البيانات. يمكن أن توفر لك المعالجة التلقائية الوقت والجهد. المعالجة اليدوية تعني فقط بدء عملية التصدير لنقل البيانات من مجلد محدد في Outlook، إلى الجدول الوجهة في Access.
يتم تصدير الردود بنجاح إلى الجدول الوجهة طالما تم استيفاء الشروط التالية في وقت وصول الردود إلى علبة البريد الخاصة بك:
-
يجب أن يكون Outlook قيد التشغيل بالفعل على الكمبيوتر. إذا لم يكن Outlook قيد التشغيل، فستبدأ المعالجة في المرة التالية التي تبدأ فيها تشغيل Outlook.
-
يجب ألا يكون الوصول محميا بكلمة مرور، ويجب ألا يكون مفتوحا في الوضع "خاص". يجب ألا يتغير اسم قاعدة البيانات أو موقعها منذ إرسال رسالة البريد الإلكتروني.
-
يجب ألا تتغير أسماء الجداول والاستعلامات وخصائص الحقول المضمنة في النموذج منذ إرسال رسالة البريد الإلكتروني.
-
يجب أن يكون لديك الأذونات المطلوبة لإضافة محتويات الجداول والاستعلام الأساسيين أو تحديثها.
ملاحظة: إذا فشلت المعالجة التلقائية، فحاول إصلاح أي مشكلات، ثم قم بتصدير الردود التي فشلت يدويا. تستمر معالجة أي ردود تصل إلى علبة الوارد بعد حل المشكلات تلقائيا.
تعيين خصائص للتحكم في المعالجة التلقائية للردود
لتحديد مجلد Outlook مختلف حيث يتم تخزين الردود، في صفحة تحديد الطريقة التي تريد بها معالجة الردود في المعالج، انقر فوق اسم المجلد. في مربع الحوار تحديد مجلد ، حدد مجلدا آخر، أو انقر فوق جديد لإنشاء مجلد جديد.
إذا نقرت فوق تعيين خصائص للتحكم في المعالجة التلقائية للردود لتغيير إعدادات الاستيراد أو ضبطها، فشاهد الجدول التالي للحصول على معلومات حول الخيارات المتوفرة:
|
الخيار |
النتيجة |
|---|---|
|
تجاهل الردود من أولئك الذين لم ترسل الرسالة إليهم |
حدد خانة الاختيار هذه إذا كنت تريد معالجة الردود التي أرسلها المستلمون الأصليون لرسالتك تلقائيا فقط. يتم تخزين الردود من أشخاص آخرين في المجلد الوجهة، ولكن لا تتم معالجتها تلقائيا. |
|
قبول ردود متعددة من كل مستلم |
حدد خانة الاختيار هذه إذا كنت تريد معالجة الرد الأول فقط من كل مستلم تلقائيا. يتم تخزين الردود الثانية واللاحقة في المجلد الوجهة، ولكن لا تتم معالجتها تلقائيا. ملاحظة: يتحكم هذا الإعداد فقط في عدد الردود، وليس عدد السجلات داخل رد واحد، التي تتم معالجتها. بمعنى آخر، إذا قمت بإرسال نموذج InfoPath، فسيتمكن المستخدم من إرسال سجلات متعددة إليك في رد واحد، ويعالج Access تلقائيا جميع السجلات في الرد، حتى إذا لم يتم تحديد خانة الاختيار هذه. |
|
السماح بتحديثات البيانات الموجودة فقط |
عندما يستخدم المستلمون نموذج InfoPath لتحديث البيانات، يمكنهم إرسال سجلات جديدة بالإضافة إلى تحديثات السجلات الموجودة. حدد خانة الاختيار هذه لمعالجة تحديثات السجلات الموجودة فقط. |
|
عدد الردود التي ستتم معالجتها |
اكتب العدد الإجمالي للردود (من جميع المستلمين) التي تريد معالجتها تلقائيا. إذا كنت تريد معالجة جميع الردود تلقائيا، أدخل قيمة كبيرة، مثل 5000، في مربع النص. يتم تخزين الردود التي يتم تلقيها بعد الوصول إلى القيمة المحددة في المجلد الوجهة، ولكن لا تتم معالجتها تلقائيا. |
|
تاريخ ووقت الإيقاف |
حدد متى يجب إيقاف المعالجة التلقائية للردود لرسالة البريد الإلكتروني هذه. يتم تخزين الردود المستلمة بعد هذا التاريخ والوقت في المجلد الوجهة، ولكن لا تتم معالجتها تلقائيا. |
لتغيير هذه الخيارات في تاريخ لاحق، في علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة تجميع البيانات ، انقر فوق إدارة الردود. في مربع الحوار إدارة رسائل جمع البيانات ، حدد الرسالة التي تريد تغيير الإعدادات لها، ثم انقر فوق خيارات الرسائل. تؤثر التغييرات التي تجريها في مربع الحوار على جميع الردود اللاحقة التي تتلقاها لتلك الرسالة.
معالجة الردود يدويا
للتحكم في وقت معالجة الردود وأيها، لا تحدد خيار العملية التلقائية. سيتم تخزين الردود في مجلد محدد في Outlook حتى تقوم بتحديد كل رد في المجلد وانقر بزر الماوس الأيمن فوقه، ثم انقر فوق تصدير البيانات إلى Microsoft Access في القائمة المختصرة.
