البحث عن السجلات بالتواريخ الأحدث أو الأقدم

قواعد إنشاء استعلامات القيم العليا واستخدامها

يمكنك إنشاء استعلام القيمة العليا من خلال إنشاء استعلام تحديد أولاً. استناداً إلى النتائج التي تريدها، إما أن تقوم بتطبيق ترتيب فرز للاستعلام، أو تحويل الاستعلام إلى استعلام إجماليات. إذا قُمت بتحويل الاستعلام، فاستخدم دالة تجميعية، مثل Max أو Min لإرجاع القيمة العليا أو الدنيا، أو استخدم First أو Last لإرجاع التاريخ الأقدم أو الأحدث. يمكنك استخدام استعلامات إجماليات ودالات تجميعية فقط عندما تريد البحث عن البيانات التي تقع في مجموعة من مجموعات أو فئات. على سبيل المثال، افترض أنك تريد البحث عن أرقام المبيعات لتاريخ مُعيَّن لكل مدينة تعمل فيها شركتك. في هذه الحالة، تصبح المدن فئات (يلزم العثور على البيانات لكل مدينة)، لذا يمكنك استخدام استعلام إجماليات.

أثناء المتابعة، تذكر أنه، وبغض النظر عن نوع الاستعلام، يجب أن تستخدم الاستعلامات حقولاً تحتوي على بيانات وصفية، مثل أسماء العملاء، وكذلك حقل يحتوي على قيم التاريخ التي تريد العثور عليها. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن توجد قيم التاريخ في حقل مُعين إلى نوع بيانات التاريخ/الوقت. تفشل الاستعلامات التي تصفها هذه المقالة إذا حاولت تشغيلها مقابل قيم التاريخ في حقل نص قصير. بالإضافة إلى ذلك، إذا أردت استخدام استعلام إجماليات، فيجب أن تتضمن حقول البيانات معلومات الفئة، مثل حقل مدينة أو بلد/منطقة.

الاختيار بين استعلام القيم العليا وعامل تصفية

لتحديد ما إذا كان يجب إنشاء استعلام القيم العليا أو تطبيق عامل تصفية، اختر واحداً مما يلي:

• إذا أردت إرجاع السجلات ذات التواريخ الأحدث في حقل، ولا تعرف قيم التاريخ بالضبط، أو أنها لا تهم في شئ، يمكنك إنشاء استعلام القيم العليا.

• إذا أردت إرجاع كل السجلات حيث تكون التواريخ المطابقة قبل أو بعد تاريخ محدد، يمكنك استخدام عامل تصفية. على سبيل المثال، لرؤية تواريخ المبيعات التي تمت بين شهري أبريل ويوليو، يمكنك تطبيق عامل تصفية. عوامل التصفية تتجاوز المناقشة في هذا الموضوع.

  لمزيد من المعلومات حول إنشاء عوامل التصفية واستخدامها، راجع المقالة تطبيق عامل تصفية لعرض سجلات محددة في قاعدة بيانات Access.

أعلى الصفحة

إنشاء استعلام قيم عليا أساسي

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

2. في مربع الحوار، انقر فوق الجدول الذي تريد استخدامه في الاستعلام، وانقر فوق إضافة لوضع الجدول في القسم العلوي من المصمم، ثم انقر فوق إغلاق.

   -أو-

   انقر نقراً مزدوجاً فوق الجدول، ثم انقر فوق إغلاق.

   إذا كنت تستخدم نموذج البيانات المدرجة هو القسم السابق، أضف جدول Employees إلى الاستعلام.

3. أضف الحقول التي تريد استخدامها في الاستعلام إلى شبكة التصميم. يمكنك النقر نقراً مزدوجاً فوق كل حقل، أو سحب كل حقل ووضعه في خلية فارغة في صف الحقل.

   إذا استخدمت الجدول النموذجي، أضف حقول الاسم الأول واسم العائلة، وتاريخ الميلاد.

4. في الحقل الذي يحتوي على القيم العليا أو الدنيا (أي حقل تاريخ الميلاد، إذا استخدمت جدولاً نموذجياً)، فانقر فوق صف الفرز وحدد إما تصاعدي أو تنازلي.

