تتناول هذه المقالة العملية الأساسية لبدء Access وإنشاء قاعدة بيانات سيتم استخدامها على أجهزة كمبيوتر سطح المكتب، وليس عبر الويب. وهي توضح كيفية إنشاء قاعدة بيانات سطح المكتب باستخدام قالب، وكيفية إنشاء قاعدة بيانات من البداية عن طريق إنشاء الجداول والنماذج والتقارير وعناصر قاعدة البيانات الأخرى. بالإضافة إلى ذلك، تشرح هذه المقالة بعض التقنيات التي يمكن استخدامها لإحضار البيانات الموجودة في قاعدة البيانات الجديدة.
في هذه المقالة
نظرة عامة
عند البدء لأول مرة Access ، أو إذا قمت بإغلاق قاعدة بيانات دون إغلاق Access ، يتم عرض طريقة عرض Backstage MicrosoftOffice.
طريقة عرض Backstage هي نقطة بداية يمكنك من خلالها إنشاء قاعدة بيانات جديدة، وفتح قاعدة بيانات موجودة، وعرض المحتوى المميز من Office.com — أي شيء يمكنك استخدامه Access للقيام به لملف قاعدة بيانات أو خارج قاعدة بيانات، بدلا من داخل قاعدة بيانات.
إنشاء قاعدة بيانات
عند فتح Access ، تعرض طريقة عرض Backstage علامة التبويب New . توفر علامة التبويب جديدة طرقاً متعددة يمكن من خلالها إنشاء قاعدة بيانات جديدة:
-
قاعدة بيانات فارغة يمكنك إنشاء قاعدة بيانات من البداية إذا أردت ذلك. يُعد هذا خياراً جيداً إذا كانت لديك متطلبات تصميم محددة جداً أو إذا كان لديك بيانات موجودة تحتاج إلى احتوائها أو تضمينها.
-
قالب مثبت مع Access من الأفضل استخدام قالب إذا كنت تنشئ مشروعاً جديداً وتريد أن تكون عملية الإنشاء سهلة. يأتيAccess مزودا بالعديد من القوالب المثبتة بشكل افتراضي.
-
قالب من Office.com بالإضافة إلى القوالب التي تأتي مع Access ، يمكنك العثور على العديد من القوالب على Office.com. ولن تكون في حاجة إلى فتح مستعرض حيث تتوفر القوالب من خلال علامة التبويب الجديدة.
الإضافة إلى قاعدة بيانات
يمكنك إضافة حقول أو جداول أو أجزاء تطبيقات فور بدء العمل في إحدى قواعد البيانات.
أجزاء التطبيقات هي ميزة تتيح لك إمكانية استخدام عناصر مرتبطة متعددة لقاعدة بيانات في الوقت ذاته كما لو كانوا عنصراً واحداً. على سبيل المثال، قد يتكون جزء تطبيق من جدول ونموذج قائم على الجدول. يمكنك إضافة الجدول والنموذج في الوقت ذاته باستخدام جزء التطبيق.
كما يمكنك إنشاء الاستعلامات والنماذج والتقارير ووحدات الماكرو - جميع عناصر قاعدة البيانات التي اعتدت استخدامها في العمل.
إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب
تأتيAccess مع مجموعة متنوعة من القوالب التي يمكنك استخدامها كما هي أو كنقطة بداية. يُعد القالب قاعدة بيانات جاهزة للاستخدام تتضمن جميع الجداول والاستعلامات والنماذج ووحدات الماكرو والتقارير اللازمة لتنفيذ مهمة محددة. على سبيل المثال، هناك قوالب يمكن استخدامها لتعقب المشاكل أو لإدارة جهات الاتصال أو لتسجيل المصروفات. وتحتوي بعض القوالب على بضع نماذج سجلات للمساعدة على توضيح كيفية استخدامها.
