قد تكون إدارة تقويم مشغول أمرا صعبا - خاصة عندما تتعارض الأحداث الجديدة مع الأحداث الموجودة. يساعدك Copilot على البقاء منظما من خلال إعادة جدولة المواعيد الشخصية والاجتماعات 1:1 تلقائيا عند ظهور تعارضات. تم تصميم هذه الميزة لتقليل الجهد اليدوي لإدارة التقويم والحفاظ على جدولك الزمني يعمل بسلاسة.
مكان العثور على خيارات إعادة الجدولة التلقائية
يمكنك العثور على إعادة الجدولة باستخدام Copilot عند إنشاء حدث في Outlook for Windows الجديد أو Outlook على ويب أو تقويم Microsoft 365 في Microsoft Teams.
-
إنشاء حدث جديد أو فتح حدث موجود. يتم دعم كل من السلسلة المتكررة والأحداث لمرة واحدة.
-
قم بتشغيل إعادة الجدولة تلقائيا باستخدام Copilot للسماح ل Copilot بإدارة الحدث.
-
اختياري:لإضافة تفضيلات إضافية لمساعدة Copilot في العثور على بدائل أفضل عند إعادة الجدولة، حدد تفضيلات إعادة الجدولة المعروضة.
ملاحظة: يمكن لمنظم الاجتماع فقط تمكين هذا الخيار. لن يرى حاضرو الاجتماع خيار مطالبة Copilot بإعادة الجدولة تلقائيا.
فهم المشغلات التي تعيد الجدولة
سيقوم Copilot تلقائيا بإعادة جدولة الحدث المدار الخاص بك إذا:
-
يمكنك قبول اجتماع جديد يحدث في نفس الوقت.
-
جدولة حدث جديد أو إعادة جدولته ليحدث في نفس الوقت.
ملاحظة: سيتم النظر فقط في الأحداث ذات الحالة مشغول أو خارج المكتب عند تقييم التعارضات.
كيف سيتم إعلامك
ستظهر إعلامات حول التغييرات التي تم إجراؤها على الأحداث في موجز نشاط Outlook، وستتضمن:
-
تمت إعادة جدولة الحدث بنجاح.
-
تعذر إعادة جدولة الحدث ضمن تفضيلاتك.
-
تم تغيير الحدث ولم يعد من الممكن إعادة جدولته تلقائيا (مثل إضافة حاضر ثان إلى الاجتماع).
في المستقبل، سيرسل Copilot أيضا رسائل بريد إلكتروني للحصول على إعلامات مهمة.
اعتبارات أخرى
رفض الحضور اجتماع مدار 1:1
لن يقوم Copilot بإعادة جدولة الحدث المدار إذا كان اجتماعا 1:1 ورفض الحضور الاجتماع المدار. لا يعرف Copilot ما إذا كان رفض الحضور يشير إلى ضرورة إلغاء الاجتماع أو إعادة جدولته. في المستقبل، سيقبل Copilot تلقائيا مقترحات زمنية جديدة من الحضور.
تغييرات الاجتماع غير المغيرة من Outlook for Windows الكلاسيكي
في Outlook for Windows الكلاسيكي، يمكن للمنظمين إجراء تغييرات على اجتماع ولكن اختيار عدم إرسال هذه التحديثات إلى الحضور. إذا كنت تستخدم هذه الوظيفة بشكل متكرر، فمن المستحسن عدم استخدام ميزة إعادة الجدولة التلقائية ل Copilot. إذا قمت بإجراء تغييرات على الاجتماع المدار ولكنك لم ترسله، إرسال هذه التغييرات إلى الحضور (الحضور) إذا اكتشف Copilot وجود تعارض وحدث الاجتماع.
الغرف المضافة إلى الاجتماع:
لا يتم احتساب غرف المؤتمرات كحضور في الاجتماع. إذا قمت بإنشاء اجتماع مع مستخدم واحد وأضفت غرفتين للمؤتمرات، فلا يزال Copilot يعتبر هذا اجتماعا في الساعة 1:1. لا تؤثر انخفاضات الغرفة أيضا على إعادة الجدولة التلقائية - يوصى بتمكين حجز الغرفة التلقائية لجعل Copilot يعثر تلقائيا على غرفة أخرى إذا انخفضت الغرفة الحالية.
السيناريوهات التي تؤثر على إعادة الجدولة التلقائية
التغييرات على الأحداث التي تمنع Copilot من إعادة الجدولة تلقائيا
إذا حدث أي مما يلي، فسيمنعك Copilot من تمكين إعادة الجدولة التلقائية. إذا تمت إدارة الحدث بالفعل، فسيتوقف Copilot عن إدارة الاجتماع وسينقل هذا التغيير في موجز نشاط Outlook.
-
إضافة أكثر من حاضر واحد.
-
جدولة حدث بمدة أطول من 5 ساعات.
-
جدولة حدث طوال اليوم.
-
جدولة حدث مع تكرار أطول من شهري، مثل ربع سنوي أو سنوي.
-
جدولة اجتماع متكرر في تاريخ محدد من الشهر.
-
جدولة حدث على تقويم ثانوي.
-
رفض الحضور الاجتماع المدار 1:1.
أسباب أخرى تفيد بأن Copilot سيتوقف عن إعادة الجدولة تلقائيا
سيتوقف Copilot عن إدارة اجتماع إذا كان يستوفي معايير معينة تشير إلى أنه ليس مناسبا للإدارة التلقائية.
-
لا توجد أوقات متوفرة. هناك صراع، ولكن حتى بعد 5 محاولات تحدث على مدى بضعة أيام، لا يمكن ل Copilot العثور على وقت بديل للحدث.
-
يتم الوصول إلى حد إعادة الجدولة. تمت إعادة جدولة الحدث 5 مرات. يشير هذا إلى أن الحدث قد لا يكون أولوية وقد لا تكون إعادة الجدولة المستمرة أفضل نتيجة لهذا الحدث.
تحرير مثيل في سلسلة متكررة يحد من خيارات إعادة الجدولة
عند تعطيل إعادة الجدولة التلقائية للسلسلة، لا يمكن تمكينها لمثيل واحد.
عند تمكين إعادة الجدولة التلقائية للسلسلة، يمكن تعطيلها لمثيل واحد، ولكن لا يمكنك تغيير تفضيلات إعادة الجدولة.
التقويمات المشتركة وإعادة الجدولة التلقائية
أثناء تمكين إعادة الجدولة التلقائية إلى حلقة الإصدار المستهدف، لا يمكن للمفوضين إنشاء أحداث مدارة على تقويم مشترك أو تغيير التفضيلات على حدث مدار موجود. لن يتلقى المفوضون أيضا إعلامات الأحداث المدارة. من المتوقع أن يتم دعم المفوضين والتقويمات المشتركة عندما تصل إعادة الجدولة التلقائية ل Copilot إلى التوفر العام.