في بعض الحالات، قد تضطر أيضا إلى معالجة الردود التي فشلت معالجتها تلقائيا يدويا.
تذكر ما يلي قبل تصدير البيانات
-
يجب ألا تكون قاعدة بيانات Access مفتوحة في الوضع الحصري، ويجب ألا يتغير اسم قاعدة البيانات أو موقعها منذ إرسال رسالة البريد الإلكتروني.
-
يجب ألا تتغير أسماء الجداول والاستعلامات وخصائص الحقول المضمنة في النموذج منذ إرسال رسالة البريد الإلكتروني.
-
يجب أن يكون لديك الأذونات المطلوبة لإضافة محتويات الجداول والاستعلام الأساسيين أو تحديثها.
تحديد الطريقة التي تريد بها تحديد عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين
إذا كنت تجمع معلومات جديدة فقط، يمكنك تحديد عناوين البريد الإلكتروني بطريقتين:
-
اكتب عناوين البريد الإلكتروني بشكل فردي في رسالة البريد الإلكتروني في Outlook، أو حدد العناوين من دفتر العناوين.
-
استخدم حقل عنوان البريد الإلكتروني في جدول أو استعلام قاعدة بيانات Access الحالية.
ملاحظة: عند جمع البيانات لتحديث السجلات الموجودة، لا يظهر مربع الحوار هذا، لأن عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين يجب أن تكون متوفرة أولا ك حقل في قاعدة البيانات.
إدخال عناوين البريد الإلكتروني مباشرة في Outlook
إذا كنت تحدد المستلمين في Outlook، فيمكنك معاينة الرسالة وتخصيصها قبل إرسالها. يتضمن نص رسالة البريد الإلكتروني مقدمة موجزة ونموذجا. يوصى بعدم إجراء أي تغييرات على النموذج. قد تؤدي التغييرات في بنية النموذج إلى عدم معالجة الرد.
استخدام عناوين البريد الإلكتروني المخزنة في حقل في قاعدة البيانات
يشير خيار تحديد جدول مقترن إلى الجداول ذات الصلة. لعرض علاقات الجدول أو تحريرها في قاعدة البيانات، على أدوات قاعدة البيانات. في المجموعة علاقات ، انقر فوق علاقات
لمزيد من المعلومات حول العلاقات، راجع المقالة دليل علاقات الجدول.
مراجعة قائمة المستلمين وتحديدها
تتضمن الخطوة الرئيسية الأخيرة معاينة رسالة البريد الإلكتروني وتخصيصها، وضبط قائمة المستلمين، ثم إرسال رسالة جمع البيانات.
إنشاء رسالة البريد الإلكتروني وإرسالها
عندما يعلمك المعالج أنه يمكنك الآن إنشاء رسالة البريد الإلكتروني، ويظهر لك كيفية عرض حالة البريد الإلكتروني باستخدام الأمر إدارة الردود ، قد تظهر بعض رسائل التحذير. يصف الجدول التالي كل تحذير والإجراء الذي يمكنك اتخاذه لحله:
|
رسالة تحذير |
الوصف |
S olution |
|---|---|---|
|
لا تحتوي بعض السجلات على عنوان صالح في حقل عنوان البريد الإلكتروني المحدد. لن يتم إرجاع أي بيانات لهذه الصفوف. |
يحتوي حقل عنوان البريد الإلكتروني الذي حددته على قيم خالية. |
إذا كنت ترغب في جمع البيانات لكل سجل، فقم بإنهاء المعالج واستبدل القيم الخالية بعناوين بريد إلكتروني. ثم ابدأ تشغيل المعالج مرة أخرى. |
|
لديك حاليا تأمين حصري على قاعدة البيانات؛ ستفشل المعالجة التلقائية حتى يتم تحرير التأمين. |
لديك قاعدة البيانات مفتوحة حاليا في الوضع الحصري. |
إذا اخترت معالجة الردود تلقائيا، فستفشل المعالجة لأن Access لا يمكنه إضافة قاعدة بيانات تحتوي على تأمين حصري عليها أو تحديثها. إغلاق قاعدة البيانات وإعادة فتحها في الوضع غير الحصري مباشرة بعد إرسال الرسالة |
|
قد تحتوي رسائل البريد الإلكتروني هذه على بيانات ذات طبيعة سرية أو حساسة. |
تقوم بجمع البيانات لتحديث السجلات الموجودة، وسيتم إكمال النموذج الذي أنت على وشك إرساله مسبقا بالبيانات الموجودة. |
إذا كانت بعض حقول النماذج تتضمن بيانات حساسة، فارجع إلى خطوة المعالج حيث حددت الحقول وأزل الحقول التي تحتوي على بيانات حساسة من النموذج |
بعد معاينة الرسالة وتخصيصها، يمكنك تصفية حقل عنوان البريد الإلكتروني وتحديد المستلمين. اختر عناوين البريد الإلكتروني التي تريد استخدامها عن طريق تحديد خانات الاختيار المقابلة. إذا رأيت مربع حوار يسرد عناوين بريد إلكتروني غير صالحة، فقم بتدوين العناوين في القائمة وانقر فوق إنهاء. تحقق من العناوين غير الصالحة، وقم بإجراء أي تصحيح ضروري، ثم حاول إعادة إرسال الرسالة.