إذا تناسب أحد هذه القوالب مع احتياجاتك، فسيكون استخدامه هو الطريقة الأسرع لبدء استخدام إحدى قواعد البيانات. ومع ذلك، إذا كانت لديك بيانات في برنامج آخر تريد استيرادها إلى Access ، فقد تقرر أنه من الأفضل إنشاء قاعدة بيانات دون استخدام قالب. تتضمن القوالب بنية بيانات معرّفة مسبقاً وقد يتطلب تعديل البيانات الموجودة حتى تتوافق مع بنية القالب عملاً كبيراً.
-
إذا كانت إحدى قواعد البيانات مفتوحة لديك، ففي علامة التبويب ملف، انقر فوق إغلاق. سيتم عرض علامة التبويب جديدة في طريقة عرض Backstage.
-
تتوفر عدة مجموعات من القوالب في علامة التبويب جديد ، بعضها مضمن في Access. يمكنك تنزيل قوالب إضافية من Office.com. راجع المقطع التالي من هذه المقالة لمعرفة التفاصيل.
-
حدد القالب الذي تريد استخدامه.
-
يقترحAccess اسم ملف لقاعدة البيانات في المربع اسم الملف — يمكنك تغيير اسم الملف، إذا أردت ذلك. لحفظ قاعدة البيانات في مجلد مختلف عن المجلد المعروض أسفل مربع اسم الملف، انقر فوق
-
انقر فوق إنشاء.
Access بإنشاء قاعدة بيانات من القالب الذي اخترته، ثم يفتح قاعدة البيانات. وبالنسبة للقوالب المتعددة، سيتم عرض نموذج يمكن بدء إدخال البيانات فيه. إذا كان القالب يحتوي على نموذج بيانات، يمكنك حذف كل سجل بالنقر فوق محدد السجل (المربع أو الشريط المظلل يمين السجل)، وبعد ذلك قم بما يلي:
في علامة التبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة سجلات، انقر فوق حذف.
-
لبدء إدخال البيانات، انقر في الخلية الأولى الفارغة في النموذج وابدأ بالكتابة. استخدم جزء التنقل للاستعراض بحثاً عن التقارير أو النماذج الأخرى التي قد ترغب في استخدامها. تتضمن بعض القوالب نموذج تنقل يتيح لك إمكانية التنقل بين عناصر قاعدة البيانات المختلفة.
لمزيد من المعلومات حول العمل باستخدام القوالب، راجع المقالة استخدام قالب لإنشاء قاعدة بيانات Access على سطح المكتب.
إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب
إذا كنت لا تريد استخدام قالب، يمكنك إنشاء قاعدة بيانات عن طريق إنشاء الجداول والنماذج والتقارير وعناصر قاعدة البيانات الأخرى الخاصة بك. في أغلب الأحيان، يشمل ذلك الإجراءين التاليين أو أحدهما:
-
إدخال البيانات أو لصقها أو استيرادها إلى الجدول الذي تم إنشاؤه عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة، وتكرار العملية داخل الجداول الجديدة التي يتم إنشاؤها باستخدام الأمر جدول في علامة التبويب إنشاء.
-
استيراد بيانات من مصادر أخرى وإنشاء جداول جديدة في العملية.
إنشاء قاعدة بيانات فارغة
-
في علامة التبويب ملف، انقر فوق جديد، ثم انقر فوق قاعدة بيانات فارغة.
-
اكتب اسم ملف في المربع اسم الملف. لتغيير موقع الملف من الإعداد الافتراضي، انقر فوق استعراض بحثا عن موقع لوضع قاعدة البيانات
-
انقر فوق إنشاء.
Access بإنشاء قاعدة البيانات بجدول فارغ يسمى Table1، ثم يفتح Table1 في طريقة عرض ورقة البيانات. يتم وضع المؤشر في الخلية الفارغة الأولى في العمود انقر للإضافة.
-
لإضافة بيانات، ابدأ الكتابة أو الصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access.
تم تصميم إدخال البيانات في طريقة عرض ورقة البيانات بحيث يكون مشابها للعمل في ورقة عمل Excel. يتم إنشاء بنية الجدول أثناء إدخال البيانات. عند إضافة عمود جديد إلى ورقة البيانات، يتم تحديد حقل جديد في الجدول. Access تعيين نوع بيانات كل حقل تلقائيا، استنادا إلى البيانات التي تدخلها.
