البحث عن السجلات ذات القيم العليا أو السفلية في مجموعة أو حقل

الاختيار بين استعلام القيم العليا وعامل تصفية

لتحديد ما إذا كان يجب إنشاء استعلام القيم العليا أو تطبيق عامل تصفية، ضع في اعتبارك ما يلي:

• إذا كنت تريد إرجاع السجلات التي تحتوي على أعلى أو أدنى قيم في حقل، ولا تعرف قيم الحقل العلوي أو السفلي الدقيقة (أو لا تهم)، يمكنك إنشاء استعلام القيم العليا.

• إذا كنت تريد إرجاع كافة السجلات التي تتطابق فيها القيمة في حقل ما، أو كانت إما أقل من القيمة التي تهتم بها أو أكبر منها، يمكنك تطبيق عامل تصفية. على سبيل المثال، لمشاهدة المنتجات التي تتراوح أسعارها بين 50 و100 دولار، يمكنك تطبيق عامل تصفية. يوضح هذا الشكل نموذج عامل تصفية في طريقة عرض تصميم الاستعلام والنتائج التي يمكن أن ينتجها عامل التصفية هذا:

  

  لمزيد من المعلومات حول إنشاء عوامل التصفية واستخدامها، راجع المقالة تطبيق عامل تصفية لعرض سجلات محددة في قاعدة بيانات Access.

قواعد إنشاء استعلامات القيم العليا واستخدامها

أثناء المتابعة، تذكر أنه بغض النظر عن نوع الاستعلام (استعلام تحديد أو استعلام إجماليات)، يجب استخدام الحقول التي تحتوي على بيانات وصفية، مثل أسماء الموظفين أو المنتجات، وحقل يحتوي على القيم العليا أو السفلية التي تريد البحث عنها، مثل سعر أو حقل تاريخ. يمكنك استخدام أكثر من حقل بيانات واحد، وإذا كنت تستخدم استعلام إجماليات، يجب أن تتضمن حقول البيانات عادة معلومات الفئة، مثل حقل مدينة أو بلد/منطقة. يمكنك حذف بيانات الفئة فقط عند إنشاء استعلام إجماليات يتم تشغيله مقابل جميع السجلات، مثل "أظهر لي أعلى خمسة بالمائة من أغلى الطلبات." يمكنك أيضا استخدام استعلام تحديد أو إجماليات للعثور على القيم العليا والسفلية في مجموعة من السجلات أو السجلات التي تقع ضمن فئات. لمزيد من المعلومات حول القيام بذلك، راجع القسم البحث عن القيم العليا أو السفلية للسجلات في الفئات أو المجموعات، لاحقا في هذه المقالة.

إنشاء استعلام قيم عليا أساسي

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

2. انقر فوق الجدول الذي تريد استخدامه في الاستعلام، وانقر فوق إضافة لوضع الجدول في شبكة التصميم، ثم انقر فوق إغلاق.
   -أو
   انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول.
   إذا استخدمت البيانات النموذجية، فأضف جدول "الموظفون" إلى الاستعلام.

3. أضف الحقول التي تريد استخدامها في الاستعلام إلى شبكة التصميم. يمكنك النقر نقراً مزدوجاً فوق كل حقل، أو سحب كل حقل ووضعه في خلية فارغة في صف الحقل.
   إذا استخدمت الجدول النموذجي، أضف حقول الاسم الأول واسم العائلة، وتاريخ الميلاد.

4. في الحقل الذي يحتوي على القيم العليا أو الدنيا (أي حقل تاريخ الميلاد، إذا استخدمت جدولاً نموذجياً)، فانقر فوق صف الفرز وحدد إما تصاعدي أو تنازلي.
   إذا كان حقل القيم يحتوي على أرقام، مثل الأسعار أو أرقام المبيعات، فإن ترتيب الفرز التصاعدي يرجع أقل القيم، ويعيد ترتيب الفرز التنازلي القيم الأعلى. إذا كان حقل القيم يحتوي على تواريخ، فإن ترتيب الفرز التنازلي يرجع أحدث تاريخ، بينما يرجع تصاعدي أقرب تاريخ.
   

