استخدم قاعدة بيانات Access Project management لإدارة المشاريع والمهام والموظفين المرتبطين بها. يمكنك أيضا البحث عن تفاصيل المشروع وتصفيتها، وإدخال المهام الشائعة، وإرسال البيانات أو تلقيها عبر رسائل البريد الإلكتروني.
ملاحظة: تم تحديث قالب قاعدة بيانات إدارة المشروع على مدى السنوات القليلة الماضية. تشير هذه الإرشادات إلى أحدث إصدار من القالب المتوفر للتنزيل. إذا لم تتطابق الخطوات أدناه مع ما تراه، فمن المحتمل أنك تستخدم إصدارا قديما من القالب.
استخدام قاعدة البيانات
في هذه المقالة، نغطي الخطوات الأساسية لاستخدام قالب قاعدة بيانات سطح المكتب Projects.
إعداد قاعدة البيانات للاستخدام
للتأكد من تمكين جميع محتويات قاعدة البيانات، استخدم الإجراء التالي:
-
للتأكد من تمكين كل محتوى قاعدة البيانات، في شريط الرسائل، انقر فوق تمكين هذا المحتوى.
لمزيد من المعلومات حول تمكين محتوى قاعدة البيانات، راجع المقالة تحديد ما إذا كنت تريد الوثوق بقاعدة بيانات أم لا.
إضافة موظفين
لبدء استخدام قالب قاعدة بيانات المشاريع، الخطوة الأولى هي إضافة موظفين، بحيث يكون لديك شخص لتعيين المشاريع والمهام إليه. استخدم هذا الإجراء لإضافة موظفين يدويا، أو راجع القسم التالي لإضافة موظفين من جهات اتصال Outlook.
-
في نموذج قائمة المشاريع ، انقر فوق قائمة الموظفين.
-
في نموذج قائمة الموظفين ، املأ تفاصيل كل موظف.
-
لإدخال معلومات أكثر تفصيلا حول موظف، انقر نقرا مزدوجا فوق اسم الموظف في نموذج قائمة الموظفين ، وأدخل المعلومات في نموذج تفاصيل الموظف .
-
انقر فوق إغلاق للعودة إلى نموذج قائمة المشاريع .
إضافة جهات اتصال من Microsoft Outlook
إذا كنت تستخدم Microsoft Outlook، يمكنك إضافة موظفين من هذا البرنامج دون الحاجة إلى إعادة كتابة المعلومات.
-
في نموذج قائمة المشاريع ، انقر فوق قائمة الموظفين.
-
في نموذج قائمة الموظفين ، انقر فوق إضافة من Outlook.
-
في مربع الحوار تحديد أسماء لإضافة ، حدد الأسماء التي تريد إضافتها إلى قاعدة البيانات.
-
انقر فوق إضافة، ثم انقر فوق موافق.
إضافة مشروع جديد
-
في نموذج قائمة المشاريع ، انقر فوق مشروع جديد.
-
في نموذج تفاصيل المشروع ، املأ تفاصيل المشروع، ثم انقر فوق إغلاق.
تحرير مشروع موجود
-
في نموذج قائمة المشاريع ، انقر نقرا مزدوجا فوق المشروع الذي تريد تحريره.
-
في نموذج تفاصيل المشروع ، أضف تفاصيل المشروع أو قم بتحريرها.
إضافة مهمة
-
في نموذج تفاصيل المشروع ، انقر فوق إضافة مهمة.
-
في نموذج تفاصيل المهمة ، املأ تفاصيل المهمة، ثم انقر فوق إغلاق.
يعرض Access المشروع الجديد في قائمة مهام المشروع في نموذج تفاصيل المشروع .
تحرير مهمة
-
في نموذج تفاصيل المشروع ، انقر فوق علامة التبويب مهام المشروع .
-
انقر نقرا مزدوجا فوق المهمة التي تريد تحريرها.
-
في نموذج تفاصيل المهمة ، قم بتحرير تفاصيل المهمة، ثم انقر فوق إغلاق.
إضافة مهمة شائعة
المهام الشائعة هي المهام التي يتم استخدامها بشكل متكرر في العديد من المشاريع المختلفة، مثل الموازنة أو التدريب. بعد إدخال مهمة شائعة، يمكن إضافتها إلى أي مشروع في قاعدة بيانات Project دون الحاجة إلى إعادة إدخال تفاصيل المهمة.
-
في نموذج Project Details ، انقر فوق Common Tasks.
-
حدد خانة الاختيار بجوار كل مهمة شائعة تريد إضافتها إلى المشروع. إضافة مهام شائعة جديدة إلى نهاية القائمة.
-
انقر فوق إغلاق للعودة إلى نموذج تفاصيل المشروع .
-
تصفية قائمة المشاريع
في نموذج قائمة المشاريع ، يمكنك تصفية قائمة المشاريع وحفظ عوامل التصفية المفضلة للاستخدام في المستقبل.
-
تطبيق عوامل التصفية بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق النموذج وتحديد عوامل التصفية التي تريدها.
-
انقر فوق حفظ عامل التصفية.
-
في نموذج تفاصيل عامل التصفية ، أدخل اسم عامل التصفية ووصفه، ثم انقر فوق إغلاق.
-
استخدم المربع تصفية المفضلة لتطبيق عامل تصفية محفوظ، أو انقر فوق (مسح عامل التصفية) لإزالة عامل التصفية.
عرض تفاصيل المشروع أو الموظف
يتيح لك نموذج تفاصيل المشروع ونماذج تفاصيل الموظف عرض المزيد من المعلومات حول مشروع أو موظف وإدخالها. لعرض نموذج تفاصيل المشروع أو نموذج تفاصيل الموظف :
-
في نموذج قائمة المشاريع أو نموذج قائمة الموظفين ، انقر نقرا مزدوجا فوق العنصر الذي تريد رؤيته.
إضافة مرفقات
في نموذج Project Details ونموذج Task Details ونموذج Employee Details ، يمكنك إضافة صور ومرفقات أخرى.
-
في أي نموذج تفاصيل ، انقر نقرا مزدوجا فوق حقل المرفقات (في نموذج تفاصيل الموظف ، انقر نقرا مزدوجا فوق أيقونة الصورة).
-
في مربع الحوار مرفقات ، انقر فوق إضافة.
-
في مربع الحوار اختيار ملف ، استعرض للوصول إلى المجلد الذي يحتوي على الملف.
-
حدد الملف الذي تريد إضافته، ثم انقر فوق فتح.
-
في مربع الحوار مرفقات ، انقر فوق موافق.
ملاحظة: يمكنك إرفاق ملفات متعددة لكل عنصر، بما في ذلك أنواع ملفات مختلفة مثل المستندات أو جداول البيانات.
عرض التقارير
تتضمن قاعدة بيانات المشاريع العديد من التقارير، بما في ذلك المشاريع المفتوحةوتفاصيل المهمةودفوتر عناوين الموظفين والمزيد. لعرض تقرير:
-
في نموذج قائمة المشاريع ، حدد التقرير الذي تريد عرضه من قائمة التقارير .
لطباعة تقرير:
-
انقر فوق ملف > طباعة.
يمكنك إنشاء تقارير مخصصة خاصة بك. لمزيد من المعلومات، راجع المقالة إنشاء تقرير بسيط.