إذا كنت لا تريد إدخال البيانات في Table1 في الوقت الحالي، فانقر فوق إغلاق
تلميح: يبحثAccess عن ملف يسمى Blank.accdb في المجلد الموجود في [install drive]:\Program Files\MicrosoftOffice \Templates\1033\Access \. إذا كان موجودا، Blank.accdb هو القالب لكافة قواعد البيانات الفارغة الجديدة. وسترث جميع قواعد البيانات الفارغة الجديدة أي محتوى قد يتضمنه هذا القالب. تُعد هذه طريقة جيدة لتوزيع المحتوى الافتراضي مثل أرقام الأجزاء أو نُهج الشركة وإقرارات إخلاء المسؤولية الخاصة بها.
هام: إذا قمت بإغلاق Table1 دون حفظه مرة واحدة على الأقل، Access حذف الجدول بأكمله، حتى إذا قمت بإدخال البيانات فيه.
إضافة جدول
يمكنك إضافة جداول جديدة إلى قاعدة بيانات موجودة باستخدام الأوامر الموجودة في المجموعة جداول في علامة التبويب إنشاء.
إنشاء جدول، بدءا من طريقة عرض ورقة البيانات في طريقة عرض ورقة البيانات، يمكنك إدخال البيانات على الفور والسماح Access إنشاء بنية الجدول خلف الكواليس. يتم تعيين أسماء الحقول رقميا (Field1 وField2 وما إلى ذلك)، ويقوم Access تلقائيا بتعيين نوع بيانات كل حقل، استنادا إلى البيانات التي تدخلها.
-
على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق جدول.
Access بإنشاء الجدول وتحديد الخلية الفارغة الأولى في العمود انقر لإضافة .
-
على علامة التبويب حقول الجدول ، في المجموعة إضافة & حذف ، انقر فوق نوع الحقل الذي تريد إضافته. إذا لم تتمكن من رؤية النوع الذي تريده، فانقر فوق المزيد من الحقول
-
يعرضAccess قائمة أنواع الحقول شائعة الاستخدام. انقر فوق نوع الحقل الذي تريده، Access إضافة الحقل الجديد إلى ورقة البيانات عند نقطة الإدراج.
يمكنك نقل الحقل عن طريق سحبه. عند سحب أحد الحقول في ورقة بيانات، يظهر شريط إدراج عمودي في المكان الذي سيتم وضع الحقل فيه.
-
لإضافة بيانات، ابدأ الكتابة في أول خلية فارغة أو الصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access.
-
لإعادة تسمية عمود (حقل)، انقر نقراً مزدوجاً فوق رأس العمود، ثم اكتب الاسم الجديد.
يجب توفير اسم ذي معنى لكل حقل حتى تتمكن من معرفة ما هي محتوياته عندما يتم عرضه في الجزء قائمة الحقول.
-
لنقل عمود، انقر فوق رأسه لتحديده ثم اسحبه إلى الموقع الذي تريده. يمكنك أيضاً تحديد عدة أعمدة قريبة ثم سحبها إلى موقع جديد في وقت واحد. لتحديد عدة أعمدة قريبة، انقر فوق رأس العمود الأول وبعد ذلك، أثناء الضغط باستمرار على المفتاح SHIFT، انقر فوق رأس العمود الأخير.
إنشاء جدول، بدءاً من عرض "التصميم" في طريقة عرض "التصميم"، يجب عليك أولاً إنشاء بنية الجدول. بعد ذلك، قم بالتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" لإدخال البيانات أو يمكنك إدخال البيانات باستخدام أسلوب آخر مثل اللصق أو الاستيراد.
-
في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق تصميم جدول.
-
اكتب اسماً لكل حقل في الجدول في العمود اسم الحقل، ثم حدد نوع بيانات من القائمة أنواع البيانات.