   هام: يجب تعيين صف الفرز إلى تصاعدي أو تنازلي فقط للحولات التي تحتوي على القيم العليا أو السفلية. إذا حددت ترتيب فرز لحقل آخر غير الحقل الذي يحتوي على القيم العليا أو السفلية — على سبيل المثال، ProductName بدلا من Price — فلن يرجع الاستعلام النتائج التي تريدها.

5. على علامة التبويب تصميم ، في المجموعة إعداد الاستعلام ، انقر فوق السهم لأسفل إلى جانب إرجاع (قائمة القيم العليا )، وأدخل إما عدد السجلات التي تريد رؤيتها أو النسبة المئوية لها، أو حدد خيارا من القائمة.

6. انقر فوق تشغيل لتشغيل الاستعلام وعرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات.

7. احفظ الاستعلام واحتفظ به مفتوحاً لاستخدامه في الخطوات التالية.

يمكنك أن ترى أن هذا النوع من استعلام القيم العليا يمكنه الإجابة عن الأسئلة الأساسية، مثل من هو أقدم أو أصغر شخص في الشركة. توضح الخطوات التالية كيفية استخدام التعبيرات والمعايير الأخرى لإضافة القوة والمرونة إلى الاستعلام. ترجع المعايير الموضحة في الخطوة التالية أعياد ميلاد الموظفين الثلاثة التالية.

إضافة معايير إلى الاستعلام

1. افتح الاستعلام الذي قمت بإنشائه في الخطوات السابقة في طريقة عرض التصميم.

2. في شبكة تصميم الاستعلام، في العمود الموجود على يمين العمود تاريخ الميلاد، انسخ التعبير Expr1: DatePart("m",[تاريخ الميلاد]) والصقه أو اكتبه. تستخرج الدالة DatePart جزء الشهر من القيمة في حقل تاريخ الميلاد.

3. إلى يمين العمود الذي يحتوي على التعبير، انسخ التعبير Expr2 وألصقه أو اكتبه: DatePart("d",[تاريخ الميلاد])). في هذه الحالة، تستخرج الدالة DatePart جزء اليوم من القيمة في حقل تاريخ الميلاد.

4. قم بإلغاء تحديد خانات الاختيار في الصف إظهار لكل تعبير، ثم انقر فوق خلية الفرز لكل تعبير وحدد تصاعدي.

5. بشكل اختياري، يمكنك تحديد معايير لتحديد نطاق الاستعلام. عند تحديد معايير، يفرز الاستعلام السجلات التي تفي بالمعايير فقط، ويحدد حقل القيم العليا أو الدنيا من ضمن القائمة التي تم فرزها.
   لمتابعة بيانات العينة، في صف المعايير في الحقل تاريخ الميلاد، اكتب هذا التعبير أو انسخه والصقه:

   ‏Month([تاريخ الميلاد]) > Month(Date()) Or Month([تاريخ الميلاد])= Month(Date()) And Day([تاريخ الميلاد])>Day(Date())‏

   يقوم هذا التعبير بما يلي: يتحقق جزء Month([BirthDate]) > Month(Date()) من تاريخ ميلاد كل موظف لمعرفة ما إذا كان يقع في شهر مستقبلي، وإذا كان صحيحا، فإنه يتضمن تلك السجلات في الاستعلام. يتحقق الجزء Month([BirthDate])= Month(Date()) and Day([BirthDate])>Day(Date()) من التعبير من تواريخ الميلاد التي تحدث في الشهر الحالي لمعرفة ما إذا كان تاريخ الميلاد يقع في التاريخ الحالي أو بعده. إذا كان هذا الشرط صحيحا، فإن الدالة تتضمن هذه السجلات في نتائج الاستعلام. للتلخيص، يتجاهل هذا التعبير أي سجلات يقع فيها تاريخ الميلاد بين 1 يناير وتاريخ تشغيل الاستعلام.

   للاطلاع على المزيد من الأمثلة حول تعبيرات معايير الاستعلام، راجع المقالة أمثلة حول معايير الاستعلام.

