إنشاء قائمة المساهمين في المشروع وإدارتها

بواسطة جين ساسان، PMP

فما هو أصحاب المصلحة في المشروع فقط؟     هناك العديد من التعريفات، وتختلف من مصدر إلى آخر وشركة إلى أخرى. ويشير الجميع إلى أن أصحاب المصلحة هم أشخاص أو مجموعات لديهم مصلحة راسخة في نتائج المشروع. إدارة المساهمين مرادف لإدارة العلاقات: الهدف هو اكتساب الالتزام بمشروعك والحفاظ عليه.

هنا، أصحاب المصلحة هم أفراد أو مجموعات في المؤسسة لديهم مصلحة في نتيجة المشروع أو سيتأثرون بها. ولكن قبل البدء في ممارسة إنشاء قائمة المساهمين وإدارتها، تأكد من أن تعريفك للمساهم يتوافق مع تعريف مؤسستك.

لماذا تعتبر إدارة أصحاب المصلحة مهمة؟

بقدر ما نود أن نعتقد أن هذا ليس هو الحال، علينا أن نواجه حقيقة أنه لن يكون الجميع متحمسين 100 في المئة حول المشروع. قد يتعين على أصحاب المصلحة تعلم أدوات أو عمليات جديدة، أو التخلي عن السيطرة، أو في بعض الحالات القصوى، فقدان عملهم. يقع العبء على عاتق مدير المشروع والجهات الراعية للتخفيف من مخاوف المساهمين، ومن غير المحتمل أن تتمكن من جعل جميع الأشخاص سعداء، طوال الوقت. يجب التعامل مع بعضها بطريقة لا يمكنها تخريب جهودك.

سيساعدك فهم الدوافع على معالجة المخاوف وتجنب السلوكيات والتكتيكات السلبية، مثل:

• تأخير المدخلات أو الموافقات المطلوبة.

• بدء مشروع منافس.

• إعادة تعيين الموارد إلى مشاريع أخرى.

• الانخراط في السياسة في الغرفة الخلفية لتقويض المشروع.

فوائد الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة هي:

• تقليل وقت دورة المشروع من خلال منعه من التعثر في السياسة.

• تبسيط عملية الموافقة.

• المساعدة على ضمان توفر موارد المشروع والبقاء مركزة.

• الحفاظ على تدفق المعلومات.

أعلى الصفحة

تطوير قائمة المساهمين

في وقت مبكر من المشروع، اعمل مع راعي المشروع لإنشاء قائمة بجميع المساهمين المحتملين. اعتمادا على كيفية تحديد هذا الدور وتأثير مشروعك على المؤسسة، قد تكون هذه القائمة طويلة.

قائمة المساهمين هي أداة لمدير المشروع ومدخل رئيسي لخطة اتصالات المشروع. استنادا إلى تقييم قائمتك، يمكنك التخطيط لاستراتيجية اتصالات قوية. ولا تحتاج إلى مشاركة تفاصيل القائمة بخلاف الجهة الراعية للمشروع.

مع معظم المشاريع تأتي السياسة، لذا توقع أن تتعثر في بعض المياه الغامضة عندما تقوم بتقييم أصحاب المصلحة.

أعلى الصفحة

تقييم قائمة المساهمين

حدد نفوذ كل مساهم، وقم بتصنيفها حسب مستوى التأثير. بعضها سيكون لديه القدرة على الحفاظ على المشروع للمضي قدما. قد يشمل ذلك الجهة الراعية للمشروع أو كبار المديرين. نظرا لمواقفهم وأدوارهم في اتخاذ القرار، ستحتاج إلى مراقبة أصحاب المصلحة هؤلاء عن كثب. قد يكون الآخرون أشخاصا، على الرغم من أنهم لا يستطيعون سحب المكون الإضافي لمشروع ما، قد يعملون خلف الكواليس لتقويضه وربما حتى إنهائه.

مستوى آخر من أصحاب المصلحة هم أولئك الذين سيعيشون مع المنتج - في بعض الأحيان على أساس يومي. توفر هذه المجموعة إدخالا في شكل متطلبات العمل التي يجب تلبيتها. لديهم أكبر قدر من المكاسب إذا كان المشروع ناجحا، لأنه سيؤثر عليهم مباشرة. على الرغم من أنهم غالبا ما لا يستطيعون إنهاء مشروع بشكل مباشر أو غير مباشر، إلا أنهم مع ذلك حيويون لنجاحه. إذا لم يتم تلبية احتياجاتهم أو مخاوفهم، فسينتقلون بسرعة من أن يكونوا أكبر مؤيدين لديك إلى أكبر مشكلة لديك.

وهناك طريقة أخرى لتنظيم أصحاب المصلحة وهي تجميعهم حسب مستوى المشاركة والمسؤولية. قد تشارك مجموعة واحدة بنشاط في المشروع وتفعل العمل، وقد تشارك مجموعة أخرى في مرحلة ما، وقد تكون مجموعة أخرى من أصحاب المصلحة الذين لا يشاركون بنشاط ولكن يجب أن يتلقوا اتصالات حول المشروع.

أعلى الصفحة

استخدام RACI لتصنيف المساهمين

المسؤولة والمحاسبة والتشاور والإعلام (RACI) هي أداة تستخدم في التصميم التنظيمي لتعيين وتعيين أصحاب المصلحة حسب مستوى مشاركة المشروع ومسؤوليته. إنها طريقة مفيدة لتصنيف المساهمين حتى تتمكن من تخطيط استراتيجية الاتصالات الأكثر فعالية لكل شخص أو مجموعة. يتم تعريف أصحاب المصلحة هؤلاء على النحو التالي:

• المسؤوله عن    هذا الشخص مسؤول عن إكمال مهمة.

• المساءله    سيتم استدعاء هذا الشخص للمساءلة إذا لم تكتمل المهمة ويمكنه إدارة الشخص المسؤول عن إكمال المهمة. غالبا ما يكون لمديري المشاريع هذا الدور.

• استشاره    على الرغم من أن هذا الشخص غير مسؤول أو مسؤول عن الاكتمال، يتم استشارته بشأن جوانب المهمة.

• ابلغ    يتم الاحتفاظ بإعلام صاحب هذا الدور السلبي ولكنه غير مسؤول أو مسؤول عن المهام.

أعلى الصفحة

أونصة من الوقاية ...

تتعلق إدارة المشاريع بإدارة التوقعات. خذ الوقت مبكرا في مشاريعك للعمل مع الجهة الراعية لتحديد وتقييم أصحاب المصلحة. تأكد من تحديث قائمتك طوال عمر المشروع. يجب أن تعرف من هم أصحاب المصلحة واهتماماتهم لإدارتهم بفعالية. سينقذك من الصعوبات على المدى الطويل ويضمن نجاح مشروعك.

أعلى الصفحة