-
يمكنك كتابة وصف لكل حقل في العمود الوصف إذا أردت ذلك. يتم عرض الوصف بعد ذلك في شريط المعلومات عندما يكون المؤشر في ذلك الحقل في طريقة عرض "ورقة البيانات". يتم استخدام الوصف أيضاً باعتباره نص شريط المعلومات لأي عناصر تحكم في أحد النماذج أو التقارير التي يتم إنشاؤها عن طريق سحب الحقل من الجزء قائمة الحقول، وأي عناصر تحكم يتم إنشاؤها لذلك الحقل عند استخدام "معالج النماذج" أو "معالج التقارير".
-
وبعد إضافة جميع الحقول، احفظ الجدول:
-
في علامة التبويب ملف، انقر فوق حفظ.
-
-
يمكنك بدء كتابة البيانات في الجدول في أي وقت بالتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" والنقر في الخلية الفارغة الأولى. يمكنك أيضاً لصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access.
تعيين خصائص الحقل في عرض "التصميم" بغض النظر عن كيفية إنشاء الجدول، من المستحسن تعيين خصائص الحقل وفحصها. وفي الوقت الذي تتوفر فيه بعض الخصائص في طريقة عرض "ورقة البيانات"، هناك بعض الخصائص التي لا يمكن تعيينها سوى في عرض "التصميم". للتبديل إلى عرض "التصميم"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول داخل "جزء التنقل" ثم انقر فوق عرض التصميم. لعرض خصائص أحد الحقول، انقر فوق الحقل في شبكة التصميم. يتم عرض الخصائص أدنى شبكة التصميم، ضمن خصائص الحقل.
لعرض وصف خاصية كل حقل، انقر فوق الخاصية واقرأ الوصف الموجود في المربع بجانب قائمة الخصائص ضمن خصائص الحقل. يمكنك الحصول على معلومات أكثر تفصيلاً بالنقر فوق الزر "تعليمات".
يصف الجدول التالي بعض خصائص الحقل التي يتم ضبطها بشكل شائع.
|
الخاصية |
الوصف |
|---|---|
|
حجم الحقل |
بالنسبة لحقول النص، تقوم هذه الخاصية بتعيين الحد الأقصى لعدد الأحرف التي يمكن تخزينها في الحقل. الحد الأقصى المسموح به هو 255 حرفاً. وبالنسبة لحقول الأرقام، تقوم هذه الخاصية بتعيين نوع الرقم الذي سيتم تخزينه (عدد صحيح طويل، مزدوج وهكذا). لتخزين البيانات بشكل أكثر فعالية، من المستحسن تخصيص أقل حجم للمساحة التي قد تحتاجها لتخزين البيانات. يمكنك ضبط القيمة بالأعلى لاحقاً إذا اقتضى الأمر. |
|
التنسيق |
تقوم هذه الخاصية بتعيين طريقة عرض البيانات. وهي لا تؤثر على البيانات الفعلية حيث إنها مخزنة في الحقل. يمكنك تحديد تنسيق معرّف مسبقاً أو إدخال تنسيق مخصص. |
|
قناع الإدخال |
يمكنك استخدام هذه الخاصية لتحديد نمط لكل البيانات التي سيتم إدخالها في هذا الحقل. وهو ما سيساعد على ضمان إدخال كل البيانات بشكل صحيح، والتأكد من تضمنها عدد الأحرف المطلوب. للحصول على تعليمات حول إنشاء قناع إدخال، انقر فوق |
|
القيمة الافتراضية |
يمكنك استخدام هذه الخاصية لتحديد القيمة الافتراضية التي ستظهر في هذا الحقل في كل مرة تتم فيها إضافة سجل جديد. على سبيل المثال، إذا كان لديك حقل تاريخ/وقت تريد أن يتم تسجيل تاريخ إضافة السجل فيه، يمكنك إدخال "التاريخ ()" (بدون علامات اقتباس) كقيمة افتراضية. |
|
مطلوبة |
تقوم هذه الخاصية بتعيين ما إذا كانت إحدى القيم مطلوبة في هذا الحقل. إذا قمت بتعيين هذه الخاصية إلى نعم، Access لا يسمح لك بإضافة سجل جديد ما لم يتم إدخال قيمة لهذا الحقل. |