6. على علامة التبويب تصميم ، في المجموعة إعداد الاستعلام ، انقر فوق السهم لأسفل إلى جانب إرجاع (قائمة القيم العليا )، وأدخل إما عدد السجلات التي تريد رؤيتها أو النسبة المئوية لها، أو حدد خيارا من القائمة.

7. انقر فوق تشغيل لتشغيل الاستعلام وعرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات.

إنشاء استعلام إجماليات

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

2. حدد الجداول التي تريد العمل معها، وانقر فوق إضافة، ثم انقر فوق إغلاق بعد الانتهاء من إضافة الجداول.
   -أو
   انقر نقرا مزدوجا فوق الجداول التي تريد استخدامها، ثم انقر فوق إغلاق. يظهر كل جدول في شبكة التصميم. إذا كنت تستخدم نماذج الجداول المذكورة أعلاه، يمكنك إضافة جداول الفئات والمنتجات.

3. انقر نقراً مزدوجاً فوق حقول الجدول الذي تريد استخدامها في الاستعلام.
   في هذه المرحلة، تأكد من إضافة حقول المجموعة وحقل القيمة فقط إلى الاستعلام. إذا كنت تستخدم عينة البيانات المدرجة في الجدول السابق، يمكنك إضافة حقل اسم الفئة من جدول الفئات، وحقل السعر من جدول المنتجات.

4. اختياريا، يمكنك تحديد معيار للحد من نطاق الاستعلام.
   سيتم فرز السجلات التي تفي بالمعايير فقط، وسيتم تحديد قيم الحقول العلوية والسفلية ضمن هذه القائمة التي تم فرزها. على سبيل المثال، لاستبعاد المنتجات في فئة الرياضة، يمكنك إضافة هذا التعبير إلى صف المعايير في حقل اسم الفئة: <>"الرياضة".
   للاطلاع على المزيد من الأمثلة على تعبيرات معايير الاستعلام، راجع المقالة أمثلة على معايير الاستعلام.

5. تحويل الاستعلام إلى استعلام إجماليات.

   1. من علامة التبويب تصميم، في مجموعة إظهار/إخفاء، انقر فوق إجماليات.

      يظهر صف الإجمالي في شبكة التصميم.

6. تأكد من تعيين الخلية الإجمالية لكل حقل مجموعة إلى تجميع حسب، ثم قم بتعيين الخلية الإجمالية لحقل القيمة (الحقل الذي يحتوي على القيم العليا أو السفلية) إلى الحد الأقصى أو الحد الأدنى.
   يؤدي تحديد Max إلى إرجاع أكبر قيمة في حقل رقمي وأحدث قيمة تاريخ أو وقت في حقل التاريخ/الوقت. يؤدي تحديد Min إلى إرجاع أصغر قيمة في حقل رقمي وأقدم قيمة تاريخ أو وقت في حقل التاريخ/الوقت. إذا كنت تستخدم نموذج البيانات، فقم بتعيين الخلية الإجمالية لحقل اسم الفئة إلى تجميع حسب، والخلية الإجمالية لحقل السعر إلى الحد الأقصى أو الحد الأدنى.

7. على علامة التبويب تصميم ، في المجموعة أدوات ، تأكد من تعيين القائمة إرجاع إلى الكل، ثم انقر فوق تشغيل لتشغيل الاستعلام وعرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات.
   

   ملاحظة: استنادا إلى الدالة التي اخترتها في الخطوة 7، يغير Access اسم حقل القيمة في الاستعلام إلى MaxOfFieldName أو MinOfFieldName. إذا كنت تستخدم نماذج الجداول، فسيعيد Access تسمية الحقل MaxOfPrice أو MinOfPrice.

8. احفظ الاستعلام وانتقل إلى الخطوات التالية.

لا يرجع الاستعلام أسماء المنتجات أو أي معلومات أخرى حول المنتجات. لرؤية تلك البيانات الإضافية، يجب أن تنشئ استعلاماً ثانياً ليدمج الاستعلام الذي أنشأته للتو. توضح الخطوات التالية كيفية إنشاء هذا الاستعلام الثاني.