   يُرجِع ترتيب الفرز التنازلي التاريخ الأحدث، ويُرجِع ترتيب الفرز التصاعدي التاريخ الأقدم.

   هام: يجب عليك تعيين قيمة في صف الفرز فقط للحقول التي تحتوي على التواريخ. إذا حددت ترتيب فرز لحقل آخر، فلن يُرجِع الاستعلام النتائج التي تريدها.

5. على علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة إعداد الاستعلام ، انقر فوق السهم لأسفل إلى جانب الكل (قائمة القيم العليا )، ثم أدخل عدد السجلات التي تريد رؤيتها، أو حدد خيارا من القائمة.

6. انقر فوق تشغيل لتشغيل الاستعلام وعرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات.

7. احفظ الاستعلام واحتفظ به مفتوحاً لاستخدامه في الخطوات التالية.

يمكنك أن ترى أن هذا النوع من استعلام القيم العليا يمكنه الإجابة عن الأسئلة الأساسية، مثل من هو أقدم أو أصغر شخص في الشركة. توضح الخطوات التالية كيفية استخدام التعبيرات والمعايير الأخرى لإضافة القوة والمرونة إلى الاستعلام. ترجع المعايير الموضحة في الخطوة التالية أعياد ميلاد الموظفين الثلاثة التالية.

إضافة معايير إلى الاستعلام

1. بدِّل الاستعلام الذي أنشأته في القسم السابق إلى عرض "التصميم".

2. في شبكة تصميم الاستعلام، في العمود الموجود على يمين العمود تاريخ الميلاد، انسخ هذا التعبير والصقه أو اكتبه: Expr1: DatePart("m",[تاريخ الميلاد]). ثم انقر فوق تشغيل.

   تستخرج الدالة DatePart جزء الشهر من حقل تاريخ الميلاد.

3. بدِّل إلى عرض "التصميم".

4. على يسار التعبير الأول، الصق هذا التعبير أو اكتبه: Expr2: DatePart("d",[تاريخ الميلاد]). ثم انقر فوق تشغيل.

   في هذه الحالة، تستخرج الدالة ‏‏DatePart‏ جزء الشهر من حقل تاريخ الميلاد.

5. بدِّل إلى عرض "التصميم".

6. قُم بإلغاء تحديد خانات الاختيار في صف إظهار لكل من التعبيرين اللذين أدخلتهما للتو، وانقر فوق صف الفرز لكل تعبير، ثم حدد تصاعدي.

7. انقر فوق تشغيل.

8. بشكل اختياري، يمكنك تحديد معايير لتحديد نطاق الاستعلام. عند تحديد معايير، يفرز الاستعلام السجلات التي تفي بالمعايير فقط، ويحدد حقل القيم العليا أو الدنيا من ضمن القائمة التي تم فرزها.

   للمتابعة باستخدام البيانات النموذجية، بدِّل إلى عرض "التصميم". ثم في صف المعايير من عمود تاريخ الميلاد، اكتب التعبير التالي:

   ‏Month([تاريخ الميلاد]) > Month(Date()) Or Month([تاريخ الميلاد])= Month(Date()) And Day([تاريخ الميلاد])>Day(Date())‏

   يقوم هذا التعبير بما يلي: يتحقق الجزء ‎‏‏Month([تاريخ الميلاد]) > ‎‏‏‎‏‏‎‏Month(Date())‎‏‏ من تاريخ ميلاد كل موظف لمعرفة إذا كان يقع في شهر قادم، وإذا كان ذلك صحيحاً، فسيقوم بتضمين هذه السجلات في الاستعلام. يتحقق الجزء ‎‏‏Month([تاريخ الميلاد])= Month(Date()) And Day([تاريخ الميلاد])>Day(Date())‎‏‏ من التعبير من تواريخ الميلاد التي تقع في الشهر الحالي لمعرفة إذا كان يقع عيد الميلاد في اليوم الحالي أم في أحد الأيام التي تليه. إذا كان ذلك الشرط صحيحاً، فستقوم الدالة بتضمين السجلات في الاستعلام. لتلخيص ما ذُكر سابقاً: يتجاهل هذا التعبير أي سجلات حيث يكون عيد الميلاد بين يناير 1 والتاريخ الذي تقوم فيه بتشغيل الاستعلام.