نسخ البيانات من مصدر آخر إلى جدول Access
إذا كانت بياناتك مخزنة حاليا في برنامج آخر، مثل Excel ، يمكنك نسخها ولصقها في جدول Access. بشكل عام، يعمل هذا بشكل أفضل إذا كانت بياناتك مفصولة بالفعل إلى أعمدة، كما هي في ورقة عمل Excel. وإذا كانت البيانات موجودة في برنامج لمعالجة الكلمات، فمن الأفضل فصل أعمدة البيانات باستخدام علامات التبويب أو تحويل البيانات قبل أن يتم نسخها إلى جدول في برنامج معالجة الكلمات. إذا كانت بياناتك بحاجة إلى أي تحرير أو معالجة (على سبيل المثال، فصل الأسماء الكاملة إلى أسماء أولى وأسماء العائلة)، فقد ترغب في القيام بذلك قبل نسخ البيانات، خاصة إذا لم تكن على دراية Access.
عند لصق البيانات في جدول فارغ، Access بتعيين نوع بيانات كل حقل وفقا لنوع البيانات التي يعثر عليها هناك. على سبيل المثال، إذا كان الحقل الذي تم لصقه يحتوي على قيم تاريخ، Access يطبق نوع بيانات التاريخ/الوقت على هذا الحقل. إذا كان الحقل الذي تم لصقه يحتوي فقط على الكلمات "نعم" و"لا"، Access يطبق نوع البيانات نعم/لا على الحقل.
Access تسمية الحقول استنادا إلى ما يعثر عليه في الصف الأول من البيانات التي تم لصقها. إذا كان الصف الأول من البيانات التي تم لصقها مشابها من حيث النوع للصفوف التالية، Access يحدد أن الصف الأول هو جزء من البيانات ويعين الحقول أسماء عامة (F1 وF2 وما إلى ذلك). إذا لم يكن الصف الأول من البيانات التي تم لصقها مشابها للصفوف التالية، Access يحدد أن الصف الأول يتكون من أسماء الحقول. Access تسمية الحقول وفقا لذلك ولا تتضمن الصف الأول في البيانات.
إذا Access تعيين أسماء حقول عامة، يجب إعادة تسمية الحقول في أقرب وقت ممكن لتجنب الارتباك. استخدم الإجراء التالي:
-
اضغط على CTRL+S لحفظ الجدول.
-
في طريقة عرض "ورقة البيانات"، انقر نقراً مزدوجاً فوق رأس كل عمود ثم اكتب اسماً وصفياً لحقل كل عمود.
-
احفظ الجدول مرة أخرى.
ملاحظة: يمكنك أيضاً إعادة تسمية الحقول بالتبديل إلى عرض "التصميم" وتحرير أسماء الحقول هناك. للتبديل إلى عرض "التصميم"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول داخل "جزء التنقل" ثم انقر فوق عرض التصميم. للتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" مرة أخرى، انقر نقراً مزدوجاً فوق الجدول الموجود في "جزء التنقل".
استيراد بيانات من مصدر آخر أو إرفاقها أو الربط بها
قد يكون لديك بيانات مخزنة في برنامج آخر، وتريد استيراد تلك البيانات إلى جدول جديد أو إلحاقها بجدول موجود في Access. أو يمكنك العمل مع الأشخاص الذين يحتفظون ببياناتهم في برامج أخرى، وتريد العمل معها في Access عن طريق الارتباط بها. وفي كلتا الحالتين، يجعل Access من السهل العمل مع البيانات من مصادر أخرى. يمكنك استيراد البيانات من ورقة عمل Excel أو من جدول في قاعدة بيانات Access أخرى أو من قائمة SharePoint أو من مجموعة متنوعة من المصادر الأخرى. وتختلف العملية التي يتم استخدامها قليلاً بناءً على المصدر لكن الإجراء التالي سيساعدك على بدء الاستخدام.