إنشاء استعلام ثان لعرض المزيد من البيانات

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

2. انقر فوق علامة التبويب استعلامات ، ثم انقر نقرا مزدوجا فوق استعلام الإجماليات الذي قمت بإنشائه في القسم السابق.

3. انقر فوق علامة التبويب جداول وأضف الجداول التي استخدمتها في استعلام الإجماليات بالإضافة إلى أي جداول تحتوي على البيانات الأخرى ذات الصلة التي تريد رؤيتها.
   إذا كنت تستخدم نماذج الجداول المذكورة سابقا، يمكنك إضافة جداول الفئات والمنتجات والموردين إلى استعلامك الجديد.

4. اربط الحقول في استعلام إجماليات بالحقول المطابقة لها في جداول الأصل. للقيام بذلك، اسحب كل حقل في استعلام إجماليات إلى الحقل المطابق له في الجدول.

   إذا كنت تستخدم نموذج البيانات، فاسحب الحقل اسم الفئة في استعلام الإجماليات إلى حقل اسم الفئة في جدول الفئات. ثم اسحب الحقل MaxOfPrice في استعلام الإجماليات إلى حقل السعر في جدول المنتجات. تمكن الصلات استعلام التحديد الجديد من جمع البيانات في استعلام الإجماليات والبيانات في الجداول الأخرى.

5. في نافذة استعلام الإجماليات، انقر نقرا مزدوجا فوق العلامة النجمية لإضافة الاستعلام بأكمله إلى شبكة التصميم، ثم اسحب الحقول الإضافية من الجداول الأخرى في الاستعلام.

   إذا كنت تستخدم الجداول النموذجية، فانقر نقرا مزدوجا فوق استعلام الإجماليات الذي قمت بإنشائه في القسم السابق ثم أضف حقلي اسم المنتج والمورد من جدول المنتجات والموردين، على التوالي.

6. بشكل اختياري، حدد ترتيب فرز لعمود واحد أو أكثر.
   على سبيل المثال، لسرد الفئات بترتيب أبجدي، قم بتعيين خلية الفرز لعمود اسم الفئة إلى تصاعدي.

7. على علامة التبويب تصميم، في مجموعة النتائج، انقر فوق تشغيل.

   يؤدي ذلك إلى تشغيل الاستعلام وعرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات.

أعلى الصفحة

إنشاء استعلام تكوين جدول

1. بعد فتح استعلامات القيم العليا في عرض "التصميم":

   في علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق تكوين جدول.
   يظهر مربع الحوار إنشاء جدول .

2. في مربع اسم الجدول، اكتب اسماً للجدول الذي سيخزن السجلات العليا والدنيا. على سبيل المثال، اكتب سجلات عليا ودنيا، ثم انقر فوق موافق.
   في كل مرة تقوم بتشغيل الاستعلام، بدلاً من عرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات، يُنشئ الاستعلام جدولاً ويستبدل البيانات الحالية بالقيم العليا.

3. احفظ الاستعلام وأغلقه.

إنشاء استعلام الإلحاق

1. افتح استعلام القيمة السفلية في طريقة عرض التصميم.

2. على علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق إلحاق.

3. في مربع الحوار إلحاق ، اكتب نفس الاسم الذي كتبته في مربع الحوار إنشاء جدول .
   على سبيل المثال، اكتب السجلات العلوية والسفلية ثم انقر فوق موافق. في كل مرة تقوم بتشغيل الاستعلام، بدلاً من عرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات، يُلحق الاستعلام السجلات بجدول السجلات العليا والدنيا.

4. احفظ الاستعلام وأغلقه.

تشغيل الاستعلامات

أنت الآن مستعد لتشغيل هذين الاستعلامين.

• في جزء التنقل، انقر نقرا مزدوجا فوق استعلام القيمة العليا وانقر فوق نعم في الرسائل.

• انقر نقرا مزدوجا فوق استعلام القيمة السفلية وانقر فوق نعم في الرسائل.

• افتح جدول السجلات العلوية والسفلية في طريقة عرض ورقة البيانات.

أعلى الصفحة