   للاطلاع على المزيد من الأمثلة حول تعبيرات معايير الاستعلام، راجع المقالة أمثلة حول معايير الاستعلام.

9. على علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة إعداد الاستعلام ، انقر فوق السهم لأسفل إلى جانب الكل (قائمة القيم العليا )، ثم أدخل عدد السجلات التي تريد رؤيتها، أو حدد خيارا من القائمة.

   للاطلاع على تواريخ أعياد الميلاد الثلاثة التالية، اكتب 3.

10. انقر فوق تشغيل لتشغيل الاستعلام وعرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات.

إنشاء استعلام إجماليات

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

2. انقر نقرا مزدوجا فوق الجداول التي تريد استخدامها. يظهر كل جدول في القسم العلوي من مصمم الاستعلام.

   إذا استخدمت الجداول النموذجية الواردة أعلاه، فأضف جدولي "الأحداث" "وأنواع الحدث".

3. انقر نقراً مزدوجاً فوق حقول الجدول التي تريد استخدامها في الاستعلام. تأكد من أن تضيف فقط حقول المجموعة أو الفئة وحقل القيمة إلى الاستعلام في هذه المرحلة.

   إذا استخدمت البيانات النموذجية المدرجة في الجداول الثلاثة السابقة، يمكنك إضافة حقل "نوع الحدث" من جدول "نوع الحدث"، أو حقل "تاريخ الحدث" من الجدول "أحداث".

4. بشكل اختياري، يمكنك تحديد معايير تُحدد نطاق الاستعلام. يتم فرز السجلات التي تفي بالمعايير فقط، ويتم تعريف قيم الحقول العليا والدنيا في هذه القائمة التي تم فرزها.

   على سبيل المثال، إذا أردت إرجاع أحداث موجودة في فئة الدالة Private، فاكتب هذا التعبير في صف المعايير من عمود نوع الحدث: <> "الدالة Private"‏.

   للاطلاع على المزيد من الأمثلة حول تعبيرات معايير الاستعلام، راجع المقالة أمثلة حول معايير الاستعلام.

5. قُم بتحويل الاستعلام إلى استعلام إجماليات بالقيام بما يلي:

   على علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة إظهار/إخفاء ، انقر فوق الإجماليات.

   يظهر صف إجماليات في شبكة التصميم.

6. تأكد من أنه تم تعيين صف إجماليات لكل حقل مجموعة أو فئة إلى تجميع حسب، ثم قُم بتعيين صف إجماليات لحقل القيمة (الحقل الذي يحتوي على القيم العليا أو الدنيا) إما إلى ‏Max‏ أو ‏Min‏.

   تُرجِع ‏Max‏ أكبر قيمة في حقل رقمي وأحدث قيمة تاريخ أو وقت في حقل التاريخ/الوقت. تُرجِع Min أصغر قيمة في حقل رقمي وأقدم قيمة تاريخ أو وقت في حقل التاريخ/الوقت.

7. على علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة إعداد الاستعلام ، انقر فوق السهم لأسفل إلى جانب الكل (قائمة القيم العليا )، ثم أدخل عدد السجلات التي تريد رؤيتها، أو حدد خيارا من القائمة.

   في هذه الحالة، حدد الكل، ثم انقر فوق تشغيل لعرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات.

   ملاحظة: اعتمادا على الدالة التي اخترتها في الخطوة 6، Access تغيير اسم حقل القيمة في الاستعلام إلى MaxOfFieldName أو MinOfFieldName. إذا كنت تستخدم نماذج الجداول، Access إعادة تسمية الحقل MaxOfEvent Date أو MinOfEvent Date.

8. احفظ الاستعلام وانتقل إلى الخطوات التالية.

لا تُظهر نتائج الاستعلام أسماء المنتجات أو أي معلومات أخري حول المنتجات. لرؤية تلك البيانات الإضافية، يجب أن تنشئ استعلاماً ثانياً ليدمج الاستعلام الذي أنشأته للتو. توضح الخطوات التالية كيفية تنفيذ هذا الإجراء.