-
في Access ، في علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة استيراد & ارتباط ، حدد مصدر بيانات جديد، ثم حدد الأمر لنوع الملف الذي تقوم باستيراده.
على سبيل المثال، إذا كنت تقوم باستيراد البيانات من ورقة عمل Excel ، فانقر فوق مصدر بيانات جديد > من ملف > Excel.
ملاحظة: إذا لم تتمكن من العثور على نوع التنسيق الصحيح في مجموعة استيراد & Link ، فقد تحتاج إلى بدء تشغيل البرنامج الذي أنشأت فيه البيانات في الأصل ثم استخدام هذا البرنامج لحفظ البيانات بتنسيق ملف شائع (مثل ملف نصي محدد) قبل أن تتمكن من استيراد تلك البيانات إلى Access.
-
في مربع الحوار إحضار بيانات خارجية، انقر فوق استعراض للبحث عن ملف البيانات المصدر أو اكتب مسار ملف البيانات المصدر بالكامل في المربع اسم الملف.
-
انقر فوق الخيار الذي تريده (تتيح لك كل البرامج إمكانية الاستيراد ويتيح لك بعضها إمكانية الإرفاق أو الربط) ضمن تحديد كيفية تخزين البيانات الموجودة في قاعدة البيانات الحالية وتحديد مكان تخزينها. يمكنك إنشاء جدول جديد يستخدم البيانات التي تم استيرادها، أو (في بعض البرامج) يمكنك إرفاق البيانات بجدول موجود أو إنشاء جدول مرتبط بالبيانات الموجودة في البرنامج المصدر.
-
إذا تم بدء تشغيل معالج، فاتبع الإرشادات الواردة في الصفحات التالية الخاصة بالمعالج. في صفحة المعالج الأخيرة، انقر فوق إنهاء.
إذا قمت باستيراد كائنات أو ربط جداول من قاعدة بيانات Access ، يظهر مربع الحوار استيراد كائنات أو ربط الجداول . اختر العناصر التي تريدها ثم انقر فوق موافق.
تعتمد العملية نفسها على ما إذا تم اختيار استيراد البيانات أو إرفاقها أو الربط بها.
-
Access يطالبك بما إذا كنت تريد حفظ تفاصيل عملية الاستيراد التي أكملتها للتو. إذا كنت ستنفذ عملية الاستيراد هذه نفسها مرة أخرى في المستقبل، فانقر فوق حفظ خطوات الاستيراد، ثم أدخل التفاصيل. يمكنك بعد ذلك تكرار العملية بسهولة في المستقبل بالنقر فوق عمليات الاستيراد المحفوظة
إذا اخترت استيراد جدول، Access استيراد البيانات إلى جدول جديد ثم عرض الجدول ضمن المجموعة جداول في جزء التنقل. إذا اخترت إرفاق البيانات بجدول موجود، فستتم إضافة البيانات إلى ذلك الجدول. إذا اخترت الارتباط بالبيانات، Access بإنشاء جدول مرتبط ضمن المجموعة جداول في جزء التنقل.
إضافة جزء تطبيق
يمكنك استخدام جزء تطبيق لإضافة وظيفة إلى قاعدة بيانات موجودة. قد يكون جزء التطبيق بسيطاً كأي جدول منفرد، أو قد يتضمن عدة عناصر مرتبطة مثل جدول أو نموذج مرتبط.
على سبيل المثال، يتكون جزء التطبيق "تعليقات" من جدول يتضمن حقل "معرّف الترقيم التلقائي" وحقل تاريخ وحقل مذكرة. ويمكنك إضافته إلى أي قاعدة بيانات واستخدامه كما هو أو مع القليل من التخصيص.
-
افتح قاعدة البيانات التي تريد إضافة جزء تطبيق إليها.
-
انقر فوق علامة التبويب إنشاء.
-
في المجموعة قوالب، انقر فوق أجزاء التطبيقات. سيتم فتح قائمة بالأجزاء المتوفرة.
-
انقر فوق جزء التطبيق الذي تريد إضافته.
فتح قاعدة بيانات Access موجودة
-
في علامة التبويب ملف، انقر فوق فتح.
-
في مربع الحوار فتح، استعرض وصولاً إلى قاعدة البيانات التي تريد فتحها.
-
نفّذ أحد الإجراءات التالية:
-
انقر نقرا مزدوجا فوق قاعدة البيانات لفتحها في الوضع الافتراضي المحدد في مربع الحوار خياراتAccess أو الوضع الذي تم تعيينه بواسطة نهج إداري.
-
انقر فوق فتح لفتح قاعدة البيانات والسماح بالوصول المشترك إليها في بيئة متعددة المستخدمين حتى تتمكن أنت والمستخدمون الآخرون من قراءة قاعدة البيانات والكتابة فيها.
-
انقر فوق السهم الموجود بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح للقراءة فقط لفتح قاعدة البيانات والسماح بالوصول إليها للقراءة فقط حتى تتمكن من عرضها دون تحريرها. وسيظل بإمكان المستخدمين الآخرين قراءة قاعدة البيانات والكتابة فيها.
-
انقر فوق السهم الموجود بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح خاص لفتح قاعدة البيانات باستخدام الوصول الخاص. إذا كانت لديك قاعدة بيانات مفتوحة باستخدام الوصول الخاص، فسيتلقى أي شخص آخر يحاول فتحها الرسالة "الملف قيد الاستخدام بالفعل".
-
انقر فوق السهم الموجود بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح خاص للقراءة فقط لفتح قاعدة البيانات والسماح بالوصول إليها للقراءة فقط. وسيظل بإمكان المستخدمين الآخرين فتح قاعدة البيانات لكن في وضع القراءة فقط.
-
ملاحظة: يمكنك فتح ملف بيانات مباشرة بتنسيق ملف خارجي، مثل dBASE أو MicrosoftExchange أو Excel. يمكنك أيضا فتح أي مصدر بيانات ODBC مباشرة، مثل MicrosoftSQL Server. Access تلقائيا بإنشاء قاعدة بيانات Access جديدة في نفس المجلد مثل ملف البيانات، وإضافة ارتباطات إلى كل جدول في قاعدة البيانات الخارجية.
تلميحات
-
لفتح إحدى قواعد البيانات التي تم فتحها مؤخراً، في علامة التبويب ملف، انقر فوق الأخيرة، ثم انقر فوق اسم ملف قاعدة البيانات تلك. يفتحAccess قاعدة البيانات باستخدام نفس إعدادات الخيار التي كانت عليه في المرة الأخيرة التي فتحتها فيها. إذا لم يتم عرض قائمة بالملفات المستخدمة مؤخراً، ففي علامة التبويب ملف، انقر فوق خيارات. في مربع الحوار خياراتAccess ، انقر فوق إعدادات العميل. ضمن عرض، أدخل عدد المستندات المطلوب عرضها في قائمة "المستندات الأخيرة"، بحد أقصى 50 مستنداً.
يمكنك أيضاً إظهار قواعد البيانات الأخيرة في شريط التنقل في طريقة عرض Backstage، للحصول على الوصول بنقرتين إلى التالي: 1) علامة التبويب ملف، 2) قاعدة البيانات الأخيرة التي تريد فتحها. بالقرب من أسفل علامة التبويب الأخيرة حدد خانة الاختيار الوصول السريع إلى هذا العدد من قواعد البيانات الأخيرة ثم اضبط عدد قواعد البيانات التي تريد عرضها.
-
إذا كنت تقوم بفتح قاعدة بيانات بالنقر فوق الأمر فتح ضمن علامة التبويب ملف، يمكنك عرض قائمة بالاختصارات المؤدية إلى قواعد البيانات التي تم فتحها مسبقاً بالنقر فوق المستندات الأخيرة في مربع الحوار فتح.