إنشاء استعلام ثانٍ لإضافة المزيد من البيانات

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

2. انقر فوق علامة التبويب استعلامات ، ثم انقر نقرا مزدوجا فوق استعلام الإجماليات الذي قمت بإنشائه في القسم السابق.

3. انقر فوق علامة التبويب جداول وأضف الجداول التي استخدمتها في استعلام إجماليات، وأضف أيضاً أي جداول تحتوي على بيانات أخرى ذات صلة. إذا استخدمت الجداول النموذجية الثلاثة السابقة، أضف جداول "نوع الحدث" "والحدث" "والعملاء" إلى الاستعلام الجديد.

4. اربط الحقول في استعلام إجماليات بالحقول المطابقة لها في جداول الأصل. للقيام بذلك، اسحب كل حقل في استعلام إجماليات إلى الحقل المطابق له في الجدول.

   إذا استخدمت البيانات النموذجية من الجداول الثلاثة، فاسحب العمود "نوع الحدث" في استعلام إجماليات إلى الحقل "نوع الحدث" في الجدول "نوع الحدث". ثم اسحب العمود تاريخ MaxOfEvent‏ في استعلام إجماليات إلى الحقل "تاريخ الحدث" في الجدول "أحداث". يتيح إنشاء هذه الروابط لاستعلام التحديد الجديد جمع البيانات الموجودة في استعلام إجماليات والبيانات في الجداول الأخرى معاً.

5. أضف الحقول الوصفية الإضافية من الجداول الأخرى في الاستعلام.

   إذا استخدمت البيانات النموذجية من الجداول الثلاثة، يمكنك إضافة حقلي "الشركة" "وجهة الاتصال" من جدول "العملاء".

6. بشكل اختياري، حدد ترتيب فرز لعمود واحد أو أكثر. على سبيل المثال، لإدراج الفئات حسب الترتيب الهجائي، قُم بتعيين صف الفرز من عمود نوع الحدث إلى تصاعدي.

7. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نتائج ، انقر فوق تشغيل.

   يتم عرض نتائج الاستعلام في عرض ورقة البيانات.

أعلى الصفحة

إنشاء استعلام تكوين جدول

1. بعد فتح استعلامات القيم العليا في عرض "التصميم":

   على علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نوع الاستعلام ، انقر فوق إنشاء جدول.

   يظهر مربع الحوار تكوين جدول.

2. في مربع اسم الجدول، اكتب اسماً للجدول الذي سيخزن السجلات العليا والدنيا. على سبيل المثال، اكتب سجلات عليا ودنيا، ثم انقر فوق موافق.

   في كل مرة تقوم بتشغيل الاستعلام، بدلاً من عرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات، يُنشئ الاستعلام جدولاً ويستبدل البيانات الحالية بالقيم العليا.

3. احفظ الاستعلام وأغلقه.

إنشاء استعلام الإلحاق

1. باستخدام استعلام القيمة الدنيا في عرض التصميم:

   في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نوع الاستعلام ، انقر فوق إلحاق.

2. يظهر مربع الحوار إلحاق.

3. اكتب الاسم نفسه الذي كتبته في مربع حوار تكوين جدول.

   على سبيل المثال، اكتب سجلات عليا ودنيا، ثم انقر فوق موافق. في كل مرة تقوم بتشغيل الاستعلام، بدلاً من عرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات، يُلحق الاستعلام السجلات بجدول السجلات العليا والدنيا.

4. احفظ الاستعلام وأغلقه.

تشغيل الاستعلامات

• أنت الآن مستعد لتشغيل هذين الاستعلامين. في جزء التنقل، انقر نقرا مزدوجا فوق استعلام القيمة العليا وانقر فوق نعم عندما يطالبك Access. ثم انقر نقرا مزدوجا فوق استعلام القيمة السفلية وانقر فوق نعم عندما يطالبك Access.

• افتح جدول سجلات القيم العليا والدنيا في طريقة عرض ورقة البيانات.

تم منع تنفيذ الإجراء أو الحدث بواسطة "وضع التعطيل".

إذا رأيت هذه الرسالة، فاتبع الخطوات التالية:

• حدد تمكين هذا المحتوى، ثم انقر فوق موافق.

• شغّل الاستعلام مرة أخرى.

أعلى الصفحة